จัดระเบียบ: วิธีทำความสะอาดเซิร์ฟเวอร์เลอะเทอะ

ฉันไม่เคยพบไดรฟ์เครือข่ายที่ใช้ร่วมกันภายในธุรกิจที่ไม่เลอะเทอะอย่างน้อย โดยทั่วไปเซิร์ฟเวอร์ที่ใช้ร่วมกันได้รับการออกแบบมาเพื่อเปิดใช้งานการทำงานร่วมกันรวมถึงจัดทำไฟล์และข้อมูลให้กับพนักงานของเรา พวกเขายังช่วยให้ธุรกิจสามารถรวบรวมและสำรองข้อมูลได้อย่างง่ายดายและมีประสิทธิภาพในทางทฤษฎีนั่นคือ

ในความเป็นจริงพวกเขากลายเป็นสถานที่จัดเก็บภาพถ่ายปาร์ตี้ปาร์ตี้วันหยุดของ บริษัท เมื่อหกปีที่แล้ว ในประโยคสุดท้ายที่ฉันใช้เสียงแฝงอย่างตั้งใจเพราะไม่มีใครดูเหมือนจะรับผิดชอบในการวางบางสิ่งบางอย่างลงในไดรฟ์ที่ใช้ร่วมกันที่ไม่ควรมี สิ่งที่เพิ่งปรากฏ ไม่มีใครรู้ว่าพวกเขาไปถึงที่นั่นได้อย่างไรหรือทำไม ดังนั้นจึงไม่มีใครช่วยให้พวกเขาออกจากความกลัวที่จะเหยียบนิ้วเท้าของคนอื่นหรือลบบางสิ่งที่คนอื่นต้องการ

พื้นที่ที่ใช้ร่วมกันควรได้รับการออกแบบในลักษณะที่ตรงกับแผนกหรือเวิร์กโฟลว์ของ บริษัท หรือแผนผังองค์กร สิ่งที่ขนานกันตามธรรมชาติเช่นสองทีมที่รายงานไปยังระดับการจัดการเดียวกันควรจะขนานกันในโครงสร้างโฟลเดอร์ เมื่อบุคคลใหม่เข้าร่วมแผนกเธอหรือเขาควรจะสามารถคิดออกได้อย่างรวดเร็วว่าไฟล์สำคัญใดที่อาศัยอยู่ในเครือข่ายที่ใช้ร่วมกันเพราะที่ตั้งของพวกเขา (ชื่อโฟลเดอร์และวิธีการซ้อนภายในโฟลเดอร์อื่น ๆ ) ควรสะท้อนว่าธุรกิจออกแบบอย่างไร ธงสีแดงที่แท้จริงคือเมื่อคนที่ทำงานในเวลานานไม่สามารถหาสิ่งของได้เพราะพวกเขาไม่รู้ว่าอยู่ที่ไหนหรือแย่กว่านั้นไม่รู้ด้วยซ้ำว่าควรจะอยู่ที่ไหน

ฉันต้องเป็นคนล้อเลียนเกี่ยวกับเซิร์ฟเวอร์เลอะเทอะของเราที่นี่ในแผนกบรรณาธิการ PCMag เพราะหนึ่งวันผู้อำนวยการฝ่ายเนื้อหาออนไลน์ - ซึ่งเป็นบุคคลที่มีการจัดระเบียบสูง - เริ่มโครงการล้างข้อมูลบนเซิร์ฟเวอร์และขอข้อมูลของฉัน ฉันรู้สึกตื่นเต้นที่ได้ทราบเกี่ยวกับมันและยิ่งตื่นเต้นที่จะเข้าร่วมและจดบันทึกเกี่ยวกับกระบวนการเพื่อให้ฉันสามารถแบ่งปันกับผู้อ่านคอลัมน์รับจัดระเบียบ

นี่คือทุกสิ่งที่เราทำทีละขั้นตอนเพื่อล้างเซิร์ฟเวอร์เลอะเทอะของเรา ในตอนท้ายคุณจะพบข้อสรุปของผลลัพธ์รวมถึงบันทึกเกี่ยวกับสิ่งที่เกิดขึ้นและสิ่งที่ผิดพลาด

โครงการล้างข้อมูลบนเซิร์ฟเวอร์

ขั้นตอนที่ 1: สื่อสาร อันดับแรกเราพูดคุยเกี่ยวกับปัญหาของการมีเซิร์ฟเวอร์เลอะเทอะรวมถึงสาเหตุของปัญหา (ความไร้ประสิทธิภาพความไม่สอดคล้องกันการรัดพื้นที่เครือข่ายของเรา) วิธีแก้ปัญหาที่เป็นไปได้และขั้นตอนสำหรับการดำเนินการแก้ไขปัญหาเหล่านั้น

ถ้าอย่างนั้นเราก็มาคุยกันอีก จากนั้นเราก็คุยกันว่าเราต้องคุยกับใครอีก ฉันขับรถกลับบ้านไม่ได้พอถึงความสำคัญของการสื่อสารไปสู่ความสำเร็จของโครงการนี้ พวกเราคุยกันเยอะมากทั้งเรื่องส่วนตัวและทางอีเมล์

ในระหว่างการสนทนาเราตระหนักว่าการสื่อสารกับพนักงานไอทีมีความสำคัญเช่นกัน ดังนั้นเราจึงวนลูปไว้ในแผนและระยะเวลาที่เสนอ ทีมไอทีให้คำแนะนำที่สำคัญอย่างหนึ่งแก่เราว่าในท้ายที่สุดมันก็กลายเป็นจุดเริ่มต้นที่แท้จริงสำหรับโครงการ พวกเขาพูดว่าอย่าพยายามทำความสะอาดสิ่งที่คุณมี ให้เริ่มจากพื้นที่ว่างเปล่าและสร้างโครงสร้างโฟลเดอร์ที่คุณต้องการและคัดลอกเฉพาะไฟล์ที่คุณต้องการเก็บไว้ ทุกอย่างอื่นพวกเขาพูดว่าพวกเขาต้องการเก็บถาวร

ขั้นตอนที่ 2: ตรวจสอบข้อมูลที่มีอยู่ ประการที่สองผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมดซึ่งส่วนใหญ่เป็นผู้จัดการทีมนั่งลงที่โต๊ะพร้อมแล็ปท็อปและโปรเจคเตอร์ เราเชื่อมต่อกับพื้นที่เซิร์ฟเวอร์ที่มีปัญหาและร่วมกันค้นหาไฟล์ที่มีอยู่บางไฟล์เพื่อให้แน่ใจว่าไม่มีใครมองข้ามไฟล์บางชุดที่เราควรเก็บไว้

นอกจากนี้เรายังคิดถึงข้อมูลที่มีอยู่ในแง่ของวิธีการที่ได้ทำหรือไม่สะท้อนถึงขั้นตอนการทำงานในปัจจุบันของเรา พื้นที่ที่ใช้ร่วมกันโดยทั่วไปจะใช้สำหรับทำงานร่วมกันในการทำงาน โครงสร้างและชื่อของโฟลเดอร์จำเป็นต้องสะท้อนถึงเวิร์กโฟลว์นั้นอย่างถูกต้องเพื่อให้มีประโยชน์

หลายสิ่งที่เราพบในเซิร์ฟเวอร์นั้นล้าสมัยไปแล้ว มีชื่อโฟลเดอร์สำหรับพนักงานที่ไม่ได้อยู่กับ บริษัท มาหลายปีแล้ว เราพบไฟล์ย้อนหลังไปถึงปี 2003 มีโครงการที่เหลือซึ่งไม่เคยล้มลง ไม่มีใครต้องการสิ่งนี้เลย

ขั้นตอนที่ 3: แมปโครงสร้างใหม่ ในขณะที่เรายังคงนั่งอยู่รอบ ๆ โต๊ะเราร่างโครงสร้างของโฟลเดอร์ที่เราคิดว่าควรอยู่ในตำแหน่ง ผู้จัดการทุกคนมีบายอินเกี่ยวกับการออกแบบซึ่งจำเป็นต้องสะท้อนถึงโครงสร้างทีมและขั้นตอนการทำงานของเรา นี่คือสิ่งที่เราได้รับการออกแบบถึงแม้ว่าฉันได้ตั้งชื่อทั่วไปแล้วเพื่อให้พวกเขามีเหตุผลกับคนที่ไม่คุ้นเคยกับการทำงานภายในของสำนักงานของเรา:

ที่ระดับบนสุดเรามีโฟลเดอร์สำหรับแต่ละทีมและโครงการหรืองานพิเศษรวมถึงหนึ่งสำหรับ "ทรัพยากร" ที่ใช้กับทุกทีม

แต่ละทีมมีชุดย่อยของโฟลเดอร์: สองสามอันที่แสดงเวิร์กโฟลว์หนึ่งรายการสำหรับสมาชิกแต่ละคนในทีมและโฟลเดอร์เพิ่มเติมตามที่เหมาะสมสำหรับความต้องการของทีม ตัวอย่างเช่นโฟลเดอร์ย่อยของทีมของฉันมีลักษณะเช่นนี้:

เราใช้ขีดเส้นใต้และตัวเลขเพื่อทำให้โฟลเดอร์เวิร์กโฟลว์ของเราอยู่ด้านบนสุดของโครงสร้างและปรากฏในลำดับเดียวกันกับที่ใช้งาน โฟลเดอร์ที่ชื่อว่า "1_EDITING" คือที่ที่ไฟล์ต่างๆพร้อมที่จะทำการแก้ไขและคงอยู่จนกว่าการแก้ไขจะเสร็จสิ้น จากนั้นพวกเขาย้ายไปที่ "2_RTP" ซึ่งหมายถึง "พร้อมที่จะผลิต" - กล่าวอีกนัยหนึ่งการแก้ไขเสร็จสมบูรณ์และไฟล์เหล่านี้พร้อมสำหรับขั้นตอนต่อไป หลังจากสร้างไฟล์แล้วควรย้ายไปที่ "3_PRODUCED" ซึ่งโดยพื้นฐานแล้วจะกลายเป็นไฟล์เก็บถาวรของเรา โดยทางทฤษฎีแล้วสิ่งใดในโฟลเดอร์นั้นสามารถถูกเก็บถาวรได้ดังนั้นเราจะมีแคชของไฟล์ที่เรารู้ว่าเราสามารถลบออกได้หากเราจำเป็นต้องได้รับพื้นที่บางส่วน

ขั้นตอนที่ 4: สร้างกฎ ตามที่ฉันได้เริ่มอธิบายในส่วนก่อนหน้าแล้วแต่ละโฟลเดอร์มีกฎบางอย่างที่เกี่ยวข้องกับสิ่งที่สามารถและไม่สามารถเข้าไปได้หรือวิธีการใช้ ตัวอย่างเช่นหากมีคนต้องการแบ่งปันรูปถ่ายพวกเขาจะต้องใส่ไว้ในโฟลเดอร์ชื่อของตนเอง ด้วยวิธีนี้เป็นที่ชัดเจนว่าใครเป็นผู้รับผิดชอบข้อมูล

นอกจากนี้เรายังได้พูดคุยกันว่าเรามีไฟล์ที่ต้องสามารถเข้าถึงได้สำหรับหลาย ๆ ทีมหรือไม่ (เราทำได้และเราสร้างโฟลเดอร์ทรัพยากรสำหรับพวกเขา) และควรมีการล็อคข้อมูลใด ๆ หรือไม่ (ใช่: ทุกอย่างในโฟลเดอร์ทีมจัดการ)

ขั้นตอนที่ 5: รับรองความสอดคล้อง เมื่อเราออกแบบโฟลเดอร์และกฎสำหรับการใช้งานเรายังมองหาพื้นที่ที่เราสามารถทำได้และควรสอดคล้องกัน เมื่อโครงสร้างโฟลเดอร์และเวิร์กโฟลว์สามารถ (และควร) สอดคล้องกันมันจะทำในช่วงเวลาของการเปลี่ยนบุคลากรเช่นเมื่อมีคนออกจาก บริษัท ไปลาคลอดหรือป่วยโดยไม่คาดคิด ความสอดคล้องกันบนพื้นที่เซิร์ฟเวอร์ที่ใช้ร่วมกันช่วยให้ทุกคนในองค์กรสามารถพิจารณาสถานะของโครงการปัจจุบันรวมถึงสิ่งที่สำคัญสิ่งที่งานเสร็จสมบูรณ์แล้วและอื่น ๆ

โครงการติดตามผล (ที่เราเพิ่งดำเนินการในขณะนี้) คือการสร้างความสอดคล้องที่ดียิ่งขึ้นในอนุสัญญาการตั้งชื่อไฟล์ของเราเช่นกัน เราตัดสินใจที่จะระงับการใช้การเปลี่ยนแปลงการตั้งชื่อไฟล์นี้จนกระทั่งหลังจากที่ทุกคนคุ้นเคยกับการใช้โฟลเดอร์ที่ใช้ร่วมกันใหม่เพื่อไม่ให้มีข้อมูลใหม่มากเกินไปในครั้งเดียว

ขั้นตอนที่ 6: ตรวจสอบครั้งสุดท้ายกับผู้มีส่วนได้เสียทั้งหมด ก่อนที่เราจะดำเนินการใด ๆ เราดำเนินการตรวจสอบขั้นสุดท้ายหนึ่งครั้งเกี่ยวกับแผนกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทุกคนรวมถึงบางคนที่เราไม่คิดว่าจะรวมไว้ แต่แรกมีชื่อขึ้นมาในการตรวจสอบข้อมูลที่มีอยู่ของเรา "นั่นไม่ใช่ความเชี่ยวชาญของ Arielle หรือไม่เราควรถามเธอในสิ่งที่เธอคิดว่าจะต้องทำในส่วนนี้"

ขั้นตอนที่ 7: จบและสื่อสารไทม์ไลน์ ขั้นตอนสุดท้ายคือการสรุปเส้นเวลาและเริ่มโครงการ นี่คือส่วนสุดท้ายของปริศนา:

• ตัดสินใจว่าจะเผยแพร่ข้อมูลเมื่อใดและอย่างไร: ส่งอีเมลพนักงานทุกคนในช่วงกลางสัปดาห์เกี่ยวกับโครงสร้างเซิร์ฟเวอร์กฎและข้อมูลที่เกี่ยวข้องทั้งหมดรวมถึงวันที่ (ดูหัวข้อถัดไป)
• กำหนดวันที่สำหรับ: เมื่อผู้คนต้องคัดลอกไฟล์ที่พวกเขาต้องการเก็บไว้ (สิ้นสัปดาห์); เมื่อพวกเขาควรเริ่มใช้โครงสร้างใหม่ (ในกรณีของเราทันทีเมื่อได้รับอีเมล) เมื่อเซิร์ฟเวอร์เก่าจะถูกตัดออก (เราบอกพวกเขาว่าจะสิ้นสัปดาห์ แต่ในความเป็นจริงเราได้เพิ่มกำหนดเวลานี้ด้วยสองสามวันพิเศษ)
• วางแผนอีเมลเตือนความจำสองสามข้อก่อนตัดการเข้าถึงเซิร์ฟเวอร์เก่า
• ปล่อยให้ IT ทำการตัดยอดจริง

ผลลัพธ์การล้างข้อมูลบนเซิร์ฟเวอร์

อีเมลกลางสัปดาห์ที่มีข้อมูลทั้งหมดเกี่ยวกับโครงการการล้างข้อมูลเซิร์ฟเวอร์ออกไปเวลา 11:27 น. วันพุธ มีคนไม่กี่คนที่กำลังเขียนคำถาม แต่กระทู้ตอบกลับทั้งหมดเงียบลงในเวลา 11:57 น. นั่นหมายความว่าคำถามพื้นฐานทั้งหมดได้รับคำตอบภายใน 30 นาที

ภายในทีมของฉันคำชี้แจงเพิ่มเติมต่อเกี่ยวกับขั้นตอนการทำงานของเรา - แต่สิ่งสุดท้ายที่ฉันมีคือวันที่ 13:05 น. ในวันเดียวกัน ไม่ต้องสงสัยเลยว่ามีบางคนถามคำถามเพิ่มเติมโดยไม่ตอบกลับทั้งหมด แต่คำถามส่วนใหญ่ได้รับคำตอบภายในสองชั่วโมง

ในอีกไม่กี่วันข้างหน้าเราได้ทำไทม์ไลน์ให้เสร็จโดยไม่ต้องผูกปม ทีมไอทีเร่งรายงานบางส่วนอย่างรวดเร็วโดยแสดงว่าเราลดข้อมูลทั้งหมดลง 76 เปอร์เซ็นต์ ตัวเลขพูดด้วยตนเอง

ก่อน

• พื้นที่ทั้งหมด: 250GB
• จำนวนไฟล์: 447, 249
• จำนวนโฟลเดอร์: 36, 773

หลังจาก

• พื้นที่ทั้งหมด: 59.2GB
• จำนวนไฟล์: 58, 624
• จำนวนโฟลเดอร์: 2, 962

โครงการชันสูตรและข้อเสนอแนะ

สองสามสัปดาห์หลังจากที่เราทำการโอนย้ายเซิร์ฟเวอร์และการปรับโครงสร้างใหม่เสร็จสิ้นฉันถามหัวหน้าโครงการผู้บริหารและผู้ดูแลระบบเครือข่ายไอทีว่าพวกเขามีข้อเสนอแนะหรือบันทึกย่อบทความ ไม่มีใครทำ ทุกอย่างราบรื่นอย่างน่าทึ่ง นี่คือสิ่งที่หัวหน้าทีม IT ต้องพูด:

"ในอีก 10 ปีที่ฉันอยู่ที่นี่นี่เป็นครั้งแรกที่ทีมแผนกได้ดำเนินโครงการเช่นนี้เพื่อผลประโยชน์ของตัวเองและดำเนินการอย่างดีมันช่วยทั้ง [ผู้ดูแลระบบเครือข่ายไอทีรายอื่น] และ ฉันรักษาเครือข่ายได้ดีขึ้นและฉันแน่ใจว่าจะช่วยให้ทีมของคุณมีเวิร์กโฟลว์และองค์กรเราขอให้ผู้บริหารหลายชั่วอายุคนสั่งการให้ทีมของคุณประสบความสำเร็จในระดับรากหญ้าและชื่นชมมาก "

จากมุมมองของฉันมีสิ่งหนึ่งที่ฉันหวังว่าเราได้ทำแตกต่างกันเล็กน้อย ฉันหวังว่าเราจะบอกพนักงานในขั้นต้นเกี่ยวกับโครงการด้วยตนเองในการประชุมอย่างกะทันหันอย่างรวดเร็วมากกว่าผ่านทางอีเมล อีเมลก็ดีและแน่นอนว่าไม่มีใครชอบการประชุม แต่ฉันรู้สึกเหมือนว่าผู้คนจะรู้สึกรวมอยู่ในกระบวนการมากขึ้นหากพวกเขาได้รับการบอกกล่าวระหว่างการสนทนาที่เปิดกว้างมากกว่าผ่าน "สำคัญ!" อีเมล

ตอนนี้เรามีเซิร์ฟเวอร์ที่ใช้ร่วมกันที่ดีกว่ามีประสิทธิภาพมากขึ้นและง่ายขึ้น กฎสำหรับวิธีการใช้มีความชัดเจนพร้อมความรับผิดชอบที่มีอยู่ภายในผู้จัดการทีมรับผิดชอบโฟลเดอร์ของทีมและแต่ละคนรับผิดชอบสิ่งที่อยู่ในโฟลเดอร์ชื่อของพวกเขา

หากคุณกำลังคิดที่จะเริ่มโครงการทำความสะอาดเซิร์ฟเวอร์ของคุณเองที่องค์กรของคุณฉันหวังว่าคุณจะสามารถรวบรวมคำแนะนำจากบทความนี้เกี่ยวกับความสำคัญของการรับคำแนะนำจากแผนกไอทีของคุณและการสื่อสารอย่างละเอียดในทุกขั้นตอนมีความสำคัญ