รับการจัดระเบียบ: วิธีการติดตามรายงานค่าใช้จ่ายของคุณก่อนสิ้นปี

ใกล้ถึงสิ้นปีแล้ว คุณทำงานอย่างเงียบ ๆ ที่โต๊ะทำงานเมื่อมีอีเมลใหม่มาถึงแผนกบัญชี คุณอ้าปากค้างที่หัวข้อและเพื่อนร่วมงานของคุณทุกคนหันไปดูว่ามีอะไรผิดปกติ แก้มของคุณแดงก่ำในขณะที่คุณยอมรับว่าจนถึงขณะนี้คุณลืมที่จะยื่นรายงานค่าใช้จ่ายโดยสมบูรณ์ อีเมลแจ้งว่าวันสุดท้ายคือวันนี้ ความร้อนจากแก้มของคุณแปรเปลี่ยนไปสู่ความรู้สึกหวาดกลัวที่ไหลลงมาที่หน้าอกของคุณ บริษัท ของคุณเป็นหนี้คุณไม่กี่ร้อยดอลลาร์และในเวลานี้ของปีคุณสามารถใช้มันได้จริง อย่าตกใจ! ขั้นตอนง่าย ๆ เหล่านี้สามารถช่วยคุณควบคุมค่าใช้จ่ายของคุณ

บางองค์กรทำให้การส่งรายงานค่าใช้จ่ายเป็นเรื่องง่ายแม้ว่าจะมาช้า การมีบัตรเครดิตของ บริษัท ที่เชื่อมโยงกับระบบการรายงานค่าใช้จ่ายนั้นช่วยได้อย่างมาก แต่ไม่ใช่ทุกคนที่มีความหรูหรา ดังนั้นหายใจเข้าลึก ๆ และทำตามขั้นตอนเหล่านี้เพื่อรับรายงานค่าใช้จ่ายที่ค้างชำระของคุณโดยเร็วที่สุด

โปรดทราบว่าส่วนใหญ่ของบทความนี้ยังใช้กับประเภทของผู้ประกอบการอิสระที่ต้องหมุนรอบใบเสร็จรับเงินในตอนท้ายของปีเพื่อเรียกร้องการหักภาษีค่าใช้จ่ายทางธุรกิจ

1. ถามเมื่อถึงกำหนดเวลาที่แท้จริงและคุณสามารถส่งไฟล์ล่าช้าได้หรือไม่

ขึ้นอยู่กับว่าองค์กรของคุณตั้งค่าปีงบประมาณและวิธีจัดการเงินคงค้างกำหนดเวลาในการรายงานค่าใช้จ่ายในไฟล์อาจผ่านไปแล้ว แต่นั่นไม่ได้แปลว่าสายเกินไปที่จะส่งใบเสร็จรับเงินของคุณ สมาร์ทแพดคนกำหนดเวลา หากมีคนบอกคุณว่ากำหนดเวลาสิ้นสุดวันศุกร์อาจเป็นไปได้ว่าเส้นตายที่แท้จริงคือเช้าวันจันทร์หรือหลังจากนั้น

ถามใครบางคนในการบัญชีหรือหัวหน้าของคุณสำหรับรายละเอียดที่ชัดเจนเกี่ยวกับกำหนดเวลาที่แท้จริงสำหรับรายงานค่าใช้จ่ายและดูว่าคุณสามารถทำอะไรได้บ้างหากคุณไม่ได้รับมัน บ่อยครั้งที่มี หากคุณสามารถไปสายขอให้มีน้ำใจและมีน้ำใจกับคนที่ช่วยคุณทำมันและโน้มตัวไปข้างหลังเพื่อส่งมอบสิ่งที่พวกเขาถาม มีรายละเอียด จำไว้ว่าพวกเขากำลังทำสิ่งที่คุณโปรดปราน ทำอย่างดีที่สุดเพื่อส่งคืนโดยทำให้งานง่ายขึ้น

2. ตรวจสอบกฎสำหรับใบเสร็จรับเงิน

หากคุณเคยยื่นรายงานค่าใช้จ่ายมาก่อนคุณอาจทราบกฎพื้นฐานในการส่งใบเสร็จรับเงิน แต่คุณรู้รายละเอียดดีหรือไม่? เมื่อยื่นรายงานค่าใช้จ่ายนานหลังจากที่มีค่าใช้จ่ายเกิดขึ้นคุณอาจทำใบเสร็จหาย ค้นหาว่ามีนโยบายหรือไม่เช่นต้องการใบเสร็จรับเงินเฉพาะค่าใช้จ่ายที่สูงกว่า $ 10 นอกจากนี้ถามว่าคุณสามารถแสดงหลักฐานการชำระเงินได้หรือไม่โดยแสดงใบแจ้งยอดบัตรเครดิตพร้อมกับรายการโฆษณาที่ไฮไลต์ รายละเอียดเหล่านี้สามารถสร้างโลกที่แตกต่างในเวลาที่คุณเตรียมรายงานค่าใช้จ่าย

3. จัดทำโครงร่างของรายการและวันที่

เมื่อถึงเวลาที่จะเริ่มต้นสร้างรายงานค่าใช้จ่ายที่เกินกำหนดแล้วให้ทำรายการคร่าวๆของค่าใช้จ่ายหลักที่คุณต้องใช้ในการเคลมเช่นรายการที่คุณซื้อการเดินทางและการต้อนรับลูกค้า หากคุณกำลังยื่นเพียงหนึ่งรายการหรือหนึ่งการเดินทางข้ามขั้นตอนนี้

หากรายการในรายการของคุณเป็นเหตุการณ์เช่นการเยี่ยมชมลูกค้าหรือการประชุมให้จดวันที่ ด้านล่างเหตุการณ์สร้างรายการสำหรับแต่ละวันเช่นนี้

การประชุม X: 1-3 มิถุนายน

1 มิถุนายน

2 มิถุนายน

3 มิถุนายน

4. เห็นภาพค่าใช้จ่ายของคุณ

เมื่อรวมค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับการเดินทางหรือเหตุการณ์เข้าด้วยกันฉันพบว่ามันช่วยให้รายการค่าใช้จ่ายที่ใหญ่ที่สุดเป็นอันดับแรก (เที่ยวบินโรงแรมและค่าธรรมเนียมการเข้าเรียน) จากนั้นพยายามเรียกคืนหรือกำหนดใหม่ในแต่ละวันเพื่อครอบคลุมค่าใช้จ่ายที่น้อยลง ทำสิ่งนี้ด้านล่างในแต่ละวัน

ฉันชอบที่จะทำโครงร่างคร่าวๆสำหรับค่าใช้จ่ายที่เป็นไปได้จากนั้นเติมตามที่ฉันจำได้ (ขั้นตอนที่ 5-7 มีเทคนิคเล็กน้อยสำหรับการเติมช่องว่างเมื่อหน่วยความจำไม่ทำงาน) โครงร่างควรรวมประเด็นเหล่านี้ให้มากที่สุดเท่าที่เกี่ยวข้องกับวันที่ของคุณ:

• ตำแหน่งเริ่มต้น คุณนอนที่ไหน คุณมีค่าใช้จ่ายใด ๆ ณ สถานที่นี้เช่นค่าบริการ Wi-Fi หรือไม่
• ท่องเที่ยวท้องถิ่น คุณไปทุกที่และถ้าเป็นเช่นนั้นคุณไปที่นั่นได้อย่างไร (รถยนต์, รถแท็กซี่, บริการรถยนต์, ระบบขนส่งสาธารณะ)? คุณกลับมาอย่างไร หากอ้างค่าธรรมเนียมต่อไมล์สำหรับการขับรถระยะทางเท่าใด
• อาหาร คุณทานอาหารเช้าอาหารกลางวันและอาหารเย็นที่ไหน? คุณซื้อเครื่องดื่มใด ๆ รวมทั้งน้ำดื่มบรรจุขวดและกาแฟหรือของว่างหรือไม่
• พัสดุ คุณต้องการซื้ออะไรที่คาดหวังหรือไม่คาดคิดในระหว่างวันของคุณ?
• สิ้นสุดตำแหน่ง คุณจบวันไหน? คุณจ่ายอะไรไป

บ่อยครั้งที่ถามตัวเองด้วยคำถามเหล่านี้จะช่วยให้คุณจำค่าใช้จ่ายที่คุณอาจลืมไปได้

5. พลิกใบเสร็จของคุณ

หากคุณมีใบเสร็จรับเงินจำนวนมากให้พลิกดูตอนนี้และจับคู่กับเค้าร่างที่คุณสร้างขึ้น มีเหตุผลที่ฉันไม่ทำขั้นตอนนี้ก่อน บางครั้งใบเสร็จรับเงินที่ปรับเปลี่ยนความทรงจำของเราในวิธีที่ออกจากส่วนของวัน ตัวอย่างเช่นสมมติว่าคุณดูใบเสร็จของคุณและเห็นว่าคุณมีอาหารเช้าที่ร้านกาแฟและทานอาหารกลางวันที่สถานที่ประชุม ตอนนี้คุณมีความทรงจำที่ชัดเจนของเหตุการณ์ทั้งสองและคุณพร้อมที่จะย้ายไปยังใบเสร็จรับเงินถัดไป แต่หน่วยความจำของคุณอาจละเว้นการขับขี่ Uber ราคา $ 15 ระหว่างสถานที่ทั้งสองเพียงเพราะคุณไม่มีใบเสร็จทางกายภาพเพื่อเรียกใช้หน่วยความจำ ง่ายต่อการลืมรายละเอียดเมื่อเราไม่มีทริกเกอร์

6. สแกนปฏิทินของคุณ

ปฏิทินสามารถมีการเตือนความจำเพิ่มเติมที่ช่วยให้คุณสร้างรายงานค่าใช้จ่ายที่ถูกต้อง เมื่อคุณกรอกวันเปิดปฏิทินของคุณและสแกนเพื่อยืนยันวันที่เดินทางและเหตุการณ์สำคัญ รายการบางรายการอาจทำให้คุณมีความจำเกี่ยวกับค่าใช้จ่ายรวมถึงไม่มีค่าใช้จ่าย ตัวอย่างเช่นหากพันธมิตรธุรกิจส่งคำเชิญในปฏิทินสำหรับอาหารค่ำให้คุณในวันที่คุณเดินทางและเธอจ่ายเงินคุณก็ไม่ต้องกังวลกับการหาใบเสร็จรับเงินสำหรับมื้ออาหารของคุณในคืนนั้น

7. อ่านมิ้น

อีกสถานที่ที่ดีในการค้นหาค่าใช้จ่ายที่ขาดหายไปคือโรงกษาปณ์ Mint เป็นแอพทางการเงินส่วนบุคคลที่รวมธุรกรรมทางการเงินทั้งหมดของคุณไว้ในเว็บไซต์และแอพที่ค้นหาได้ ด้วย Mint คุณสามารถกรองค่าใช้จ่ายบัตรเครดิตและบัตรเดบิตของคุณทั้งหมดตามวันที่ซึ่งอาจช่วยให้คุณค้นพบค่าใช้จ่ายที่คุณลืม ในตัวอย่างที่ฉันเคยให้ไว้ก่อนหน้านี้เกี่ยวกับการรับ Uber คุณสามารถค้นหาข้อมูลได้โดยค้นหาวันที่ใน Mint ซึ่งจะทำให้ง่ายต่อการค้นหาใบเสร็จจริงในอีเมลของคุณ

นอกจากนี้คุณยังสามารถเพิ่มแท็กในการทำธุรกรรมรายการมินต์และถ้าคุณทำเช่นนั้นตลอดทั้งปีสำหรับค่าใช้จ่ายทางธุรกิจคุณสามารถค้นหาค่าใช้จ่ายทั้งหมดที่คุณต้องการได้อย่างง่ายดาย

ฉันได้กล่าวไปแล้วก่อนหน้านี้ว่าหากคุณไม่พบใบเสร็จรับเงินคุณอาจถามว่าคุณสามารถส่งสำเนาใบแจ้งยอดบัตรเครดิตที่ไฮไลต์รายการโฆษณานั้นมีค่าใช้จ่ายได้หรือไม่ มิ้นอีกครั้งจะช่วยคุณที่นี่เพราะมันจะบอกคุณว่าบัตรเครดิตที่คุณใช้

8. อย่าลืมเคล็ดลับและที่จอดรถ

ค่าใช้จ่ายสองประเภทที่มองข้ามได้ง่ายคือเคล็ดลับและที่จอดรถ เคล็ดลับเล็ก ๆ ที่จ่ายเป็นเงินสดเช่นพนักงานทำความสะอาดโรงแรมและพนักงานยกกระเป๋าไม่มีใบเสร็จรับเงิน การชำระเงินที่จอดรถอาจเป็นเงินสดโดยไม่มีใบเสร็จ แต่พวกเขาจะเพิ่มขึ้นและมีมูลค่าการเรียกร้องถ้าคุณทำพวกเขา