รับการจัดระเบียบ: วิธีหลีกเลี่ยงเวลาอีเมลดูด

อีเมล์ทำลายล้างการผลิตและเกือบจะไม่มีใครรู้ว่าเลวร้ายเพียงใด ระยะเวลาที่ผู้คนใช้ในโปรแกรมอีเมลนั้นตุปัดตุเป๋อยู่ใกล้กับร้อยละ 30 ของทุกวัน มีวิธีการจัดการกับมันแม้ว่า และคุณสามารถเอาชนะปัญหาอีเมลได้โดยไม่จำเป็นต้องลดจำนวนเวลาที่ใช้ในอีเมลทั้งหมด วิธีแก้ปัญหาที่ฉันแบ่งปันด้านล่างบานพับแรกเข้าใจปัญหาได้ดีขึ้น

อีเมลเลวร้ายยิ่งกว่า Facebook

อีเมลแย่ลงสำหรับประสิทธิภาพการทำงานของคุณมากกว่า Facebook ตามการวิจัยและปัญหาคือคนไม่ทราบว่าใช้เวลากับอีเมลมากเท่าใด

Robby Macdonell รองประธานฝ่ายพัฒนาผลิตภัณฑ์ของ RescueTime ตกลงตามสิ่งที่เขาเห็นและได้ยินจากผู้ใช้ RescueTime เป็นเครื่องมือการจัดการเวลาที่ติดตามแอพและเว็บไซต์ที่คุณใช้ขณะอยู่บนคอมพิวเตอร์และอุปกรณ์มือถือ จากนั้นจะสร้างรายงานที่แสดงว่าคุณใช้เวลาอย่างไร

ฉันถาม Macdonell ว่าแนวโน้มการเพิ่มประสิทธิภาพที่เขาและเพื่อนร่วมงานของเขาที่ RescueTime เห็นคืออะไรเมื่อพวกเขาดูข้อมูลที่รวบรวมจากผู้ใช้โดยรวม "แนวโน้มที่ใหญ่ที่สุดที่เราเห็นคือเวลาของผู้คนมีแนวโน้มที่จะถูกครอบงำโดยแอพการสื่อสารอีเมลโดยเฉพาะคือสิ่งที่ในข้อมูลของเราอยู่ใกล้กับด้านบนเสมอ"

"สิ่งหนึ่งที่เราได้ยินจากคนที่ลงทะเบียนสำหรับ RescueTime คือ 'ฉันกลัวที่จะดูว่าข้อมูลพูดอะไรเพราะฉันไม่ต้องการดูเวลาที่ฉันใช้จ่าย Facebook หรือ Reddit' บ่อยครั้งหนึ่งสัปดาห์ต่อมาพวกเขาก็พูดว่า 'มันไม่ได้เลวร้ายอย่างที่ฉันคิด แต่โอ้พระเจ้าฉันใช้เวลามากกับการส่งอีเมล์' "แมคโดเนลล์กล่าวเสริม

ทำไมอีเมล์ถึงไม่ดี

แล้วทำไมอีเมลถึงไม่ดีล่ะ ผู้เชี่ยวชาญด้านการเพิ่มผลผลิตบางคนบอกว่าเป็นเพราะอีเมลเป็น "งานเกี่ยวกับการทำงาน" ไม่ใช่งานจริง อีกข้อโต้แย้งหนึ่งซึ่งอาจแม่นยำมากกว่านั้นคืออีเมลนั้นรบกวนเราตลอดเวลา ระยะเวลาที่เราใช้ในอีเมลไม่ใช่ปัญหา มันเป็นเวลาที่แพร่กระจายตลอดทั้งวัน

โดยเฉพาะอย่างยิ่งคนทำงานด้านความรู้จำเป็นต้องมีช่วงเวลาของการมุ่งเน้นอย่างต่อเนื่องเพื่อให้งานสำคัญเสร็จ “ คนส่วนใหญ่พูดพาดพิงถึงความจริงที่ว่าอีเมลเป็นกิจกรรมที่จะดึงคุณออกไปจากความคิดสร้างสรรค์ซ้ำ ๆ ตลอดทั้งวัน” Macdonell กล่าว

การอ่านอีเมลมากกว่าหนึ่งครั้งก่อให้เกิดการโอเวอร์โหลดและทำให้คุณเบื่อหน่ายมิคาเอลเบอร์เกอร์ซีอีโอของ EaseDo กล่าวว่าแอพนี้จะทำให้ชีวิตคุณเล็กลงโดยอัตโนมัติเพื่อช่วยให้คุณมีเวลาว่าง เมื่อเราตรวจสอบอีเมลตลอดทั้งวันเราไม่ได้ประมวลผลอีเมลหรือดูแลมันจริง ๆ และวินาทีเหล่านั้นรวมกันเป็นเวลาที่สูญเปล่า "หากคุณกำลังจะเปิดอีเมลไม่ว่าจะทำอะไรกับมันเช่นตอบกลับหรือลบมันหรือยื่นมันออกไปอย่าเปิดแม้แต่อีเมลจนกว่าคุณจะสามารถดำเนินการได้ทันที"

ยิ่งไปกว่านั้นระบบสื่อสารได้รับการออกแบบมาเพื่อแจ้งเตือนคุณเมื่อมีข้อความใหม่เข้ามา "พวกเขากำลังส่งการแจ้งเตือนคุณตลอดเวลา" Macdonell กล่าว "มันเริ่มยากขึ้นเรื่อย ๆ ที่คุณได้รับมากกว่าสองสามนาทีก่อนที่คุณจะถูกดึงเข้าสู่กิจกรรมอื่น ๆ " แม้ว่าคุณจะไม่ได้อ่านอีเมลทุกฉบับที่ส่งถึงกล่องจดหมายของคุณเต็มความสนใจของคุณจะถูกแบ่งออกเมื่อคุณได้รับการแจ้งเตือนว่ามีอีเมลใหม่เข้ามา และแม้ว่าคุณจะไม่ได้เปิดใช้งานการแจ้งเตือนคุณก็ยังคงโฟกัสของตัวเองทุกครั้งที่คุณตรวจสอบกล่องจดหมายเพื่อดูว่ามีใครพยายามส่งอีเมลถึงคุณเกี่ยวกับเรื่องเร่งด่วนหรือไม่

“ มันไม่เหมือน 30 เปอร์เซ็นต์ของเวลาที่มีคนใช้อีเมลตอนต้นวันและเวลาที่เหลือก็ใช้ทำสิ่งอื่น ๆ ” เขากล่าว "มันแพร่กระจายอย่างมากซึ่งแสดงว่าคุณถูกขัดจังหวะตลอดเวลา"

วิธีต่อต้านอีเมล

คุณสามารถออกจากอีเมลและกลับสู่การทำงานหนักที่แท้จริง สามารถทำได้ภายในสองสามสัปดาห์และในห้าขั้นตอนง่ายๆ

1. ติดตั้งโปรแกรมติดตามเวลาเช่น RescueTime หรือ Toggl แล้วปล่อยให้มันติดตามเวลาที่คุณใช้จ่ายทางอีเมลในแต่ละวันและเวลา ตรวจสอบให้แน่ใจว่าแอพอีเมลและการแชททั้งหมดของคุณได้รับการจำแนกว่าเป็นการสื่อสารอย่างถูกต้อง

2. รอประมาณสองสัปดาห์เพื่อให้คุณมีข้อมูลเพียงพอ จากนั้นเลือกวันที่สุ่มและดูรายงานรายชั่วโมงของคุณ คุณมีรูปร่างที่ดีหากการสื่อสารของคุณเน้นไปที่หนึ่งหรือสองครั้งต่อวัน คุณมีรูปร่างที่ไม่ดีและจำเป็นต้องเปลี่ยนแปลงหากแอปการสื่อสารของคุณใช้กระจายเป็นชิ้นเล็ก ๆ น้อย ๆ ตลอดทั้งวันดังที่แสดงในภาพด้านล่าง

เป้าหมายไม่จำเป็นต้องลดจำนวนชั่วโมงที่คุณใช้จ่ายทางอีเมล เป้าหมายคือการทำให้การใช้อีเมลกระจายน้อยลงและเข้มข้นขึ้นเพื่อให้รายงานของคุณมีลักษณะดังนี้:

3. ขึ้นอยู่กับรูปแบบของคุณระบุวันหนึ่งหรือสองครั้งเมื่อคุณจะไม่ตรวจสอบอีเมล สำหรับคนหลายคนตอนเช้าจนถึงประมาณหนึ่งชั่วโมงก่อนพักเที่ยงและบ่ายเริ่มต้นประมาณหนึ่งชั่วโมงหลังจากพักกลางวัน ในช่วงเวลาดังกล่าวให้ปิดแอปอีเมลและบล็อกเว็บเมล์โดยติดตั้งเครื่องมือที่ปราศจากสิ่งรบกวนเช่น StayFocusd หากคุณมีบัญชี RescueTime Premium คุณสามารถใช้เครื่องมือในการบล็อกตัวเองจากการเข้าถึงเว็บเมล

4. ในทำนองเดียวกันเลือกเวลาที่คุณ จะ ตรวจสอบอีเมล สมมติว่าช่วงเวลาโฟกัสที่ไม่ใช่อีเมลของคุณจะอยู่ระหว่าง 9:00 น. ถึง 11:30 น. และเซสชันอีเมลของคุณจะเริ่มตั้งแต่ 11:30 น. ถึงเวลาอาหารกลางวัน หากเป็นเวลา 11:10 และคุณรู้สึกอยากตรวจสอบอีเมลมันจะง่ายกว่าหากคุณมีเวลาที่กำหนดไว้ล่วงหน้าเมื่อคุณจะเปิดกล่องจดหมายนั้น

5. หากคุณหวาดระแวงว่าข้อความด่วนและสำคัญจะมาถึงในขณะที่คุณกำลังพยายามทำงานให้ตั้งค่าระบบแจ้งเตือน VIP ผู้ใช้ iOS มีหนึ่งในแอปอีเมลของตนแล้ว หากคุณไม่ได้ใช้ iOS หรือคุณต้องการระบบการแจ้งเตือนแบบ VIP ที่มีตัวเลือกและการปรับแต่งเพิ่มเติมลอง AwayFind ไม่ว่าในกรณีใดคุณสามารถรับการแจ้งเตือนเช่นการแจ้งเตือนแบบพุชบนโทรศัพท์ของคุณหรือแม้แต่ข้อความตัวอักษรเมื่อบุคคลสำคัญมากส่งอีเมลถึงคุณ นั่นหมายความว่าคุณสามารถตรวจสอบอีเมลได้เฉพาะเมื่อคุณได้รับการแจ้งเตือนซึ่งหวังว่าจะไม่เกิดขึ้นอีก อีเมลอื่นทั้งหมดสามารถรอได้

เคล็ดลับอีกอย่างที่ฉันใช้เป็นการส่วนตัวคือชะลอการเปิดแอปพลิเคชันอีเมลของฉันเมื่อฉันเริ่มทำงาน ฉันชอบอ่านผ่านอีเมลที่ทำงานสิ่งแรกในตอนเช้าบนโทรศัพท์ของฉันเพียงเพื่อตรวจสอบสิ่งที่เร่งด่วนอย่างแท้จริง เหตุผลที่ฉันใช้โทรศัพท์เป็นเพราะฉันพบว่ามันง่ายกว่าที่จะปิดกว่าแล็ปท็อปหรือคอมพิวเตอร์เดสก์ท็อปของฉันหากไม่มีสิ่งใดที่ต้องการความสนใจในทันที หากฉันเห็นอีเมลที่สำคัญ แต่ไม่เร่งด่วนฉันอาจเพิ่มดาว ถ้ามันเป็นเรื่องเร่งด่วนอย่างแท้จริงฉันตอบกลับจากโทรศัพท์ แต่เนื่องจากฉันไม่ ชอบ อ่านหรือเขียนทางโทรศัพท์ฉันจึงไม่อยากถูกดูดเข้าไปในอีเมลอื่นที่ไม่เร่งด่วนจริงๆ

นี่เป็นกลเม็ดเล็ก ๆ น้อย ๆ เหล่านี้ที่รวมเอาผลประโยชน์มากมายเพื่อให้คุณไม่ต้องอีเมลและนำคุณกลับไปทำงานที่สำคัญ