รับการจัดระเบียบ: วิธีหลีกเลี่ยงการโอเวอร์โหลดอีเมล

ชิ้นส่วนสุดท้ายของจิ๊กซอร์องค์กร - และคนหนึ่งมักจะกลัวที่สุด - คือการจัดการอีเมล

เช่นเดียวกับการจัดการโฟลเดอร์และข้อกำหนดการตั้งชื่อไฟล์การจัดการอีเมลต้องการโซลูชันไลฟ์สไตล์ คุณต้องพัฒนากฎและหลักการที่คุณสามารถมีชีวิตอยู่ได้ทุกวัน โปรดจำไว้ว่าการพักอย่างเป็นระเบียบนั้นคล้ายคลึงกับการควบคุมอาหารและการออกกำลัง ไม่ทำเช่นนั้นและรักษาองค์กรให้เหมือนโครงการทำความสะอาดฤดูใบไม้ผลิหนึ่งวันนั้นคล้ายคลึงกับการทานอาหารที่ผิดพลาด ผลลัพธ์ใด ๆ ที่คุณเห็นจะสั้นมาก

ก่อนที่คุณจะดำน้ำในโครงการปรับโครงสร้างอีเมลโปรดสละเวลาสักครู่เพื่อตระหนักว่าคุณไม่จำเป็นต้องสมบูรณ์แบบ เป้าหมายคือการสร้างกฎสำหรับการใช้ชีวิตที่คุณสามารถยึดติดได้อย่างสมเหตุสมผลและทำให้งานหรือชีวิตส่วนตัวของคุณง่ายขึ้นมีประสิทธิภาพมากขึ้นและดีขึ้น หากการติดตั้งปลั๊กอิน Microsoft Outlook ใหม่ที่ดีเป็นสิ่งที่จะทำให้โปรแกรมทำความสะอาดกล่องจดหมายเข้าของคุณลอง Xobni (ฟรีรุ่น $ 29.99 Plus, 4 ดาว) ซึ่งทำดัชนีไฟล์ของคุณหรือ Evernote สำหรับ Windows Premium ($ 45 ต่อปี) 4.5 ดาว) ซึ่งช่วยให้คุณส่งอีเมลไปที่ Evernote ของคุณซึ่งคุณจะได้รับประโยชน์จากความสามารถในการค้นหาที่โดดเด่นของซอฟต์แวร์นั้น

ดูด้านล่างของกล่อง

ช่วงเวลาที่ฉันรู้ว่าฉันต้องการวิธีการที่เป็นระบบในการส่งอีเมลเป็นครั้งแรกที่ฉันเปิดกล่องจดหมายและมีเนื้อหามากกว่าสามหน้าที่นั่งอยู่ตรงนั้น ไฟล์ส่วนใหญ่มีการทำเครื่องหมายว่า "อ่าน" แต่เนื่องจากฉันไม่ได้ทำอะไรเลยฉันจึงทิ้งมันไว้ในกล่องจดหมาย ฉันจำได้ว่ารู้สึกท่วมท้นและคิดว่าถ้าฉันไม่เริ่มทิ้งอีเมลในวินาทีนั้นปัญหาจะแย่กว่าภายในหนึ่งชั่วโมงและจะทนไม่ได้ในเช้าวันรุ่งขึ้น

ด้วยเหตุนี้ฉันจึงตั้งเป้าหมายง่าย ๆ ไว้สำหรับตัวเอง: สามารถมองเห็นได้ทั้งด้านล่างของกล่องจดหมายของฉัน กล่าวอีกนัยหนึ่งฉันต้องการที่จะเห็นรายการข้อความที่ได้รับล่าสุดและข้อความที่เก่าที่สุดในหน้าจอเดียว

ฉันไม่ยึดถือมาตรฐานนี้ทุกช่วงเวลาของทุกวัน นั่นจะเป็นโรคประสาทและต่อต้าน แต่ฉันตั้งใจจะดูที่ด้านล่างของกล่องจดหมายก่อนที่จะออกจากงานทุกวันและถ้านั่นล้มเหลวอย่างน้อยก็ในวันศุกร์ ฉันยังมีสติเกี่ยวกับอีเมลเกินเมื่อฉันไม่สบายเป็นเวลาหนึ่งวันหรือหยุด หลังจากฉันกลับจากวันหยุดฉันให้เวลาอย่างน้อยหนึ่งสัปดาห์ในการติดต่อกับอีเมลและพยายามอย่าเครียดเกี่ยวกับเรื่องนี้ในวันแรกหรือสองวันในออฟฟิศ

เดือนต่อเดือน

วิธีที่ฉันจัดการบัญชีอีเมลธุรกิจของฉันเป็นวิธีเดียวกับที่ฉันจัดการไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ของฉันลงในโฟลเดอร์ ทุกอย่างเข้าไปในโฟลเดอร์

ก่อนอื่นฉันสร้างโฟลเดอร์พื้นฐานสองสามรายการโดยโครงการเช่นโครงการ A, B และ C ภายในแต่ละโฟลเดอร์โครงการฉันจะสร้างโฟลเดอร์ย่อยสำหรับแต่ละเดือนติดป้ายกำกับด้วยตัวอักษรสองหลักปีและเดือนตัวอักษรขีดล่างเดือน ตัวอย่างเช่นโฟลเดอร์สำหรับเดือนมิถุนายน 2011 มีชื่อว่า 1106_JUN

เมื่อมีอีเมลใหม่เข้ามาพวกเขามักจะนั่งอยู่ในกล่องจดหมายของฉันสองสามชั่วโมงต่อวันอาจจะเป็นสัปดาห์หรือสองสัปดาห์ก็ได้ แต่พวกเขาไม่เคยครอบงำฉันเพราะฉันมีระบบในสถานที่ที่ทำให้ทุกอย่างอยู่ในระดับที่จัดการได้ นี่คือกฎสำหรับระบบของฉัน สิ่งเหล่านี้อาจไม่เหมาะกับคุณ แต่พวกเขาสามารถให้ตัวอย่างของโซลูชันเดียว ปรับแต่งโซลูชันของคุณเองด้วยกฎที่เหมาะสมกับไลฟ์สไตล์ของคุณ

กฎ 1 หากอีเมลไม่ต้องการการดำเนินการ (รวมถึงการอ่านซ้ำ) ฉันจะโยนมันทิ้งทันที

กฎ 2 หากอีเมลมีความสำคัญ - หมายถึงต้องมีการดำเนินการใกล้เข้ามาหรือการอ่านซ้ำอย่างลึกซึ้งและอาจเป็นคำตอบ - จะอยู่ในกล่องจดหมายจนกว่าฉันจะดำเนินการต่อ สามารถอยู่ในกล่องจดหมายได้สูงสุดหนึ่งเดือน หลังจากผ่านไปหนึ่งเดือนฉันต้องลงมือทำ นั่นคือกำหนด เมื่อฉันดำเนินการแล้วอีเมลจะถูกส่งไปยังโฟลเดอร์ที่เกี่ยวข้อง

กฎ 3 หากอีเมลมีข้อมูลที่ฉันต้องการ แต่ไม่ต้องการการดำเนินการในทันทีอีเมลนั้นควรถูกย้ายไปยังโฟลเดอร์ที่เกี่ยวข้องภายในสิ้นวันหรือสิ้นสุดสัปดาห์หากฉันไม่ว่าง หากฉันกลัวว่าฉันจะลืมที่จะทำมันเพราะมันไม่ปรากฏในกล่องจดหมายทันทีฉันสามารถสร้างรายการปฏิทินเพื่อเตือนความจำ อีเมลจะต้องยื่นในโฟลเดอร์ ไม่มีข้อยกเว้น.

กฎข้อที่ 4 บ่ายวันศุกร์ฉันให้เวลา 10 ถึง 20 นาทีในการจัดเรียงสิ่งที่อยู่ในกล่องจดหมายและอาจกระทำการในรายการที่ไม่ต้องการการตอบสนองที่ยาวนาน เมื่อฉันออกจากสำนักงานฉันควรจะเห็นพื้นที่สีขาวหนึ่งหรือสองนิ้วที่ด้านล่าง (ห้องเพื่อเติมเต็มอีกครั้งในช่วงสุดสัปดาห์)

กฎข้อที่ 5 หลังจากผ่านไปหนึ่งปีให้เก็บถาวรหรือโยนทิ้ง ฉันมักจะเก็บข้อมูลอีเมลไว้ประมาณหนึ่งปีและเก็บถาวรทุกอย่างซึ่งง่ายมากเมื่อข้อมูลของคุณถูกจัดเรียงในโฟลเดอร์ตามเดือนและปี

อีกวิธีการหนึ่งขององค์กรที่ได้รับความนิยมในยุคสมัยของเอกสารทางกายภาพคือการสร้าง 31 โฟลเดอร์ที่มีชื่อเป็นตัวเลขโดยแต่ละหมายเลขจะตรงกับวันของเดือน แทนที่จะสร้างรายการสิ่งที่ต้องทำประจำวันคุณควรจัดทำเอกสารและจดหมายเตือนชำระเงิน (และการ์ดวันเกิดและใบเรียกเก็บเงินเพื่อจ่าย ฯลฯ ) ในโฟลเดอร์ที่สอดคล้องกับวันที่ดำเนินการที่เหมาะสม เมื่อถึงวันที่คุณเปิดโฟลเดอร์และได้รับมอบหมายให้ดูแลสิ่งที่อยู่ภายใน

อีกวิธีหนึ่งคือการแบ่งส่วน หากคุณใช้เครื่องมือการจัดการโครงการเช่น Basecamp (ฟรี 4 ดาวและตัวเลือกบรรณาธิการ) คุณไม่จำเป็นต้องบันทึกอีเมลที่เกี่ยวข้องกับโครงการที่จัดการในระบบนั้น Basecamp ทำเพื่อคุณ ผู้คนจำนวนมากใช้การแยกส่วนในชีวิตอีเมลส่วนตัวของพวกเขาด้วยการทุ่มเทบัญชีบนเว็บหนึ่งบัญชีไปยังรายการบริการและรายการส่งจดหมายในขณะที่สำรองอีกบัญชีหนึ่งเพื่อสื่อสารกับเพื่อนและครอบครัว ทำไมไม่ใช้แนวคิดเดียวกันในธุรกิจ

กำจัดความวิตกกังวลทางอีเมล

ฉันไม่เคยเรียกร้องให้ระบบของฉันหรือระบบโฟลเดอร์ 31 วันเหมาะสำหรับทุกคน ระบบของฉันทำงานให้ฉันเพราะฉันมักจะจำสิ่งต่าง ๆ ตามที่เกิดขึ้น นอกจากนี้ฉันหวังว่าจะได้ไม่กี่นาทีเหล่านี้ในตอนท้ายของทุกสัปดาห์เมื่อฉันทำครั้งเดียวของฉันบนกล่องจดหมาย สุดท้ายเป้าหมายขั้นพื้นฐานที่สามารถเห็นด้านล่างของกล่องจดหมายของฉันทำให้ฉันรู้สึกสบายใจ การเห็นข้อมูลตกเกินหน้าจอแสดงภาพหนึ่งจุดทำให้เกิดจุดพลิกผันในตัวฉัน รู้สึกทนไม่ได้เหมือนฉันไม่สามารถหาอะไรได้และฉันจะไม่ขุดมันออกไป

อย่างไรก็ตามคนอื่น ๆ อาจรู้สึกกังวลที่ต้องจัดการมากกว่าหนึ่งโหลโฟลเดอร์หรือตรงตามกำหนดเวลาที่สร้างความเสียหายด้วยตนเอง มันอาจจะมีประสิทธิผลมากกว่าสำหรับคุณที่จะเห็นจดหมายของคุณในบานหน้าต่างเลื่อนเดียว ความเสี่ยงที่จะเกิดความงอนเกินไปก็ไม่ใช่ความคิดที่ดีที่จะจดบันทึกสิ่งต่าง ๆ ที่ทำให้คุณรู้สึกท่วมท้นเพราะถ้าคุณสามารถระบุสิ่งที่คุณไม่ต้องการในอีเมลคุณสามารถสร้างกฎและแนวทางเพื่อป้องกัน มัน.

ไม่ว่าระบบองค์กรของคุณจะสร้างขึ้นมาเพื่อตัวคุณเองหรือธุรกิจของคุณให้มุ่งเน้นไปที่นิสัยการใช้ชีวิตและกฎทั่วไป คุณไม่จำเป็นต้องสมบูรณ์แบบทุกวัน คุณเพียงแค่ต้องมีระบบที่จะคอยติดตามคุณ

ใช้สิ่งที่ได้

แนวคิดสำคัญที่จะนำออกจากบทความนี้คือ:

1. การมีอีเมลที่สามารถจัดการได้จำนวนมากจะทำให้ชีวิตการทำงานของคุณง่ายขึ้นและดีขึ้น

2. ในการพัฒนาหลักการจัดการอีเมลให้เน้นที่นิสัยการใช้ชีวิตมากกว่ากฎที่ยากและรวดเร็ว

3. พิจารณาว่าคุณจะจัดการกับอีเมลรายวันรายสัปดาห์และรายเดือนอย่างไรรวมถึงความถี่ที่คุณจะเก็บถาวรข้อมูลอีเมล

4. ค้นหาสิ่งที่คุณไม่ต้องการจากอีเมลแล้วสร้างนิสัยที่ป้องกันไม่ให้เกิดขึ้น