จัดระเบียบ: อย่าปล่อยให้ความยุ่งเหยิงทางดิจิตอลทำลายชีวิตของคุณ

ความยุ่งเหยิงทางดิจิตอล, ความยุ่งเหยิงทางกายภาพ, ความยุ่งเหยิงทางอารมณ์ … มันคือสิ่งที่ทำให้ชีวิตของคุณมีค่า มิถุนายน Saruwatari รู้เรื่องรกรุงรัง เธอเป็นผู้เชี่ยวชาญด้านองค์กรและการเพิ่มผลผลิตรวมถึงผู้แต่งหนังสือเล่มใหม่ชื่อว่า Behind the Clutter: Truth รัก. ความหมาย วัตถุประสงค์

เธอเป็นผู้หญิงที่ตามใจตัวเอง หลักการชี้นำของเธอหลายประการสำหรับการจัดระเบียบมีความคล้ายคลึงกับของฉันเองซึ่งมีรากฐานมาจากการใช้สามัญสำนึกเช่นเชื่อใจในระบบของคุณและกำจัดสิ่งรบกวน

ฉันนัดสัมภาษณ์ Saruwatari โดย Skype แต่ฉันนัดหยุดงานไม่ได้สักครั้ง เมื่อคุณมีคอลัมน์และหนังสือเกี่ยวกับการจัดระเบียบอย่างที่ฉันทำและคุณทำสิ่งที่ง่าย ๆ เช่นวันที่และเวลาของการประชุมกับผู้เชี่ยวชาญองค์กรอื่นดีประชดของมันออกมารสขมในปากของคุณ

เหตุผลที่ฉันทำให้เมา - และนี่คือทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับงานของ Saruwatari - ฉันมีมากเกินไปในชีวิตของฉันสิ่งต่าง ๆ ในหัวของฉันจำได้ มีบางอย่างให้ ฉันเพิ่งจะย้ายไปอยู่ในสถานะใหม่เริ่มต้นชีวิตใหม่และขณะนี้ฉันกำลังเตรียมที่จะย้ายไปประเทศใหม่ Saruwatari อาจบอกว่าฉันต้องการการทิ้งจิตการปฏิบัติประจำวันที่เธอเขียนทุกสิ่งที่ต้องทำที่อยู่ในใจของเธอไม่ว่ามันจะอยู่ในรายการงานของเธอหรือไม่ เธอเชื่อว่าการชำระล้างนั้นทำให้เราไม่เพียง แต่จะมีประสิทธิผลมากขึ้นเท่านั้น

ในที่สุดเมื่อเราเชื่อมต่อกับ Skype แล้ว Saruwatari ก็สงบ แต่เธอก็หัวเราะบ่อยแม้จะอธิบายถึงวิธีการที่เป็นระเบียบมากขึ้นของการจัดระเบียบ เธอเริ่มการสัมภาษณ์ของเราโดยตอบคำถามแรกของฉันก่อนที่ฉันจะมีโอกาสถาม

มิถุนายน Saruwatari: ปรัชญาของฉันเกี่ยวกับความยุ่งเหยิงไม่ว่าจะเป็นดิจิตอลหรือทางกายภาพก็คือมันเป็นปัญหาเดียวกัน ผู้คนมักจะสะสมความยุ่งเหยิงทางดิจิตอลเพราะพวกเขามองไม่เห็น

ความยุ่งเหยิงเป็นธุรกิจที่ยังไม่เสร็จ ความยุ่งเหยิงยังคงอยู่ในความกระชับและคุณพกพาไปกับคุณ หากคุณมีสิ่งของดิจิทัลและคุณไม่ได้ละทิ้งมันไปและมันก็ไม่ได้มีวัตถุประสงค์และคุณได้พิจารณาแล้วว่ามันไม่มีประโยชน์นั่นก็คือความยุ่งเหยิง

ธุรกิจที่ยังไม่เสร็จสมบูรณ์ของการพูดสิ่งที่ต้องทำในใจของคุณที่คุณไม่ได้รับการดูแลหรือการให้อภัยในใจของคุณหรืออะไร - จดหมายขอบคุณคุณที่คุณยังไม่ได้เขียนขอบคุณในตัวคุณ หัวใจที่ไม่ได้แสดงออกนั่นคือความยุ่งเหยิงทั้งหมด

ดังนั้นมันจึงมีอารมณ์จิตและจากนั้นก็มีความยุ่งเหยิงแบบดิจิทัล มีความสัมพันธ์ระหว่างพวกเขากับความยุ่งเหยิงทางกายภาพเช่นกัน

Jill Duffy: พูดคุยเกี่ยวกับค่าใช้จ่ายของความยุ่งเหยิงไม่ว่าจะเป็นแบบดิจิตอลหรือแบบกายภาพ

JS: ผู้คนรู้สึกไร้พลังไม่ได้มีพลังไม่มองโลกในแง่เช่นพวกเขากำลังตกต่ำลงในชีวิต ผู้คนบอกฉันว่าพวกเขารู้สึกว่าร่างกายหายใจไม่ออกเมื่อมีความยุ่งเหยิงมากเกินไป และนั่นไม่ได้เป็นเพียงความยุ่งเหยิงทางกายภาพ แต่ยังถ่วงอยู่ในหัวของคุณ มันล้นหลาม คุณก้าวไปข้างหน้าไม่ได้! ผู้คนรู้สึกเป็นอัมพาตตรึงไม่มีพลังงาน

ไม่ว่าจะเป็นความยุ่งเหยิงทางกายภาพหรือทางดิจิตอลมันเชื่อมโยงกับความยุ่งเหยิงทางอารมณ์และจิตวิญญาณ

JD: ในหนังสือของคุณคุณยุ่งกับความยุ่งเหยิงหรือไม่?

JS: ใช่ฉันทำ! ฉันหลงใหลเกี่ยวกับมันมาก ฉันสอนการจัดการเวลาฉันเรียกว่าการขยายเวลาเป็นเวลาหลายปี มันเชื่อมต่อกันหมดแล้ว

เมื่อคุณมีความยุ่งเหยิงคุณจะต้องใช้เวลานานกว่าสองเท่าในการทำอะไรสักอย่าง ถ้าคุณคิดว่าจะอยู่ในบ้านถ้าทางเดินรกไปด้วยสิ่งของมันจะพาคุณไปสองครั้งนานกว่าจะผ่านเข้าประตู คุณไม่สามารถไปถึงประตูบ้านได้หากมีความยุ่งเหยิงมากมาย!

ในทำนองเดียวกันทางเดินในการทำกิจกรรมอาจจะรก ตัวอย่างเช่นฉันกำลังพูดคุยกับคุณและฉันต้องการที่จะมีส่วนร่วมในการสนทนา แต่ถ้ามีความยุ่งเหยิงก็จะมีความยุ่งเหยิงในหัวของฉัน ถ้าฉันกำลังคิดถึงสิ่งอื่นฉันไม่ได้อยู่กับคุณในขณะนี้ นั่นเป็นการขัดขวางเราไม่ให้มีการสนทนาที่น่าสนใจ อีเมลนับร้อยในกล่องจดหมายของฉันทำให้ฉันคิดว่า "โอ้พระเจ้าคุณสิ่งที่อยู่ในนั้นฉันยังไม่ได้ไป?"

มี 86, 400 วินาทีต่อวัน ถ้ามีคนให้หมายเลขนั้นเป็น ดอลลาร์ ดังนั้นวันหนึ่ง 86, 400 ดอลลาร์และบอกคุณว่า "คุณไม่สามารถพลิกมันได้คุณไม่สามารถตัดสินใจได้ว่าจะทำอะไรกับมันในวันอื่น" คุณจะทำอย่างไร คุณจะลงทุนอย่างชาญฉลาด คุณจะเริ่มสร้างรากฐาน

ผู้คนจำนวนมากที่มีความสามารถในการผลิตและมีความหลงใหลเกี่ยวกับเทคโนโลยีได้รับการติดตั้งในแอพใหม่และโปรแกรมใหม่และพวกเขาลืมว่าก่อนอื่นพวกเขาจะต้องเริ่มจากรากฐาน 86, 400 วินาทีต่อวันหรือ 168 ชั่วโมงต่อสัปดาห์หรือ 24 ชั่วโมงต่อวัน - คุณต้องการทำอะไรกับมัน

ฉันเริ่มต้นด้วยบทบาท ฉันเริ่มต้นด้วยรากฐาน อะไรคือบทบาทในชีวิตของคุณ? ตอนนี้ลองคิดดูเช่นแผนภูมิวงกลม คุณต้องการใช้เวลาเท่าไหร่ในการเล่นแต่ละบทบาท จากนั้นคุณมองเวลาของคุณเหมือนเป็นตัวต่อและเคลื่อนย้ายสิ่งต่างๆรอบตัว

มีค่าเสื่อมราคาเสมอ ผู้คนคิดว่าพวกเขามี 300 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ แต่จริงๆแล้วมันคือ 168

JD: นั่นพูดอะไรน่ะ? คุณมีเวลาหลายชั่วโมงต่อสัปดาห์ในฐานะบียอนเซ่?

JS: Obama, Madonna, Ghandi, Buddha, Jesus - ทุกคนมีเวลาเท่ากันในหนึ่งสัปดาห์! เมื่อผู้คนบ่นว่าพวกเขาไม่มีเวลามากพอฉันพูดว่า "หยุดเลย" เพราะพวกเขากำลังต่อสู้กับความจริงของ สิ่งที่เป็น

ความจริงความรักความหมายวัตถุประสงค์ เมื่อฉันทำงานกับผู้คนในเวลาของพวกเขาฉันถามว่า "จริงๆแล้วคุณทำอะไรกับชั่วโมง 168 ของคุณ" ก่อนอื่นพวกเขาต้องคิดออกว่าทำไมพวกเขาถึงรู้สึกว่าพวกเขาขาดดุลและทำไมพวกเขาถึงรู้สึกหนักใจ ถ้าอย่างนั้นฉันจะถามสิ่งที่เหมาะที่สุด? คุณต้องการอยู่กับ 168 ชั่วโมงที่ไหน?

นี่คือปรัชญา: เมื่อคุณสร้างขอบเขตที่ชัดเจนในเวลาของคุณคุณจะไร้ขอบเขตภายในช่วงเวลานั้น เมื่อคุณสร้างขอบเขตที่ชัดเจนให้กับสิ่งต่าง ๆ คุณสามารถไร้ขอบเขตภายในพื้นที่นั้นได้

สิ่งที่เราทำคือตั้งเจตนา ตัวอย่างเช่น "ในชั่วโมงนี้ฉันจะเตรียมรายการที่ต้องทำเพื่อไปอินเดีย" และสิ่งที่เกิดขึ้นคือมันใช้เวลาไม่ถึงห้าชั่วโมง ใช้เวลาหนึ่งชั่วโมงนั้นเพราะคุณตั้งความตั้งใจไว้

JD: ดังนั้นมันเกี่ยวกับการกำหนดขีด จำกัด ที่เหมือนจริงกับตัวคุณเองแล้วทำงานภายในขีด จำกัด นั้น

JS: ใช่ ขีด จำกัด ที่สมจริงหรืออะไรก็ตามที่คุณคิดว่าเป็นจริง ทุกคนมีความคิดของเธอเองในสิ่งที่หมายถึง เมื่อคุณสร้างเวลานั้นและคุณทุ่มเทมันคุณจะมุ่งเน้นไปที่เลเซอร์

JD: อะไรที่ผู้คนมองว่าเป็นพื้นที่ที่พวกเขาต้องการใช้เวลาน้อยลงเมื่อพวกเขาดูว่าพวกเขาใช้เวลาของพวกเขาอย่างไร

JS: ตัวอย่างบางส่วนกำลังเข้าไปในโพรงกระต่ายของโซเชียลมีเดีย ตรวจสอบอีเมลตลอดทั้งวัน จะดีกว่าถ้าทำครั้งเดียวในตอนเช้าอาจจะเป็นช่วงบ่ายหลังจากที่คุณกลับมาจากอาหารกลางวันและอีกครั้งในตอนท้ายของวัน

อีกอันหนึ่งคือการขัดจังหวะ ในสำนักงานผู้คนจำนวนมากได้รับการขัดจังหวะหากคุณมีนโยบายแบบเปิดและฉันมักจะบอกว่าคุณต้องสอนคนเกี่ยวกับวิธีการปฏิบัติต่อคุณ ฉันพูดติดตลกกับหนึ่งในลูกค้าของฉันที่ทุกคนต้องมีจำนวนก่อนที่พวกเขาจะเข้ามาในสำนักงานของเธอแทนการต่อรองเพียง

ทุกอย่างเกี่ยวกับการมีระบบ หากคุณมีการหยุดชะงักในการทำงานและคุณเป็นผู้จัดการคุณต้องสอนทุกคนที่ทำงานให้คุณเพื่อเคารพเวลาของคุณโดยอาจปิดประตู คุณอาจมีเวลาทำงานราวกับว่าคุณเป็นอาจารย์อาจพูดระหว่างเวลา 10:00 น. และ 12:00 น. ฉันเปิดให้บริการสำหรับผู้ที่มีคำถาม แต่ระหว่าง 2:00 น. ถึง 3:30 น. ฉันจะเป็น การอ่านและการวิจัย

จัดสรรเวลาของคุณเองราวกับว่าเป็นการประชุมกับคนอื่น

JD: นั่นเป็นเคล็ดลับที่ยอดเยี่ยมที่จะรักษาเวลาของคุณเองราวกับว่าเป็นการประชุม

JS: ใช่หรือได้รับการแต่งตั้งจากแพทย์ มันสำคัญเหมือนกัน

JD: แอพโปรดและบริการออนไลน์บางรายการของฉันคือแอปที่ทำงานอย่างสุดลูกหูลูกตาโดยที่ฉันไม่ต้องดำเนินการใด ๆ เช่น IFTTT, RescueTime และ EaseDo คุณมีแอพตัวโปรดที่ช่วยคุณเพิ่มเวลาหรือทำให้เวลามีค่าหรือไม่?

JS: การ เตือนความจำดีมาก มันเหมือนมีผู้ช่วยส่วนตัวเสมือน Outlook เช่นกัน มันเป็นระบบที่พยายามและจริง คุณสามารถตั้งค่าการแจ้งเตือน คุณสามารถปิดเสียงเตือนชั่วคราวได้ คุณสามารถส่งต่อให้กับคนอื่นเพื่อดูแลมันได้ ฉันรักมัน.

ฉันพยายามทำให้มันเรียบง่ายที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้และไม่มีโปรแกรมมากเกินไป อย่างที่คุณสามารถบอกได้ว่าฉันเหมือนเด็กในบางวิธีและถ้ามันซับซ้อนเกินไปฉันก็เบื่อและใจของฉันก็ไปที่อื่น

นี่คือตัวอย่าง: การสแกนแอป โปรแกรมสแกนที่ยอดเยี่ยมเหล่านี้ออกมาทุกวัน ฉันมีสี่ตัวที่ฉันกำลังตรวจสอบอยู่และฉันแค่ต้องการหาบางอย่างเพื่อให้ฉันสามารถกำจัดหนึ่งในอุปกรณ์ของฉัน ฉันพบหนึ่งทันทีดังนั้นกับคนอื่นฉันไม่ได้ใช้เวลามากเกินไปในการลองพวกเขา เมื่อฉันลองตัวอื่น ๆ ทันทีที่ฉันรู้ว่ามันไม่เหมาะสำหรับฉันลบ!

หากคุณกำลังตรวจสอบแอพที่แตกต่างกันและระบบที่แตกต่างกันและคุณพบว่ามีบางอย่างไม่ทำงานให้คุณคุณต้องลบมันแม้ว่าคุณจะจ่ายเงินให้ก็ตาม มุ่งเน้นไปที่สิ่งที่คุณรู้สึกว่าสะท้อนกับคุณและนำมันไปตลอดทาง สิ่งที่เกิดขึ้นกับผู้คนจำนวนมากคือสองสัปดาห์ต่อมาพวกเขาลองอย่างอื่นแล้วอีกครั้งพวกเขามีความยุ่งเหยิงแบบดิจิทัล

JD: ฉันสังเกตเห็นว่ารูปแบบเดียวกันนั้น ผู้ที่ชื่นชอบเทคโนโลยีต้องการลองทุกสิ่งใหม่มากกว่าเลือกแอปเดียวและทุ่มเทให้กับการใช้งาน พวกเขาไม่ได้มองว่าเป็นการลงทุนในเวลาของพวกเขา

JS: พวกเขาจะไม่ปล่อยมันไป! ฉันจะดูโทรศัพท์ที่รกของใครบางคนและพวกเขาจะมีแอพที่พวกเขาดาวน์โหลดมาหนึ่งปีแล้วและไม่เคยใช้ ฉันบอกพวกเขาว่า "ลบลบลบ!"

ผู้คนกลัวที่จะลบโปรแกรมที่ซื้อ แต่มันจะกลับมาอีกครั้งหากพวกเขาต้องการ

โปรแกรมอื่นที่ฉันชอบคือ PaperKarma หากคุณได้รับจดหมายขยะจริงทางกายภาพคุณเพียงแค่ถ่ายรูปป้ายกำกับการส่งจดหมายด้วยบาร์โค้ดและพวกเขาจะพาคุณออกจากรายการ จากนั้นจะกลับมาหาคุณและพูดว่า "สำเร็จ!" เมื่อมันทำงาน

JD: ฉันต้องการกลับไปที่ Outlook อีกครั้ง คุณบอกว่าคุณใช้การเตือนความจำมาก คุณสามารถยกตัวอย่างวันและประเภทของสิ่งที่คุณใส่ไว้เป็นตัวเตือนสิ่งที่เป็นช่วงเวลาและอื่น ๆ ?

JS: ใช่เรามาเริ่มกันที่การเตือนความจำ ในตอนต้นของแต่ละวันคุณต้องการทิ้งทุกสิ่งที่อยู่ในหัวที่คุณต้องทำ ยังไม่ได้จัดหมวดหมู่ ในตอนท้ายของสองหรือสามนาทีคุณอาจมี 25 สิ่งในนั้น จากนั้นตามสัญชาตญาณของคุณและที่คุณอยู่ในวันนี้กำหนดวันที่ต้องทำให้กับแต่ละคนดังนั้นคุณจึงมุ่งมั่นที่จะ จากนั้นคุณต้องตั้งค่าหมวดหมู่บางอย่างสำหรับรายการงานของคุณและคุณจะต้องกำหนดหมวดหมู่ให้กับแต่ละรายการ นั่นเป็นส่วนหนึ่งของมัน

จากนั้นอีกส่วนคือเมื่อคุณตั้งเวลาคุณต้องมีขอบเขตที่ชัดเจนสำหรับเวลาของคุณ ที่จุดเริ่มต้นและจุดสิ้นสุดของทุกวันคุณต้องการดูรายการที่ต้องทำและจัดลำดับความสำคัญของสิ่งที่คุณต้องการจะทำ สมมติว่าคุณเป็นนักเขียนคุณมีหมวดหมู่ "การเขียนหรือการวิจัย" คุณอาจไม่ทำงานประเภทนั้นทุกวัน คุณสามารถทำได้ในวันอังคารและวันพฤหัสบดีเท่านั้น

JD: ดูเหมือนว่าการทุ่มตลาดทางจิตนั้นมีจุดประสงค์เพื่อทำให้สมองของคุณยุ่งเหยิงเพื่อกำจัดสิ่งเหล่านั้นออกไปจากใจของคุณหลุดออกจากอกแล้วหย่อนตัวลงแล้วจัดการกับพวกมันทีละคนอย่างเป็นระบบและเป็นระบบ

JS: ใช่ และนี่คือสิ่งที่สำคัญที่สุด: ฉันไม่ต้องการให้คุณไปและตรวจสอบว่าคุณมีงานนั้นในรายการหรือไม่ จุดรวมกำลังทิ้งจิตใจ ถ้าคุณจดอะไรซักอย่างแล้วดูว่ามันอยู่ในรายการงานของคุณ 10 ครั้งแล้วและมันก็บ้าไปแล้ว - มันแสดงให้เห็นว่าคุณกำลังคิดอยู่กี่ครั้ง ตอนนี้มันเกี่ยวกับการพัฒนาระบบสำหรับการจดจำงานและทำให้สำเร็จและเชื่อมั่นว่าระบบจะทำงานให้คุณได้ซึ่งคุณสามารถพึ่งพาระบบนั้นได้ซึ่งคุณสามารถไว้ใจได้

สิ่งสำคัญอันดับหนึ่งคือการหาระบบที่เหมาะกับคุณ ลืมเกี่ยวกับสิ่งที่คนอื่นกำลังทำ

ฉันหวังว่าผู้คนสามารถทำดีท็อกซ์ดิจิตอลเป็นเวลาหนึ่งสัปดาห์เพื่อหาว่าอะไรสำคัญจริง ๆ จะเกิดอะไรขึ้นเมื่อคุณถูกน้ำท่วมด้วยสิ่งของคือ ทุกสิ่ง กลายเป็น "สำคัญ"

มรดกของคุณคืออะไร ทำไมคุณมาที่นี่บนโลก หากคุณเป็นผู้จัดการที่ บริษัท หรือผู้ประกอบการเป้าหมายหรือพันธกิจของคุณคืออะไร คุณจมอยู่กับการผลิตเพื่อประโยชน์ในการผลิตที่คุณสูญเสียสายตาของเจตนา ทำไม คุณทำอะไร

มันง่ายมาก! คุณชอบเวลาที่คุณใช้ไปหรือไม่? ความจริงของบทบาทที่คุณกำลังเล่นคืออะไร? ความจริงของเวลาที่คุณใช้จ่ายคืออะไร? มันมีความหมายกับคุณไหม? บางครั้งเราใช้เวลากับสิ่งที่มีความหมายต่อผู้อื่นและเราต้องรู้ว่ามันมีจุดประสงค์อะไร ความจริงความรักความหมายวัตถุประสงค์ มันง่ายมาก

JD: ทำไมคุณคิดว่าเป็นเพราะผู้คนจำนวนมากมีช่วงเวลาที่ยากลำบากที่จะกลับมาสู่พันธกิจหรือวัตถุประสงค์ของพวกเขา?

JS: เพราะพวกมันเต็มไปด้วยความยุ่งเหยิง

ฉันบอกให้ผู้คนหยุดและตรวจสอบความจริงความรักความหมายและจุดประสงค์ของพวกเขาและมีความระมัดระวังอย่างต่อเนื่อง ทุกอย่างจะกระจ่างมาก

JD: ถ้าคุณสามารถกระตุ้นให้มืออาชีพที่ยุ่ง ๆ เลิกความยุ่งเหยิงอย่างใดอย่างหนึ่งหรือสิ่งหนึ่งที่ทำให้ชีวิตของพวกเขาวุ่นวายคุณจะแนะนำอะไรพวกเขา?

JS: มีกล่องจดหมายของคุณที่ศูนย์

JD: คุณจะแนะนำให้พวกเขามีข้อความเป็นศูนย์หรือคุณจะแนะนำให้พวกเขายอมแพ้ต่อเป้าหมายนั้น?

JS: ฉันบอกลูกค้ารายหนึ่งว่า "ถ้าคุณสามารถล้างกล่องจดหมายออกและมีข้อความเป็นศูนย์ในตอนท้ายของวันคุณจะรู้สึกเหมือนล้านดอลลาร์" สิ่งที่ฉันหมายถึงโดยที่มีระบบเพื่อให้คุณสามารถดูข้อความสัมผัสและตัดสินใจว่ามันเป็นสิ่งที่คุณจะตอบสนองหรือตัดสินใจว่าคุณจะอ่านมันในภายหลังและใส่ลงใน อ่านโฟลเดอร์หรือตัดสินใจว่าคุณจะยกเลิกการสมัครรับรายการฉันคิดว่านั่นเป็นสิ่งหนึ่งสำหรับความยุ่งเหยิงทางดิจิทัล หากผู้เชี่ยวชาญสามารถทำให้กล่องจดหมายของพวกเขาเป็นศูนย์ได้ฉันคิดว่านั่นเป็นเป้าหมายที่ยอดเยี่ยม และฉันไม่ได้หมายความว่าคุณจะต้องลงมือทำทุกสิ่ง ฉันแค่คิดว่ามันจะช่วยให้คุณล้างใจตัวเองเพื่อที่คุณจะได้เตรียมพร้อมสำหรับสิ่งที่วันนั้นมีไว้ให้คุณหรือจะกลับบ้านและอยู่ด้วยกันอย่างเต็มที่และมีส่วนร่วมในครอบครัวของคุณหรือถ้าคุณกำลังออกเดท กับคู่ของคุณ มันคือการฝึกจิตวิญญาณจิตใจและอารมณ์