จัดระเบียบ: จัดทำเอกสารเวิร์กโฟลว์ของคุณ

พนักงานใหม่และใบหน้าที่สดใหม่ในพนักงานรวมถึงบัณฑิตที่เพิ่งจบใหม่มักจะมีเวลาเพิ่มในมือเมื่อพวกเขาเริ่มงานใหม่ การฝึกอบรมอาจใช้เวลาเป็นสัปดาห์หรือเป็นเดือนและเพื่อนร่วมงานและผู้จัดการต้องการให้คุณมีห้องหายใจในขณะที่คุณเคยชินกับสภาพแวดล้อม หนึ่งในวิธีที่มีค่าที่สุดในการใช้ช่วงเวลาดาวน์ไทม์คือจัดทำเอกสารเวิร์กโฟลว์และกระบวนการต่างๆ

การจัดทำเอกสารเวิร์กโฟลว์และกระบวนการของคุณไม่ได้มีความหมายอะไรมากไปกว่าการจดบันทึกสิ่งที่เกี่ยวข้องกับงานของคุณ เป็นทุกสิ่งที่คุณเรียนรู้เมื่อคุณยังใหม่กับสภาพแวดล้อมการทำงาน นอกจากนี้ยังนำมาซึ่งการปรับแต่งและการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดที่คุณทำกับกระบวนการเหล่านั้นเมื่อเวลาผ่านไปหรือเมื่อคุณค้นพบวิธีที่ดีขึ้นหรือมีประสิทธิภาพมากขึ้นในการทำให้งานของคุณเสร็จ

ธุรกิจและองค์กรภาครัฐที่มีขนาดใหญ่และเป็นที่ยอมรับอาจมีคู่มือการใช้งานและเอกสารอื่น ๆ มากมาย แต่จากประสบการณ์ของฉัน บริษัท ขนาดเล็กและทีมมักจะไม่ทำหรือถ้าพวกเขาทำพวกเขาล้าสมัยอย่างจริงจัง

เมื่อคุณต้องเผชิญกับการหยุดทำงานของงานใหม่ให้จัดทำเอกสารเวิร์กโฟลว์และกระบวนการหรืออัปเดตคู่มือที่คุณได้รับ ประโยชน์มีมากมายและมากมาย

ประโยชน์ของการบันทึกขั้นตอนการทำงานของคุณ

สำหรับผู้เริ่มต้นการบันทึกขั้นตอนการทำงานของคุณจะช่วยเสริมการฝึกอบรมในที่ทำงานที่คุณต้องทำ คุณจะเรียนรู้งานได้เร็วขึ้น

ประการที่สองเอกสารเหล่านี้เป็นทองคำสำหรับผู้จัดการและฝ่ายไอทีที่อาจไม่ทราบขั้นตอนและผู้ที่เกี่ยวข้องในงานของคุณซึ่งพวกเขาจำเป็นต้องรู้ทุกครั้งที่มีการเปลี่ยนแปลงหรือแนะนำเครื่องมือใหม่และต้องคำนึงถึงผลกระทบที่อาจเกิดขึ้นทั้งหมด . ให้ฉันพูดจากประสบการณ์ว่าคุณจะไม่ได้ยินอะไรนอกจากชื่นชมถ้าคุณสามารถส่งเอกสารรายละเอียดและเป็นระเบียบที่มีทุกสิ่งที่พวกเขาต้องการ ทางเลือกคือการพูดถึงพวกเขาผ่านงานเฉพาะกิจของคุณเมื่อคุณอาจลืมขั้นตอนหรือการทำผิดพลาดหรือทำผิดพลาด

ประการที่สามผู้จัดการและเพื่อนร่วมงานจะยึดเอกสารของคุณหากคุณจำเป็นต้องลางานโดยไม่คาดคิด ในทำนองเดียวกันเมื่อคุณได้รับการเลื่อนตำแหน่งใหม่หรือย้ายไปยัง บริษัท อื่นเพื่อนร่วมงานที่คุณทิ้งไว้จะต้องขอบคุณคู่มือที่อัปเดตเพื่อส่งต่อไปยังบุคคลที่เข้ามาแทน

วิธีเอกสารขั้นตอนการทำงานของคุณ

เอกสารที่คุณเขียนควรเรียบง่ายเข้าใจง่ายและเข้าถึงได้ ในกรณีส่วนใหญ่ฉันแนะนำให้สร้างเอกสารข้อความ (เช่นเอกสาร Word) ที่มีภาพฝังอยู่สองสามภาพ

แทนที่จะสร้างเอกสารขนาดใหญ่หนึ่งฉบับที่สรุปทุกอย่างให้สร้างเอกสารที่จับขั้นตอนเดียวหรือร่างชุดของขั้นตอนที่เกี่ยวข้องที่ต้องทำตามลำดับ โดยส่วนตัวฉันรู้สึกหนักใจกับเอกสารที่ยาวเกินกว่า 11 หรือ 12 หน้า ฉันชอบดูคำแนะนำง่ายๆที่อ่านง่าย 4 หรือ 5 หน้า "Dos and Don'ts" ที่อยู่ด้านล่างของบทความนี้จะช่วยให้คุณทำคู่มือที่รัดกุมและละเอียดถี่ถ้วน

ใส่บันทึกย่อได้ง่ายเมื่อใดก็ตามที่คุณมีการฝึกอบรมในที่ทำงานและถ่ายโอนบันทึกย่อเหล่านั้นลงในเอกสาร เมื่อคุณเริ่มทำงานด้วยตัวเองให้เพิ่มบันทึกย่อของคุณหรือปรับเปลี่ยนเพื่อสะท้อนงานที่คุณทำอย่างแม่นยำมากขึ้น

หากมี "ภาพรวม" สำหรับงานของคุณมีภาพรวมคร่าวๆวางไว้ที่จุดเริ่มต้นของเอกสาร จุดที่ประกอบไปด้วยภาพใหญ่คือสิ่งที่คุณควรบันทึกให้ละเอียดยิ่งขึ้นไม่ว่าจะเป็นในเอกสารเดียวกันนี้หรือในเอกสารที่มีขนาดเล็กลงหากคุณต้องการแยกย่อย ตัวอย่างเช่นในการตลาดจดหมายข่าวภาพรวมอาจมีลักษณะเช่นนี้:

• Copywriter เขียนสำเนาและส่งไปยังผู้จัดการฝ่ายการตลาด
• ผู้จัดการฝ่ายการตลาดจะตรวจทานและแก้ไขสำเนาและได้รับการอนุมัติจากผู้จัดการการตลาดอาวุโส
• ผู้จัดการฝ่ายการตลาดส่งการร้องขอเพื่อเรียกใช้การอัพเดตรายการ
• ผู้จัดการฝ่ายการตลาดมอบสำเนาสุดท้ายให้ผู้ช่วย
• ผู้ช่วยสร้างจดหมายข่าวและส่งการทดสอบการประกันคุณภาพ
• ทีมงาน QA ตรวจสอบจดหมายข่าวและส่งการเปลี่ยนแปลง ผู้ช่วยดำเนินการเปลี่ยนแปลงตรวจสอบและกำหนดการปล่อย

รายการใดรายการหนึ่งอาจมีคู่มือสามหน้าซึ่งอธิบายขั้นตอนที่จำเป็นในการดำเนินงาน ส่งสำเนาอยู่ที่ไหนและอย่างไร สำเนาต้องเป็นรูปแบบใด ใครเป็นผู้ดำเนินการอัพเดทรายการและนั่นหมายความว่าอย่างไร หรือหลายรายการอาจรวมอยู่ในคู่มือเดียวตัวอย่างเช่นสามงานที่เริ่มต้นด้วย "ผู้จัดการฝ่ายการตลาด … "

สิ่งที่คุณต้องการ

ในการเขียนขั้นตอนคุณจะต้องได้รับการฝึกฝนอย่างน้อยหนึ่งครั้ง เมื่อคุณต้องทำงานอีกครั้งให้ใช้ร่างแรกของกระบวนการของคุณเองเพื่อแนะนำคุณผ่านขั้นตอนต่าง ๆ เพื่อดูว่ามันถูกต้องและเข้าใจง่ายหรือไม่

จับภาพหน้าจอ ถ่ายภาพหน้าจอของสิ่งใด ๆ ที่ดูเหมือนจะอธิบายได้ยากในข้อความหรือภาพประกอบที่ดีที่สุด บันทึกภาพหน้าจอทั้งหมดของคุณในโฟลเดอร์ก่อนและเพิ่มลงในเอกสารหากจำเป็นเท่านั้น การมีภาพหน้าจอมากเกินไปจะทำให้คุณอ่านคู่มือของคุณไม่ได้

(มีหลายวิธีในการถ่ายภาพหน้าจอ แต่วิธีที่เร็วที่สุด: ใน Windows ให้ใช้ปุ่ม PrtScn จากนั้นฟังก์ชั่นการวางเพื่อวางรูปภาพของคุณลงในโปรแกรมแก้ไขภาพที่คุณสามารถครอบตัดและแก้ไขบน Mac ให้ใช้ Apple + Shift + 4 และลากเป้าหมายไปรอบ ๆ บริเวณที่คุณต้องการถ่ายภาพ)

ซอฟต์แวร์จับภาพหน้าจอ โปรแกรมแก้ไขภาพที่คุณใช้อาจมีเครื่องมือสำหรับทำเครื่องหมายภาพหน้าจอของคุณหากคุณต้องการเพิ่มลูกศรที่ชี้ไปยังสิ่งที่เกี่ยวข้องหรือเน้นเฉพาะส่วนของภาพ สำหรับ $ 50 โปรแกรมจับภาพหน้าจอ Snagit และ Snagit สำหรับ Mac จะทำทุกอย่างที่คุณต้องการ

เครื่องมือไดอะแกรม เวิร์กโฟลว์และขั้นตอนบางอย่างนั้นแสดงออกมาได้ดีที่สุดผ่านแผนภาพเล็ก ๆ ซอฟต์แวร์การทำแผนที่ความคิดสามารถช่วยให้คุณวาดผังงานได้อย่างรวดเร็วและถึงแม้ว่าคุณจะพบเครื่องมือสร้างไดอะแกรมเดียวกันจำนวนมากใน Microsoft PowerPoint และการเลือกที่ จำกัด มากขึ้นใน Word ภายใต้แท็บแทรก

ทำและไม่ควรทำ

• สร้างเอกสารส่วนบุคคลสำหรับกระบวนการและขั้นตอนที่แตกต่างกันแทนที่จะเป็นเอกสารขนาดใหญ่หนึ่งใบที่อธิบายงานทั้งหมดของคุณ
• ทำ อย่างละเอียด แต่ยังรัดกุม
• รวมถึงภาพหน้าจอ
• ใช้เวลาหลายสัปดาห์กว่าจะเสร็จสิ้นเอกสาร ให้เวลากับตัวเองในการไตร่ตรองกระบวนการและกลับไปที่เอกสารเพื่อตรวจสอบว่าคุณได้บันทึกอย่างถูกต้องหรือไม่
• อย่า วางประทับวันที่ที่ด้านบนของหน้าแสดงเมื่อไฟล์นั้นมีการปรับปรุงล่าสุด
• ใช้ชื่องานแทนชื่อของผู้คนเมื่อทำเอกสารเวิร์กโฟลว์
• เก็บสำเนาต้นฉบับไว้ในตำแหน่งที่แชร์เพื่อให้ผู้อื่นสามารถเรียกดูได้ง่าย
• ทำการ สำรองข้อมูลในเครื่องของไฟล์บนเดสก์ท็อปของคุณหรือในระบบคลาวด์ส่วนตัว (หรือทั้งสองอย่าง)
• ตรวจสอบและแก้ไขเอกสารของคุณปีละครั้ง คิดว่าพวกเขาเป็นเอกสารที่มีชีวิตที่ไม่เคย "เสร็จสิ้น" พวกเขากำลังพัฒนาอยู่ตลอดเวลา
• บอกเจ้านายและเพื่อนร่วมงานของคุณว่าคุณกำลังสร้างและรักษาระเบียนใหม่เหล่านี้เนื่องจากพวกเขาอาจมีข้อมูลที่มีค่าเช่นกัน
• อย่า รวมภาพตัดปะเพียงเพื่อเพิ่มแจ๊สในหน้า ทุกคนเกลียดมัน
• อย่า บ้าการจัดรูปแบบข้อความ ง่าย ๆ เข้าไว้. ใช้ตัวหนาสำหรับหัวเรื่องย่อย ใช้สัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อยและรายการหมายเลขตามความเหมาะสมเพื่อช่วยให้ผู้คนเห็นข้อมูลที่เกี่ยวข้องได้อย่างง่ายดาย ทำให้ย่อหน้าสั้นมาก
• อย่า ใช้ชื่อของผู้อื่น อ้างถึงผู้คนจากตำแหน่งงานของพวกเขา ฉันพูดแบบนี้ไปแล้วเหรอ? ใช่ฉันทำ แต่มันสำคัญมากฉันเลยพูดอีกครั้ง
• อย่า ปกป้องเอกสารของคุณมากเกินไป คุณสร้างพวกเขาเพื่อช่วยองค์กรไม่ใช่เพื่อผลประโยชน์ของคุณ แต่เพียงผู้เดียว
• อย่า ส่งเอกสารของคุณไปยัง PDF ปล่อยไว้ในรูปแบบที่สามารถแก้ไขได้ (ดูด้านบน)