จัดระเบียบ: ทำเอกสารส่วนตัวให้เป็นดิจิทัล

สารบัญ

• รับจัดระเบียบ: การแปลงเอกสารส่วนบุคคลเป็นดิจิทัล
• สิ่งที่ไม่ต้องแปลงเป็นดิจิทัล

คอมพิวเตอร์ค้นหาได้ดีมาก คอมพิวเตอร์ยังสามารถค้นคืนได้อย่างยอดเยี่ยม ไม่ว่าคุณจะค้นหาและเรียกค้นข้อมูลในบ้านของคุณได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพแค่ไหนก็มั่นใจได้คอมพิวเตอร์สามารถทำได้เร็วขึ้น

นั่นคือเหตุผลอันดับหนึ่งที่คุณควรทำสำเนาเอกสารส่วนตัวของคุณให้เป็นดิจิทัล

มีเหตุผลมากขึ้นเช่นเดียวกับความจริงที่ว่าคุณไม่สามารถแม้แต่จะรับข้อมูลเกี่ยวกับเอกสารประกันน้ำท่วมเมื่อมันอยู่บนกระดาษในห้องครัวของคุณในขณะที่เที่ยวบินที่ถูกยกเลิกได้ทิ้งคุณไว้ที่ St Kitts เนื่องจาก พายุเฮอริเคนกลับบ้าน นั่นจะเป็นเวลาที่สะดวกในการมีเอกสารดิจิทัลเข้าถึงได้จากแล็ปท็อปสมาร์ทโฟนหรือแท็บเล็ต

นี่คืออีก: คุณได้เปลี่ยนแพทย์โปรแกรมการประกันและร้านขายยาหลายครั้งในช่วงไม่กี่ปีที่ผ่านมาและตอนนี้เภสัชกรจำเป็นต้องรู้จักคุณถ้าคุณเคยใช้ยาบางอย่าง การลงชื่อเข้าใช้ระบบรักษาความปลอดภัยบางอย่างจะมีประโยชน์หรือไม่ที่มีบันทึกของใบสั่งยาทั้งหมดที่แพทย์เขียนไว้เพราะคุณซื้อกล้องของโทรศัพท์ก่อนที่จะเติมให้เต็ม

หรือบางทีคุณอาจถูกกระตุ้นให้ทำเอกสารส่วนตัวของคุณให้เป็นดิจิทัลมากขึ้นเพื่อกำจัดความยุ่งเหยิง เหตุผลในการทำนั้นไม่มีที่สิ้นสุดและข้อแก้ตัวที่ไม่ได้เริ่มต้นก็เช่นกัน ต่อไปนี้เป็นเคล็ดลับและกลเม็ดที่จะทำให้คุณไม่มีข้อแก้ตัวสำหรับการเลิกงานอีกต่อไป

สิ่งที่ต้องแปลงเป็นดิจิทัล

ก่อนที่คุณจะลดปริมาณกระดาษในบ้านของคุณคุณต้องตัดสินใจว่าเอกสารใดที่มีคุณค่าในการทำให้เป็นดิจิตอล ในหลายกรณีคุณจะต้องเก็บเอกสารต้นฉบับไว้ทำให้เอกสารดิจิทัลเป็นข้อมูลสำรอง รายการนี้อาจช่วยคุณสร้างแนวคิด:

•ภาษี

•ใบเสร็จรับเงินลดหย่อนภาษี

• paystubs

•การกระทำและสัญญาเช่า

•การรับประกัน

•หนังสือเดินทาง (หลายประเทศมีกฎเฉพาะเจาะจงเกี่ยวกับการทำสำเนาหนังสือเดินทางตรวจสอบกับรัฐบาลของคุณ)

•เอกสารสำคัญของครอบครัวเช่นสูติบัตรเอกสารรับรองบุตรใบรับรองการสมรสสูติบัตรและเอกสารการเข้าเมือง

•แบบฟอร์มประกันภัย

•บันทึกทางการแพทย์และทันตกรรมและใบสั่งยา

หากนายจ้างของคุณไม่ได้จัดทำรายการชำระเงินทางอิเล็กทรอนิกส์คุณควรเก็บต้นฉบับไว้อย่างน้อยหกเดือนหากไม่ใช่เต็มปี ธนาคารและเจ้าของที่ดินมักต้องการเอกสารเหล่านี้นอกเหนือจากแบบฟอร์มภาษี (W2s ในสหรัฐอเมริกา) เมื่อกรอกเอกสารทางการเงินหรือที่อยู่อาศัย

สำหรับหนังสือเดินทางและเอกสารทางกฎหมายอื่น ๆ โปรดใช้ความระมัดระวังในการทำสำเนา เป็นความคิดที่ดีที่จะย่อหรือขยายภาพอย่างน้อย 10 เปอร์เซ็นต์ (ดังนั้นจึงไม่ใช่ว่าคุณพยายามปลอมแปลง)

แม้ว่าคุณจะไม่คิดว่าคุณจะต้องจัดทำแบบจำลองของเอกสารเหล่านี้ แต่ก็มีบางครั้งที่คุณต้องอ้างอิงหมายเลขหนังสือเดินทางของคุณ (สำหรับแอปพลิเคชันพูด) หรือข้อมูลอื่น ๆ จากพวกเขา การค้นหาข้อมูลจากคอมพิวเตอร์ของคุณนั้นมีประสิทธิภาพมากกว่าการเริ่มขุดผ่านตู้เอกสาร