จัดระเบียบ: ชุดเครื่องมือการทำงานร่วมกัน

สารบัญ

• รับจัดระเบียบ: The Collaboration Toolkit
• การบริหารงานการจัดการโครงการการแชร์หน้าจอ

เพื่อนของฉันสองคนบอกฉันเมื่อเร็ว ๆ นี้บอกฉันว่าฉันส่งเสียงพวกเขา อย่างไร? ง่าย. ฉัน axed เธรดอีเมลที่เรามีเกี่ยวกับการจัดงานเลี้ยงอาหารค่ำครั้งใหญ่ (คุณรู้วิธีที่หัวข้อเหล่านั้น implode และไม่มีใครสามารถติดตามกับผู้ที่กล่าวว่าพวกเขาฟรีในวันที่) และแทนที่จะใช้ Doodle Doodle เป็นเว็บไซต์ฟรีที่ช่วยให้คุณสร้างแบบสำรวจออนไลน์สำหรับสิ่งต่าง ๆ ที่ผู้คนในแต่ละวันสามารถเข้าร่วมได้ฟรี ฉันใช้มันมาหลายปีเพื่อความร่วมมือส่วนใหญ่ในการกำหนดเวลาการประชุมกับผู้คนที่อาศัยอยู่ทั่วโลกและอยู่ในเขตเวลาต่างๆ

มีแอพพลิเคชั่นที่น่าตื่นตาตื่นใจมากมายที่ช่วยให้ทำงานร่วมกันได้ บางทีฉันอาจจะเป่าจิตใจของเพื่อนด้วยประสิทธิภาพของฉัน แต่มันก็ทำให้ฉันเข้าใจว่าพวกเขาไม่เคยเจอ Doodle มาก่อน!

เพื่อช่วยเหลือผู้คนที่มีความอุตสาหะในการเป็นผู้จัดงานการทำงานร่วมกันฉันต้องการแบ่งปันเครื่องมือที่ดีที่สุดที่ฉันค้นพบเพื่อให้ได้รับความคิดและความคิดที่ยอดเยี่ยมร่วมกัน

การกำหนด

Doodle ได้กลายเป็นแอพตั้งเวลาสู่การใช้งานของฉันเพราะมันฟรีและไม่ต้องการให้ผู้เข้าร่วมลงทะเบียนใช้งาน ตั้งค่าการสำรวจส่งลิงค์และให้ผู้คนตอบกลับโดยไปที่เว็บไซต์และทำเครื่องหมายในช่อง มันมีค่าสำหรับการกำหนดเวลาการประชุมหรือกิจกรรมทางสังคมกับกลุ่มใหญ่

เมื่อทุกคนใช้ระบบปฏิทินเดียวกันเช่นปฏิทินของ Outlook โดยปกติคุณสามารถทำให้สมาชิกในทีมของคุณมองเห็นปฏิทินของคุณซึ่งสามารถช่วยกำหนดเวลาได้ แต่สถานการณ์เหล่านั้นอาจไม่ได้ผลสำหรับทุกคน ตัวเลือกอื่นคือ Tungle.me ซึ่งมีองค์ประกอบเดียวกันของ Doodle เช่นเดียวกับความสามารถในการทำให้เวลาว่างและไม่ว่างของคุณเป็นสาธารณะหรือปรากฏแก่บางคน

การแชร์เอกสารและโฟลเดอร์

คุณทำให้ไฟล์พร้อมใช้งานสำหรับทุกคนที่คุณทำงานร่วมกันได้อย่างไร อย่าส่งอีเมลไปรอบ ๆ ! นั่นเลอะเทอะและติดตามยาก คุณต้องการวิธีที่ดีกว่าในการแบ่งปันเอกสารและโฟลเดอร์

โซลูชันที่ง่ายที่สุดมาในรูปแบบของบริการการซิงค์ไฟล์เช่น Dropbox หรือ SugarSync จริง ๆ แล้วฉันใช้ทั้ง SugarSync สำหรับไฟล์งานและ Dropbox สำหรับไฟล์ส่วนบุคคล ฉันเคยใช้พวกเขาเพื่อแบ่งปันเอกสารกับทุกคนรวมถึงบรรณาธิการและทนายความของฉัน

ฉันพบว่า Dropbox และ SugarSync ง่ายกว่ามากในการติดตั้งและใช้งานและโน้มน้าวให้คนอื่นใช้ - มากกว่าไซต์ FTP ซึ่งเป็นวิธีการแบ่งปันไฟล์และโฟลเดอร์ในโรงเรียนที่เก่าแก่กว่า

การแก้ไขการทำงานร่วมกันแบบอะซิงโครนัส

อีกเหตุผลหนึ่งในการใช้ Dropbox, SugarSync หรือบริการซิงค์ไฟล์อื่นสำหรับการจัดระเบียบการทำงานร่วมกันเป็นเพราะพวกเขาอนุญาตให้หลาย ๆ คนแก้ไขเอกสารเดียวแม้ว่าโดยทั่วไปจะไม่พร้อมกัน กล่าวอีกนัยหนึ่งคุณไม่สามารถดูคนอื่นแก้ไขไฟล์ในเวลาจริง การเปลี่ยนแปลงเกิดขึ้นในพื้นที่และจะปรากฏเฉพาะกับกลุ่มเมื่อบุคคลที่ทำการแก้ไขอัปโหลดเอกสารกลับไปยังตำแหน่งที่ใช้ร่วมกัน

บริการเหล่านี้ไม่ได้ทำให้คุณมีความละเอียดในสิ่งที่ผู้ทำงานร่วมกันสามารถทำได้และไม่สามารถทำได้ (เช่นคุณไม่สามารถให้ Kate สามารถแก้ไขไฟล์ X และ Y แต่ไม่ใช่ Z ) แต่ให้สิทธิ์ขั้นพื้นฐาน ตัวอย่างเช่นคุณสามารถแบ่งปันได้โดยส่งลิงก์แบบอ่านอย่างเดียวหรือคุณสามารถเชิญบุคคลอื่นให้เข้าถึงสิ่งต่างๆในโฟลเดอร์ที่แชร์

การแก้ไขการทำงานร่วมกันแบบซิงโครนัส

Google Drive (เดิมคือ Google เอกสาร) มีหนึ่งในคุณสมบัติการทำงานร่วมกันที่น่าประทับใจที่สุดที่ฉันเคยเห็น: ความสามารถในการแก้ไขร่วมกันแบบเรียลไทม์

ฉันเคยทำงานกับผู้ร่วมงานที่อยู่ในสถานะอื่นและเรามีการประชุมทางโทรศัพท์ทุกสัปดาห์ซึ่งหมายถึง "การประชุมที่ทำงาน" กล่าวคือเราได้พูดถึงสถานะของโครงการในขณะที่การทำงานพร้อมกันทำให้สถานะของโครงการดีขึ้น เราใช้สเปรดชีตธรรมดาใน Google เพื่อบันทึกงานที่ต้องทำและทำเครื่องหมายด้วยการจัดลำดับความสำคัญ ในระหว่างสัปดาห์เราสามารถเพิ่มบันทึกได้ตามต้องการ จากนั้นในระหว่างการประชุมของเราเราสามารถผ่านรายการดำเนินงานตามเวลาจริงในขณะที่โทรศัพท์และทำเครื่องหมายพวกเขาออก อย่างไรก็ตามบางครั้งเขาจะเห็นบางอย่างในรายการและพูดว่า "นั่นหมายความว่าอย่างไร" ฉันจะอธิบาย และเขาจะเปลี่ยนวิธีการเขียนงานต่อหน้าต่อตาของฉันดังนั้นฉันจึงมั่นใจว่าการแปลงานของเขานั้นมีความหมายเหมือนกับที่ฉันตั้งใจไว้ มันเป็นความสุขที่เกิดจากความร่วมมือ

เครื่องมือของ Google ทำงานได้ไม่เพียง แต่สำหรับสเปรดชีต แต่ยังนำเสนอและเอกสารข้อความเช่นกัน