จัดระเบียบ: แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับ gmail

สารบัญ

• รับการจัดระเบียบ: แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับ Gmail
• คลังเก็บ Gmail, การทำงานเป็นกลุ่ม, Labs

Gmail เป็นหนึ่งในบริการอีเมลยอดนิยม ไม่ว่าคุณจะใช้เพื่อการสื่อสารส่วนตัวทำงานหรือทั้งสองอย่างคุณจะได้รับประโยชน์มากกว่าหากคุณเข้าใจว่าคุณสมบัติหลักบางอย่างทำงานอย่างไร

Get Organized ฉบับประจำสัปดาห์นี้อธิบายถึงคุณสมบัติที่เป็นลายเซ็นของ Gmail และอธิบายวิธีการใช้งานให้ดีที่สุดเพื่อให้บัญชีอีเมลของคุณมีการจัดระเบียบอย่างมีประสิทธิภาพเพื่อให้คุณสามารถทำงานได้มากขึ้น

หัวข้อข้อความ

ดังที่ผู้ใช้ Gmail ทุกคนรู้ว่าการแลกเปลี่ยนอีเมลอย่างต่อเนื่องจะถูกซ้อนกันเป็นชุดข้อความ จำนวนข้อความในเธรดจะปรากฏในวงเล็บเสมอถัดจากข้อสรุปของชื่อในการแลกเปลี่ยนจำนวนเธรดหากคุณต้องการ

เธรดข้อความเป็นหนึ่งในคุณสมบัติที่ฉันโปรดปรานของ Gmail เพราะเมื่อมีคนหกคนตอบกลับอีเมลกลุ่มเดียวสิ่งที่ฉันเห็นคือหนึ่งกระทู้ที่ยังไม่ได้อ่านแทนที่จะเป็นข้อความที่ยังไม่ได้อ่านหกข้อความ สิ่งที่ฉัน internalize คือมีการอภิปรายที่ต้องให้ความสนใจฉัน หากฉันเห็นข้อความที่ยังไม่ได้อ่านหกข้อความฉันจะรู้สึกว่าหกสิ่งนั้นต้องการความสนใจแทน

เมื่อคุณเปิดเธรดข้อความที่คุณอ่านแล้วจะยังคงถูกยุบขณะที่ข้อความที่ยังไม่ได้อ่านขยาย

แนวปฏิบัติที่ดีที่สุด: หนึ่งในเทคนิคที่ดีที่สุดในการจัดการเธรดคือการทำให้พวกเขาเหมือนเดิมตราบใดที่พวกเขาไม่เบี่ยงเบนหัวข้อ เมื่อพวกเขาเปลี่ยนหัวข้อเริ่มหัวข้อใหม่โดยการเปลี่ยนหัวเรื่องเมื่อคุณตอบกลับ คุณไม่จำเป็นต้องเริ่มข้อความใหม่ทั้งหมด ผู้รับทั้งหมดจะรวมอยู่ในเธรดใหม่และประวัติของการสื่อสารของคุณจะยังถูกเก็บถาวรภายในข้อความนั้นภายใต้จุดไข่ปลาที่ระบุว่า "แสดงเนื้อหาที่ถูกตัดทอน" เมื่อคุณโฮเวอร์เหนือ (ดูด้านล่าง) เพื่อให้ทุกคนสามารถอ้างอิง มัน.

ป้ายกำกับ

หากมีคุณสมบัติเดียวที่บ่งบอกถึง Gmail ก็จะเป็นป้ายกำกับ วิธีทำความเข้าใจป้ายกำกับคือการอธิบายสิ่งที่ไม่ใช่: โฟลเดอร์ ป้ายกำกับใน Gmail มักจะมีลักษณะเหมือนโฟลเดอร์และมีขอบเขตเหมือนกันในบางส่วน แต่ป้ายกำกับนั้นแตกต่างจากโฟลเดอร์และการเข้าใจผิดว่าเป็นโฟลเดอร์จะเป็นการ จำกัด สิ่งที่คุณสามารถทำได้กับ Gmail

ผมขอเริ่มด้วยการอธิบายเกี่ยวกับโฟลเดอร์สักหน่อย โฟลเดอร์อีเมลมักจะออกแบบในโครงสร้างแบบต้นไม้ที่มีความสามารถในการเพิ่มโฟลเดอร์ย่อยทำงานคล้ายกับโฟลเดอร์ในโลกแห่งความเป็นจริง คุณยื่นสิ่งต่าง ๆ ลงไป หากคุณมีข้อความที่จะส่งคุณสามารถส่งได้เฉพาะในโฟลเดอร์เดียว

ป้ายกำกับใน Gmail มีลักษณะเหมือนโฟลเดอร์ที่น่ากลัวตั้งแต่แรกเห็น เมื่อคุณสร้างป้ายกำกับใหม่จะปรากฏบนรางด้านซ้ายคล้ายกับตำแหน่งที่คุณจะเห็นโฟลเดอร์ (พร้อมการตั้งค่าเริ่มต้น) ใน Yahoo! Mail, Hotmail และ Outlook ป้ายกำกับ Gmail เหล่านี้สามารถกำหนดสีให้กับพวกเขาได้ทำให้พวกเขาดูเหมือนโฟลเดอร์มากขึ้น

ดังนั้นความแตกต่างคืออะไร?

เธรดข้อความใด ๆ ที่ระบุสามารถมีป้ายกำกับได้มากกว่าหนึ่งป้ายเช่น "งาน" "ตุลาคม 2012" และ "ด่วน" Gmail ยังให้ป้ายกำกับสองรายการแก่คุณโดยอัตโนมัติ: ดาวและ "สำคัญ" ที่กำหนดโดยแท็กสีเหลืองที่ด้านซ้ายของข้อความที่ส่งถึงคุณโดยตรงเช่นไม่ใช่ listservs, หรือการส่งจดหมายจำนวนมาก

นึกถึงป้ายกำกับเช่นแท็ก และป้ายกำกับภาพที่คุณเห็นบนรางซ้าย - คิดว่าเป็นปุ่มลัดเพื่อจัดเรียงข้อความทั้งหมดที่มีแท็กบางอย่าง โปรดทราบว่าแม้แต่กล่องจดหมายของคุณก็เป็นเพียงแค่ป้ายกำกับ เมื่อคุณคลิกที่ป้ายกำกับบนรางด้านซ้ายคุณจะเห็นข้อความใหม่ปรากฏขึ้นโดยอัตโนมัติในช่องค้นหาที่ด้านบน

ข้อความนี้ช่วยปรับแต่งการค้นหาของคุณให้เป็นข้อความที่มีป้ายกำกับที่เป็นปัญหาเท่านั้น โปรดจำไว้ว่า Google เป็น บริษัท ที่อยู่เบื้องหลัง Gmail และ Google นั้นเป็น บริษัท ที่ก่อตั้งขึ้นเป็นเครื่องมือค้นหา

วิธีปฏิบัติที่ดีที่สุด: ใช้ป้ายกำกับใน Gmail อย่างอิสระเพราะไม่ได้ใช้แทนโฟลเดอร์ แต่เป็นวิธีจัดหมวดหมู่หรือติดแท็กรายการและทำให้สามารถค้นหาได้มากขึ้น

ผู้ใช้ระดับสูงควรสำรวจพื้นที่การตั้งค่าเพื่อกำหนดค่าแอตทริบิวต์การติดฉลากขั้นสูงเพิ่มเติม ตัวอย่างเช่นคุณสามารถตั้งค่ากฎหรือตัวกรองเพื่อเบี่ยงเบนจดหมายบางประเภทไปยังป้ายกำกับและให้ป้ายกำกับนั้นปรากฏในบานหน้าต่างด้านซ้ายของคุณเฉพาะเมื่อมีข้อความที่ยังไม่ได้อ่าน