จัดระเบียบ: 7 วิธีในการจัดระเบียบผู้ติดต่อโดยอัตโนมัติ | จิลล์ดัฟฟี่

คุณใช้ที่อยู่อีเมลจำนวนเท่าใด คุณมีฐานข้อมูลผู้ติดต่อเป็นจำนวนเท่าใด การรักษาสมุดที่อยู่ของคุณให้เป็นปัจจุบันเป็นสิ่งที่เจ็บปวด โชคดีที่มีวิธีการในการอัปเดตและสำรองข้อมูลรายชื่อผู้ติดต่อของคุณโดยอัตโนมัติ

ที่นี่ฉันจะแบ่งปันกับคุณเจ็ดวิธีที่คุณสามารถจัดระเบียบรายชื่อผู้ติดต่อของคุณโดยอัตโนมัติ ห้าเทคนิคใช้ IFTTT เว็บไซต์และบริการฟรีที่หมายถึง "ถ้าเป็นเช่นนั้น" IFTTT ทำงานเช่นนี้: คุณอนุญาตให้มีการเข้าถึงบัญชีออนไลน์ที่แตกต่างกันที่คุณใช้เช่น Gmail, Evernote, รายชื่อ iOS และอื่น ๆ จากนั้นคุณสร้าง "ถ้าเป็นเช่นนั้น" สถานการณ์ (หรือ "สูตรอาหาร" ตามที่พวกเขาเรียกว่า) ซึ่งบริการดำเนินการ ฉันจะแสดงตัวอย่างให้คุณดู คุณไม่จำเป็นต้องรู้วิธีเขียนโค้ดหรือเขียนสคริปต์เพื่อสร้างสูตรอาหาร มันง่ายมากจริงๆ

ฉันชอบที่จะใช้เว็บไซต์ IFTTT บนหน้าจอคอมพิวเตอร์หรือแล็ปท็อปขนาดใหญ่ แต่มีแอพ IFTTT iPhone และแอพ IFTTT Android ที่เพิ่งเปิดตัวหากคุณต้องการทำงานบนอุปกรณ์พกพา

ดังนั้นนี่คือห้าวิธีในการใช้ IFTTT (และสองวิธีโบนัสโดยใช้เครื่องมืออื่นนอกเหนือจาก IFTTT) เพื่อช่วยคุณจัดระเบียบสำรองและดูแลสมุดที่อยู่ของคุณโดยทั่วไป ลงทะเบียนเพื่อรับบัญชี IFTTT ฟรีและมองหาสูตรอาหารเหล่านี้ในส่วน "เรียกดู" ของเว็บไซต์ คุณจะสังเกตเห็นว่าสูตรที่รวมอยู่ในที่นี้มีความคล้ายคลึงกัน แต่ใช้บริการที่แตกต่างกัน สำหรับคำแนะนำเพิ่มเติมสำหรับระบบอัตโนมัติโปรดดู 101 สูตร ifttt ที่ดีที่สุด

1. ถ้ามีอีเมล Gmail ใหม่แล้วให้เพิ่ม 'จากที่อยู่' ลงใน Google ไดรฟ์

เปิดใช้งานสูตรอาหารนี้และเมื่อมีข้อความ Gmail ใหม่มาถึงคุณจะมีบันทึกที่อยู่อีเมลของผู้ส่งโดยอัตโนมัติในสเปรดชีต Google ไดรฟ์ ในการทดสอบสูตรนี้ฉันสังเกตเห็นว่าคุณจะได้รับข้อมูลซ้ำซึ่งน่ารำคาญและน้อยกว่าอุดมคติ หากคุณมีวิธีที่ชาญฉลาดและเป็นอัตโนมัติในการยกเลิกการดักรายการนี้โปรดแชร์ในความคิดเห็น!

2. หากมีการเพิ่มผู้ติดต่อใหม่ไปยังผู้ติดต่อ iOS จากนั้นเพิ่ม 'จากที่อยู่' ลงใน Google ไดรฟ์

ระบบอัตโนมัตินี้ทำงานเหมือนกับก่อนหน้านี้ยกเว้นว่าจะใช้รายชื่อ iOS แทนข้อความ Gmail ใหม่ ด้วยเหตุนี้จึงไม่ประสบปัญหาซ้ำซ้อนที่ระบุข้างต้น ด้านล่างมันมีไว้สำหรับผู้ใช้ Apple เท่านั้น

3. หากมีการเพิ่มผู้ติดต่อใหม่ไปยังผู้ติดต่อ iOS จากนั้นเชิญให้เชื่อมต่อบน LinkedIn

เปิดสูตรนี้และมันจะช่วยให้คุณรักษาฐานข้อมูลการเชื่อมต่อ LinkedIn ของคุณ คุณสามารถใช้นอกเหนือไปจากสูตรการติดต่อ iOS อื่น ๆ (คุณไม่ได้ จำกัด เพียงสูตรเดียว) แต่อีกครั้งเฉพาะเมื่อคุณเป็นผู้ใช้ Apple

4. หากมีอีเมลใหม่มาถึง Gmail ให้เพิ่มที่อยู่อีเมลของผู้ส่งต่อท้ายโน้ตใน Evernote

สูตรนี้เป็นสูตรเดียวในรายการนี้ที่ไม่ได้ทำไว้ล่วงหน้าใน IFTTT และมีอยู่ในส่วน "เรียกดู" แต่ฉันได้แบ่งปันแล้วดังนั้นจึงควรเผยแพร่สู่สาธารณะในขณะนี้ เช่นเดียวกับสูตร Gmail ก่อนหน้า (หมายเลขหนึ่งในรายการนี้) คุณจะมีรายการที่ซ้ำกันเมื่อมีอีเมลใหม่มาถึง แต่อย่างน้อยคุณก็จะมีข้อมูลสำรองของผู้ติดต่อของคุณ

5. หากมีการเพิ่มผู้ติดต่อใหม่ลงในที่ติดต่อ iOS ให้ต่อท้ายหมายเหตุกับ Evernote

นี่คืออีกหนึ่งสำหรับผู้ใช้ iOS สำรองข้อมูลผู้ติดต่อ iOS ของคุณไปที่ Evernote ตามที่เขียนสูตรนี้จะจับชื่อผู้ส่งหมายเลขโทรศัพท์ที่อยู่อีเมลที่อยู่สังกัด (องค์กร / บริษัท ) ชื่องานบันทึกและวันที่ที่เพิ่ม คุณสามารถแก้ไขสูตรเพื่อแยกฟิลด์ใด ๆ ได้หากต้องการ

เคล็ดลับสองโบนัส

ในขณะที่ IFTTT เป็นบริการที่ยอดเยี่ยมที่ใช้งานง่าย แต่ฉันมีกลยุทธ์อีกสองวิธีในการจัดระเบียบข้อมูลการติดต่อ

6. ส่งต่อข้อความไปยังรูปแบบที่กำหนดเองของที่อยู่ Gmail ของคุณ

หนึ่งใช้เคล็ดลับ Gmail เก่า ระยะเวลาในที่อยู่ Gmail ของคุณปรากฎว่าไม่มีผลต่อการส่งจดหมายถึงคุณ ดังนั้นและทั้งสองส่งไปยังบัญชีเดียวกัน จากนั้นเคล็ดลับก็คือการตั้งค่ากฎใน Gmail ซึ่งจะกรองรูปแบบต่างๆตามที่อยู่ Gmail ของคุณ ฉันตั้งค่ากฎว่าหากจดหมายขาเข้าถูกส่งไปยังที่อยู่ Gmail ส่วนตัวของฉันโดยมีสองช่วงเวลาที่กำหนดไว้เป็นพิเศษในชื่อข้อความจะข้ามกล่องจดหมายเข้าและมีข้อความกำกับว่า "ที่อยู่ติดต่อ" ฉันใช้ที่อยู่นั้นเมื่อฉันได้รับอีเมลที่ส่งถึงที่อยู่ที่ทำงานของฉันซึ่งมาจากใครบางคนที่กลายเป็นผู้ติดต่อส่วนตัว: ฉันส่งต่อข้อความไปยังที่อยู่ Gmail หรือการตอบกลับรูปแบบพิเศษของฉัน ผลที่ได้คือคนเหล่านั้นและประวัติอีเมลตอนนี้อยู่ใน Gmail ส่วนตัวของฉันสามารถค้นหาได้ทั้งหมด แต่ซ่อนตัวจากสายตาของกล่องจดหมายของฉัน

7. อัตโนมัติเพิ่มไปยังรายชื่อเข้าและอีเมล์ที่มีอยู่

เคล็ดลับที่สองคือการใช้แอปพลิเคชันฟรี EaseDo สำหรับ Android หรือ EaseDo สำหรับ iPhone มันเป็นแอพผู้ช่วยส่วนตัวที่มีระบบอัตโนมัติหลายสิบตัวที่คุณสามารถเลือกเปิดใช้งานได้ มีระบบอัตโนมัติที่เรียกว่าข้อมูลการติดต่อซึ่งจะค้นหาข้อมูลติดต่อใหม่และที่มีอยู่จากบัญชีอีเมลที่คุณให้สิทธิ์ในการเข้าถึง จากนั้นจะเพิ่มบุคคลที่พบในบัญชีผู้ติดต่อ, Evernote, Salesforce และ LinkedIn หรือสิ่งใดก็ตามที่คุณเลือก EaseDo มักจะจดจำเมื่อมีผู้ติดต่ออยู่แล้วกำจัดปัญหาการทำซ้ำที่ฉันจดบันทึกไว้ในระบบอัตโนมัติอื่น ๆ และ ยังมีระบบกำจัดข้อผิดพลาดอัตโนมัติที่คุณสามารถเรียกใช้เพื่อล้างข้อมูลผู้ติดต่อที่มีอยู่ของคุณ

การรักษาผู้ติดต่อของคุณให้เป็นระเบียบสำรองและทันสมัยเป็นหนึ่งในงานที่ต้องบำรุงรักษา แต่เมื่อคุณทำการบำรุงรักษาโดยอัตโนมัติมันแทบไม่มีงานเหลืออยู่บนบ่าของคุณ