จัดระเบียบ: 7 เคล็ดลับที่จำเป็นสำหรับผู้ใช้งานที่หย่อน

ทีมจำนวนมากกำลังเคลื่อนการสื่อสารภายในออกห่างจากอีเมลและไปยังแอพส่งข้อความเช่น Slack Slack กลายเป็นหนึ่งในเครื่องมือยอดนิยมที่กลุ่มใช้ในการสื่อสารและทำงานร่วมกัน แต่ก็ไม่จำเป็นว่าจะต้องมีประสิทธิภาพมากกว่าอีเมลด้วยตัวเอง

เพื่อให้ได้ประโยชน์สูงสุดจาก Slack คุณจะต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณใช้คุณสมบัติหลักบางประการที่ทำให้แอพแตกต่างจากอีเมล

เคล็ดลับการเพิ่มผลผลิตที่ฉันเคยเห็นสำหรับ Slack นั้นเกี่ยวข้องกับการเรียนรู้แป้นพิมพ์ลัดการเชื่อมต่อแอพของบุคคลที่สามและการตั้งค่าคำสั่งอัตโนมัติโดยใช้ IFTTT สิ่งต่าง ๆ เหล่านั้นมีประโยชน์จริง ๆ แต่ฉันคิดว่าคุณสามารถได้รับผลตอบแทนตรงเวลามากขึ้นโดยเริ่มจากการให้ความสำคัญกับคุณลักษณะที่จำเป็นการปรับแต่งและแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด สิ่งเหล่านี้มีทั้งง่ายต่อการเรียนรู้และมีแนวโน้มที่จะส่งผลกระทบต่อประสิทธิภาพของ Slack ของคุณ

1. เพิ่มการแจ้งเตือนสำหรับคำหลักและวลี

หากต้องการมีประสบการณ์การใช้งาน Slack การตั้งค่าแรกที่คุณควรปรับอย่างหนึ่งคือการแจ้งเตือนของคุณ คุณควรเน้นเป็นพิเศษในการแจ้งเตือนสำหรับคำที่มีความหมายพิเศษสำหรับคุณ

คลิกชื่อของคุณที่ด้านบนซ้ายและเลือกการตั้งค่า ไปที่การตั้งค่าการแจ้งเตือน เลื่อนลงไปยังตำแหน่งที่คุณเห็นคำที่ไฮไลต์ คำหรือวลีใด ๆ ที่คุณพิมพ์ที่นี่จะทำให้เกิดการแจ้งเตือนเมื่อมีคนใช้

คุณไม่จำเป็นต้องใช้เครื่องหมายคำพูดสำหรับคำที่มากกว่าหนึ่งคำและคำนั้นไม่ต้องตรงตามตัวพิมพ์ใหญ่ - เล็ก

2. ปรับแต่งการแจ้งเตือนช่อง

ไม่ใช่ว่าทุกช่องที่คุณเข้าร่วมนั้นสำคัญพอ ๆ กับช่องอื่น ๆ และคุณอาจไม่ต้องการฟัง bing, ring, ding, buzz หรือ boop ทุกครั้งที่มีคนพูดถึงช่องที่ทำให้ @everyone ส่งเสียงร้องออกมา ในทำนองเดียวกันอาจมีแชแนลบางตัวที่ใช้คำหลักที่สำคัญกับคุณ แต่การใช้คำหลักนั้นในบางแชแนลไม่ใช่ คุณสามารถยกเว้นการแจ้งเตือนสำหรับคำหลักและวลีจากแชแนลที่เลือก

เริ่มต้นด้วยการไปที่ช่องที่คุณต้องการปรับ ที่ด้านบนของหน้าคลิกที่ชื่อของช่องจากนั้นเลือกการตั้งค่าการแจ้งเตือนช่อง ทำการปรับเปลี่ยนของคุณในกล่องที่ปรากฏขึ้น

3. ใช้ @Everyone และ @Channel Sparingly

เคล็ดลับการเพิ่มผลผลิตนี้เป็นเรื่องเกี่ยวกับมารยาท Slack มากกว่าคุณสมบัติหรือตัวเลือกพิเศษใด ๆ : ใช้ @everyone และ @channel เท่าที่จำเป็น

การใช้ข้อความเสริมอย่างใดอย่างหนึ่งเหล่านี้เทียบเท่ากับการส่งอีเมลระเบิดให้กับทุกคนสิ่งที่คุณและทีมของคุณอาจพยายามหลีกเลี่ยงโดยใช้ Slack ในตอนแรก

4. เพิ่มชื่อแทนอีเมลหย่อนลงในที่ติดต่อของคุณ

ฉันรักที่ทีมสามารถส่งข้อความไปยัง Slack โดยส่งต่ออีเมลไปยังที่อยู่พิเศษ แต่ฉันเกลียดที่อยู่อีเมลเป็น gobbledygook

ทำตัวเองให้เป็นที่โปรดปรานโดยการเพิ่มชื่อแทนอีเมลหย่อนลงในสมุดที่อยู่ของคุณและให้ชื่อที่น่าจดจำมากขึ้น ตัวอย่างเช่นหากคุณใช้การส่งต่ออีเมลเพื่อแจ้งเตือนทีมของคุณเกี่ยวกับการรายงานข่าวให้ตั้งชื่อที่อยู่อีเมล Slack Press Coverage หากคุณใช้เพื่อส่งต่อข่าวเรียกว่า Slack News ด้วยวิธีนี้เมื่อสมองของคุณคิดว่าจะส่งอีเมลไปยัง Slack นิ้วของคุณสามารถเริ่มพิมพ์ "Slack" ซึ่งเหมาะสมแล้ว

ค้นหาอีเมลแทน (หรือตั้งค่า) โดยไปที่การตั้งค่าแอพและการรวมระบบแบบกำหนดเองของทีม หน้าใหม่จะเปิดขึ้น เลือกกำหนดค่าที่ด้านบนขวา มองหาอีเมล หากต้องการรับที่อยู่อีเมลที่ตั้งค่าไว้แล้วให้เลือกแก้ไขการกำหนดค่า คุณสามารถคัดลอกและวางนามแฝงได้จากที่นั่น

5. พิมพ์ / สำหรับคำสั่งและทางลัด

คุณสามารถใช้เวลามากในการเรียนรู้คำสั่งและแป้นพิมพ์ลัด แต่ฉันคิดว่าการใช้เวลาให้ดีขึ้นสำหรับผู้ใช้ที่ไม่ใช้พลังงานของ Slack คือการจำไว้ว่าคุณสามารถพิมพ์เครื่องหมายทับหน้าตอนต้นของข้อความใด ๆ และดูรายการ ตัวเลือกสำหรับคำสั่ง

เลือกคำสั่งที่คุณต้องการจากรายการเพียงพิมพ์ตัวอักษรถัดไปของคำสั่งนั้น

6. เพิ่มการเตือนความจำ

เมื่อคุณเปิดโลกแห่งการออกคำสั่งด่วนใน Slack สิ่งที่ควรค่าแก่การเรียนรู้คือการเตือนความจำ พิมพ์ "/ เตือนความจำ" และให้ Slack ให้คุณเติมที่เหลือ

คุณสามารถเพิ่มการเตือนสำหรับตัวคุณเองเพื่อนร่วมทีมหรือทั้งช่อง คุณสามารถตั้งค่าการเตือนความจำเพื่อเตือนทุกคนในทีมของคุณให้ล้างตู้เย็นวันศุกร์เวลา 16:40 น

7. เพิ่มสีลงในแถบด้านข้างของคุณ

หากคุณใช้ Slack มากกว่าหนึ่งกลุ่มหรือวัตถุประสงค์มันอาจสร้างความสับสนในการกระโดดจากบัญชีหนึ่งไปยังอีกบัญชีหนึ่งเว้นแต่คุณจะตั้งค่าธีมที่แตกต่างกันสำหรับแถบด้านข้างของคุณ

ฉันขอแนะนำให้เลือกชุดรูปแบบที่แตกต่างกันมากที่สุดเพื่อช่วยให้คุณรับรู้ได้อย่างรวดเร็วและง่ายดายว่าคุณอยู่ทีมใดในเวลาใดก็ตาม