จัดระเบียบ: 5 วิธีในการส่งอีเมลที่ดีขึ้น

มีปรัชญาและวิธีการมากมายในการใช้อีเมลอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น พวกเขาเป็นพื้นฐานสำหรับการ จำกัด สิ่งที่ทำให้ไขว้เขวและมีประสิทธิผลมากขึ้น แต่คุณต้องรู้ด้วยว่ามีเครื่องมืออะไรบ้างที่จะช่วยให้คุณไปยังสถานที่ที่มีประสิทธิผลมากขึ้น

ผู้ให้บริการอีเมลและนักพัฒนาแอปบุคคลที่สามได้คิดค้นเครื่องมือพิเศษบางอย่างที่ทำให้อีเมลมีประสิทธิภาพมากขึ้น มีห้าอย่างที่ฉันคิดว่ามีผลกระทบมากที่สุดและใช้ได้อย่างกว้างขวางที่สุด พวกเขาจะช่วยคุณ

• เขียนอีเมลได้ดีขึ้น
• เปลี่ยนอีเมลให้เป็นภาระงาน
• ยกเลิกการส่งอีเมล
• กำหนดการส่งอีเมลและ
• ปิดเสียงอีเมลชั่วคราว

เขียนได้ดีขึ้น

การเขียนอีเมลที่ยาวหรือไม่ชัดเจนโดยไม่จำเป็นนั้นเป็นการเสียเวลาเปล่า ผู้รับอาจไม่มีเวลาอ่านในตอนแรกหรืออาจเสียเวลาลองอ่านเพื่อทำความเข้าใจกับพวกเขาหรืออาจต้องตอบกลับผู้ส่งเพื่อขอความกระจ่าง นอกจากนี้ยังมีเวลาที่เสียไปกับการเขียนพวกเขาตั้งแต่แรก

มีแอพสองตัวที่ทำงานอย่างหนักเพื่อช่วยให้คุณเขียนอีเมลได้ดีขึ้นเพราะพวกเขามุ่งเน้นไปที่การเขียนของตัวเอง: Grammarly และ Crystal

Grammarly เป็นปลั๊กอินที่ทำงานคล้ายตัวตรวจการสะกดคำเพื่อวิเคราะห์ไวยากรณ์และให้คำแนะนำที่ชาญฉลาดเกี่ยวกับวิธีการกระชับภาษาของคุณเขียนอย่างชัดเจนและแก้ไขข้อผิดพลาดทั่วไป มันมีความสามารถที่โดดเด่นในการสังเกตข้อผิดพลาดของ ESL โดยเฉพาะ

Crystal เป็นปลั๊กอินและทำให้คุณสามารถปรับแต่งภาษาของอีเมลของคุณเพื่อดึงดูดผู้รับ มันใช้งานได้เช่นนี้: Crystal จะค้นพบผู้รับของคุณออนไลน์ไม่ว่าจะเป็นบัญชี Twitter หน้า Facebook และอื่น ๆ และดูว่าพวกเขาใช้และตอบสนองต่อภาษาอย่างไร พวกเขากระชับและตรง? หรือพวกเขามีแนวโน้มที่จะได้รับการสนทนานาน Crystal เป็นแนวทางในการเขียนของคุณ

หากคุณไม่ใช่นักเขียนที่แข็งแกร่งการแจ้งที่ชัดเจนมากของคริสตัลอาจช่วยให้คุณค้นหาคำที่จะเขียนสิ่งที่คุณต้องการพูดได้อย่างแท้จริง นั่นเป็นข้อเสนอที่มีค่า แต่มีบางอย่างเกี่ยวกับมันที่ทำให้ฉันผิดทาง มีหลักฐานที่ไม่ได้ระบุไว้ว่าคุณกำลังปรับภาษาของคุณเพื่อนำบางสิ่งออกจากบุคคลอื่นและฉันพบว่ามีการบิดเบือน มันอาจไม่รบกวนคุณหรืออาจเป็นสิ่งที่คุณกำลังมองหา ไม่มีการปฏิเสธว่ามันดีในสิ่งที่มันทำในอัตราใด ๆ

เปลี่ยนอีเมลให้เป็นงาน

กล่องจดหมายของคุณไม่ใช่รายการที่ต้องทำ แต่คุณยังอาจได้รับงานที่มอบหมายให้คุณทางอีเมล การแก้ไขคือการตั้งค่าแอพที่เชื่อมต่อเพื่อย้ายงานเหล่านั้นไปยังสถานที่ที่เหมาะสมยิ่งขึ้น

แทนที่จะพิมพ์งานใหม่ด้วยตัวคุณเองในแอพที่ต้องทำหรือเตือนความจำที่คุณใช้เชื่อมต่อแอพโดยตรงกับบัญชีอีเมลของคุณหรือตั้งค่าการส่งต่ออีเมลและด้วยการคลิกหนึ่งหรือสองครั้งย้ายอีเมลนั้นไปยังที่ที่เหมาะสม

แอพบางตัวที่รองรับความสามารถในการย้ายอีเมลไปยังแอพอื่นไม่ว่าจะเป็นการเชื่อมต่อโดยตรงหรือส่งต่ออีเมล ได้แก่ Wunderlist, Evernote Plus และพรีเมียม, Todoist Premium, Boxer และ Newton Mail

เลิกทำการส่ง

เราทุกคนส่ง Hit ก่อนกำหนดไม่ว่าจะเป็นเพราะเรามองข้ามการพิมพ์ผิดออกจากข้อมูลบางส่วนหรือไม่หยุดที่จะพิจารณาอีเมลที่เขียนในช่วงเวลานี้ คุณไม่จำเป็นต้องอยู่กับความเสียใจหรือความไร้ประสิทธิภาพของการต้องเขียนอีเมลฉบับที่สอง คุณเพียงแค่ต้องสามารถยกเลิกการส่ง

การเลิกทำการส่งนั้นแตกต่างจากการเรียกคืนข้อความ เมื่อยกเลิกการส่งข้อความจะไม่ถูกส่ง โดยทั่วไปอีเมลของคุณจะเก็บข้อความไว้ประมาณ 10 ถึง 30 วินาทีในช่วงเวลานั้นคุณสามารถเปลี่ยนใจได้

Gmail มีปุ่มเลิกทำส่ง (ดูวิดีโอด้านล่างสำหรับวิธีการตั้งค่า) ที่ผู้ใช้ Gmail ทุกคนควรเปิดใช้งาน นิวตันเมล์ (ซึ่งเต็มไปด้วยคุณสมบัติที่หลากหลายสำหรับอีเมลบนอุปกรณ์มือถือ) ยังมีคุณสมบัติที่ทำงานบนบัญชีอีเมลที่รองรับและรวมถึงบัญชี Microsoft Exchange และ iMap ผู้ให้บริการอีเมลรายอื่นเสนอให้เช่นกัน

ส่งกำหนดการ

"ตอนนี้" ไม่ใช่เวลาที่เหมาะสมในการส่งอีเมล นั่นคือเมื่อการส่งกำหนดการมีประโยชน์ คุณสมบัติอีเมลนี้ให้คุณเลือกเวลาในอนาคตเมื่อข้อความของคุณจะถูกส่ง Outlook, Boomerang สำหรับ Gmail และ Newton Mail ทุกคนมีทุกอย่าง

ด้วยการส่งกำหนดการหากข้อความยังไม่ดับคุณสามารถแก้ไขได้เช่นกัน ดังนั้นจึงครอบคลุมพื้นดินเดียวกันกับคุณลักษณะการเลิกทำการส่ง

การงีบหลับ

ฉันไม่ใช่แฟนของปรัชญา Inbox Zero ในการพยายามรักษาจำนวนข้อความที่ยังไม่ได้อ่านของคุณ ต้องใช้เวลามากเกินไปในการจัดการและไม่ตอบสนองความต้องการทางอีเมลที่แท้จริงของผู้คนทางจิตวิทยาหรือทางเทคนิค ฉันเป็นแฟนของการงีบหลับซึ่งเป็นความคิดเดียวกันในการเก็บจำนวนข้อความในกล่องจดหมายของคุณให้น้อยที่สุดในเวลาใดก็ตาม

การปิดเสียงการสนทนาไม่ทำอะไรมากไปกว่าการซ่อนข้อความจากกล่องขาเข้าของคุณชั่วขณะหนึ่ง นานแค่ไหน? คุณตัดสินใจ. ผลที่ได้คือคุณสามารถมุ่งเน้นไปที่ข้อความสำคัญโดยไม่ถูกรบกวนโดยข้อความที่สำคัญน้อยกว่า ข้อความที่มีความสำคัญน้อยกว่าเหล่านั้นจะกลับมามีผลในเวลาที่ดีกว่าสำหรับคุณที่จะจัดการกับพวกเขา Outlook (ที่เรียกว่า "กำหนดการ"), Airmail, Sparkmail และ Newton Mail ล้วนมีปุ่มเลื่อนการปลุก

หากคุณสนใจที่จะมีประสิทธิผลมากขึ้น (และใครไม่ใช่?) คุณควรดูบทสรุปของแอพผลิตภาพที่ดีที่สุด ไม่ว่าปัญหาเรื่องประสิทธิภาพในการทำงานของคุณคืออะไรควรมีแอพหรือบริการหลายอย่างที่จะช่วยให้คุณใช้เวลาได้ดีขึ้น