จัดระเบียบ: 5 ขั้นตอนง่าย ๆ สำหรับการเริ่มต้นกับแผนภูมิแกนต์

ก่อนที่คุณจะเริ่มโครงการใหม่จะช่วยให้มีโร้ดแมพภาพรวมที่ชัดเจนบางอย่างของขั้นตอนที่จำเป็นทั้งหมดและลำดับของขั้นตอนเหล่านั้นที่จำเป็นต้องเกิดขึ้น นั่นคือสิ่งที่แผนภูมิแกนต์เป็น ไม่สำคัญว่าโครงการจะเป็นของส่วนตัวหรือไม่เช่นการเพิ่มดาดฟ้าที่ด้านหลังบ้านของคุณหรือธุรกิจที่ต้องการสร้างเว็บไซต์ใหม่ คุณต้องรู้

• คุณจะเริ่มเมื่อไหร่และที่ไหน
• ทุกขั้นตอนไปตามทางและใช้เวลานานเท่าใด
• ใครเป็นผู้รับผิดชอบในแต่ละขั้นตอน
• ลำดับที่ต้องเกิดขั้นตอนและ
• เมื่อโครงการจะแล้วเสร็จ

แผนภูมิแกนต์ชื่อสำหรับวิศวกรและที่ปรึกษาเฮนรีแกนต์ผู้พัฒนาและนำไปใช้ในช่วงปี 1910 เป็นภาพของโครงการตั้งแต่ต้นจนจบ เป็นเครื่องมือเพิ่มประสิทธิภาพที่ใช้กันทั่วไปและเป็นส่วนสำคัญของบริการการจัดการโครงการ ในความเป็นจริงบริการ TeamGantt ที่ยอดเยี่ยมยังใช้ชื่อจากแผนภูมิ ฉันอธิบายว่าแผนภูมิของแกนต์คืออะไรสิ่งที่พวกเขาทำและวิธีที่ผู้คนใช้และให้ห้าขั้นตอนสำหรับการเริ่มต้นกับพวกเขา

แผนภูมิ Gantt คืออะไร

"แผนภูมิแกนต์เป็นภาพแสดงขั้นตอนที่จะทำให้โครงการของคุณเสร็จ" Kayvon Ghaffari หัวหน้าผู้จัดการโครงการที่ LiquidPlanner อธิบายเมื่อฉันเพิ่งขอให้เขาแบ่งปันข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับการเริ่มต้นกับแผนภูมิของแกนต์ LiquidPlanner เป็นแอพจัดการโครงการที่ได้รับรางวัลบรรณาธิการและแอพการทำงานร่วมกันในที่ทำงานซึ่งเน้นแผนภูมิของแกนต์

Ghaffari เตือนฉันว่าโครงการแตกต่างจากงานประเภทอื่น “ โครงการเป็นชุดของงานที่มีจุดเริ่มต้นและจุดสิ้นสุดและการบรรลุเป้าหมายในการสร้างโครงการนั้นเป็นชุดของงาน” เขากล่าว แผนภูมิแกนต์ทำงานสำหรับโครงการเฉพาะไม่ใช่เพื่อการทำงานอย่างต่อเนื่อง มันเกี่ยวกับการช่วยให้คุณได้รับตั้งแต่ต้นจนจบดังนั้นสิ่งสำคัญ คือต้อง มี จุดจบ

แผนภูมิของแกนต์อ่านจากซ้ายไปขวาบนลงล่าง (ดูภาพด้านบนจาก TeamGantt) แกน x คือเวลา แผนภูมิเริ่มต้นเมื่อโครงการเริ่มทำงานและสิ้นสุดลงเมื่อส่งมอบโครงการ การวิ่งตามความยาวของแกน y เป็นภารกิจแม้ว่ามันจะอยู่ในรายการเท่านั้น ตำแหน่งที่แน่นอนของพวกเขาบนแกน y นั้นไม่เกี่ยวข้องถึงแม้ว่าพวกเขามีแนวโน้มที่จะตกตามลำดับเวลา

“ งานมีองค์ประกอบสามอย่าง: มันคืออะไรนานแค่ไหนที่จะต้องใช้และใครจะทำ” Ghaffari กล่าว บนแผนภูมิแกนต์แต่ละงานจะแสดงด้วยแถบ ความยาวของแถบแสดงเวลาที่ใช้ในการทำงาน บ่อยครั้งที่แถบงานมีการประสานงานสีซึ่งระบุว่าบุคคลหรือแผนกใดรับผิดชอบในการทำให้งานสำเร็จ สำหรับ "อะไร" โดยทั่วไปชื่องานจะปรากฏบนแถบหรือปรากฏให้เห็นเมื่อคุณคลิก

นอกเหนือจากการแสดงงานทั้งหมดสำหรับโครงการและระยะเวลาที่ต้องใช้งานแผนภูมิแกนต์จะแสดงการจัดลำดับและการพึ่งพา ในคำอื่น ๆ พวกเขาแสดงลำดับที่งานต้องเกิดขึ้นและสิ่งหนึ่งที่ต้องเกิดขึ้นก่อนอื่น ทำไมจึงเป็นสิ่งสำคัญ

แผนภูมิ Gantt ทำอะไรได้บ้าง

"แผนภูมิของแกนต์ทำให้เห็นภาพชัดเจนว่าคุณไม่สามารถทำทุกอย่างได้ในเวลาเดียวกัน" คริสซาโวนี่กล่าวถึงกลยุทธ์ผลิตภัณฑ์โดยตรง เขาใช้ตัวอย่างของการสร้างบ้านต้นไม้ คุณสามารถซื้อตะปูและไม้ในเวลาเดียวกัน แต่คุณต้องตัดไม้ก่อนที่คุณจะตอกตะปูลงบนต้นไม้

แผนภูมิแกนต์แสดงการพึ่งพาระหว่างงานโดยปกติแล้วจะมีสิ่งที่คล้ายกับเส้นที่เชื่อมต่อกัน

ก่อนที่จะเข้าร่วม Workfront (ซึ่งก็คือ LiquidPlanner เป็นเครื่องมือสำหรับการทำงานร่วมกันในที่ทำงานและการจัดการโครงการ) Savoie ได้ทำงานในโครงการที่ซับซ้อนอย่างยิ่งกับ United Space Alliance ร่วมกับ Johnson Space Center ของ NASA เขากล่าวว่าในขณะที่การจัดลำดับและการอ้างอิงมีความสำคัญสำหรับโครงการที่เรียบง่ายเช่นการสร้างบ้านต้นไม้ แต่พวกเขาก็มีความสำคัญสำหรับโครงการขนาดใหญ่เป็นเวลานานหลายปีเช่นการสร้างสถานีอวกาศนานาชาติ

อีกสิ่งที่แผนภูมิของแกนต์ทำคือช่วยองค์กรหรือโครงการนำไปสู่การจัดการทรัพยากร “ เพียงเพราะงานที่มีอยู่ไม่ได้หมายความว่ามีคนที่มีอิสระที่จะทำ” Ghaffari กล่าว

ด้วยแผนภูมิ Gantt คุณสามารถดูได้อย่างง่ายดายว่าเมื่อใดที่บุคคลหรือแผนกกำหนดให้ทำงานเมื่อเทียบกับเวลาที่ว่าง "คุณต้องสามารถพิจารณาตารางเวลาของผู้คนและจำนวนชั่วโมงในแต่ละวัน" เขากล่าวเสริม แผนภูมิแกนต์สร้างวิธีที่มีประสิทธิภาพในการดูเวลางานและทรัพยากร

เริ่มต้นใช้งาน Gantt Charts

เมื่อคุณมีความเข้าใจในระดับสูงว่าแผนภูมิของแกนต์คืออะไรและทำไมจึงมีประโยชน์คุณสามารถเริ่มสร้างแผนภูมิเหล่านี้สำหรับโครงการของคุณเอง ห้าขั้นตอนเหล่านี้จะช่วยคุณเริ่มต้น

1. เลือกเทมเพลตหรือสร้างหนึ่งจากศูนย์

โดยทั่วไปเมื่อคุณเริ่มแผนภูมิ Gantt ใหม่คุณมีตัวเลือกในการใช้แม่แบบหรือเริ่มจากศูนย์ เทมเพลตอาจมาจากแหล่งภายนอกในกรณีของซอฟต์แวร์การจัดการโครงการหรืออาจมาจากโครงการที่ผ่านมาของคุณเอง

ข้อดีอย่างหนึ่งของการใช้งานก่อนหน้าของคุณเพื่อสร้างเทมเพลตคือคุณสามารถเรียนรู้ได้บ่อยครั้งจากสิ่งที่เกิดขึ้นในอดีต เทมเพลตจะให้ข้อมูลเกี่ยวกับงานและลำดับที่ไม่เพียง แต่รวมถึงงานที่ใช้เวลานานกว่าที่คาดไว้

2. ทำเครื่องหมายเหตุการณ์สำคัญของคุณ

ซอฟต์แวร์ส่วนใหญ่สำหรับการสร้างแผนภูมิแกนต์รวมถึงความสามารถในการเพิ่มเหตุการณ์สำคัญ เหตุการณ์สำคัญคือเครื่องหมายที่ระบุว่าเฟสของโครงการเสร็จสมบูรณ์ ตัวอย่างเช่นในการสร้างเว็บไซต์การล็อก wireframes เป็นเหตุการณ์สำคัญโดยทั่วไป

เมื่อสร้างแผนภูมิ Gantt ตั้งแต่เริ่มต้นมักจะมีประโยชน์ในการวางแผนเหตุการณ์สำคัญทั้งหมดก่อนที่จะเพิ่มงานใด ๆ การแสดงความคืบหน้าทั้งหมดช่วยแบ่งโครงการออกเป็นชิ้นเล็ก ๆ และชิ้นเล็ก ๆ เหล่านั้นง่ายต่อการคิดในใจกว่าโครงการทั้งหมดในครั้งเดียว

3. เพิ่มงานกิจกรรมลำดับและสร้างการอ้างอิง

ขั้นตอนต่อไปคือการเพิ่มภารกิจลำดับเหตุการณ์และสร้างการพึ่งพา เมื่อเพิ่มงานต้องแน่ใจว่าได้ดูรายงานในอดีตหรือพูดคุยกับคนที่จะทำงานให้เสร็จเพื่อรับการประมาณการที่แม่นยำสำหรับระยะเวลาที่ต้องใช้

เมื่อเรียงลำดับเหตุการณ์โปรดจำไว้ว่าเป็นไปได้ที่จะดำเนินการหลาย ๆ งานพร้อมกัน แต่ไม่ใช่โดยบุคคลเดียวกัน ในการสร้างเว็บไซต์หนึ่งคนสามารถทำงานกับโครงลวดในขณะที่อีกคนหนึ่งรวบรวมเนื้อหาตัวอย่างสำหรับต้นแบบ แต่ผู้ออกแบบโครงร่างไม่สามารถสร้างบอร์ดอารมณ์ได้ในเวลาเดียวกัน

เพิ่มการอ้างอิงต่อเมื่อคุณแสดงรายการงานทั้งหมดและวางไว้ในลำดับที่ถูกต้องและระมัดระวังกับพวกเขา “ สิ่งที่สามารถทำให้คุณยุ่งเหยิงได้จริงๆคือถ้าคุณไปครึ่งทางในแผนภูมิ Gantt แล้วดูว่าพูดภารกิจที่ 12 ไม่ได้ขึ้นอยู่กับงานที่ 5 อีกต่อไปแล้ว” Savoie กล่าว เขาเสริมว่าผู้เริ่มต้นควรระวังอย่างยิ่งที่จะไม่ลบการพึ่งพาเว้นแต่พวกเขาจะแน่ใจว่ามันถูกต้องที่จะทำเช่นนั้นเพราะพวกเขากลับมาเป็นเรื่องยากมากถ้าพวกเขาสร้างเหตุการณ์ที่ยาวนาน

4. เฝ้าดูทรัพยากรของคุณ

"งานจะต้องอยู่ในลำดับที่ถูกต้องแล้วคุณจะต้องควบคุมว่าใครพร้อมที่จะทำงานให้สำเร็จ" Ghaffari อธิบาย ดังกล่าวข้างต้นเพียงเพราะมีงานต้องทำไม่ได้หมายความว่ามีคนทำฟรี

Ghaffari ตั้งข้อสังเกตว่าซอฟต์แวร์แผนภูมิ Gantt ของ บริษัท ของเขาไม่อนุญาตให้ทำการจองมากกว่าจำนวนที่มีความหมาย LiquidPlanner จะไม่อนุญาตให้คุณกำหนดบุคคลให้กับงานหากบุคคลนั้นได้รับมอบหมายให้ทำงานอื่นในเวลาเดียวกัน

แผนภูมิแกนต์ช่วยให้คุณมองเห็นไม่เพียง แต่ถ้าทรัพยากรถูกจองมากเกินไป แต่สิ่งที่ตามมาคือผลที่ตามมาในช่วงเวลาที่เหลือของโครงการเมื่อมันถูกแก้ไข

5. ทำงานร่วมกัน

“ มันสำคัญมากที่ผู้คนต้องเข้าใจว่าแผนภูมิของแกนต์ไม่ใช่เวทมนตร์” Ghaffari กล่าว “ เพียงเพราะคุณวางแผนบางอย่างไม่ได้หมายความว่ามันจะเกี่ยวข้องกับความเป็นจริง”

วิธีที่จะทำให้แน่ใจว่าแผนภูมิของแกนต์สอดคล้องกับความเป็นจริงก็คือการทำงานร่วมกัน บ่อยครั้งที่ซอฟต์แวร์แผนภูมิแกนต์เป็นส่วนหนึ่งของการจัดการโครงการขนาดใหญ่หรือแพคเกจความร่วมมือในที่ทำงาน ทุกคนในทีมควรมีความสามารถในการดูแผนภูมิอย่างน้อยถ้าไม่อัปเดตงานและข้อมูลอื่น ๆ ที่ดึงเข้ามา ด้วยวิธีนี้หากผู้รับมอบหมายทำงานให้เสร็จก่อนกำหนดและเธอมีอำนาจในการอัปเดตความคืบหน้าของเธอเพื่อทำเครื่องหมายงานให้เสร็จและแก้ไขเวลาโดยประมาณและการทำเช่นนั้นเธออาจช่วยผู้รับมอบหมายอื่น ๆ หรือเธออาจตั้งค่าสถานะตัวเองว่าเป็นทรัพยากรที่มีอยู่เพื่อช่วยงานอื่น ๆ จนได้รับมอบหมายตามกำหนดเวลาของเธอต่อไป

Ghaffari สรุปพลังของการทำงานร่วมกันในลักษณะนี้: "ถ้าแผนภูมิ Gantt อยู่ในสภาพสูญญากาศใครจะรู้ว่าถูกต้องหรือไม่ถ้าเป็นการทำงานร่วมกันจะมีการตรวจสอบในตัวและมีแนวโน้มที่จะสะท้อนความเป็นจริงนั่นคือคุณค่าของ แผนภูมิของแกนต์ส่องแสง "

อย่าพึ่งพา Gantt Charts มากเกินไป

ทั้ง Ghaffari และ Savoie บอกฉันว่าพวกเขาใช้แผนภูมิ Gantt เพื่อการวางแผนและเช็คอินในโครงการ แต่พวกเขาไม่ชอบที่จะจัดการงานประจำวันในนั้น “ เป็นแผนไม่ใช่กำหนดการดำเนินการตามปกติ” Savoie กล่าว

Savoie ยังตั้งข้อสังเกตว่าผู้เริ่มต้นอาจไม่ได้ตระหนักว่าคนที่ไม่ค่อยได้ดูแผนภูมิ Gantt ทั้งหมดในครั้งเดียวเพราะโดยทั่วไปมักจะมีขนาดใหญ่ “ คุณต้องการป้ายโฆษณาเพื่อพิมพ์” เขากล่าว

อ้างอิงจากส Ghaffari, "การสร้างแผนภูมิ Gantt ไม่ใช่เป้าหมายสุดท้ายมันเป็นภาพของแผนงานและการจัดลำดับแผนภูมิ Gantt ช่วยให้ผู้คนเข้าใจว่าแผนจะทำงานอย่างไร"

หากคุณสนใจแผนภูมิของแกนต์คุณอาจสนใจการจัดการโครงการโดยทั่วไปด้วย สำหรับเคล็ดลับเพิ่มเติมที่ยอดเยี่ยมในการติดตามโครงการของคุณลองดู 4 เคล็ดลับสำหรับการเริ่มต้นกับการจัดการโครงการและคำแนะนำเกี่ยวกับวิธีปรับปรุงการสื่อสารเพื่อการจัดการโครงการที่ดีขึ้น