จัดระเบียบ: 5 เหตุผลกล่องจดหมายเข้าของคุณไม่ใช่รายการที่ต้องทำ

ฉันชอบถามผู้คนเกี่ยวกับวิธีการใช้อีเมลของสำนักงานถ้าเพียงเพื่อให้เข้าใจถึงความแตกต่างระหว่างวิธีการออกแบบอีเมลที่จะใช้วิธีการใช้งานที่มีประสิทธิภาพที่สุดและวิธีการที่ผู้คนใช้งานจริง

เมื่อถูกถามหลายคนสรุปเทคนิคการจัดการอีเมลด้วยวิธีนี้อย่างภูมิใจ: "กล่องขาเข้าอีเมลของฉันคือรายการที่ต้องทำ!"

พวกเขามักจะคิดว่านี่เป็นระบบที่แยบยล แต่มันทำให้ฉันสะดุ้ง ฉันหดตัวด้วยความสยองขวัญเมื่อฉันได้ยินคำแถลงที่มีเจตนาดี แต่ในที่สุดก็หายนะ (ปฏิกิริยาตอบสนองทางกายภาพของฉันฉันเรียนรู้แล้วไม่เหมาะถ้าฉันตั้งใจจะสนทนาต่อไป)

จุดประสงค์ทั้งหมดของบทความนี้เพื่อโน้มน้าวใจคุณว่ากล่องจดหมายเข้าของคุณไม่ควรเป็นรายการที่ต้องทำ มีวิธีที่ดีกว่าและมีประสิทธิภาพมากขึ้นในการใช้อีเมล - หรือดีกว่าในการคิดอีเมล

หวังว่าบทความนี้จะโน้มน้าวให้คุณเปลี่ยนวิธีการของคุณ ในคอลัมน์ของสัปดาห์ถัดไป (ตรวจสอบทุกวันจันทร์เพื่อรับข้อมูลล่าสุดในซีรีย์ Get Organized) ฉันจะพูดถึงด้านอื่น ๆ ของสมการ: ทำรายการที่ต้องทำอย่างชาญฉลาด อย่าลืมอ่านคอลัมน์ของสัปดาห์ที่แล้วด้วย 11 เคล็ดลับในการจัดการอีเมล

อีเมลคืออะไร

"อีเมล" ไม่ใช่ชื่อที่สื่อความหมายอย่างถูกต้องอีกต่อไปสำหรับแอปพลิเคชันซอฟต์แวร์และบริการที่เราใช้เพื่อส่งจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ พวกเขาทำมากกว่านั้น ด้วยความสามารถและฟังก์ชั่นทั้งหมดของอีเมล - ความสามารถในการส่งไฟล์แนบ (เปลี่ยนชีวิต!), สมุดที่อยู่ในตัว, ฟังก์ชั่นการตั้งเวลาและเตือนความจำปฏิทินสาธารณะและส่วนตัว - มันน่าแปลกใจที่เรายังคงเรียกมันว่า

สำหรับการสื่อสารระหว่างองค์กรอีเมลทำงานได้อย่างยอดเยี่ยม คุณมีเอกสารการสนทนาตลอดเวลาและวันที่ประทับตราจัดส่งเกือบจะทันทีและปลอดภัย อีเมลช่วยให้คุณจัดการกับงานด้วยตัวคุณเองจัดลำดับความสำคัญการตอบสนองตามที่เห็นสมควร

อย่างไรก็ตามสำหรับการสื่อสารภายในองค์กร (หมายถึงภายในองค์กรของคุณ) อีเมลอาจล้าสมัยไปแล้วและถึงทางไปโรงเก็บศพ (ดูที่ "Is Email Dead?") ตอนนี้เรามีเครื่องมือที่หลากหลายที่ช่วยให้เราบรรลุเป้าหมายเดียวกัน แต่มีประสิทธิภาพและเป็นประโยชน์มากขึ้น แอพส่งข้อความโต้ตอบแบบทันทีเครือข่ายสังคมธุรกิจและพอร์ทัลการจัดการโครงการ (เช่น Basecamp) เป็นตัวอย่าง บางคนลืมว่าโทรศัพท์และการเผชิญหน้าแบบเผชิญหน้ามักเป็นวิธีการสื่อสารที่ดีที่สุดสำหรับงานบางอย่างเช่นกัน

อีเมลมีที่แน่นอน แต่หลายคนใช้เพื่อทำงานที่จะได้รับประโยชน์จากโซลูชันที่แตกต่างกัน ควรใช้อีเมลเพื่อการสื่อสารที่ต้องใช้เอกสารทางกระดาษโดยเฉพาะข้อความระหว่างองค์กร แอพและคุณสมบัติภายในอีเมลเช่นปฏิทินและกำหนดเวลาควรใช้ตามที่ตั้งใจไว้ หากคุณต้องการเก็บรายการสิ่งที่ต้องทำในโปรแกรมอีเมลของคุณอาจมีเครื่องมือสำหรับสิ่งนั้น (ใน Outlook เช่นเรียกว่างาน) แต่กล่องจดหมายนั้นไม่ได้ออกแบบมาเพื่อบอกคุณว่าคุณต้องทำอะไรบ้างในแต่ละวัน นี่คือสาเหตุบางประการ:

เหตุผลกล่องขาเข้าของคุณไม่ควรเป็นรายการที่ต้องทำ

1. ไม่มีการควบคุมรายการที่เข้ามา

รายการสิ่งที่ต้องทำมีเพียงรายการที่คุณใส่ไว้ ในทางตรงกันข้ามกล่องจดหมายของคุณก็เหมือนกับรางหัดดื่มที่ไม่มีหัวจุก คุณไม่สามารถควบคุมไอเท็มที่เข้ามาได้ยกเว้นการพิจารณาทีละรายการและลบมัน - วิธีที่ไม่มีประสิทธิภาพอย่างมากในการฝึกฝนรายการที่ต้องทำ ข้อความปรากฏขึ้นทุกชั่วโมงของวัน พวกเขาสามารถมาจากใครก็ได้โดยไม่คำนึงถึงลำดับชั้นที่อาจกำหนดรายการที่ต้องทำจริงของคุณ และมีโอกาสมากกว่าที่จะเป็นเพียงเศษเสี้ยวของพวกเขาเท่านั้นที่จะสะท้อนให้เห็นถึงสิ่งที่คุณต้องทำให้เสร็จ

2. งานที่ไม่มีชื่อ

สำหรับชิ้นส่วนของกล่องจดหมายเล็ก ๆ ที่สะท้อนสิ่งที่ควรจะเป็นในรายการสิ่งที่ต้องทำของคุณให้ถามตัวคุณเองว่า: หัวเรื่องมีการอธิบายสิ่งที่คุณต้องทำอย่างถูกต้องหรือไม่? ในหลายกรณีคนอื่นแต่งหัวเรื่องขึ้นมาซึ่งอาจไม่สะท้อนความคิดของตัวเองมากน้อยกว่าส่วนของข้อความที่เกี่ยวข้องกับคุณ ด้วยรายการสิ่งที่ต้องทำที่เหมาะสมคุณใช้ภาษาของคุณเองเพื่อรับข้อมูลที่สำคัญอย่างรวดเร็ว รายการสิ่งที่ต้องทำเป็นอย่างดีคือรายการที่คุณสามารถสแกนได้ในหนึ่งหรือสองวินาทีและรู้ว่าต้องทำอะไรบ้าง มีเพียงคุณเท่านั้นที่สามารถเขียนวิธีการสื่อสารข้อมูลกับตัวเองได้อย่างรวดเร็ว

3. นานเกินไป

ฉันรู้ว่าฉันเพิ่งระบุจุดนี้ แต่มันซ้ำรอย: รายการที่ต้องทำที่เขียนเป็นสิ่งที่คุณสามารถสแกนในหนึ่งหรือสองและรู้ว่าสิ่งที่ต้องทำ ฉันจะเดิมพัน $ 50 ที่ฉันไม่สามารถหาคนเดียวที่ PCMag พร้อมกล่องจดหมายอีเมลที่สามารถสื่อข้อมูลได้อย่างรวดเร็ว

อย่าคิดเอง เราทุกคนเก็บข้อความไว้ในกล่องจดหมายของเราซึ่งเตือนให้เรานึกถึงงานที่เราต้องการทำให้สมบูรณ์ แต่จะไม่ทำ และก็ไม่เป็นไร แต่รายการเหล่านั้นไม่ได้อยู่ในรายการที่ต้องทำ

4. ขาดเครื่องมือสำหรับการจัดลำดับความสำคัญและกำหนดเวลา

เครื่องหมายอัศเจรีย์สีแดง, ธง, ดาว, ฟองอากาศสี - โดยทั่วไปโปรแกรมอีเมลจะให้เครื่องมือจำนวนหนึ่งสำหรับการทำเครื่องหมายข้อความสำคัญ ในบางแอปพลิเคชันคุณสามารถเชื่อมโยงวันที่ "ตอบกลับโดย" เช่นวันนี้พรุ่งนี้หรือหลวม "สัปดาห์นี้" ใช้คุณสมบัติเหล่านี้เพื่อเตือนตัวเองให้สื่อสารกับผู้คน แต่ไม่ใช่ในฐานะตัวระบุความสำคัญหรือวันที่ครบกำหนดที่แน่นอนสำหรับงานเฉพาะ ดังที่กล่าวไว้หัวเรื่องไม่เคยบอกคุณอย่างสม่ำเสมอว่าคุณต้องทำอะไรและการเพิ่มการตั้งค่าสถานะจะไม่ส่งข้อมูลที่มีค่าแบบเดียวกันที่พบในรายการที่ต้องทำ รายการที่ต้องทำที่ดีจะจัดเรียงงานตามลำดับความสำคัญและใช้กำหนดเวลา

5. ป้องกันอีเมลของคุณจากการเป็นอีเมล

ฉันหวังว่าฉันส่วนใหญ่เชื่อว่าคุณพยายามปรับแต่งกล่องจดหมายของคุณให้ทำงานเหมือนรายการผลลัพธ์สิ่งที่ต้องทำในรายการที่ต้องทำที่น่าสงสารมาก คาดเดาอะไร มันยังสร้างกล่องจดหมายที่แย่มากดังนั้นตอนนี้คุณสองคนที่ไร้ประสิทธิภาพ! หากคุณพยายามปรับเปลี่ยนกล่องจดหมายเข้าของคุณให้เพิ่มเป็นสองเท่าในรายการสิ่งที่ต้องทำมันจะทำให้คุณพลิกระหว่างการดำเนินการ นี่คือวิธีที่อาจเกิดขึ้น: จัดเรียงกล่องจดหมายเข้าเพื่อค้นหาไอเท็มสิ่งที่ต้องทำที่มีลำดับความสำคัญสูง มองเห็นกระแสจดหมายชิ้นใหม่ ถูกขัดจังหวะ; รีสอร์ทกล่องจดหมาย ตรวจสอบเมลใหม่ ตัดสินใจว่ามันไม่เกี่ยวข้องกับคุณ รีสอร์ทอีกครั้งโดยธงหรือดาว; พยายามจดจำตำแหน่งที่คุณอยู่ในรายการสิ่งที่ต้องทำ …

โปรดจำไว้ว่าหากโปรแกรมอีเมลของคุณมีแอพหรือคุณสมบัติในตัวสำหรับรายการที่ต้องทำคุณสามารถใช้!

อีเมลคืออีเมล

ทำให้กล่องจดหมายเข้าของคุณเป็นกล่องจดหมายอีเมลไม่ใช่รายการที่ต้องทำและคุณจะมีประสิทธิภาพมากขึ้น โอกาสในการทำงานชีวิตของคุณก็จะมีความสุขขึ้นเช่นกัน ในคอลัมน์รับจัดสัปดาห์ถัดไปฉันจะอธิบายรายละเอียดเพิ่มเติมว่าอะไรคือสิ่งที่ต้องทำรายการวิธีใช้และเครื่องมือบางอย่างที่ทำให้กระบวนการจัดการรายการสิ่งที่ต้องทำเป็นไปโดยอัตโนมัติอย่างสูง