จัดระเบียบ: 5 เทคนิคที่มีประโยชน์ในคำของ Microsoft

เพื่อนของฉันกำลังส่งออกเนื้อหาจาก Excel ไปยัง Microsoft Word และได้รับการเพิ่มขึ้นเรื่อย ๆ โดยตัวเลือกการส่งออกที่แตกต่างกัน ไม่ว่าเขาจะทำอะไรเอกสาร Word ที่ได้นั้นจะมีแท็บที่ไม่จำเป็นซึ่งควรจะมีช่องว่างเดียว เขาโทรหาฉันและขอให้ฉันแวะและช่วย

"เพียงแค่ค้นหาและแทนที่ช่องว่างของแท็บด้วยช่องว่างเดียว" ฉันพูด

"คุณทำอย่างนั้นได้อย่างไร"

มันเป็นฟังก์ชั่นที่ใช้งานง่าย แต่เป็นหนึ่งในเทคนิค Microsoft Word ที่หากคุณไม่เคยเห็นมาก่อนคุณจะไม่รู้วิธีการใช้หรือแม้แต่วิธีวลีอย่างถูกต้องในการค้นหาโดย Google

ดังนั้นฉันจึงแสดงให้เขาเห็นว่ายังมีลูกเล่นอื่น ๆ ที่ฉันใช้ใน Microsoft Word ตลอดเวลา และฉันจะแบ่งปันให้กับคุณที่นี่เช่นกัน

1. ค้นหาและแทนที่ช่องว่างของแท็บ

แท็บช่องว่างใน Microsoft Word แปลเป็น ^ t

ในการค้นหาและแทนที่ด้วยช่องว่างเดียวให้ใช้ปุ่มค้นหา / แทนที่ พิมพ์ ^ t ในฟิลด์แรกและเว้นวรรคหนึ่งในฟิลด์ที่สอง กด "แทนที่ทั้งหมด" และ, voilà

2. ค้นหาและแทนที่การส่งคืนย่อหน้า

ใครไม่ได้รับเอกสารที่มีย่อหน้าสองย่อหน้าส่งคืนซึ่งเราต้องการเพียงหนึ่งเดียว

การส่งคืนย่อหน้าหรือการขึ้นบรรทัดใหม่ตามที่บางครั้งเรียกว่าสามารถแสดงใน Microsoft Word เป็น ^ p

ในการค้นหาและแทนที่การส่งสองย่อหน้าด้วยคำเดียวให้ใช้ปุ่มค้นหา / แทนที่ พิมพ์ ^ p ^ p ลงในฟิลด์แรกและ ^ p ลงในฟิลด์ที่สอง กด "แทนที่ทั้งหมด" และคุณทำเสร็จแล้ว

3. ทำให้ข้อความที่พิมพ์บ่อยโดยอัตโนมัติด้วยมาโคร

คำสารภาพ: ฉันกลัวมาโครหลายปีเพราะฉันไม่เข้าใจว่ามันคืออะไรและดูเหมือนว่าฉันต้องเรียนรู้รหัสเพื่อใช้งาน ไม่จริง. มาโครเป็นเพื่อนของคุณ ฉันหวังว่าพวกเขาจะมีชื่อที่แตกต่างกันเช่นเดียวกับปุ่มข้อความที่พิมพ์บ่อยเพราะนั่นคือสิ่งที่พวกเขาเป็นจริง

ผู้คนจำนวนมากใช้มาโครในการสร้างแผ่นยึดข้อความปฏิเสธความรับผิดชอบของ บริษัท หรือข้อความทางกฎหมายที่จำเป็นสำหรับเอกสารทุกประเภท ฉันใช้มันเพื่อทำให้ข้อความพื้นฐานสุดขีดที่ฉันต้องพิมพ์ซ้ำแล้วซ้ำอีกรวมถึงรหัส HTML บางอย่างที่ PCMag ของเราใช้ในการเผยแพร่บทความออนไลน์

การตั้งค่ามาโครเป็นครั้งแรกนั้นใช้เวลาเพียงไม่กี่ก้าว แต่มันก็คุ้มค่าสำหรับเวลาที่คุณจะบันทึกหลังจากนั้น

ต่อไปนี้เป็นวิธีดำเนินการ (คำแนะนำจะถูกพิมพ์ด้านล่างวิดีโอสองนาทีซึ่งแสดงให้คุณเห็นวิธีใช้มาโคร):

เวอร์ชัน Windows 2010: จากแท็บมุมมองกดปุ่มมาโครที่ด้านขวาสุดและเลือกบันทึกแมโคร

Word: รุ่น Mac 2011: จากเมนูด้านบนไปที่เครื่องมือ> มาโคร> บันทึกมาโครใหม่

ตั้งชื่อแมโครของคุณในฟิลด์ชื่อแมโคร - และโปรดทราบว่าชื่อไม่สามารถมีเครื่องหมายขีดคั่นหรืออักขระพิเศษอื่น ๆ เพียงแค่ตัวอักษรและตัวเลข (ซึ่งโง่ แต่มีอยู่) ถัดไปคุณสามารถกำหนดปุ่มหรือแป้นพิมพ์ลัดสำหรับแมโคร แต่เป็นตัวเลือก คุณจะสามารถเรียกใช้แมโครของคุณได้จากเมนูหากคุณต้องการ การกำหนดแป้นพิมพ์ลัดอาจเป็นเรื่องยุ่งยากเพราะคุณต้องรู้จักแป้นพิมพ์ลัดอื่นที่มีอยู่ทั้งหมดเพื่อที่คุณจะไม่ได้แทนที่แป้นพิมพ์ลัดที่คุณอาจต้องการ เพิ่มคำอธิบายหากคุณต้องการ แต่ไม่จำเป็น

เมื่อคุณคลิกตกลง Word จะบันทึกทุกสิ่งที่คุณพิมพ์และทำ พิมพ์ข้อความที่คุณต้องการทำให้เป็นอัตโนมัติและจัดรูปแบบตามที่คุณต้องการหรือบันทึกการกระทำที่คุณต้องการจับภาพจากนั้นกลับไปที่ปุ่มมาโครแล้วกดหยุดการบันทึก

ตอนนี้ทดสอบมาโครของคุณโดยกลับไปที่ปุ่มมาโครและเลือกดูมาโครจากนั้นเลือก "เรียกใช้" สำหรับสิ่งที่คุณสร้าง หรือเพียงแค่กดแป้นพิมพ์ลัดหรือปุ่มที่คุณกำหนด คุณควรเห็นข้อความของคุณปรากฏอย่างน่าอัศจรรย์ในคราวเดียว

4. ล้างการจัดรูปแบบของข้อความที่วาง

คุณคัดลอกและวางข้อความจากแหล่งข้อมูลออนไลน์เอกสารอื่น ๆ อีเมล ฯลฯ และประจบประแจงเมื่อปรากฏบนหน้าในสีแดงที่ตัวอักษร 18 จุดใน Verdana? การจัดรูปแบบที่มาพร้อมกับข้อความที่วางโดยไม่เจตนานั้นเป็นความเจ็บปวดครั้งใหญ่ที่คอ คุณสามารถเปลี่ยนการตั้งค่าใน Word เพื่อให้การจัดรูปแบบ ไม่ ดำเนินต่อจากข้อความอื่น

ใน Microsoft Word สำหรับ Windows เริ่มต้นโดยไปที่ไฟล์และเลือกตัวเลือก ค้นหา Word Options จากนั้นคลิก Advanced อยู่ที่ไหนสักแห่งในรายการขนาดใหญ่ (ฉันรู้ว่ามันยาว) เป็นรายการที่เรียกว่าการวางจากโปรแกรมอื่น เลือก Keep Text Only เท่านั้นแล้วคลิกตกลง ทดสอบไดรฟ์โดยการวางข้อความบางส่วนจากเอกสารเว็บและดูว่ามันจะสอดคล้องกับการจัดรูปแบบที่คุณมีอยู่สำหรับเอกสารนั้นหรือไม่

อีกวิธีในการดำเนินการโดยไม่เปลี่ยนการตั้งค่าของคุณอย่างถาวร: มองหาไอคอน pasteboard ที่ปรากฏขึ้นเมื่อคุณวางข้อความ สวัสดี "เก็บข้อความเท่านั้น" และคุณดีไป

หากคุณไม่เห็นไอคอนนั้น (ใน Mac) ให้ไปที่การตั้งค่า> แก้ไขแล้วมองหาตัวเลือกตัดและวาง คลิกปุ่มการตั้งค่าในส่วนนั้นและตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ทำเครื่องหมายในช่องสำหรับปุ่มแสดงตัวเลือกการวาง

5. ลบบรรทัด

สายหวั่น! คุณใช้ชุดยัติภังค์หรือขีดล่างพร้อมปุ่ม Enter และชุด Microsoft Word มีจำนวนลดลงจนสุดทางทั่วหน้าเว็บซึ่งคุณไม่สามารถทำได้ตลอดชีวิตในการหาวิธีกำจัด!

เคล็ดลับในการกำจัดบรรทัดนี้คือการเรียกว่า "เส้นขอบ" ไม่ใช่เส้น คลิกด้านบนบรรทัดนั้นโดยตรง -, "ขอบ" จากแท็บหน้าแรกให้เลือกไอคอนเส้นขอบ (ดูเหมือนว่าตารางสี่ต่อสี่) คุณจะเห็นว่ามีการเลือกขอบด้านล่าง เพียงแค่เปลี่ยนเป็นไม่มีขอบและเสร็จแล้ว หากคุณต้องการเปลี่ยนการตั้งค่าของ Word เพื่อให้เส้นขอบนี้ไม่ปรากฏขึ้นอีกให้ไปที่ไฟล์> ตัวเลือก> ตัวเลือกการแก้ไขอัตโนมัติ เลือกจัดรูปแบบอัตโนมัติขณะที่คุณพิมพ์แล้วมองหา "ใช้เมื่อคุณพิมพ์" ในส่วนนั้นคุณสามารถยกเลิกการเลือกช่องสำหรับเส้นขอบ