จัดระเบียบ: 3 วิธีในการใช้บอร์ด kanban ใหม่ของอาสนะ

เครื่องมือเพิ่มประสิทธิภาพบางอย่างไม่ค่อยสมเหตุสมผลจนกว่าคุณจะเห็นมันทำงาน ดังนั้นหากคุณไม่เคยใช้บอร์ด kanban คุณอาจไม่เข้าใจว่าเสียงกระหึ่มรอบด้านการจัดการเวิร์กโฟลว์และบริการความร่วมมือ Asana เพิ่มบอร์ด Kanban หากคุณสนใจที่จะทำงานให้มีประสิทธิผลมากขึ้นมันก็คุ้มค่าที่จะดูอย่างที่ฉันจะอธิบาย

สำหรับแอปออนไลน์ที่ไม่ได้ฝึกหัดอาสนะที่มีแรงฉุดมาก บริการนี้เป็นรายการที่ต้องทำบนเตียรอยด์ คุณสามารถใช้อาสนะกับกลุ่มคนได้และมันค่อนข้างเป็นที่นิยมในที่ทำงาน มีอะไรใหม่ในอาสนะเมื่อสัปดาห์ที่แล้วคือฟีเจอร์ที่เรียกว่าบอร์ดขึ้นอยู่กับบอร์ด Kanban Kanban เป็นคำทั่วไปที่อธิบายทั้งแอปประเภทและระบบสำหรับการใช้แอพนั้น หนึ่งในแอพ kanban ที่เป็นที่รู้จักมากที่สุดคือ Trello

Kanban ยังเป็นที่นิยมในหมู่ทีมไอทีและทีมพัฒนาซอฟต์แวร์ เมื่อพวกเขาอธิบายมันพวกเขาโยนคำเช่น Scrum และการส่งมอบตรงเวลาโดยคาดหวังให้ชาวบ้านทั่วไปเข้าใจว่าพวกเขาหมายถึงอะไร มันสับสนมาก

วิธีที่ง่ายกว่าและชัดเจนกว่าในการเข้าใจ kanban คือดูตัวอย่างของการกระทำ ด้านล่างนี้เป็นตัวอย่างบางส่วนของบอร์ด Kanban ที่อาจพบได้น้อยในที่ทำงาน แต่ได้รับการออกแบบมาเพื่อให้เหมาะกับทุกคน

1. ติดตามงานส่วนบุคคล: สิ่งที่ต้องทำ, ทำ, ทำ

วิธีหนึ่งในการใช้บอร์ด kanban คือจัดระเบียบรายการสิ่งที่ต้องทำส่วนบุคคลและตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณไม่เคยทำงานหลายอย่างพร้อมกัน เรียกสิ่งนี้ว่าบอร์ดสิ่งที่ต้องทำ, ทำ, เสร็จแล้ว

ในการตั้งค่านี้คุณมีสามคอลัมน์ที่มีป้ายกำกับว่าต้องทำ, ทำและทำ คุณยังมีกระดาษโน๊ตเหนียว ๆ ซึ่งใน Kanban เรียกว่าการ์ด คุณเขียนงานของคุณลงในกระดาษโน้ตงานเดียวต่อโน้ตและติดไว้ในคอลัมน์สิ่งที่ต้องทำ จนถึงตอนนี้ดีมาก

ตอนนี้เรามีรายการงานในคอลัมน์ To Do และไม่มีอะไรในคอลัมน์ Doing หรือ Done ฉันรู้ว่าคุณสามารถดูว่าจะเกิดอะไรขึ้น แต่อย่าข้ามไปยังขั้นตอนถัดไป

สิ่งที่คุณต้องเข้าใจเกี่ยวกับบอร์ด kanban ก็คือพวกมันคือการ แสดง ข้อมูลที่คุณสามารถติดตามได้อย่างง่ายดาย ในอาสนะคุณสามารถดูงานของคุณในมุมมองรายการโดยใช้ส่วนหัวภายในรายการเพื่อแยกความแตกต่างระหว่างงานประเภทต่างๆเช่นในภาพด้านล่าง

แต่เมื่อคุณเห็นภาพข้อมูลเดียวกันในมุมมองบอร์ดมันอาจมีผลทางจิตวิทยาที่แตกต่างกัน ด้วย To Do, Doing, Done บอร์ดโดยทั่วไปแล้วผู้คนจะ จำกัด จำนวนงานในคอลัมน์ Doing ได้ทุกเวลา จุดประสงค์คือการสร้างระบบที่แนะนำให้คุณมุ่งเน้นไปที่งานที่ใช้งานเพียงไม่กี่งาน ด้วยมุมมองรายการมันง่ายที่จะรู้สึกว่างานทั้งหมดมีความสำคัญเท่ากันและพวกเขาทั้งหมดต้องทำให้เสร็จ ในตอนนี้!

บอร์ด To Do, Doing, Done, Kanan ทำงานได้ดีมากสำหรับงานที่ซับซ้อนที่มีหลายขั้นตอน ในภาพด้านบนและด้านล่างคุณจะเห็นว่างานหลายอย่างมีขนาดใหญ่และไม่สามารถทำได้ในวันเดียว จำกัด รายการ Doing ให้เหลือเพียงสองหรือสามอย่างเท่านั้นที่จะกระตุ้นให้คุณจดจ่อกับมันจนกว่าจะเสร็จสิ้น

มันง่ายมากที่จะใช้แนวคิดเดียวกันกับการ จำกัด งานที่กำลังทำ (Doing) กับการตั้งค่าทีมเช่นกัน

2. แจกจ่ายงานผ่านถังข้อมูลที่แชร์

นี่เป็นอีกตัวอย่างที่ค่อนข้างตรงไปตรงมา คุณสามารถใช้บอร์ด Kanban เพื่อให้คนในทีมสามารถรับและมอบหมายให้ตนเองได้

เพื่อให้ง่ายต่อการเข้าใจลองทำเป็นว่านี่เป็นรายการเหลือเกินในบ้าน ครอบครัวนี้มีลูกสามคน: แอนดี้เบอร์ต้าและเคลาดิโอ คอลัมน์ kanban แรกคือ Chores คอลัมน์ถัดไปคือ Andy, Berta และ Claudio คอลัมน์สุดท้ายเสร็จแล้ว

กฎของครัวเรือนคือเด็กแต่ละคนต้องเลือกงานบ้านหนึ่งงานที่จะทำทุกวันเสาร์ เหลือเกินเพิ่มเติมอาจเกิดขึ้นเป็นครั้งคราวเช่นกัน เด็ก ๆ มีอิสระในการเลือกงานบ้านตามสิ่งที่มีอยู่ พวกเขาทำการเลือกดึงการ์ดนั้นลงในคอลัมน์ของพวกเขาแล้วจึงอ้างสิทธิ์ในความรับผิดชอบ เมื่อพวกเขาทำงานจนเสร็จพวกเขาจะย้ายการ์ดไปยังคอลัมน์เสร็จสิ้น

มันง่ายที่จะจินตนาการถึงข้อตกลงนี้ในสถานที่ทำงาน เราอาจมีทีมงานที่มีกองงานที่พวกเขาทั้งหมดต้องทำงานร่วมกัน แทนที่จะรอให้ผู้จัดการมอบหมายงานให้พวกเขาพวกเขาจะได้รับงานจากถังทำงานที่มีอยู่

3. จัดการผู้ติดต่อ

วิธีที่ผิดปกติมากขึ้นในการใช้บอร์ด Kanban คือการเก็บรายชื่อผู้ติดต่อตามภูมิภาคหรือเมือง อีกครั้งมันอาจจะอยู่ในรูปแบบรายการได้ง่าย แต่สำหรับหลาย ๆ คนการเห็นคอลัมน์และการ์ดมีผลทางจิตวิทยาที่ต่างออกไป (บวก)

คราวนี้ง่ายพอกระดานมีคอลัมน์สำหรับภูมิภาคและเมืองต่าง ๆ การ์ดแต่ละใบเป็นผู้ติดต่อที่อยู่ในภูมิภาคนั้น เมื่อการเดินทางนำคุณไปยังสถานที่เฉพาะคุณสามารถดูรายชื่อผู้ติดต่อที่คุณอาจติดต่อได้อย่างง่ายดาย นอกจากนี้คุณจะสังเกตเห็นได้อย่างรวดเร็วหากมีจำนวนผู้ติดต่อที่สำคัญเพิ่มขึ้นในสถานที่เดียวกันซึ่งอาจหมายถึงคุณต้องเพิ่มความถี่ในการเยี่ยมชม

ในการทำให้กระบวนการนี้เป็นแบบอัตโนมัติคุณสามารถส่งต่ออีเมลจากผู้ติดต่อไปยังโครงการ Asana โดยตรง เปลี่ยนบรรทัดหัวเรื่องเป็นชื่อและที่ตั้งของผู้ติดต่อเพื่อให้ง่ายขึ้นในการจัดเรียงและการ์ดอย่างถูกต้องในภายหลัง เมื่อเห็นว่ามีคนมากมายรวมถึงข้อมูลการติดต่อที่สมบูรณ์ในตอนท้ายของอีเมลคุณจะมีข้อมูลทั้งหมดที่บันทึกไว้ในการ์ดด้วย

ทำได้มากขึ้นด้วยบอร์ด Kanban

หวังว่าตัวอย่างเหล่านี้ทำให้บอร์ด Kanban เข้าถึงผู้ที่ไม่ได้ฝึกหัดได้ง่ายขึ้น การใช้งานของพวกเขามีความซับซ้อนมากขึ้นตั้งแต่การติดตามการพัฒนาซอฟต์แวร์ที่ฉันบอกใบ้ไว้ก่อนหน้านี้ไปจนถึงการควบคุมสินค้าคงคลัง ตัวอย่างพื้นฐานเพิ่มเติมที่ฉันให้ไว้ได้รับการออกแบบมาเพื่อช่วยให้คุณเข้าใจว่าทำไมคุณจึงอาจใช้บอร์ดในอาสนะแทนรายการ มีความคิดสร้างสรรค์และใช้บอร์ดเพื่อจัดการสิ่งที่เหมาะสมที่สุดสำหรับคุณ

กำลังมองหาข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับอาสนะ? คุณสามารถอ่านการใช้ Asana ในธุรกิจ, 7 เคล็ดลับของ Asana ให้เป็นหนึ่งเดียวกับเวิร์กโฟลว์ทางธุรกิจและ Slack vs Asana