จัดระเบียบ: 3 วิธีเพื่อการจัดการเวลาที่ดีขึ้น

เพื่อให้มีประสิทธิผลมากขึ้นคุณต้องจัดการเวลาของคุณอย่างมีประสิทธิภาพ คุณจะจัดการกับเวลาได้ดีขึ้นอย่างไร ไม่ว่าคุณจะอยู่ที่ไหนด้วยทักษะการบริหารเวลาของคุณสิ่งแรกที่คุณต้องทำคือติดตามว่าคุณใช้เวลาอย่างไรในปัจจุบัน คุณไม่สามารถเปลี่ยนวิธีการใช้เวลาของคุณหากคุณไม่ทราบว่าคุณใช้เวลาอย่างไร

มีสามวิธีหลักในการติดตามเวลาของคุณและแต่ละวิธีมีข้อดีและข้อเสีย วิธีที่คิดโดยทั่วไปว่าเป็นวิธีที่ง่ายที่สุดมีความแม่นยำน้อยที่สุด สิ่งที่ถูกต้องที่สุดนั้นใช้เวลามาก ในที่สุดก็มีวิธีการติดตามเวลาของคุณโดยใช้เทคโนโลยีซึ่งง่ายมาก แต่มีความแม่นยำสำหรับงานบางประเภทเท่านั้น

นี่คือสิ่งที่คุณต้องรู้เกี่ยวกับวิธีการทั้งสามนี้:

1. การประมาณเวลา (หรือที่รู้จักกันในชื่อวิธีการประมาณสัปดาห์การทำงาน)

เวลาประมาณคืออะไร? การประมาณการเวลาคือรายการของทุกสิ่งที่คุณทำในช่วงเวลาหนึ่ง ๆ ข้าง ๆ จำนวนชั่วโมงและนาทีที่คุณคาดการณ์ว่าคุณใช้ไป

วิธีประมาณ เวลา : ประมาณ เวลามักจะทำในตอนท้ายของสัปดาห์ คุณนึกย้อนกลับไปในสัปดาห์ของคุณหรือมองย้อนกลับไปตามช่วงเวลาที่คุณต้องการและนับรวมถึงจำนวนชั่วโมงที่คุณเชื่อว่าคุณทำงานนอนหลับวิ่งไปทำธุระปรุงทำความสะอาดหรือดูภาพยนตร์เป็นต้น มันจะช่วยให้คำปรึกษาปฏิทินของคุณสำหรับคำแนะนำถ้าคุณเก็บไว้

ข้อดี: การ ประมาณเวลาใช้เวลาในการสร้างน้อยมาก เนื่องจากคุณสามารถบันทึกได้จนถึงสิ้นสัปดาห์กิจวัตรประจำวันของคุณจะไม่ถูกขัดจังหวะโดยงานบันทึกเวลาที่น่ารำคาญ

ข้อด้อย: การ ประมาณเวลาเป็นวิธีที่แม่นยำที่สุดในการวัดว่าคุณใช้เวลาอย่างไร นักวิจัยพบว่าเมื่อผู้คนประมาณว่าพวกเขาใช้เวลาอย่างไรกับการมองย้อนกลับพวกเขามักจะจบลงด้วยจำนวนชั่วโมงที่มากกว่าในสัปดาห์จริง (168) ผู้คนมักจะประเมินค่าสูงไปเท่าไหร่พวกเขาทำงานและประเมินเวลาว่างของพวกเขา

2. บันทึกเวลา (หรือที่รู้จักในชื่อ Total Time Diary Approach)

บันทึกเวลาคืออะไร บันทึกเวลาคือบันทึกสิ่งที่คุณทำตลอดทั้งวันแยกส่วนของช่วงเวลานั้น ๆ ตลอดทั้งวัน แนวคิดคือการบัญชีสำหรับทุกช่วงเวลาในระยะเวลา 24 ชั่วโมง

วิธีสร้างบันทึกเวลา: ในการสร้างบันทึกเวลาคุณต้องมีกระดาษหรือสเปรดชีตน้อยกว่าเล็กน้อย สร้างคอลัมน์และป้อนลงในบล็อกเวลาต่อเนื่องโดยเพิ่มทีละ 15, 30, หรือ 60 นาที คุณสามารถรวมบล็อคเวลาหลายรายการสำหรับชั่วโมงที่คุณมักจะหลับ ไม่ว่าจะเป็นช่วงเวลาตลอดทั้งวันหรือในตอนท้ายของวันคุณจะต้องกรอกข้อมูลลงในช่องว่างถัดจากแต่ละช่วงเวลาที่มีสิ่งที่คุณทำในช่วงเวลานั้น ความเฉพาะที่คุณได้รับจากคำอธิบายนั้นขึ้นอยู่กับสิ่งที่คุณต้องการรู้เกี่ยวกับตัวคุณเองหรือการเปลี่ยนแปลงการบริหารเวลาที่คุณต้องการทำ

ข้อดี: บันทึกเวลามีความแม่นยำมากกว่าบันทึกเวลา พวกเขาจะมากขึ้นดังนั้นเมื่อคุณเติมบ่อยขึ้นเรื่อย ๆ คุณก็ยิ่งรอให้นานขึ้น ง่ายมากในการจำแนกเวลาของคุณเป็นหมวดหมู่เพิ่มตัวเลขและวิเคราะห์ผลลัพธ์

จุดด้อย: การ จดคำตอบเดียวกับสิ่งที่คุณทำระหว่างพูดว่า 9 และ 10 โมงเช้าอาจไม่ใช่ภาพสะท้อนที่แท้จริงของวิธีที่คุณใช้เวลาในชั่วโมงนั้นจริงๆ สมมติว่าคุณทำงาน คุณออกจากโต๊ะและดื่มน้ำในช่วงเวลานั้นหรือไม่? คุณโทรออกเร็วไหม? คุณอ่านข่าวออนไลน์ไม่กี่นาทีผ่านการทำงานของคุณหรือไม่? บันทึกเวลาพูดคุยเกี่ยวกับช่วงเวลาโดยไม่ต้องลงรายละเอียดที่แท้จริงของสิ่งที่คุณทำ

3. แอปติดตามเวลา

แอพติดตามเวลาคืออะไร แอพติดตามเวลาคือซอฟต์แวร์ที่คุณใช้ในการติดตามว่าคุณใช้เวลาในการทำสิ่งต่าง ๆ มากน้อยแค่ไหนส่วนใหญ่ในคอมพิวเตอร์และโทรศัพท์ของคุณ มีแอพติดตามเวลาแบบพาสซีฟและแอพที่ใช้งานอยู่ วัตถุแบบพาสซีฟเช่น RescueTime วัดจำนวนเวลาที่คุณใช้ในแอพพลิเคชั่นต่างๆและในเว็บไซต์ต่างๆ แอพติดตามเวลาที่แอ็คทีฟเช่น Toggl ให้ตัวจับเวลาบนหน้าจอที่ทำงานในขณะที่คุณทำงานเพื่อให้คุณสามารถใช้แอพและเว็บไซต์หลายรายการในขณะที่ทำงานในภารกิจเดียว

วิธีใช้แอพติดตามเวลา: ด้วยตัวติดตามเวลาแบบพาสซีฟคุณติดตั้งลงในคอมพิวเตอร์หรืออุปกรณ์มือถือและปล่อยให้มันรัน มันจะบันทึกกิจกรรมทั้งหมดของคุณโดยอัตโนมัติเพื่อบันทึกจัดหมวดหมู่นับและวิเคราะห์ โดยปกติแล้วคุณสามารถหยุดแอปเหล่านี้ชั่วคราวเมื่อใดก็ตามที่คุณต้องการและคุณสามารถตั้งค่าให้ปิดในช่วงเวลาที่คุณไม่ต้องการติดตามกิจกรรมของคุณ ตัวนับที่ทำงานอยู่นั้นใช้คุณกดปุ่มเพื่อเริ่มและหยุด พวกเขาให้คุณป้อนข้อมูลเกี่ยวกับสิ่งที่คุณทำในขณะที่มันกำลังทำงานและแอพจะเพิ่มข้อมูลนั้นลงในบันทึกโดยอัตโนมัติซึ่งคุณสามารถดูและวิเคราะห์เพิ่มเติมได้ทุกเวลาที่คุณต้องการ เครื่องมือติดตามเวลาที่ใช้งานเวอร์ชันแอพมือถือมีประโยชน์สำหรับให้คุณเรียกใช้ตัวจับเวลาเมื่อคุณอยู่ในที่ประชุมเดินทางไปทำงานและทำงานที่ไม่ใช่คอมพิวเตอร์อื่น ๆ ที่คุณต้องการวัด

มีแอพมือถือติดตามเวลาที่คอยตรวจสอบตำแหน่งของคุณและช่วยให้คุณจำแนกเวลาของคุณในแบบนั้น แต่พวกเขายังไม่ฉลาดและต้องใช้วิธีป้อนข้อมูลด้วยตนเองมากเกินไปเพื่อให้มีค่ามากในเวลานี้ บางทีสักวันพวกเขาก็จะดีขึ้น

ข้อดี: แอปติดตามเวลาเป็นเลิศเมื่อพูดถึงการให้รายละเอียดเกี่ยวกับกิจกรรมดิจิตอลของคุณ พวกเขามีเครื่องมือสำหรับการแบ่งเวลาของคุณและแยกแผนภูมิและกราฟออกมา ที่ดีที่สุดของพวกเขาใช้งานง่ายมากและส่วนใหญ่มีตัวเลือกฟรี

ข้อด้อย: แอพติดตามเวลาช่วยให้คุณวิเคราะห์อย่างสมบูรณ์ในสิ่งที่คุณทำบนคอมพิวเตอร์ของคุณ แต่มันไม่ได้ทำการติดตามตลอดเวลาดังนั้นพวกเขาจะพลาดเวลาที่คุณใช้ไปกับการซักผ้าพับทำอาหารอ่านหนังสือเล่นกับลูก ๆ ของคุณ หรือสัตว์เลี้ยงหรืออะไรก็ตามที่คุณทำ

ติดตามเป็นเวลาสองสัปดาห์จากนั้นวิเคราะห์

หากคุณยังใหม่กับการติดตามเวลาฉันขอแนะนำให้รวมวิธีการบันทึกเวลาเข้ากับแอพติดตามเวลา ด้วยวิธีนี้คุณสามารถดูภาพรวมของการใช้เวลาทั้งหมดในแต่ละวันรวมถึงการวิเคราะห์รายละเอียดเวลาคอมพิวเตอร์ของคุณ

คุณจะต้องบันทึกเวลาอย่างน้อยสองสัปดาห์ก่อนทำการวิเคราะห์ ในช่วงหนึ่งหรือสองวันแรกคุณอาจเปลี่ยนพฤติกรรมของคุณเล็กน้อยเนื่องจากคุณกำลังคิดถึงข้อเท็จจริงที่ว่าคุณกำลังติดตามเวลาของคุณ พฤติกรรมของคุณจะกลับสู่ปกติอย่างรวดเร็ว

นอกจากนี้หากคุณพบว่าตัวเองพูดว่า "โอ้วันนั้นไม่ควรนับเพราะมันผิดปกติมาก" หยุด ยิ่งคุณติดตามเวลาของคุณมากเท่าไหร่คุณก็จะยิ่งตระหนักได้ว่าคุณมีวันที่ผิดปกติมากกว่าที่คุณคิด แนวคิดคือเพื่อให้เข้าใจได้ดีขึ้นว่าคุณใช้เวลาอย่างไรไม่ใช่วันเฉลี่ย เมื่อคุณรู้ว่าคุณใช้เวลาโดยรวมอย่างไรคุณสามารถเริ่มตัดสินใจอย่างชาญฉลาดเกี่ยวกับสิ่งที่คุณต้องการทำมากขึ้นน้อยลงหรือถ้าคุณต้องการเริ่มทำสิ่งใหม่ทั้งหมด