จัดระเบียบ: 15 เคล็ดลับการเพิ่มประสิทธิภาพจากผู้เชี่ยวชาญ

สารบัญ

• รับการจัดระเบียบ: 15 เคล็ดลับการเพิ่มประสิทธิภาพจากผู้เชี่ยวชาญ
• บทสัมภาษณ์ 3 & 4
• เคล็ดลับการเพิ่มผลผลิต 1-15

หนึ่งในข้อผิดพลาดของการเป็นคนที่มีระเบียบคือเรามักจะถูกขังอยู่ในนิสัยและเทคนิคขององค์กรของเราเอง สำหรับคอลัมน์ Get Organized ในสัปดาห์นี้ฉันตัดสินใจที่จะขยายขอบเขตของตัวเองออกไปโดยการสัมภาษณ์คนสี่คนที่พัฒนาแอพเพิ่มประสิทธิภาพและถามพวกเขาเกี่ยวกับเคล็ดลับและกลวิธีของพวกเขาสำหรับการจัดระเบียบและมีประสิทธิภาพ

ซีอีโอผู้ก่อตั้งและนักพัฒนาใช้เวลาทำงานของพวกเขาคิดว่าคนที่ไม่เป็นระเบียบต้องทำอย่างไรเพื่อให้มีระเบียบมากขึ้น พวกเขาสร้างซอฟต์แวร์ขึ้นอยู่กับข้อมูลการทดสอบการสังเกตส่วนตัวและข้อเสนอแนะจากชุมชนผู้ใช้จำนวนมหาศาล

ในการสัมภาษณ์ทั้งสี่นี้คุณจะพบภาพสะท้อนถึงความหมายของการจัดระเบียบและการผลิตรวมถึงเคล็ดลับและเทคนิคเฉพาะที่ผู้เชี่ยวชาญเหล่านี้ใช้

Amir Salihefendic ผู้ก่อตั้ง Doist

Amir Salihefendic เป็นผู้ก่อตั้ง Doist ซึ่งเป็น บริษัท ที่เชี่ยวชาญด้านซอฟต์แวร์เพิ่มผลผลิต ผลิตภัณฑ์ซอฟต์แวร์หลักสองรายการของ บริษัท คือ Todoist และ Wedoist ช่วยให้ผู้คนสามารถจัดการงานส่วนตัวและโครงการความร่วมมือได้มากขึ้น ด้านล่างนี้เป็นข้อความที่ตัดตอนมาจากการสัมภาษณ์อีกต่อไปที่ฉันทำกับ Salihefendic เกี่ยวกับองค์กรและประสิทธิภาพ

JD: ผลิตภัณฑ์ Todoist ของคุณมีจุดมุ่งหมายเพื่อช่วยให้ผู้ใช้ควบคุมงานที่พวกเขาต้องทำ ในการพัฒนาแอพคุณเรียนรู้อะไรเกี่ยวกับสิ่งที่คนส่วนใหญ่ต้องการในแง่ของความช่วยเหลือและแนวทางในการทำงานให้สำเร็จ

AS: ผู้คนไม่ดีในการสร้างงานของพวกเขา คนส่วนใหญ่สร้างงานที่ยากต่อการทำให้สำเร็จ ตัวอย่างเช่น "ลดน้ำหนัก" ไม่ใช่งาน มันเป็นโครงการที่ยาวกว่าที่มีงานนับร้อย แต่คนส่วนใหญ่จะเพิ่ม "ลดน้ำหนัก" เป็นงาน

สิ่งที่ดีกว่าคือการดู "ลดน้ำหนัก" เป็นโครงการที่มีงานเช่นกินสิบผลไม้ในแต่ละวันไปที่โรงยิมทุกวัน ๆ ฯลฯ การทำความเข้าใจความซับซ้อนของงานและทำลายมันให้เป็นชิ้น ๆ สำคัญสำหรับองค์กรและผลผลิตของคุณ นอกจากนี้ยังเป็นแรงบันดาลใจเนื่องจากคุณสามารถทำงานย่อยให้เสร็จสมบูรณ์ไปพร้อมกันและรู้สึกว่าคุณเข้าใกล้เป้าหมายมากขึ้น

JD: คุณสามารถแบ่งปันเคล็ดลับหรือลูกเล่นสองหรือสามข้อกับเราเพื่อเพิ่มผลผลิตได้หรือไม่?

AS: ฉันคิดว่าอีเมลเป็นตัวช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน ฉันได้รับอีเมลหลายร้อยฉบับต่อวันและฉันจัดการสิ่งต่อไปนี้:

• ฉันตรวจสอบและดำเนินการอีเมลสามครั้งต่อวันเท่านั้น (เช้าเที่ยงและบ่าย)
• ฉันตอบอีเมลถ้าใช้เวลาน้อยกว่าหนึ่งนาที
• ฉันเก็บถาวรถ้าอีเมลไม่สำคัญ
• ฉันมอบหมายอีเมล [ที่ฉันต้องการจะตอบในภายหลัง] เป็นภารกิจของ Todoist (ผ่านปลั๊กอิน Chrome ของเรา) และระบุวันที่ครบกำหนดที่จะไม่ลืม
• ในตอนบ่ายเมื่อระดับพลังงานต่ำฉันก็ตอบอีเมลอีกต่อไป

JD: คุณจะแบ่งปันภาพพื้นที่ทำงานของคุณหรือภาพหน้าจอเดสก์ท็อปของคุณหรือไม่?

Mikael Berner: มันสำคัญมาก อีกมิติหนึ่งที่ฉันเห็นว่าฉันคิดว่าสนับสนุนข้อเสนอของคุณคือการจัดระเบียบไม่ได้หมายความว่าคุณมีระเบียบวินัยหรือสามารถดำเนินการได้ ฉันคิดว่าองค์กรที่มีระเบียบวินัยมีความสำคัญ

ฉันยังคิดว่าการมุ่งเน้นสามารถเข้าใจผิดว่าจำเป็นต้องใช้เวลานาน

เราได้อ่านและพบการศึกษาที่บอกว่าคนทั่วไปเปลี่ยนบริบททุกสามนาที แต่ไม่กลับมาทำงานเป็นเวลา 27 นาที ผลผลิตนั้นมีมากมายเกี่ยวกับการสลับบริบทและวิธีที่คุณอ่านและประมวลผลข้อมูล คุณต้องสามารถตอบสนองต่อสิ่งสำคัญที่เข้ามาคุณมีการจัดการที่คุณมีหมายเลขโทรศัพท์ในสถานที่ที่เหมาะสมและเวลาที่เหมาะสมหรือไม่? หรือคุณต้องเด้งไปหาพวกเขา?

JD: ในการพัฒนาโปรแกรม SimplyDo คุณค้นคว้าอะไรหรือข้อมูลใดเกี่ยวกับสิ่งที่ผู้คนต้องการให้มีประสิทธิภาพมากขึ้นจัดระเบียบมากขึ้นมีประสิทธิผลมากขึ้น?

MB: เราพบในการศึกษาของเราว่าไม่มีใครรู้ว่าเราต้องใช้เวลาและพลังงานมากแค่ไหนในการทำงานเล็ก ๆ ที่เราไม่รู้ด้วยซ้ำว่าเป็นงาน เราจับเวลาดูว่าต้องใช้เวลานานแค่ไหนในการทำงานเล็ก ๆ เหล่านี้และเปรียบเทียบกับระยะเวลาที่ตัวแทนอัจฉริยะใช้เวลานานในการทำเพื่อคุณ

เรากำลังชั่งน้ำหนักทั้งหมดและเราไม่รู้ด้วยซ้ำว่าเราถูกชั่งน้ำหนักโดยแอพและข้อมูลที่แจกจ่าย

JD: คุณสามารถแบ่งปันเคล็ดลับและกลเม็ดของคุณกับเราเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานได้หรือไม่?

MB: ฉันพึ่งพาเครื่องมือที่ช่วยให้ฉันเปิดเผยข้อมูลที่สำคัญที่สุด อย่างง่ายดายทำ Unroll.Me, SaneBox - สิ่งต่าง ๆ ที่ปฏิเสธอีเมล - ฉันแนะนำเครื่องมือเหล่านี้

กฎที่ดีที่สุดและบางครั้งฉันก็เลื่อนออกจากนี้คือ "ถ้าคุณกำลังจะเปิดอีเมลไม่ว่าจะทำอะไรกับมันเช่นตอบกลับหรือลบหรือยื่นมันออกไป" อย่าเปิดแม้แต่อีเมลเว้นแต่คุณจะสามารถดำเนินการได้ทันที นั่นเป็นส่วนหนึ่งของกฎสองนาที

ฉันกำลังนั่งอยู่ในห้องประชุมของเราตอนนี้ที่มีตาราง Ikea เหล่านี้ แต่พวกเขาเป็นโต๊ะกระจกที่คุณสามารถวาดด้วยเครื่องหมายลบแบบแห้ง มันทำให้กลุ่มทำงานร่วมกันบนโต๊ะแทนที่จะส่งสมาชิกกลุ่มหนึ่งคนไปยังกระดาน มันตอกย้ำการทำงานเป็นทีม