นำคลาวด์ของคุณมาเอง: สิ่งที่คุณต้องรู้ในวันนี้

เมื่อผู้บริโภคคุ้นเคยกับอุปกรณ์และซอฟต์แวร์ที่สงวนไว้สำหรับสถานที่ทำงานเป็นประจำ IT จะต้องกำหนดแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดและกฎระเบียบที่เข้มงวดเพื่อรักษาประสิทธิภาพการทำงานของพนักงานให้ปลอดภัยและมีประสิทธิภาพ มีซอฟต์แวร์การจัดการอุปกรณ์มือถือ (MDM) เพื่อช่วยตรวจสอบและจัดการวิธีการที่พนักงานใช้สมาร์ทโฟนและแท็บเล็ตส่วนตัวสำหรับการทำงานระยะไกล อย่างไรก็ตามไม่มีเครื่องมือวิเศษใดที่สามารถช่วยให้ฝ่ายไอทีควบคุมวิธีการที่พนักงานใช้ผลิตภัณฑ์ Software-as-a-Service (SaaS) ในที่ทำงาน

ตัวอย่างเช่นที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์และเครื่องมือแบ่งปันไฟล์เช่นกล่องและดรอปบ็อกซ์และเครื่องมือสร้างเอกสารเช่น Google Docs และ Microsoft Word นั้นเป็นเครื่องมือระบบคลาวด์ที่เข้าถึงได้ง่ายซึ่งผู้คนนำมาทำงานทุกวัน วิธีที่ บริษัท ของคุณเลือกที่จะจัดการกับเครื่องมือที่แตกต่างกันเหล่านี้ขึ้นอยู่กับว่าคุณพยายามทำอะไรให้สำเร็จ คุณสามารถ A) จำกัด การใช้งานซอฟต์แวร์ที่ไม่สอดคล้องกับปรัชญาของ บริษัท ของคุณหรือ B) ให้พนักงานเลือกผลิตภัณฑ์คลาวด์ของตนเองตามการตั้งค่าและประสบการณ์ของตนเอง

ปรากฏการณ์หลังซึ่งได้รับการขนานนามว่า Bring-Your-Own-Cloud (BYOC) ได้นำมาซึ่งความท้าทายที่เฉพาะเจาะจง ฉันได้พูดคุยกับ Shyam Oza ผู้จัดการฝ่ายการตลาดผลิตภัณฑ์อาวุโสที่ AvePoint ซึ่งเป็น บริษัท เฉพาะด้านการย้ายระบบคลาวด์เกี่ยวกับวิธีที่ บริษัท ต่างๆสามารถเตรียมความพร้อมในการนำนโยบาย BYOC ไปใช้

ความท้าทายที่ 1: ความปลอดภัยของข้อมูล

"จากมุมมองที่กว้าง BYOC อาจเป็นคำอวยพรและคำสาปแช่ง" Oza กล่าว "Box, Dropbox และ OneDrive นั้นยอดเยี่ยมสำหรับการแชร์รีจิสตรีกับครอบครัวของคุณและอัปโหลดไฟล์และรูปถ่าย แต่สิ่งที่กังวลเกี่ยวกับองค์กรขนาดใหญ่ก็คือมันเป็นเรื่องง่ายที่จะลากและวางบางอย่างเช่นทรัพย์สินทางปัญญาที่สำคัญ "

ด้วยซอฟต์แวร์ที่จัดหาโดยธุรกิจ บริษัท สามารถ จำกัด ข้อ จำกัด และตรวจสอบการใช้งาน องค์กรสามารถมอบอำนาจให้การรับรองความถูกต้อง multifactor (MFA) การเข้ารหัสข้อมูลรหัสผ่านที่ซับซ้อนเอกสารลายน้ำและแม้แต่การล้างข้อมูลจากระยะไกล อย่างไรก็ตามเมื่อใช้งานโดยไม่มีการควบคุมดูแลด้านไอทีเครื่องมือเหล่านี้จำกัดความสามารถของ บริษัท ในการควบคุมตำแหน่งที่จะไปของเนื้อหา นอกจากนี้คุณยังสูญเสียการมองเห็นสิ่งที่เกิดขึ้นกับเนื้อหาเมื่อออกจากไฟร์วอลล์และวิธีการป้องกันเมื่ออัปโหลดไปยังบัญชีคลาวด์ของพนักงาน

วิธีแก้ปัญหา: "ไอทีจะต้องรวมเข้ากับสายธุรกิจโดยตรง" Oza กล่าว “ พวกเขาต้องอยู่หน้าธุรกิจการประกาศข่าวประเสริฐเกี่ยวกับเทคโนโลยีที่พวกเขาต้องการ…และหวังว่าจะพยายามสร้างมาตรฐานให้ได้”

ตัวอย่างเช่นหาก 80% ของ บริษัท ใช้ Dropbox และ 20 เปอร์เซ็นต์ของ บริษัท ใช้แพลตฟอร์มการจัดเก็บและแชร์อื่น บริษัท ควรเสนออาหารกลางวันและเรียนรู้ที่กระตุ้นให้ชนกลุ่มน้อยเปลี่ยนเป็นระบบที่คนส่วนใหญ่ต้องการ "ถ้าคุณไม่เต็มใจที่จะมอบเครื่องมือพิเศษ (ซึ่งในกรณีที่คุณไม่ได้ฝึกใช้ BYOC) คุณจะต้องนำเสนอคุณค่าของเครื่องมือที่ บริษัท ต้องการ" Oza กล่าว "ไม่ใช่ว่าคุณสามารถเดินเข้าไปในคิวบ์ของใครบางคนและพูดว่า" คุณต้องใช้เครื่องมือนี้ " คุณต้องอธิบายให้พวกเขาฟังว่าใช้งานได้ง่ายขึ้นหรือถามพวกเขาว่าอะไรคือความเจ็บปวดที่พวกเขามีเพื่อที่คุณจะสามารถเข้าถึงมันจากมุมมองการแก้ปัญหาแทนที่จะเป็นเผด็จการ "

ในตอนท้ายของวันไอทีรู้ว่ามีความเสี่ยงในระดับที่ยอมรับได้สำหรับข้อมูลที่พนักงานเข้าถึงได้ แล็ปท็อปหายไป โทรศัพท์ถูกขโมย แต่ถ้าคุณสามารถแปลงคนให้มากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ให้เป็นระบบที่คุณต้องการคุณสามารถทำให้คนส่วนน้อยมีความสุขได้โดยไม่ต้องลบนโยบาย BYOC ของคุณอย่างสมบูรณ์

ความท้าทายที่ 2: การทำงานร่วมกัน

ด้วยผู้คนหลายร้อยหรือหลายพันคนทั่วธุรกิจของคุณโดยใช้หลายแพลตฟอร์มสำหรับการทำงานร่วมกันแบบออนไลน์มีความจำเป็นที่จะต้องมีสถานการณ์ที่ความต้องการในการเข้าถึงข้อมูลอย่างรวดเร็วกลายเป็นสิ่งสำคัญมากกว่าซอฟต์แวร์ที่พนักงานของคุณต้องการ ลองคิดดูสิ: ทีมขายฝั่งตะวันตกของคุณต้องการโอนไฟล์ไปยังทีมการตลาดฝั่งตะวันออกของคุณ เนื่องจากทั้งสองทีมอยู่ในระบบการแชร์ไฟล์ที่แตกต่างกันก่อนที่จะสามารถเข้าถึงไฟล์ได้บางคนจะต้องสร้างบัญชีใหม่และเรียนรู้วิธีนำทางระบบใหม่ได้ทันที

สิ่งที่เกี่ยวกับการประชุมลูกค้าหวั่น? จะเกิดอะไรขึ้นเมื่อพนักงานคนหนึ่งสร้างงานนำเสนอมีเหตุฉุกเฉินและไม่สามารถเข้าร่วมได้ คุณอาจจบลงด้วยคนที่ไม่คุ้นเคยกับรูปแบบการนำเสนอที่พยายามเข้าถึงและนำเสนอไฟล์อย่างงุ่มง่ามขณะที่ลูกค้าจ้องมองที่นาฬิกาของพวกเขา

วิธีแก้ปัญหา: "หนึ่งในปัญหาหลักคือไอทีไม่ได้อยู่ในกระแสงานจำนวนมาก" Oza กล่าว "ไอทีไม่สามารถรอให้ผู้คนบ่นได้มันจำเป็นต้องเข้าใจกระบวนการทางธุรกิจและเวิร์กโฟลว์ทางธุรกิจอย่างใกล้ชิดเพื่อแทรกตัวเองไว้ตรงกลางเพื่อพยายามโน้มน้าวให้พนักงานใช้เครื่องมือเดียวกันหรือทำให้พวกเขาตระหนักถึงปัญหาที่อาจเกิดขึ้น ข้ามผ่าน."

หากพนักงานรู้ทันระวังปัญหาก่อนที่จะเกิดขึ้นพวกเขาสามารถกำหนดภาระผูกพันที่เหมาะสมเพื่อให้มั่นใจว่าการดำเนินงานไม่เคยประสบ ดังนั้นหากคุณรู้ว่าผู้นำเสนอที่มีศักยภาพสองคนของคุณใช้เครื่องมือการนำเสนอที่แตกต่างกัน IT สามารถฝึกอบรมผู้นำเสนอทั้งสองในเครื่องมือทั้งสองก่อนการประชุมลูกค้ารายใหญ่ ไม่ว่าจะเกิดอะไรขึ้นการนำเสนอก็จะหายไปโดยไม่มีการผูกปม

"ที่นี่ภายใน Avepoint เราพยายามกระตุ้นให้ทีมขายของเราอัปเดตเนื้อหาใน OneDrive for Business แทนการส่งอีเมลหรือเพิ่มใน Dropbox" Oza อธิบาย "ทุกครั้งที่เราได้รับอีเมลที่มีไฟล์แนบเราจะตอบกลับด้วยรูปภาพที่มีข้อความว่า 'อัปโหลดไปยัง SharePoint หรือลูกแมวจะได้รับ' …สองสามสัปดาห์ต่อมาเราเริ่มรับอีเมลว่า 'ดูฉันแชร์ ผ่าน SharePoint ' มันเป็นวิธีที่ตลกในการแก้ปัญหา "

ความท้าทายที่ 3: การรวมเข้าด้วยกัน

ปัญหาส่วนใหญ่ที่ฉันกล่าวถึงในความท้าทายที่ 1 และ 2 เป็นเรื่องเฉพาะสำหรับ บริษัท ขนาดเล็กที่ไม่มีนโยบายด้านไอที อย่างไรก็ตามใน บริษัท ขนาดใหญ่กว่าเล็กน้อยที่มีการดำเนินงานในสำนักงานและภูมิภาคหลายแห่งอาจเป็นไปได้ว่าไอทีกำลังทำงานในไซโลแทนที่จะเป็นทีมเดียวระดับโลก ในกรณีดังกล่าวคุณจะพบว่ามีการใช้ซอฟต์แวร์ธุรกิจหลายเวอร์ชันเช่นการจัดการลูกค้าสัมพันธ์ (CRM) และการจัดการค่าใช้จ่ายไม่ว่าจะเป็นเพราะมีคนชอบระบบที่เฉพาะเจาะจงหรือเพราะสำนักงานภูมิภาคไม่เคยมารวมกันเพื่อตัดสินใจ นี่เป็นปัญหาใหญ่ที่ในที่สุดอาจต้องได้รับการแก้ไขจากใครบางคนในระดับ C ซึ่งอาจทำให้ บริษัท ต้องเลือกระบบเดียว

อย่างไรก็ตามหาก บริษัท ของคุณต้องการให้สำนักงานและแผนกอิสระมีอิสระในการเลือกระบบใดก็ได้ที่พวกเขาต้องการ (หรือคุณต้องการเครื่องมือที่เชื่อมต่อกับซอฟต์แวร์ประเภทอื่นที่ออกแบบมาสำหรับงานของพนักงานโดยเฉพาะ) ก็มีวิธีที่จะทำให้มั่นใจได้ว่า ไม่ได้รับความเงียบ

วิธีแก้ปัญหา: "ไอทีต้องตัดสินใจลงทุนในผู้ให้บริการเทคโนโลยีที่เปิดกว้างและเต็มใจที่จะเชื่อมต่อ … โซลูชั่นที่คุณควรเลือกคือ บริษัท ที่มีตัวเชื่อมต่อที่แข็งแกร่งที่สุด" Oza กล่าว

ซึ่งรวมถึงระบบการหยิบสินค้าที่มีอินเตอร์เฟสการเขียนโปรแกรมแบบเปิด (API) ที่ช่วยให้นักพัฒนาของคุณสามารถสร้างตัวเชื่อมต่อที่ไม่มีอยู่จริงระหว่างซอฟต์แวร์สองชิ้น หากคุณไม่มีนักพัฒนาในทีมงานคุณควรมองหาเครื่องมือที่มีการผสานรวมกับซอฟต์แวร์แบบเดิมมากที่สุด สำหรับเรื่องนั้นให้มองหาการผสานรวมกับซอฟต์แวร์ใด ๆ ที่พนักงานของคุณตัดสินใจใช้ด้วยตนเอง