สารบัญ:
วีดีโอ: How Adobe Document Cloud can help you achieve a paperless office (ธันวาคม 2024)
การจัดเก็บและเข้าถึงเอกสารดิจิทัลเป็นสิ่งที่คุณไม่ค่อยนึกถึงหาก บริษัท ของคุณจัดการเอกสารอย่างเหมาะสม กิจกรรมต่างๆเช่นการสร้างเอกสารการแก้ไขการแบ่งปันและการทำงานร่วมกันนั้นสามารถทำได้ง่ายเพียงแค่ล็อกอินเข้าคลิกและเริ่มต้นใช้งาน อย่างไรก็ตามระบบการจัดการเอกสารที่ไม่จำเป็นหรือแข็งทื่อโดยไม่จำเป็นสามารถทำให้ผู้ใช้งานตกต่ำไฟล์ตลอดทั้งวัน
ฉันจะเปรียบเทียบระบบการจัดการเอกสารที่เป็นที่นิยมมากที่สุดสองระบบ: Adobe Document Cloud และ Zoho Docs แม้ว่าทั้งสองระบบจะมีความคล้ายคลึงกันมากกว่าความแตกต่าง แต่อีกระบบหนึ่งก็มีอีกหลายประเภทที่สำคัญ
1. ราคาและแผน
คุณสามารถสมัครสมาชิก Adobe Standard Document Cloud ได้เพียงแค่ $ 12.99 ต่อเดือนด้วยการสมัครสมาชิกตลอดทั้งปีหรือคุณสามารถจ่าย $ 22.99 ต่อเดือนสำหรับแผนรายเดือน แผนนี้ให้คุณสามารถสร้างไฟล์ PDF และส่งออกไปยัง Microsoft Word, Microsoft Excel และ Microsoft PowerPoint คุณยังสามารถแก้ไขข้อความและรูปภาพในไฟล์ PDF ที่คุณสร้างขึ้นและคุณสามารถลงชื่อในแบบฟอร์มดิจิทัล แผน Pro มีค่าใช้จ่าย $ 14.99 ต่อเดือนสำหรับการสมัครสมาชิกตลอดทั้งปีหรือ $ 24.99 ต่อเดือนสำหรับแผนรายเดือน เพิ่มความสามารถในการแทรกไฟล์เสียงและวิดีโอไปยังไฟล์ PDF และแก้ไขเอกสารที่สแกน คุณยังสามารถใช้แผนนี้เพื่อแปลงเอกสารกระดาษที่สแกนเป็นไฟล์ PDF ที่แก้ไขได้และเปรียบเทียบไฟล์ PDF สองรุ่นเพื่อถอดรหัสความแตกต่าง นอกจากนี้คุณยังสามารถแก้ไขข้อความและจัดระเบียบหน้าต่างๆบน iPad และคุณจะสามารถเรียงลำดับใหม่ลบหรือหมุนหน้าใน iPhone โปรแกรมย่อยของ Adobe ทั้งหมดให้คุณเข้าถึงพื้นที่เก็บข้อมูล 20 GB
Zoho Docs เสนอการทดลองใช้ฟรี 15 วันพร้อมแผนฟรีสำหรับผู้ใช้สูงสุด 25 คน (ซึ่งรวมพื้นที่เก็บข้อมูล 5 GB ต่อผู้ใช้หนึ่งราย) แผนฟรียังรวมถึงการแชร์ไฟล์และโฟลเดอร์ไม่ จำกัด การซิงค์เดสก์ท็อปเครื่องมือแก้ไขการจัดการผู้ใช้และประวัติรุ่น แผนมาตรฐานมีค่าใช้จ่าย $ 5 ต่อผู้ใช้ต่อเดือนที่มีมากถึง 50 GB ต่อผู้ใช้ ซึ่งรวมถึงคุณสมบัติต่าง ๆ เช่นเอกสารที่ป้องกันด้วยรหัสผ่านและการเข้าถึงตามบทบาท แผนพรีเมียมมีค่าใช้จ่าย $ 8 ต่อผู้ใช้ต่อเดือนมากถึง 100 GB ต่อผู้ใช้ ด้วยแผนนี้คุณจะสามารถส่งอีเมลเอกสารโดยตรงไปยังบัญชี Zoho เรียกคืนเอกสารที่ถูกลบและโอนความเป็นเจ้าของไฟล์ให้กับผู้ใช้รายอื่น
บัญชีทั้งสองประเภทสามารถเพิ่มพื้นที่เก็บข้อมูลเพิ่มเติม 10 GB ในราคา $ 3 Zoho เสนอส่วนลดร้อยละ 20 สำหรับทุกแผนชำระเงินถ้าคุณจ่ายเป็นรายปี ด้วยจุดราคาที่ต่ำกว่าการทดลองใช้ฟรีแผนบริการฟรีและความจุในการจัดเก็บข้อมูลที่เหนือชั้น Edge: Zoho
2. การสร้างและแก้ไขเอกสาร
ผู้ใช้ Zoho Docs สามารถสร้างและแก้ไขเอกสารติดตามการเปลี่ยนแปลงเพิ่มลายเซ็นดิจิทัลและเข้าถึงเครื่องมือการแก้ไขขั้นสูงจำนวนมาก คุณยังสามารถมอบหมายงานและส่งการแจ้งเตือนไปยังสมาชิกในทีมที่สามารถเข้าถึงไฟล์ได้ คุณสามารถสร้างมาโครแผนภูมิที่มีสีสันและตารางสาระสำคัญและคุณสามารถส่งออกเอกสารสเปรดชีตและงานนำเสนอไปยัง Google ไดรฟ์รูปแบบ PDF และ Windows คุณสามารถแก้ไขไฟล์ออฟไลน์ การเปลี่ยนแปลงจะถูกซิงค์เมื่อคุณกลับมาออนไลน์
ฟีเจอร์เด็ด ๆ ที่ขาดหายไปจาก Adobe คือความสามารถในการแก้ไขเอกสารพร้อมกับเพื่อนร่วมงาน แอป Zoho Docs ช่วยให้คุณเข้าถึงสร้างและแก้ไขไฟล์ได้ทุกที่ คุณสามารถดูโฟลเดอร์ทั้งหมดเรียงลำดับตามชื่อหรือวันที่และค้นหาไฟล์ อย่างที่ฉันได้กล่าวไปแล้วเพราะ Adobe พึ่งพาไฟล์ PDF อย่างหนักจึงมีข้อ จำกัด ว่าคุณสามารถทำอะไรได้บ้างในระบบปฏิบัติการมือถือ (OS) นี่ไม่ใช่กรณีของแพลตฟอร์มของ Zoho
Adobe จัดเก็บและกรอกข้อมูลอัตโนมัติเพื่อการใช้งานในภายหลังได้ดีกว่า Zoho ตัวอย่างเช่นคุณสมบัติ "เติมและลงชื่อเข้าใช้" ของ Adobe ช่วยให้คุณบันทึกฟิลด์ที่ใช้กันทั่วไปรวมถึงชื่อที่อยู่อีเมลและหมายเลขโทรศัพท์ของคุณ นอกจากนี้ยังเป็นเครื่องมือที่ดีกว่ามากในแง่ของการลงนามและขอลายเซ็นจากผู้คน บริษัท กฎหมายสถาบันการเงินและผู้ที่พึ่งพารูปแบบ PDF จะประทับใจกับความง่ายในการป้อนและบันทึกข้อมูลและเพื่อให้ผู้อื่นตรวจสอบและลงนาม อย่างไรก็ตามการสร้างและแก้ไขเอกสารใน Adobe ไม่ได้เป็นไปตาม Zoho Edge: Zoho
3. อะไรหายไป?
เรายินดีที่จะเห็น Zoho เพิ่มการสนับสนุนการแชทภายในเครื่องมือเอกสาร นี่คือสิ่งที่ Adobe มีซึ่งทำให้ง่ายต่อการแนะนำคุณเกี่ยวกับองค์ประกอบที่ท้าทายยิ่งขึ้นของกระบวนการสร้างเอกสาร
Adobe ตรงกันข้ามองค์ประกอบที่ขาดหายไปเช่นการแก้ไขกลุ่มโฟลเดอร์ที่แชร์และความสามารถในการแก้ไขแบบออฟไลน์ นอกจากนี้คุณยังต้องแปลงไฟล์ที่จัดเก็บเป็นรูปแบบ PDF ซึ่งเป็นเรื่องที่ปวดหัวอย่างมากสำหรับทุกคนที่ต้องการแปลงเป็นรูปแบบอื่น ๆ (โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับผู้ที่ใช้สูตร Microsoft Excel ซึ่งไม่ได้นำไปใช้ในรูปแบบ PDF) Edge: Zoho
บรรทัดล่าง
ถึงแม้ว่าเครื่องมือการจัดการเอกสารของ Adobe จะยอดเยี่ยมโดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับผู้ที่ทำงานเป็นหลักในรูปแบบ PDF แต่ขาดคุณสมบัติการทำงานร่วมกัน นอกจากนี้ยังไม่มีความเข้ากันได้ของไฟล์ที่มีประสิทธิภาพที่คุณต้องการเพื่อทำงานกับผู้คนที่อยู่นอกองค์กรของคุณ ในทางกลับกัน Zoho ให้การแก้ไขเอกสารที่หลากหลายการผสมผสานที่ยอดเยี่ยมของการทำงานร่วมกันและการแบ่งปันไฟล์และคุณสามารถทำงานได้สำเร็จบนระบบปฏิบัติการมือถือ เชื่อมโยงคุณสมบัติเหล่านี้เข้ากับป้ายราคาที่ต่ำกว่าและความจุในการจัดเก็บที่มากขึ้นและคุณจะมีระบบจัดการเอกสารที่ดีกว่า ผู้ชนะ: โซโห
