7 วิธีในการทำให้การอัพเกรดโทรคมนาคมของคุณปราศจากการหยุดชะงัก

ไม่ว่าคุณจะย้ายจากระบบโทรศัพท์เก่าธรรมดา (POTS) หรือเพียงแค่ย้ายบริการ Voice-over-IP (VoIP) ที่มีอยู่ไปยังผู้ให้บริการรายอื่นการเปลี่ยนบริการเสียงนั้นทั้งยากและอาจเป็นอันตรายต่อประสิทธิภาพการทำงานของพนักงาน เป็นสิ่งสำคัญที่คุณต้องเตรียมความพร้อม มีขั้นตอนสำคัญหลายขั้นตอนที่คุณต้องดำเนินการก่อนเปิดใช้งานบริการเพื่อให้การทำงานราบรื่น แบนด์วิธโหลดการโทรและเหตุฉุกเฉินเป็นหนึ่งในปัจจัยสำคัญที่ต้องพิจารณาในระหว่างกระบวนการเตรียมการ

เราได้พูดคุยกับ Jeff Valentine ประธานเจ้าหน้าที่ฝ่ายการตลาดของ NetFortris Fonality หนึ่งในบริการ Editors 'Choice สำหรับธุรกิจ VoIP เพื่อหารือเกี่ยวกับขั้นตอนที่ธุรกิจของคุณควรดำเนินการก่อนการอัพเกรด VoIP เพื่อรับประกันว่าปราศจากข้อขัดข้อง ส่วนใหญ่แล้วกระบวนการตั้งค่า VoIP นั้นเป็นวิทยาศาสตร์มากกว่าศิลปะ นี่เป็นข่าวดีสำหรับคุณเพราะมันหมายถึงถ้าคุณทำตามคำแนะนำวาเลนไทน์และของบริการ VoIP ที่คุณเลือกและผู้ให้บริการอินเทอร์เน็ต (ISP) คุณควรจะมีวิธีการใช้งานที่ง่าย

1. ตรวจสอบให้แน่ใจว่าการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตของคุณพร้อมสำหรับ VoIP แล้ว

หากคุณมีความเร็วอินเทอร์เน็ตที่เหมาะสมสำหรับสำนักงานที่ไม่มีการตั้งค่า VoIP คุณควรติดต่อ ISP และผู้จำหน่าย VoIP ของคุณเพื่อพิจารณาว่าสามารถจัดการกับการโทร VoIP ที่เพิ่มเข้ามาหรือไม่

"สาเหตุอันดับหนึ่งของปัญหาคือการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตไม่ดี" Valentine กล่าว เขาแนะนำให้คุณทดสอบการเชื่อมต่อของคุณสำหรับความเร็วและคุณภาพและหากคุณพิจารณาว่าจะไม่สามารถจัดการกับข้อมูล VoIP ได้คุณมีสองสิ่งที่คุณสามารถทำได้เพื่อปรับปรุงคุณภาพการโทรโดยไม่ต้องเปลี่ยนบริการ ก่อนอื่นเพื่อดูว่าการเชื่อมต่อของคุณสามารถรองรับ VoIP ได้หรือไม่เขาแนะนำให้คุณทดลองใช้งานกับผู้ให้บริการที่คุณเลือก

“ ถ้าฟังดูดีคุณมีแนวโน้มที่จะมีการเชื่อมต่อที่ดี” เขากล่าว หากคุณพบว่าการเชื่อมต่อของคุณทำให้เกิดการหยุดชะงักเขาจะแนะนำสายส่วนตัวระหว่างธุรกิจของคุณและผู้ให้บริการ VoIP ของคุณเพื่อสร้างการเชื่อมต่อแบนด์วิดธ์ส่วนตัวที่จะไม่ถูกรบกวนจากกระบวนการสำนักงานอื่น ๆ

ประการที่สอง Valentine แนะนำให้ลูกค้าของเขามีการเชื่อมต่อที่ไม่ดีในการติดตั้งระบบ VoIP / อนาล็อกไฮบริดเพื่อให้ปริมาณงานลดลงเหลือน้อยที่สุด กฎทั่วไปสำหรับการติดตั้งระบบ VoIP คือคุณควรเพิ่มแบนด์วิดท์ 100 Kbps ดังนั้นสำหรับผู้ใช้ 10 คนคุณควรมีการถ่ายโอนแบนด์วิดท์ 1 Mbps ในเครือข่ายของคุณ

2. ซื้อเราเตอร์พร้อมคุณสมบัติการบริการที่มีคุณภาพ

เราเตอร์บางตัวมีความสามารถในการกระจายการรับส่งข้อมูลคุณภาพ (QoS) คุณสมบัตินี้ออกแบบมาเพื่อแบ่งแบนด์วิดท์ VoIP จากแบนด์วิดท์เครือข่ายอื่นทั้งหมดของคุณ โดยทั่วไปจะช่วยให้คุณเลือกแอปพลิเคชันเฉพาะที่ทำงานบนเครือข่ายของคุณตามลายเซ็นการรับส่งข้อมูลจากนั้นให้ผู้ดูแลระบบไอทีของคุณกำหนดลำดับความสำคัญหรือเปอร์เซ็นต์การรับประกันความจุท่อโดยรวมของคุณให้กับแอปเหล่านั้น ซึ่งหมายความว่าทราฟฟิก VoIP ของคุณจะผ่านมาตลอดดังนั้นคุณจึงไม่ถูกขัดจังหวะการโทรหากมีคนตัดสินใจที่จะสตรีม Netflix ในช่วงอาหารกลางวัน วันนี้มีเราเตอร์น้อยมากที่ไม่สามารถใช้ QoS ได้ในบางรูปแบบ แต่คุณควรพูดคุยกับผู้ให้บริการของคุณเพื่อดูว่าพวกเขามีพันธมิตรที่ต้องการหรือไม่

สิ่งหนึ่งที่ต้องคำนึงถึงคือเราเตอร์จะไม่สามารถช่วยเหลือคุณได้หากเครือข่ายผู้ให้บริการ VoIP ของคุณแออัด พวกเขาจะช่วยถ้าเครือข่ายภายในของคุณเป็นปัญหาซึ่งนำเราไปสู่จุดสำคัญของเราต่อไป

3. ตรวจสอบความน่าเชื่อถือของผู้ให้บริการของคุณ

อันนี้เป็นเกมง่ายๆเพราะถ้าบริการ VoIP ของคุณถูกปิดใช้งานมันไม่สำคัญว่ามันจะถูกหรือว่าสายของคุณชัดเจน บริการ VoIP บนคลาวด์ส่วนใหญ่อนุญาตให้คุณดูว่าเวลาทำงานโดยเฉลี่ยของพวกเขาคืออะไรเพื่อดูว่าระบบทั้งหมดของพวกเขาล้มเหลวบ่อยแค่ไหน หากพวกเขาไม่เผยแพร่ข้อมูลนี้ในเว็บไซต์ของพวกเขาคุณควรถามพวกเขาโดยตรง

หากผู้ให้บริการที่คุณต้องการมีบันทึกไม่แน่นอนสำหรับการจัดการเวลาใช้งานคุณอาจสูญเสียบริการโทรศัพท์ในเวลาที่สำคัญที่สุดของวันหรือปี การหยุดให้บริการเช่นนี้อาจทำให้ธุรกิจโทรศัพท์ล่ม

4. แยกทราฟฟิก VoIP ผ่าน VLAN

นอกจากเราเตอร์ QoS แล้วคุณสามารถใช้ Virtual Local Area Network (VLAN) เพื่อแบ่งกลุ่มการรับส่งข้อมูลเสียง คุณสามารถนึกถึง VLAN เป็นเครือข่ายภายในเครือข่าย VLAN สามารถขึ้นอยู่กับคุณสมบัติหลายประการรวมถึงตำแหน่งที่ตั้งอุปกรณ์กลุ่มผู้ใช้และใช่ประเภทการรับส่งข้อมูล ในกรณีของ VoIP, VLAN จะแบ่งส่วนการรับส่งข้อมูลภายในความจุเครือข่ายโดยรวมของคุณเพื่อให้ตอบสนองได้ทันทียิ่งขึ้น สิ่งนี้มีประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับ บริษัท ที่มีพนักงานมากกว่า 50 คนที่ใช้บริการ VoIP

คุณอาจต้องการลองใช้เครือข่ายที่กำหนดโดยซอฟต์แวร์ (SD-WAN) ซึ่งให้การเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตที่อยู่ด้านบนของการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตที่คุณมีอยู่ ตัวอย่างเช่นหากคุณมีอินเทอร์เน็ต Time Warner เราเตอร์ SD-WAN จะเป็นช่องทางรับส่งข้อมูลผ่านเครือข่ายส่วนตัวเสมือนจริง (VPN) เหนือการรับส่งข้อมูล Time Warner ของคุณเพื่อให้แน่ใจว่าการรับส่งข้อมูลไปยังสถานที่ที่ต้องการมากที่สุด หรือจะช่วยให้คุณสามารถเสียบบริการของ ISP ที่สองเข้ากับ VPN ของคุณเพื่อตรวจสอบว่าบริการใดที่ทำงานได้ดีที่สุดในขณะนี้เพื่อนำทราฟฟิกไปยังเครือข่ายนั้น

5. กำหนดโหลดสายขวา

Valentine แนะนำให้ใช้อัตราส่วน 1 ต่อ 1 ระหว่างจำนวนพนักงานที่ใช้ VoIP และปริมาณการโทรทั้งหมดที่มีในระบบของคุณ ซึ่งหมายความว่าบริการ VoIP ของคุณควรสามารถจัดการพนักงานทุกคนที่รับสาย VoIP ได้ในเวลาเดียวกัน

สิ่งนี้จะต้องมีการคาดการณ์ล่วงหน้าในส่วนของคุณเนื่องจากคุณอาจต้องขยายหรือลบจำนวนพนักงานใน บริษัท ของคุณ ดังนั้นหากคุณวางแผนในการจ้างงานครั้งสำคัญหรือหากคุณวางแผนปลดพนักงานควรคำนึงถึงปัจจัยที่เป็นภาระการโทรสูงสุดของคุณ

6. ประเมินโทรศัพท์ SIP มากกว่าหนึ่งเครื่อง

โปรโตคอลหลักที่เชื่อมโยงการโทรผ่าน VoIP และอุปกรณ์ต่อพ่วงเข้าด้วยกันคือ Session Initiated Protocol (SIP) อุปกรณ์ VoIP เกือบทุกประเภทรวมถึงเราเตอร์สวิตช์และอุปกรณ์พกพาจะรองรับ SIP เว้นแต่จะเป็นส่วนหนึ่งของโซลูชันที่เป็นกรรมสิทธิ์ซึ่งใช้โปรโตคอลของตนเอง เมื่อคุณกำลังค้นหาโทรศัพท์มือถือที่ใช้ VoIP ได้ SIP จะเป็นโปรโตคอลที่คุณจะเห็นว่า "สนับสนุน" อยู่เสมอ แต่นั่นไม่ใช่ทั้งหมดที่มีไปยังโทรศัพท์ VoIP

คุณควรทดสอบโทรศัพท์ SIP ที่หลากหลายเพื่อดูว่าพวกเขาทำงานร่วมกับผู้ให้บริการ VoIP ที่คุณเลือกได้อย่างไร ผู้ให้บริการของคุณมักจะมีคู่ค้าฮาร์ดแวร์ที่ต้องการและอาจมีบริการที่จะกำหนดค่าโทรศัพท์เหล่านั้นล่วงหน้าสำหรับการจัดส่งของคุณเพื่อให้คุณสามารถเพียงเสียบแล้วเล่นเมื่อมาถึง อย่างไรก็ตามอย่าให้ความสะดวกนั้นทำให้คุณหงุดหงิดโดยไม่จำเป็นเนื่องจากมีข้อควรพิจารณาอื่น ๆ

สำหรับหนึ่งคุณควรทดสอบโทรศัพท์มือถือของคุณเพื่อดูว่าพวกเขาทำงานอย่างไรกับแพลตฟอร์มการเลือกเส้นทางที่คุณเลือกตลอดจนแอพใด ๆ ที่คุณใช้งานอยู่บนเครือข่าย VoIP หรือเชื่อมต่อกับมัน - สิ่งต่าง ๆ เช่นแพลตฟอร์มแผนกช่วยเหลือลูกค้าของคุณ แอพสัมพันธ์ CRM (CRM) และเครื่องมือการจัดการไอทีของคุณอย่างแน่นอน ท้ายที่สุดหากคุณกำลังให้บริการโทรศัพท์ไร้สายผ่าน VoIP และอุปกรณ์เหล่านี้มาจากผู้ให้บริการโทรศัพท์มือถือของคุณคุณควรทดสอบอย่างละเอียดด้วย เสียงเป็นแพลตฟอร์มการสื่อสารที่สำคัญและแน่นอนว่าเป็นเทคโนโลยีที่เติบโตเต็มที่ แต่ VoIP ยังคงมีข้อผิดพลาดมากมายสำหรับผู้ที่ยังไม่ทดลองหรือไม่ระวัง ให้แน่ใจว่าคุณไม่ได้อยู่ในหมู่พวกเขา

7. สร้างแผนโทรศัพท์ฉุกเฉิน

หากคุณทำตามขั้นตอนที่วางไว้ข้างต้นคุณอาจจะได้รับการเปลี่ยนอย่างง่ายดาย อย่างไรก็ตามคุณควรเตรียมพร้อมสำหรับสถานการณ์ภัยพิบัติ วิธีหนึ่งในการรับรองว่าคุณจะมีเวลาทำงานตลอดเวลาคือการสร้างระบบ VoIP แบบไฮบริดภายในองค์กร / บนคลาวด์ ด้วยวิธีนี้หากคลาวด์ของผู้ให้บริการของคุณล่มคุณสามารถใช้ทรัพยากรภายในเพื่อโอนสาย หรือหากมีน้ำท่วมในละแวกของคุณคุณสามารถโอนภาระงานทั้งหมดของคุณไปยังคลาวด์ของผู้ให้บริการของคุณ

“ สิ่งนี้เกิดขึ้นกับความถี่ที่เพิ่มขึ้น” วาเลนไทน์กล่าว "หากอาคารสูญเสียพลังงานธุรกิจที่อาศัยโทรศัพท์อยู่นอกธุรกิจหากคุณย้ายไปยังระบบคลาวด์คุณสามารถหลีกเลี่ยงปัญหาการขาดงานในท้องถิ่นได้ แต่ถ้าระบบคลาวด์ดับผู้ให้บริการของคุณอาจส่งสัญญาณได้ โทรผ่านสายโทรศัพท์มากกว่าการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต "

หากระบบโทรศัพท์ใช้งานไม่ได้ทั้งบนคลาวด์และระดับท้องถิ่นคุณจำเป็นต้องนำทราฟฟิกของโทรศัพท์ไปยังวิธีการสื่อสารอื่น ๆ เช่นแชทและอีเมล ลูกค้าของคุณจะยังโกรธอยู่ แต่พวกเขาอาจเลือกที่จะแสดงความไม่พอใจให้กับตัวแทนแชทของคุณแทนที่จะระบายในโซเชียลมีเดีย