7 เคล็ดลับเมื่อเลือกบริการ voip สำหรับธุรกิจของคุณ

แน่นอนว่าผู้ให้บริการ Voice-over-IP (VoIP) ระดับธุรกิจเป็นตัวเลือกที่ได้รับความนิยมมากที่สุดในธุรกิจขนาดเล็ก ท้ายที่สุดคุณจะได้รับฟังก์ชั่นการทำงานทั้งหมดของ PBX ธุรกิจขนาดใหญ่ด้วยเงินเพียงเสี้ยวเดียวและเรียกเก็บเงินรายเดือนและต่อผู้ใช้ในกรณีส่วนใหญ่ ยิ่งไปกว่านั้นคุณจะได้รับแนวความยืดหยุ่นใหม่ทั้งหมดเนื่องจากการโทรศัพท์ของคุณเป็นข้อมูล

นั่นหมายความว่าพวกเขาสามารถรวมเข้ากับระบบอื่น ๆ เช่นการจัดการความสัมพันธ์ลูกค้า (CRM) หรือระบบโต๊ะช่วยเหลือและพวกเขายังสามารถขุดเพื่อรับข้อมูลเชิงลึกใหม่ ๆ ว่าลูกค้าของคุณรู้สึกอย่างไรเกี่ยวกับธุรกิจของคุณ

หากคุณตัดสินใจที่จะอัปเกรดเป็นบริการ VoIP แต่คุณสงสัยว่าจะเริ่มต้นที่คำตอบสั้น ๆ คือ: ย้ายช้าทำการบ้านของคุณและไม่ต้องเสียค่าใช้จ่ายในการพิจารณาเบื้องต้น มีระบบ VoIP ธุรกิจที่น่าทึ่งมากมาย แต่แต่ละอันมีคุณสมบัติที่แตกต่างกันและโครงสร้างราคาที่แตกต่างกันดังนั้นการเลือกอาจเป็นเรื่องยาก RingCentral Office เป็นหนึ่งในตัวเลือกของบรรณาธิการของเรา แต่นั่นไม่ได้หมายความว่าคุณควรรีบไปที่เว็บไซต์ของพวกเขาโดยอัตโนมัติเพื่อซื้อ ในความเป็นจริงระบบอื่น ๆ อาจมุ่งเน้นไปที่ความสามารถที่แตกต่างกันเช่น Freshcaller ที่มีความเชี่ยวชาญในคุณสมบัติศูนย์บริการ

ดังนั้นคุณต้องทำการบ้านเพื่อให้แน่ใจว่าบริการ VoIP ที่คุณเลือกนั้นเหมาะสมกับธุรกิจของคุณ โดยที่ในใจเราได้รวบรวมรายการเกณฑ์สำคัญที่คุณต้องพิจารณาก่อนเลือกระบบ VoIP ธุรกิจ

1. แผนและราคา

เราอาจเริ่มด้วยคุณลักษณะที่สำคัญที่สุดเช่นราคา สิ่งที่ดีคือการเลือกบริการ VoIP ทางธุรกิจพร้อมกับเสียงระฆังและนกหวีดหากคุณไม่สามารถจ่ายได้ AT&T ทำงานร่วมกันผู้ชนะ Editors 'Choice รายอื่นมีคุณสมบัติที่ยอดเยี่ยม แต่เริ่มต้นที่ $ 34.95 ต่อผู้ใช้ต่อเดือนสำหรับแพ็คเกจ Basic Voice Solution แม้ว่าจะลดลงเหลือ $ 17.48 ต่อผู้ใช้ต่อเดือนหากซื้อออนไลน์ RingCentral เสนอราคาพื้นฐานและระดับกลางที่ใกล้เคียงกันเริ่มต้นที่ $ 19.99 หากคุณย้ายไปที่ระดับพรีเมี่ยมคุณจะเริ่มต้นที่ $ 44.99 ต่อผู้ใช้ต่อเดือน แต่ระดับนี้มีความสามารถใหม่รวมถึงการเข้าร่วมอัตโนมัติหลายระดับชื่อผู้โทรเข้าขาเข้าการบันทึกการโทรและความสามารถในการจัดการข้อมูลประจำตัว .

มีวิธีแก้ปัญหาที่ถูกกว่าตัวเลือกบรรณาธิการของเราเช่น Grasshopper ซึ่งเริ่มต้นที่ $ 26 ต่อเดือน (ไม่มีต่อผู้ใช้) แต่คุณจะแลกเปลี่ยนคุณลักษณะที่นี่ ตัวอย่างเช่นด้วย Grasshopper คุณจะไม่สามารถคัดลอกข้อความเสียงและระบบของคุณจะไม่บันทึกทุกการโทรสำหรับลูกหลาน บริการเหล่านี้เป็นบริการที่ยอดเยี่ยมสำหรับ บริษัท ที่ทำทุกอย่างจากแล็ปท็อปหรือแท็บเล็ต แต่พวกเขาไม่ดีเท่า RingCentral หรือ AT&T ทำงานร่วมกันสำหรับ บริษัท ที่จัดการสายเรียกเข้าและโทรออกในปริมาณมาก

คุณรู้ได้อย่างไรว่าอะไรเหมาะกับคุณ หยุดการมุ่งเน้นที่ราคาและคิดเกี่ยวกับคุณสมบัติที่คุณต้องการเท่านั้น เมื่อคุณจับคู่ฟีเจอร์เข้ากับกระบวนการทางธุรกิจที่ต้องการเสียงคุณจะรู้ว่าแพลตฟอร์มเสียงขั้นต่ำสุดของคุณจะต้องรองรับอะไร จากตรงนั้นมันเป็นแค่การเปรียบเทียบการจับจ่าย

2. แอปมือถือที่กำหนดเอง

เจ้าหน้าที่ของคุณอาจอยู่ระหว่างการเดินทางอย่างน้อยบางเวลาดังนั้นคุณจะต้องการบริการ VoIP ที่สามารถเดินทางไปกับพวกเขาได้ น่าเสียดายที่ผู้ให้บริการ VoIP ไม่ใช่ทุกคนที่เสนอแอพมือถือที่ให้คุณค่าและบริการเช่นเดียวกับแอพเดสก์ท็อป ระบบส่วนใหญ่ที่เราตรวจสอบนั้นเสนอทั้งแอป Apple iOS และ Google Android สำหรับมือถือ แต่คุณภาพแตกต่างกันไปและคุณลักษณะต่าง ๆ ที่ตั้งอยู่ในซอฟต์โฟนเดสก์ท็อปที่มีคุณสมบัติครบถ้วนและสิ่งที่คุณจะพบในไคลเอนต์มือถือ ตัวอย่างเช่นบางครั้งแอพมือถือจะไม่สามารถสร้างบันทึกสำหรับการโทรเหล่านี้หรือสร้างการถอดเสียงข้อความเสียงหากไม่รับสาย

3. การจัดการการโทร

ในขณะที่แพลตฟอร์ม VoIP เป็นผู้ใหญ่ชุดคุณลักษณะจะเหมาะสำหรับผู้ชมที่เฉพาะเจาะจง นั่นหมายความว่าคุณไม่จำเป็นต้องค้นหาความสามารถเดียวกันแม้ในผลิตภัณฑ์ที่แข่งขันกันโดยตรง สำหรับองค์กรที่ลงทุนใน VoIP เนื่องจากซอฟต์แวร์ "สมอง" ของซอฟต์แวร์ซึ่งหมายความว่าคุณจะต้องระมัดระวังเป็นอย่างยิ่งเพื่อให้แน่ใจว่าสมาร์ทที่ธุรกิจของคุณต้องการนั้นเป็นผลิตภัณฑ์จริง การจัดการการโทรเป็นตัวอย่างที่ดีเนื่องจากนี่เป็นคำศัพท์ที่ใช้สำหรับเกือบทุกสิ่งที่ระบบสามารถทำได้กับการโทรศัพท์ทั่วไป

ตัวอย่างเช่นหากคุณมีการโทรจำนวนมากเข้ามาในหมายเลขโทรศัพท์ชุดหนึ่ง (เช่นส่วนให้บริการ) หรือกดปุ่มระบบในช่วงเวลาหนึ่งของปี (การโทรในช่วงวันหยุด) คุณอาจต้องรอคิวที่ VoIP ระบบสามารถกระจายการโทรระหว่างส่วนขยายที่แตกต่างกันอย่างชาญฉลาดขึ้นอยู่กับความพร้อมใช้งานภูมิศาสตร์หรือเกณฑ์อื่น ๆ อีกตัวอย่างหนึ่งคือการจัดการส่วนขยายซึ่งระบบไม่เพียง แต่กำหนดส่วนขยายให้กับผู้ใช้แต่ละคน แต่ยังอาจจัดการไดเรกทอรีชื่อที่รวมเข้ากับไดเรกทอรีเครือข่ายของแผนกไอทีของคุณ

4. การรวมบุคคลที่สาม

นี่เป็นหนึ่งในกุญแจสำคัญของ VoIP เนื่องจากเป็นซอฟต์แวร์ระบบเหล่านี้มักจะมีรายการการรวมระบบที่สร้างไว้ล่วงหน้ากับแอพใดก็ตามที่ผู้ขายเชื่อว่าลูกค้าจะชอบ ตัวอย่างเช่น RingCentral เสนอส่วนขยายที่ดีต่อสุขภาพรวมถึง Desk.com, Dropbox และ Google Drive

เมื่อใช้ส่วนขยายเหล่านี้ลูกค้าสามารถสร้างเวิร์กโฟลว์แบบกำหนดเองเพื่อช่วยให้ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น ตัวอย่างเช่นโทรศัพท์ของลูกค้าที่โทรเข้ามาผ่าน RingCentral อาจเริ่มใช้งานโทรศัพท์มือถือ RingCentral ภายในแอพ Desk.com Help Desk ตัวแทนบริการอาจรับสายและตามขั้นตอนมาตรฐานให้กรอกตั๋วปัญหาที่เก็บไว้ใน Dropbox เป็นไฟล์เอกสารที่เชื่อมโยงกับหมายเลขตั๋วในฐานข้อมูล Desk.com ด้วย แต่เป็นส่วนหนึ่งของการรวมระบบคุณอาจเก็บบันทึกการโทรอัตโนมัติเป็นไฟล์. wav ที่เชื่อมโยงกับทั้งไฟล์ข้อความ ticket และหมายเลขตั๋ว Desk.com ดังนั้นเมื่อใดก็ตามที่ใครก็ตามเรียกไฟล์บันทึกนี้ทั้งไฟล์เหล่านั้น ปรากฏเป็นเอกสารประกอบ

หากคุณต้องการพัฒนาการรวมระบบที่กำหนดเองของคุณให้มองหาผู้ขายที่สนับสนุน API การรวมระบบเป็นตัวเลือกค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมหรือให้ดาวน์โหลดได้ฟรีสำหรับลูกค้า โดยทั่วไปแล้วสิ่งเหล่านี้จะเป็นไปตามมาตรฐาน REST ซึ่งได้กลายเป็นวิธีทั่วไปในการรวมบริการคลาวด์ที่แตกต่างกัน

5. การสนับสนุน

เช่นเดียวกับผลิตภัณฑ์ใด ๆ ระดับการให้บริการที่คุณจะได้รับนั้นสำคัญอย่างยิ่งต่อการบริการของคุณ RingCentral เสนอการสนับสนุนทางโทรศัพท์ 24/7 สำหรับลูกค้าที่มีแผนสำหรับผู้ใช้สองคนขึ้นไป หากคุณเป็นผู้ใช้คนเดียวคุณจะสามารถคุยกับใครบางคนได้ในช่วงเวลา 13 ชั่วโมงระหว่างวันจันทร์ถึงวันศุกร์ RingCentral ยังให้การสนับสนุนการแชทตลอดเวลา 24/7 หากคุณดำเนินธุรกิจระดับโลกที่มีความต้องการตลอดเวลาคุณจะต้องการค้นหาผู้ให้บริการที่สามารถรับประกันการสอบถามของคุณได้ในทันที (หรืออย่างน้อยก็ในเวลาที่เหมาะสม) หากพวกเขาไม่สามารถเสนอสิ่งนั้นได้คุณอาจต้องการดูที่อื่นโดยเฉพาะอย่างยิ่งหากระบบโทรศัพท์ของคุณเป็นวิธีหลักในการสื่อสารกับลูกค้า

ระวังเมื่อคุณเพิ่มความสามารถให้กับระบบโทรศัพท์ของคุณอย่างไรก็ตามโดยเฉพาะอย่างยิ่งในกรณีของการผสานรวมที่กำหนดเองที่กล่าวถึงข้างต้น เพียงเพราะ RingCentral เสนอนโยบายการสนับสนุนลูกค้าที่ดีไม่ได้หมายความว่าผู้ขายของทุกสิ่งที่คุณได้รวมเข้ากับ RingCentral ทำได้ และแม้ว่าพวกเขาจะทำมันก็ไม่น่าเป็นไปได้ที่พวกเขาจะสนับสนุนกลไกการรวมที่พัฒนาขึ้นภายใน บริษัท ดูส่วนประกอบแต่ละส่วนของระบบการสื่อสารด้วยเสียงโดยรวมของคุณและตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณรู้ว่าใครจะโทรเมื่อไหร่จะโทรและทำไม นอกจากนี้หากคุณกำลังจะพัฒนาการผสานรวมที่กำหนดเองเป็นความคิดที่ดีที่จะพิจารณาตัวเลือกการสนับสนุนระดับพรีเมียม ใช่นั่นคือเงินพิเศษ แต่การมีผู้เชี่ยวชาญที่พร้อมใช้งานในระหว่างการพัฒนาและการดำเนินงานแบบวันต่อวันสามารถจ่ายเงินปันผลจำนวนมากในอนาคต

6. ความปลอดภัย

การรักษาความปลอดภัยเป็นสิ่งที่จำเป็นสำหรับบริการบนคลาวด์ทุกรูปแบบที่เสียบเข้ากับธุรกิจของคุณและการโจมตีของเวกเตอร์จะมีวิวัฒนาการทุกวัน สำหรับแอปพลิเคชันเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตเช่น VoIP หนึ่งในนั้นที่ทำหน้าที่เป็นศูนย์กลางของการสื่อสารทางธุรกิจของคุณมาตรการรักษาความปลอดภัยจากภายในมีความจำเป็นมากยิ่งขึ้น ใช้ความขยันของคุณกับผู้ขายเพื่อทราบว่าความรับผิดชอบอยู่ตรงไหนกับข้อมูลที่เก็บไว้ในบริการบนคลาวด์และหากเป็นไปได้เจรจาเงื่อนไขการรักษาความปลอดภัยในสัญญาของคุณ ค้นหาบริการที่เสนอการเข้ารหัสแบบครบวงจร, การเข้ารหัสข้อมูลที่เหลือ (ถ้ามี) และไม่ใช่แค่การรับรองความถูกต้องเบื้องต้น แต่ตัวเลือกขั้นสูงเช่นกันโดยเฉพาะการรับรองความถูกต้องด้วยหลายปัจจัยและไบโอเมตริก

ด้านหลังไฟร์วอลล์ของคุณให้พูดคุยกับเจ้าหน้าที่ไอทีของคุณและตรวจสอบให้แน่ใจว่าความปลอดภัยเป็นสิ่งที่สำคัญที่สุด ตรวจสอบให้แน่ใจว่าฮาร์ดแวร์เครือข่ายในสถานที่ของคุณรับทราบ VoIP และมีคุณสมบัติความปลอดภัยระดับธุรกิจที่พร้อมใช้งาน … จากนั้นตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เปิดใช้งานในที่ที่จำเป็น ตัวอย่างเช่น LAN เสมือน (VLANs) มักใช้เพื่อแยกการรับส่งข้อมูลเสียงด้วยเหตุผลด้านคุณภาพการโทรเนื่องจากการมีเครือข่ายเฉพาะสำหรับการรับส่งข้อมูลนั้นหมายความว่าข้อมูลของแอปเครือข่ายอื่นไม่สามารถแทรกแซงและทำให้เกิดเสียงในระหว่างการโทร แต่ VLAN นั้นยอดเยี่ยมสำหรับการรักษาความปลอดภัยการสนทนา VoIP ตราบใดที่ IT กำหนดไว้ในใจ สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมให้ตรวจสอบรายการสิ่งที่ต้องทำและสิ่งที่ไม่ควรทำเมื่อมีการรักษาความปลอดภัยการสื่อสาร VoIP ของคุณ

7. การสื่อสารแบบครบวงจร

ผู้ให้บริการ VoIP ของคุณสามารถเป็นร้านค้าครบวงจรสำหรับทุกความต้องการด้านการสื่อสารของคุณและส่วนใหญ่ใช้ความสามารถนี้ภายใต้ชื่อ Unified Communications เป็นบริการ (UCaaS) ซึ่งหมายถึงการรวมฟังก์ชั่นการแชทการประชุมทางโทรศัพท์การโทรผ่านวิดีโอและข้อความเสียงไว้ในแอปเดียว บริการทั้งหมดที่เราตรวจสอบมีรูปแบบของบริการประเภทนี้ แต่ไม่ใช่ผู้ให้บริการ VoIP ทุกรายที่จัดการในลักษณะเดียวกัน

ตัวอย่างเช่นแพลตฟอร์มเช่นผู้ชนะ Editors 'Choice, AT&T และ RingCentral ของเรามีความสามารถในการสื่อสารแบบครบวงจรที่ครอบคลุมทุกช่องทางที่กล่าวถึงข้างต้นรวมถึงพื้นที่ประชุมอัจฉริยะและคุณสมบัติการทำงานร่วมกันที่คล้ายคลึงกัน ผู้ให้บริการซอฟต์แวร์ที่มุ่งเน้นมากขึ้นเช่น Dialpad จะนำเสนอซอฟต์โฟนที่ทันสมัยและครบวงจรมาก แต่จะไม่สามารถรวมโทรศัพท์ฮาร์ดแวร์ได้อย่างง่ายดาย ในที่สุดผู้ขายที่มีต้นทุนต่ำมากเช่น Grasshopper อาจไม่เสนอการสื่อสารแบบรวมหรือเพียงแค่หนึ่งหรือสองช่องทางพิเศษเช่นโทรสารและข้อความ

การพิจารณาว่าธุรกิจของคุณใช้ช่องทางใดในการทำงานให้เสร็จเป็นกุญแจสำคัญในการดำเนินการสื่อสารแบบครบวงจรที่มีประสิทธิภาพ หากทุกสิ่งที่คุณใช้เป็นเสียงคุณไม่จำเป็นต้องกังวลเกี่ยวกับมัน แต่ในวันนี้และอายุที่เป็นยูนิคอร์นในทางปฏิบัติ ทุกธุรกิจสื่อสารกันโดยใช้ช่องทางที่สามารถส่งเสียงได้ง่ายขึ้นและการมีระบบที่เป็นหนึ่งเดียวกันหมายถึงความสามารถในการใช้ช่องทางเหล่านั้นได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น หากไม่มีแอป UCaaS คุณจะใช้ระบบที่แตกต่างกันใน SMB ของคุณโดยไม่มีวิธีการติดตามว่าใครได้รับข้อความใดบนอุปกรณ์ใดและผ่านสื่อใด