จัดระเบียบ: 7 ขั้นตอนง่ายๆสำหรับล้างข้อมูลไดรฟ์ google ของคุณ

เช่นเดียวกับที่อื่นที่คุณเก็บสิ่งของ Google Drive อาจยุ่งเหยิง คุณสร้างไฟล์หนึ่งไฟล์หรือสองไฟล์นำเข้าเอกสารสองฉบับจาก Gmail ยอมรับโฟลเดอร์ที่แชร์และก่อนที่คุณจะรู้ว่าสถานที่นั้นเป็นหายนะ

คุณสามารถจัดระเบียบไฟล์ใน Google ไดรฟ์ของคุณโดยใส่ลงในโฟลเดอร์และใช้เครื่องมืออื่น ๆ ทั้งแนวความคิดและตามจริงเพื่อให้แน่ใจว่าคุณสามารถค้นหาสิ่งที่คุณต้องการได้เสมอ เคล็ดลับและคำแนะนำเหล่านี้จะแสดงวิธีการจัดระเบียบไฟล์ใน Google Drive และควรทำงานได้ดีหากคุณใช้ Google Drive for Work

1. ตั้งค่ามุมมองเริ่มต้นของคุณ

คุณสามารถดูไฟล์และโฟลเดอร์ใน Google ไดรฟ์ได้หลายวิธี ตัวอย่างเช่นคุณสามารถแสดงทุกอย่างในรายการหรือมุมมองกริดรวมถึงตั้งค่าระยะห่างบรรทัดให้สบายสบายหรือกะทัดรัด ตัดสินใจว่าคุณต้องการดู Google ไดรฟ์ของคุณโดยการเล่นกับการตั้งค่าจนกว่าคุณจะมีความสุข ฉันชอบมุมมองรายการที่มีระยะห่างที่สะดวกสบายดังนั้นนั่นคือสิ่งที่คุณจะเห็นในภาพหน้าจอส่วนใหญ่ที่นี่

อย่ามองข้ามรางด้านซ้าย ผู้คนจำนวนมากมุ่งเน้นที่กึ่งกลางของหน้าจอเมื่อดูที่ Google ไดรฟ์ อย่างไรก็ตามเมื่อพูดถึงการจัดระเบียบโฟลเดอร์และไฟล์ต่าง ๆ ของคุณโปรดแน่ใจว่าได้เลื่อนไปทางซ้าย คุณสามารถดูโฟลเดอร์และโฟลเดอร์ย่อยของคุณได้อย่างง่ายดายและสำรองจุดกึ่งกลางของหน้าจอเพื่อดูเนื้อหาของโฟลเดอร์ที่คุณเลือกดู

2. สร้างโครงกระดูกของโฟลเดอร์

สร้างโครงกระดูกของโฟลเดอร์สำหรับตัวคุณเองโดยใช้โครงสร้างและชื่อใดก็ได้ที่ดีที่สุดสำหรับคุณ คุณจะจัดระเบียบไฟล์และโฟลเดอร์ในแอพอื่น ๆ ได้อย่างไร? เมื่อคุณคิดถึงเอกสารที่คุณต้องการ วิธีที่ดีที่สุดในการหาวิธีตั้งค่าโฟลเดอร์ของคุณคือตอบคำถามทั้งสอง

สำหรับหลาย ๆ คนสิ่งที่ควรคำนึงถึงก่อนคือเนื้อหาของงานดังนั้นพวกเขาจึงใช้ชื่อเฉพาะเช่น Project X หรือ School Work สำหรับโฟลเดอร์ โดยส่วนตัวฉันยึดติดกับวันที่ เมื่อฉันต้องการค้นหาไฟล์ไม่ว่าจะเป็นชิ้นส่วนของการเขียนหรือรูปภาพฉันมักจะคิดถึง เมื่อ ฉันสร้างมันขึ้นมา เป็นผลให้ฉันใช้วันที่อย่างมากในโฟลเดอร์และแบบแผนการตั้งชื่อไฟล์ของฉัน ตัวอย่างเช่นฉันมีโฟลเดอร์สำหรับ 2019, 2018, 2017 และอื่น ๆ ฉันยังใช้ตัวเลขที่สอดคล้องกับปีและเดือน ตัวอย่างเช่น 1906 หมายถึงปี 2019 และเดือนที่หกหรือมิถุนายน เมื่อฉันดูโฟลเดอร์ที่ขึ้นต้นด้วยตัวเลขฉันรู้ว่าพวกมันหมายถึงอะไรและมันช่วยให้ฉันค้นหาไฟล์ที่ต้องการได้อย่างรวดเร็ว

ฉันเห็นบางคนออนไลน์แนะนำให้คุณเพิ่มอิโมจิลงในชื่อโฟลเดอร์ของคุณเพื่อให้คุณเห็นภาพที่ชัดเจนยิ่งขึ้น ทำไม่ได้! Emoji จะไม่แปลงเป็นรูปแบบอื่น ๆ เสมอไปดังนั้นเมื่อคุณพยายามสร้างลิงก์ที่แชร์ไปยังโฟลเดอร์หรือส่งออกรูปภาพอาจแตกได้

3. สร้างโฟลเดอร์ย่อย

โฟลเดอร์ย่อยเป็นโชคลาภขององค์กร ทำให้พวกเขาและใช้พวกเขา! มันช่วยให้คุณเรียงลำดับและจัดประเภทไฟล์ของคุณเป็นกลุ่มเล็กและเจาะจงมากขึ้น

หากคุณสร้างโฟลเดอร์ แต่ยังคงพยายามคิดว่าจะสร้างโฟลเดอร์ย่อยอย่างไรบางทีคุณอาจไม่ต้องการโฟลเดอร์เหล่านั้น คุณอาจสร้างโฟลเดอร์ชื่อ DONE หรือ OLD เพื่อให้เมื่องานเสร็จสมบูรณ์หรือโฟลเดอร์ไม่ได้ใช้งานคุณสามารถลากและวางในโฟลเดอร์นั้นได้

4. ใช้สี

สีเป็นคิวภาพที่ยอดเยี่ยมและ Google ไดรฟ์ช่วยให้คุณเพิ่มสีที่กำหนดเองในโฟลเดอร์ของคุณ คลิกขวาที่โฟลเดอร์ใดก็ได้จากแถบด้านข้างหรือหน้าต่างหลักแล้วเลือกเปลี่ยนสี จากนั้นเลือกสีที่คุณต้องการ

เคล็ดลับที่ฉันใช้คือทำให้โฟลเดอร์ที่ใช้งานเป็นสีเขียว บางครั้งฉันมีโฟลเดอร์หรือโฟลเดอร์ย่อยที่ไม่ได้ใช้งานเป็นระยะเวลาหนึ่ง แต่โฟลเดอร์หนึ่งหรือสองโฟลเดอร์ยังคงถูกใช้งานอยู่ ฉันเน้นโฟลเดอร์ที่ใช้งานเป็นสีเขียวและปล่อยให้เป็นสีเทา ด้วยวิธีนี้เมื่อฉันต้องการกระโดดลงไปในงานของฉันฉันมีไฟเขียวนำทางฉันไปยังโฟลเดอร์ที่เก็บงานที่กำลังดำเนินการอยู่

5. เพิ่มดาวลงในไฟล์และโฟลเดอร์ที่ใช้บ่อย

Google ไดรฟ์ช่วยให้คุณเพิ่มดาวในไฟล์และโฟลเดอร์ คุณทำเช่นเดียวกันกับการเพิ่มสี: คลิกขวาที่ไฟล์หรือโฟลเดอร์แล้วเลือกเพิ่มลงในที่ติดดาว

ฉันแนะนำให้เพิ่มดาวในไฟล์ที่ใช้บ่อย ด้วยวิธีนี้คุณสามารถดึงรายการวัสดุทั้งหมดที่คุณเข้าถึงเป็นประจำไม่ว่าจะอยู่ที่ใดในไดรฟ์โดยคลิกที่หัวข้อติดดาวในรางด้านซ้าย

6. ย้ายไฟล์ 'แชร์กับฉัน' สำคัญ

ดูส่วนหัวในรางด้านซ้ายที่ชื่อว่า Shared With Me คลิกที่มันและความยุ่งเหยิงของไฟล์และโฟลเดอร์อาจปรากฏขึ้น ไม่ต้องกังวลเกี่ยวกับพวกเขามากเกินไป หากมีสิ่งใดที่สำคัญในชุดของสิ่งนั้นมีสามสิ่งที่มีประโยชน์ที่คุณสามารถทำได้:

เพิ่มดาว การเพิ่มดาวลงในไฟล์ที่แชร์กับคุณนั้นก็เหมือนกับการเพิ่มดาวในไฟล์ของคุณเอง มันทำให้มันปรากฏในรายการเนื้อหาที่ติดดาว

บันทึกในไดรฟ์ / ย้ายไปยังโฟลเดอร์ อีกทางเลือกหนึ่งคือการเพิ่มไฟล์ลงใน Google Drive ของคุณและใส่ไว้ในโฟลเดอร์ คุณสามารถคลิกขวาที่ไฟล์และเลือกย้ายไปที่ จากนั้นในหน้าต่างที่ปรากฏขึ้นให้นำทางไปยังโฟลเดอร์ที่คุณต้องการเก็บไฟล์นี้ ตัวเลือกอื่นที่ทำในสิ่งเดียวกันคือเลือกรายการที่คุณต้องการบันทึกจากนั้นคลิกที่ไอคอน Google Drive ในส่วนด้านขวาบนของหน้าจอ จากนั้นคุณมีโอกาสย้ายไปยังโฟลเดอร์ที่คุณเลือก ไม่ว่าจะด้วยวิธีใดคุณจะสร้างทางลัดไปยังไฟล์ที่ใช้ร่วมกันจากตำแหน่งใหม่ที่คุณเลือกอย่างมีประสิทธิภาพ ไฟล์นี้ยังคงแชร์กับทุกคนและยังคงเป็นของเจ้าของดั้งเดิม

ทำสำเนา. หากคุณทำสำเนาของไฟล์ที่แชร์กับคุณสำเนาใหม่จะกลายเป็นของคุณ และเป็นเพียงแค่การคัดลอก มันไม่ได้เชื่อมต่อกับไฟล์ที่แบ่งปันอีกต่อไปและคนคนเดียวกันไม่จำเป็นต้องได้รับอนุญาตให้เข้าถึงอีกต่อไป

• Google Drive Google Drive
• 35 เคล็ดลับของ Google Drive ที่คุณไม่สามารถพลาดได้ 35 คำแนะนำของ Google Drive ที่คุณไม่สามารถพลาดได้
• รับการจัดระเบียบ: วิธีการเปิดอ่านใบเสร็จรับเงินใน Gmail จัดระเบียบ: วิธีการเปิดอ่านใบเสร็จรับเงินใน Gmail

7. ทิ้งขยะ

เมื่อคุณลบไฟล์หรือโฟลเดอร์ออกจาก Google Drive ไฟล์นั้นจะอยู่ในถังขยะและจะอยู่ที่นั่นจนกว่าคุณจะนำขยะออก ยิ่งคุณทิ้งถังขยะไว้นานเท่าไรคุณก็ยิ่งมีศรัทธาน้อยลงว่าทุกสิ่งในนั้นควรถูกทำลายจนหมดสิ้น ทำตัวเองชอบและล้างถังขยะเป็นครั้งคราว มันจะช่วยรักษาพื้นที่เก็บข้อมูล Google ไดรฟ์ของคุณในระดับที่ถูกต้องและจะช่วยให้สติปัญญาของคุณในขณะที่คุณพยายามรักษาบัญชีที่มีการจัดระเบียบ