สารบัญ:
- 1) ลืมงานในมือ
- 2) รับแอพทั้งห้านี้
- 3) เลือกบริการจัดเก็บข้อมูล
- 4) ลงทะเบียนเพื่อรับใบแจ้งยอดอีเมลและชำระเงินแบบดิจิตอล
- 5) สแกนและฉีก
- 6) พัฒนากระบวนการทำงานอื่น ๆ
- 7) อย่าคิดมาก
วีดีโอ: A day with Scandale - Harmonie Collection - Spring / Summer 2013 (กันยายน 2024)
มีกระดาษกี่ชิ้นที่เคาน์เตอร์ครัวโต๊ะอาหารหรือที่อื่น ๆ ที่พวกเขาไม่ได้อยู่ คุณวางใบเสร็จรับเงินในกรณีที่คุณต้องการอีกครั้งหรือไม่ มีเอกสารจำนวนหนึ่งจากสัตว์แพทย์ที่คุณเก็บไว้ในกรณีที่คุณต้องจำสิ่งที่สัตว์เลี้ยงของคุณใช้เมื่อสามปีก่อน? เอกสารทั้งหมดที่อยู่ที่นั่นรอเวลาที่คุณจะสามารถรับมือกับมันได้ (มันหมายถึงการจ้องมองแต่ละหน้าแล้วดันพวกมันทั้งหมดลงในถังขยะรีไซเคิล) ถึงเวลาที่ต้องกำจัดกระดาษและความผิดทั้งหมดที่เกิดขึ้นตามมา ได้เวลาไร้กระดาษแล้ว
การใช้ดิจิตอลเป็นเรื่องง่าย ส่วนที่ยากคือการไม่ปล่อยให้กระดาษเริ่มคืบคลานเข้ามาหากคุณพร้อมที่จะกำจัดกระดาษส่วนใหญ่ในชีวิตของคุณนี่คือสิ่งที่คุณต้องรู้เพื่อเริ่มต้นและรักษามันไว้
1) ลืมงานในมือ
มันอาจฟังดูง่าย แต่ขั้นตอนแรกของการทำไร้กระดาษก็คือการลืมว่าอะไรที่ค้างอยู่ในกระดาษที่คุณสะสมมาแล้วและแทนที่จะมุ่งเน้นไปที่นิสัยใหม่ ๆ อย่ามองย้อนกลับ: ใช้วิธีการเดินหน้า
คุณจะไปถึงกองกระดาษที่มีอยู่สักวันหนึ่งหรือไม่ สำหรับตอนนี้อย่าปล่อยให้เอกสารเหล่านั้นรั้งคุณไว้ การรับมือกับคนในมือสามารถรู้สึกท่วมท้นและเมื่อผู้คนรู้สึกหนักใจพวกเขาจะผัดวันประกันพรุ่ง ดังนั้นลืมเรื่องนี้ไปก่อน ให้ใช้ความพยายามเพื่อให้แน่ใจว่างานในมือจะไม่ใหญ่ขึ้น
2) รับแอพทั้งห้านี้
มีห้าแอพหรือบริการที่คุณต้องใช้ไร้กระดาษ พวกเขาคือ:
- แอพรายการสิ่งที่ต้องทำ
- แอพสแกน
- บริการพื้นที่เก็บข้อมูลออนไลน์ซึ่งเป็นที่ที่คุณจะใส่ไฟล์ดิจิทัลของคุณ (เพิ่มเติมในอีกสักครู่)
- เครื่องมือลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ (Adobe Acrobat เป็นตัวอย่างที่ดี) สำหรับการเซ็นเอกสารดิจิตอลโดยไม่ต้องพิมพ์และ
- บริการจัดส่งเอกสารสำหรับการส่งเอกสารอย่างเป็นทางการโดยไม่ต้องพิมพ์
ดูคำแนะนำของฉันสำหรับแอพแต่ละประเภทที่นี่
3) เลือกบริการจัดเก็บข้อมูล
มาขุดในแอพที่สามซึ่งเป็นบริการเก็บข้อมูลเพราะมันซับซ้อนกว่าแอพอื่น ๆ บริการจัดเก็บข้อมูลเป็นที่ที่คุณจะเก็บเอกสารกระดาษในรูปแบบดิจิทัลของคุณ
เป็นการดีที่คุณต้องการบริการจัดเก็บข้อมูลที่ทำให้ไฟล์ของคุณสามารถเข้าถึงได้ไม่ว่าคุณจะอยู่ที่ไหนและสำรองไว้ ทางเลือกหนึ่งคือการใช้ที่เก็บข้อมูลออนไลน์และบริการแบ่งปันไฟล์เช่น Dropbox หรือ Microsoft OneDrive
อีกทางเลือกหนึ่งคือการใช้บริการที่ออกแบบมาโดยเฉพาะสำหรับผู้ที่ต้องการไร้กระดาษ Neat และ FileThis เป็นสองตัวอย่าง พวกเขามีเครื่องมือพิเศษสำหรับผู้ที่ไม่ใช้กระดาษเช่นความสามารถในการติดฉลากและติดแท็กเอกสารประเภทที่รับรู้เช่นภาษีโดยอัตโนมัติ FileThis ยังมีบริการ "ดึงข้อมูล" ที่คัดลอกเอกสารสำคัญที่พบในบัญชีอีเมลของคุณโดยอัตโนมัติ
ไม่ว่าคุณจะเลือกใช้บริการใดให้เลือกใช้งานและติดกับมันเพื่อให้คุณสามารถวางเอกสารดิจิทัลทั้งหมดไว้ในที่เดียว
4) ลงทะเบียนเพื่อรับใบแจ้งยอดอีเมลและชำระเงินแบบดิจิตอล
หากคุณยังคงได้รับใบเรียกเก็บเงินและใบแจ้งยอดกระดาษลงทะเบียนเพื่อรับใบแจ้งหนี้ทางอีเมลแทนทุกที่ที่คุณทำได้ หากคุณยังคงส่งเช็คเป็นประจำดูว่าคุณสามารถเปลี่ยนเป็นการชำระเงินทางออนไลน์แทนได้หรือไม่
ในขณะที่ บริษัท ยูทิลิตี้และธนาคารให้การชำระเงินแบบดิจิทัลมานานหลายปี แต่การถือครั้งสุดท้ายที่ไม่ได้รับการยอมรับก็คือเจ้าของบ้านและ บริษัท จัดการ หากคุณติดอยู่ในสถานการณ์นี้ลองอธิบายว่าพวกเขาจะได้รับเงินเร็วขึ้นและเชื่อถือได้มากขึ้นเมื่อพวกเขารับการชำระเงินแบบดิจิทัล แม้แต่ธุรกิจขนาดเล็กก็สามารถรับการโอนเงินทางธนาคารโดยตรงพร้อมค่าธรรมเนียมเล็กน้อยหรือไม่มีเลย เมื่อคุณสามารถชำระค่าใช้จ่ายทั้งหมดของคุณด้วยระบบดิจิตอลแทนที่จะใช้เช็คและซองจดหมายคุณจะเข้าใกล้ไร้กระดาษได้เพียงก้าวเดียว
5) สแกนและฉีก
ตอนนี้ถึงเวลาที่จะเริ่มพัฒนานิสัยใหม่ การสแกนและการหั่นย่อยหรือการรีไซเคิลเป็นสิ่งที่คุณจะทำได้ดีที่สุด ฉันชอบสแกนโดยใช้แอพมือถือ แต่คุณสามารถใช้เครื่องสแกนเดสก์ท็อปหรือฟังก์ชั่นสแกนในเครื่องพิมพ์มัลติฟังก์ชั่นได้
กำหนดกฎด้วยตัวคุณเองที่จะทำสิ่งนี้: เมื่อฉันได้รับกระดาษแผ่นใหม่ที่ฉันต้องการจะแปลงเป็นดิจิทัลฉันจะใช้โทรศัพท์ของฉันเพื่อสแกนมันทันทีแล้ววางกระดาษลงในกองรีไซเคิลหรือทำลายเอกสาร ยังดีกว่าทิ้งมันไว้ในเครื่องทำลายเอกสารโดยตรง รอทำไม
การบังคับให้คุณทำตามนิสัยนั้นอาจจะยาก "ฉันไม่มีเวลาที่จะสแกนสิ่งนี้ในตอนนี้" คุณอาจพูดว่า ฝึกฝนนิสัยใหม่ของคุณโดยการสแกนเอกสารหนึ่งหรือสองชิ้นจาก Backlog ของคุณเพื่อลองใช้งาน ใช้เวลานานแค่ไหน? แอปใดที่คุณใช้ คุณอาจพบว่าการสแกนเอกสารในแสงธรรมชาตินั้นราบรื่นกว่าการใช้แสงในอาคาร เมื่อคุณรู้สึกว่าต้องทำอย่างไรและใช้เวลานานเท่าไหร่คุณอาจมีเวลาติดตามได้ง่ายขึ้น
6) พัฒนากระบวนการทำงานอื่น ๆ
การสแกนและการทำลายเอกสารเป็นขั้นตอนเดียว เมื่อคุณคุ้นเคยกับไลฟ์สไตล์ไร้กระดาษของคุณคุณจะพบว่าคุณต้องการเวิร์กโฟลว์เพิ่มเติมสำหรับสถานการณ์อื่น ๆ
นี่คือตัวอย่าง: เมื่อคุณซื้อผลิตภัณฑ์ใหม่คุณสามารถถ่ายรูปของคู่มือเจ้าของใบเสร็จการรับประกันและหมายเลขซีเรียลหรือข้อมูลอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้อง อัปโหลดรูปภาพเหล่านั้นไปยังบริการจัดเก็บข้อมูลของคุณแล้วกำจัดเอกสารที่ไม่เกี่ยวข้อง
เวิร์กโฟลว์อื่นที่คุณอาจสร้างคือการบันทึกกองเอกสารที่คุณคิดว่าคุณควรจะฉีก แต่ตอนนี้ยังไม่แน่ใจและจากนั้นไปถึงพวกเขาในวันที่กำหนด เลือกเวลาและวันที่ไม่ว่าจะทุกวันเสาร์หรือวันอาทิตย์แรกของเดือนและใช้เวลานั้นเพื่อล้างสแต็กของคุณ
บางครั้งคุณอาจต้องการสแกนเอกสารในขณะที่ยังคงรักษาต้นฉบับไว้ในกรณีของใบรับรองการประกันเอกสารของเจ้าของบ้านและอื่น ๆ คุณจะสร้างสำเนาสำรองและทำให้แน่ใจว่าคุณสามารถเข้าถึงข้อมูลที่มีอยู่ได้แม้ว่าคุณจะไม่สามารถรับมือกับต้นฉบับได้
7) อย่าคิดมาก
มีเอกสารบางส่วนที่คุณจะตั้งคำถามว่าจะเก็บต้นฉบับหรือทำสำเนาดิจิทัลและทำให้เอกสารเหล่านั้นแตกหัก เมื่อคุณเผชิญกับสายที่ไม่ต้องคิดให้ดี การไร้กระดาษควรทำให้ชีวิตของคุณง่ายขึ้นและง่ายขึ้น - ไม่เครียดมากขึ้น เก็บต้นฉบับไว้ในโฟลเดอร์หีบเพลงหีบเพลงหรือตู้เก็บเอกสาร ไม่มีใครจะมาและนำการ์ด Paperless Club ของคุณออกไปหากคุณวางลงบนกระดาษ
บันทึกทางการแพทย์นั้นมีความยุ่งยากเนื่องจากคุณควรทำสำเนาข้อมูลดิจิทัลและจัดเก็บทางอิเล็กทรอนิกส์หากคุณมีระบบที่เข้ากันได้กับ HIPAA คุณอาจตัดสินใจที่จะส่งไปยังโฟลเดอร์หรือหีบเพลงหีบเพลงและร่อนผ่านมันปีละครั้งสำหรับสิ่งที่พร้อมที่จะโยน
ที่กล่าวว่าไม่แขวนหรือรำคาญเอกสารแปลงเป็นดิจิทัลที่ไม่มีวัตถุประสงค์ หากคุณเป็นคนที่ขยันหมั่นเพียรแขวนกระดาษเชื่อว่าคุณกำลังทำสิ่งที่รับผิดชอบมันน่ากลัวที่จะฉีกและนำกลับมาใช้ใหม่ แต่คุณจะต้องการใบเสร็จรับเงินสำหรับแซนวิชหรือคำอธิบายเกี่ยวกับประโยชน์ของคำชี้แจงจากสองปีก่อนหรือไม่? ทำลายพวกเขาและปล่อยมันไป
