7 Asana jedi เล่ห์เหลี่ยมในการเป็นหนึ่งเดียวกับเวิร์กโฟลว์ทางธุรกิจ

เมื่อพูดถึงเวิร์กโฟลว์และเครื่องมือเพิ่มประสิทธิภาพอาสนะจะพัดพาแพลตฟอร์มการทำงานร่วมกันอื่น ๆ ออกจากน้ำ เวิร์กโฟลว์เป็นสิ่งที่อาสนะสร้างขึ้นมาและความชำนาญของพวกเขามอบให้ Editors 'Choice พร้อมพยักหน้ารับ PCMag เพื่อใช้ภายในเป็นเครื่องมือเวิร์กโฟลว์ที่เราเลือก องค์ประกอบฟีเจอร์และการออกแบบทุกฟีดเข้าสู่เป้าหมายสูงสุดของการรวมและจัดระเบียบทุกด้านของโครงการหรือทุกงานในจานของผู้ใช้ให้เป็นประสบการณ์ที่โปร่งใสอย่างสมบูรณ์

ฉันนั่งลงกับอาจารย์ Asana ในบ้านของเราซึ่งผู้ปกครองเปิดเผยเทคนิคและเทคนิคที่ซ่อนเร้นเพื่อใช้เครื่องมือการจัดการเวิร์กโฟลว์ด้วยพลังแทบไม่ จำกัด ด้วยความไม่เต็มใจอย่างยิ่งเขาจึงตกลงที่จะโทรออกจากเว็บที่สลับซับซ้อนของงานที่มีการทำดัชนีข้ามภารกิจย่อยและปฏิทินโครงการที่กว้างขวางเพื่อแบ่งปันนักเก็ตแห่งปัญญาเวิร์กโฟลว์สองสามคน อาจารย์อาสนะเลือกที่จะเก็บตัวตนของเขาไว้ในเงามืดเพื่อถามถึงจุดประสงค์ของบทความนี้ที่ PCMag พูดถึงเขาในฐานะเชพ

1. ยอมรับพลังของการทำดัชนีข้าม

การทำดัชนีข้ามคือความแตกต่างระหว่างการใช้อาสนะกับการเรียนรู้แบบอาสนะ Sheev อธิบายว่ามันเป็นคุณสมบัติที่มีค่าที่สุดของแพลตฟอร์ม: ความสามารถในการ cross-index งานเดียวในหลายโครงการในขณะที่ใช้งานนั้นเพื่อแสดงข้อมูลที่แตกต่างกันไปสำหรับผู้ใช้แต่ละคนหรือแต่ละทีมขึ้นอยู่กับตำแหน่งที่จัดทำดัชนี การทำดัชนีข้ามก็ไม่ได้ทำซ้ำงานเช่นกันดังนั้นการใช้มันหมายถึงงานเดี่ยวที่มีการจัดทำดัชนี 10 ครั้งในโครงการต่าง ๆ แทนที่จะเป็นงานที่เหมือนกัน 10 งานในสถานที่ต่างกัน หากต้องการสร้างดัชนีข้ามภารกิจให้เลื่อนเมาส์ไปเหนือชื่อของงานและปุ่มเครื่องหมายบวกจะปรากฏขึ้น คลิกที่มันและพิมพ์ชื่อของโครงการ

ในระดับผู้จัดการผู้ดูแลระบบสามารถดูโครงการระดับสูงที่มีรายการงานที่เชื่อมโยงกันและงานย่อยที่จะปรากฏตามการออกแบบเวิร์กโฟลว์ เมื่องานได้ดำเนินการตามที่พวกเขาได้เห็นในโครงการที่เสร็จสมบูรณ์หนึ่งโครงการพวกเขาสามารถดูว่างานเดียวกันนั้นอาจทำในทีมที่แตกต่างกันเพื่อให้เกิดประสิทธิภาพ (และตัดสินใจว่างานนั้นอาจจะเสร็จเร็วขึ้นหรือไม่ถ้ามอบหมายให้ สมาชิกในทีมคนอื่นหรือโครงการที่ใช้ร่วมกัน)

คุณสามารถสร้างภารกิจย่อยดัชนีข้ามได้เช่นกัน: เปิดภารกิจย่อยคลิกปุ่มโอเวอร์โฟลว์ที่ด้านซ้ายบนและเลือกเพิ่มในโครงการ ภารกิจย่อยจะปรากฏในโครงการหรือโครงการที่ระบุ แต่ยังคงรักษาตำแหน่งไว้ในภารกิจหลัก อาสนะช่วยให้คุณสร้างจำนวนและระดับของงานและงานย่อยได้อย่างไม่ จำกัด ในขณะที่ยังคงเชื่อมต่อกับการออกแบบเวิร์กโฟลว์โดยรวม ดังที่ Sheev อธิบายความคิดเกี่ยวกับการทำดัชนีข้ามในแง่ของงานหลักแยกออกไปด้านนอกสร้างการออกแบบที่การทำดัชนีข้ามงานให้กับโครงการและทีมที่แตกต่างกันทำให้เวิร์กโฟลว์มีชีวิตเป็นของตัวเองในธุรกิจของคุณ

2. ทีมและการแจ้งเตือน

ชิ้นอาหารอันโอชะถัดไปของ Sheev ของภูมิปัญญาอาสนะที่เกี่ยวข้องกับการจัดทีม เขาอธิบายว่าผู้ใช้สามารถใช้ประโยชน์จากการสนทนาเป็นทีมและกำหนดค่าการแจ้งเตือนเพื่อสร้างวัฒนธรรมองค์กรรอบเวิร์กโฟลว์ได้อย่างไร ในแท็บ Team Conversations บนแดชบอร์ด Asana Sheev กล่าวว่าในขณะที่การแชทขั้นพื้นฐานที่พูดถึง @ ทำงานคล้ายกับ Slack (เช่นเดียวกับตัวเลือก Editors 'Choice สำหรับการทำงานร่วมกัน) Asana ช่วยให้คุณส่งการประกาศทั่วทั้งทีม การแจ้งเตือนตาม การสนทนาไม่ได้แนบกับงาน แต่คุณสามารถ @mention ผู้ใช้หรืองานอ้างอิงในพวกเขาซึ่งแสดงเป็นไฮเปอร์ลิงก์ ข้อความอาสนะถูก จำกัด โดยทีมและดังนั้นจึงไม่เหมาะสำหรับการระดมสมองเฉพาะโครงการเช่นการทำงานของทีมที่คุณจะพบในแพลตฟอร์มเช่น Basecamp แต่การอนุญาตแบบอิงทีมจะต้องแน่ใจว่าการแจ้งเตือนพร้อมข้อมูลเกี่ยวกับงานเฉพาะนั้นไปถึงผู้ใช้ที่เกี่ยวข้องเท่านั้น

การแจ้งเตือนของทีมขึ้นอยู่กับผู้ที่ติดตามเธรดที่กำหนดควบคุมจำนวนข้อมูลที่เข้ามาสำหรับผู้ดูแลระบบพวกเขายังควบคุมว่าคุณให้สมาชิกในทีมคนอื่นเห็นความแตกต่างของงานมากน้อยเพียงใด ข้อความอาสนะเกี่ยวข้องกับการสนทนาเพียงอย่างเดียวในขณะที่การแจ้งเตือนเกี่ยวข้องกับงานและโครงการ แต่ตอนนี้ทั้งสองปรากฏในกล่องจดหมายอาสนะใหม่ สิทธิ์งานและโครงการสามารถตั้งเป็นส่วนตัวสำหรับคุณส่วนตัวสำหรับทีมหรือกลุ่มผู้ใช้ภายในทีมหรือสาธารณะกับทีมหรือพื้นที่ทำงานขององค์กรขนาดใหญ่

3. ทำการค้นหาขั้นสูงเช่นเดียวกับการคั่นหน้า

เช่นเดียวกับ Slack ข้อมูล Asana ที่เก็บถาวรทั้งหมดสามารถค้นหาได้ แถบค้นหาของ Asana จะแสดงคำแนะนำเริ่มต้นที่มีประโยชน์ซึ่งรวมถึงการค้นหางานที่คุณมอบหมายและงานหรือการสนทนาที่คุณได้สร้างหรือติดตาม แต่พลังที่แท้จริงสามารถพบได้ในช่องการค้นหาขั้นสูง ผู้ใช้อาสนะสามารถ จำกัด การค้นหาให้แคบลงด้วยคำหลักเฉพาะสมาชิกในทีมที่ได้รับมอบหมายงานหรือการสนทนาซึ่งโครงการหรือส่วนใดขององค์กรที่เป็นของงานหรือแม้กระทั่งผู้ที่อาจติดตามอยู่ นอกจากนี้คุณยังสามารถค้นหาตามวันที่ครบกำหนดหรือไม่ว่างานจะเสร็จสมบูรณ์หรือไม่สมบูรณ์หรือทำให้การค้นหาไฟล์แนบแคบลงหากคุณกำลังมองหาไฟล์ใดไฟล์หนึ่ง มีรายการแบบหล่นลงของพารามิเตอร์การค้นหารวมถึงงานย่อยแท็กเฉพาะหรือการค้นหาในหลายโครงการ

Sheev อธิบายความสามารถในการค้นหาของ Asana ในการค้นหาผู้จัดการแบบกระป๋อง การค้นหาใด ๆ ที่สามารถบันทึกได้อย่างรวดเร็วและจากนั้นจะปรากฏในการนำทางด้านซ้ายของผู้จัดการภายใต้การค้นหา (เป็นที่คั่นหนังสือที่เข้าถึงได้ง่ายเพื่อเข้าถึงงานทีมโครงการหรือข้อมูลไฟล์ที่พวกเขารู้ว่าพวกเขาต้องการอีกครั้งและอีกครั้ง) ผลการค้นหาของคุณจะปรากฏในหน้าต่างกลาง คลิกที่ดาวทางด้านซ้ายของชื่อหน้าและจะถูกบันทึกไว้ในแถบค้นหาด้านซ้ายของคุณ แทนที่จะค้นหาความรู้สึกของพวกเขาเพื่อจดจำพารามิเตอร์ที่แน่นอนเหล่านั้นในครั้งต่อไปที่พวกเขาต้องการข้อมูลโครงการที่แน่นอนข้อมูลนั้นอยู่ในแดชบอร์ด

4. โครงการที่ไม่ได้กำหนด = เครื่องมือทางจิต

งานสามารถมอบหมายใน Asana แต่โครงการไม่สามารถทำได้แม้ว่าคุณสามารถ จำกัด ผู้ที่เห็นโครงการ ก่อนที่คุณจะแบ่งปันไม่มีใครสามารถเห็นโครงการนั้น แต่คุณ นอกเหนือจากการใช้มุมมองปฏิทินของอาสนะในการรวมงานและวันครบกำหนดโครงการ Sheev แนะนำให้ออกจากงานที่ไม่ได้กำหนดในโครงการส่วนตัวเป็นเครื่องมือในการจัดระเบียบทางจิต คุณสามารถเขียนรายการสิ่งที่ต้องการของงานที่จะเกิดขึ้นทุกอย่างที่คุณต้องการทำงานในปีถัดไปและทำดัชนีข้ามงานเหล่านั้นแบบหนึ่งต่อหนึ่งไปยังโครงการสาธารณะตามที่พวกเขาคิดขึ้นมาในแบบเรียลไทม์ เป็นวิธีที่จะทำให้งานทั้งหมดของคุณเป็นระเบียบและแบ่งปันกับทีมและแผนกอื่น ๆ ตามที่คุณต้องการในขณะที่ติดตามทุกสิ่งที่คุณกำลังทำงานอยู่ ด้วยวิธีนี้คุณสามารถควบคุมเวลาที่ผู้ใช้ - ผู้จัดการของคุณ - ค้นพบเกี่ยวกับงานเฉพาะที่คุณกำลังทำมากกว่าที่จะบรรทุกคนมากเกินไปด้วยกิจกรรมที่กำลังจะมาถึง

5. เก็บรักษาโครงการ "Switching Station" ที่มีประโยชน์

การแบ่งปันระหว่างทีมในอาสนะอาจเป็นเรื่องที่ท้าทายดังนั้น Sheev แนะนำให้ใช้โครงการที่มองเห็นเป็นสาธารณะในรายการงานข้ามแผนกเพื่อให้พื้นที่ทำงานทั้งหมดได้รับการปรับปรุงในสิ่งที่ทีมอื่นกำลังทำงานอยู่ เนื่องจากอาสนะมีรายละเอียดค่อนข้างยุ่งยากนี่จึงเป็นโครงการสาธารณะในทีมที่ทุกคนเป็นสมาชิก เมื่อความคืบหน้าของโครงการผู้ดูแลระบบสามารถมอบหมายงานที่แตกต่างกันในรายการให้กับแผนกหรือผู้ใช้ที่หลากหลาย ด้วยวิธีนี้ทุกคนรู้ว่าพวกเขารับผิดชอบอะไรและมีทีมใดบ้างที่แบ่งปันภาระงานในงานที่ได้รับ

6. เทมเพลตการสำรองข้อมูลและออนบอร์ด

หนึ่งในคุณสมบัติใหม่ล่าสุดของอาสนะคือความสามารถในการโคลนงานข้ามทีมโดยการทำสำเนา เพียงคลิกไปทางขวาของงานและเลือกมอบหมายการคัดลอกผู้ใช้ Asana สามารถสร้างแม่แบบจากงานนั้นโดยไม่ต้องใช้คำสั่งซ้ำ หลังจากกำหนดสำเนาให้กับสมาชิกในทีมคนอื่น ๆ คุณจะถูกเพิ่มเป็นผู้ติดตามโดยอัตโนมัติในงานนั้นเช่นกันซึ่งเป็นวิธีการรักษาผู้จัดการในวง คลิกฟิลด์กำหนดจากนั้นคลิกที่ไอคอนบุคคลในช่องทางด้านขวา ถัดไปป้อนชื่อหลายชื่อและงานจะถูกคัดลอกและกำหนดให้กับหลายคน

อย่างไรก็ตามการใช้คำสั่งซ้ำกันเป็นวิธีที่ดีในการสำรองข้อมูลโครงการของคุณ Asana มีบันทึกการเปลี่ยนแปลงพื้นฐานที่ด้านล่างของงานหรือโครงการ แต่สำหรับเวิร์กโฟลว์ที่สมาชิกหรือทีมหลายคนกำลังแก้ไขมันเป็นความคิดที่ดีที่จะใช้คุณสมบัติการโคลนเพื่อสร้างเทมเพลตในโครงการที่ซ่อนอยู่ในกรณีที่มีสิ่งที่สำคัญถูกลบ หรือเขียนทับ ทุกหน้าในอาสนะมี URL ที่กำหนดเองด้วยดังนั้นจึงเป็นเรื่องง่ายที่จะนำเทมเพลตที่ล็อคและแชร์ไปหากคุณต้องการ หากต้องการทำซ้ำงานด้วยตนเองให้คลิกปุ่มโอเวอร์โฟลว์ที่มุมซ้ายสุดของงานแล้วคลิกทำซ้ำ คุณสามารถเลือกฟิลด์ใดก็ได้ที่คุณต้องการให้ซ้ำในกระบวนการ

เทมเพลตยังเป็นเครื่องมือที่ดีสำหรับการขึ้นเครื่องบิน การสร้างชุดแม่แบบที่สั่งซื้อสามารถช่วยให้พนักงานใหม่ได้รับทราบเกี่ยวกับวิธีใช้แพลตฟอร์มและสิ่งที่โครงการของพวกเขาสร้างขึ้นโดยการนำทางผ่านกระบวนการเวิร์กโฟลว์ของทีม เมื่อรวมกับการท่องเที่ยวเชิงโต้ตอบ Asana ที่เพิ่มเข้ามาในรุ่นใหญ่ล่าสุดงานโคลนหรือรายการโครงการทำหน้าที่เป็นชุดของสัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อยสำหรับการรับมือใหม่ได้เร็วขึ้น

7. การกำหนดหลายรายการ

เคล็ดลับที่ดีที่สุดของ Sheev ในการทำให้โครงการดำเนินต่อไปหากภารกิจหรือทีมถูกถ่วงเวลาอีกครั้งเพื่อใช้การจัดทำดัชนีแบบข้าม สิ่งนี้ช่วยให้ผู้จัดการสามารถแยกโครงการออกเป็นหลาย ๆ ชิ้นรวมถึงงานย่อยและเคลื่อนย้ายสิ่งต่าง ๆ เพื่อทำให้โครงการน่าประทับใจ - ทำให้หลายทีมทำงานในแบบคู่ขนานโดยไม่ต้องเชื่อมโยงกับความก้าวหน้าเชิงเส้น

อาสนะไม่ได้ให้ความสำคัญกับใครบางคนที่พยายามมอบหมายงานให้กับผู้ใช้หลายคน - โดยคิดว่ามันลดความรับผิดชอบโดยการกระจายความรับผิดชอบออกไป อย่างไรก็ตาม Sheev มีเคล็ดลับที่จะแก้ไขเรื่องนี้ เมื่อดูโครงการที่คุณต้องการมอบหมายให้กับผู้ใช้มากกว่าหนึ่งรายคุณสามารถมอบหมายงานด้วยตนเองแล้วทำซ้ำงานเหล่านั้นด้วยงานเพิ่มเติมหรืองานย่อยที่มอบหมายให้กับสมาชิกทีมคนอื่น มันเป็นเทคนิคที่อาสนะอาจคิดว่าผิดธรรมชาติ แต่มันสามารถช่วยให้โครงการหยุดชะงักอีกครั้งโดยการจัดสรรกำลังคนได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น