จัดระเบียบ: 6 เคล็ดลับสำหรับการเริ่มต้นกับการจัดการโครงการ

การจัดการโครงการเป็นงานที่ยากลำบาก ทีมงานและองค์กรต่าง ๆ กำลังพยายามที่จะทำงานให้ผอมลงและบ่อยครั้งที่นั่นหมายถึงการกำจัดบทบาทของผู้จัดการโครงการที่ทุ่มเท แม้ว่ามันจะเป็นไปได้ที่จะได้รับปริญญาขั้นสูงในเรื่องนี้ แต่ก็ไม่ใช่เรื่องแปลกสำหรับคนที่มีประสบการณ์น้อยหรือไม่มีเลยที่จะพบว่าตัวเองมีบทบาทในการเป็นผู้จัดการโครงการ แม้ว่านี่จะเป็นประสบการณ์ที่ยอดเยี่ยม แต่ก็มีซอฟต์แวร์ที่ทรงพลังสำหรับการจัดการโครงการในตลาดที่โครงการขนาดเล็กหรือสองโครงการอาจไม่ต้องการผู้จัดการโครงการเลย

หากคุณไม่มีประสบการณ์ในการจัดการโครงการมากนักต่อไปนี้เป็นตัวชี้ให้คุณเริ่มต้นใช้งาน ต้องขอขอบคุณ Peter Clarkson ผู้ซึ่งเคยเป็น Maestro Development และ Jason Westland ซีอีโอของ ProjectManager.com สำหรับการทำความเข้าใจเกี่ยวกับรุ่นก่อนหน้าของบทความนี้

1. ทำให้แน่ใจว่าคุณมีโครงการ

ก่อนที่คุณจะเริ่มจัดการโครงการให้แน่ใจว่าคุณมีโครงการ! คำแนะนำนั้นอาจฟังดูง่ายเกินไป แต่ฉันเคยได้ยินครั้งแล้วครั้งเล่าจากผู้จัดการโครงการผู้เชี่ยวชาญ

โครงการคือชุดของงานที่มีวันที่เริ่มต้นวันที่สิ้นสุดและส่งมอบได้ การส่งมอบคือสิ่งที่ส่งมอบเมื่อสิ้นสุดการทำงานเช่นผลิตภัณฑ์ทางกายภาพหรือเว็บไซต์ที่ใช้งานได้ การสร้างบ้านเป็นโครงการ การออกแบบเว็บไซต์ใหม่ (ตามที่ระบุไว้ในหน้าจอจาก ProofHub ด้านล่าง) เป็นโครงการ หากในทางทฤษฎีคุณสามารถส่งมอบงานทั้งหมดของโครงการให้กับบุคคลอื่นและเมื่อได้รับบางสิ่งบางอย่างจากบุคคลนั้นนั่นเป็นโครงการ

บางครั้งผู้คนสับสนกับการทำงานในโครงการอย่างต่อเนื่องดังนั้นฉันขอยกตัวอย่างบางส่วนของงานต่อเนื่องเพื่อให้ชัดเจน การเขียนเนื้อหาใหม่สำหรับเว็บไซต์ทุกสัปดาห์เป็นการทำงานต่อเนื่องแม้ว่าคุณจะสามารถดูการผลิตงานเขียนชิ้นเดียวเป็นโครงการเล็ก ๆ ของตัวเอง ให้การสนับสนุนการบำรุงรักษาสำหรับรหัสโดยการแก้ไขอย่างต่อเนื่องว่ามันกำลังทำงานอยู่ การตอบอีเมลลูกค้าหรือการโทรศัพท์กำลังดำเนินการอยู่

2. มีช่วงเวลาการค้นพบ

ก่อนที่จะเริ่มโครงการบางคนแนะนำสิ่งที่เรียกว่าการค้นพบ การค้นพบการจัดการโครงการแตกต่างจากการค้นพบในแง่กฎหมาย สำหรับจุดประสงค์ของเรามันเป็นช่วงเวลาที่ผู้คนร้องขอโครงการสำรวจสิ่งที่พวกเขาต้องการทำหรือทำและทำไม อาจเป็นการประชุมชุดการประชุมหรือช่วงเวลาเปิดสำหรับการคิดและสำรวจฟรี

ด้านล่างเป็นคำถามที่ต้องสำรวจในขณะที่คุณกำลังค้นหา

• โครงการจะเป็นอย่างไร คุณจะกำหนดได้เฉพาะเจาะจงแค่ไหน?
• มันมีจุดประสงค์อะไร?
• คุณต้องการผลลัพธ์อะไร
• คุณต้องใช้ทรัพยากรอะไรในโครงการนี้
• เมื่อใดที่คุณต้องการผลิตภัณฑ์ขั้นสุดท้ายและกำหนดเวลาของคุณสมเหตุสมผลสำหรับทรัพยากรของคุณหรือไม่?

3. กำหนดขอบเขต

คุณอาจได้ยินผู้จัดการโครงการที่มีประสบการณ์พูดอย่างนี้: "หากไม่ได้อยู่ในขอบเขตก็ไม่ได้อยู่ในโครงการ"

ทุกโครงการต้องมีขอบเขตที่ชัดเจน ขอบเขตโครงการกำหนดสิ่งที่โครงการจะมอบให้อย่างแน่นอน มันเป็นรายการที่ถูกล็อคของทุกแง่มุมสินทรัพย์คุณสมบัติส่งมอบและรายละเอียดอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับโครงการ เมื่อล็อคแล้วคุณจะไม่สามารถเพิ่มได้ ตัวอย่างเช่นหากคุณกำลังสร้างบ้านขอบเขตจะกำหนดว่าบ้านจะมีเรื่องราวกี่เรื่องพื้นที่เป็นรูปสี่เหลี่ยมจัตุรัสหน้าต่างที่จะมีจำนวนเท่าไรบันไดสวิทช์ไฟและอื่น ๆ อีกมากมาย

เหตุผลที่โปรเจ็กต์ต้องการขอบเขตที่ชัดเจนก่อนที่คุณจะเริ่มเพื่อให้ไม่มีใครพยายามเพิ่มอะไรที่อยู่นอกขอบเขตเมื่อโปรเจ็กต์เริ่มต้นขึ้น การเพิ่มลงในขอบเขตของโครงการหลังจากที่ได้เริ่มต้นการดำเนินการตามกำหนดเวลางบประมาณและทรัพยากรที่มีอยู่ หากคุณเพิ่มงานลงในโครงการต่อไปมันอาจจะหยุดที่จะกลายเป็นโครงการ - มันอาจกลายเป็นงานต่อเนื่อง

การกำหนดขอบเขตสามารถเกิดขึ้นได้ในการประชุมการค้นพบหรืออาจมาจากการสนทนาระหว่างลูกค้าหรือบุคคลที่ร้องขอโครงการและโอกาสในการขายหรือผู้จัดการโครงการ

4. จัดกำหนดการประชุม

การประชุมกำหนดการเป็นที่ที่ทุกคนที่จะทำงานในโครงการได้รับการแนะนำให้รู้จักกับมัน การประชุมครั้งนี้เป็นการกำหนดเสียงสำหรับการทำงานล่วงหน้าและทำให้แน่ใจว่าทุกคนในทีมงานโครงการมีข้อมูลที่ชัดเจนเกี่ยวกับสิ่งที่พวกเขาจะทำและทำไม

ขอให้สังเกตว่าการจัดการประชุมกำหนดการไม่ได้ใกล้เคียงกับสิ่งแรกที่คุณทำเมื่อจัดการโครงการ! เนื่องจากการแจ้งกำหนดการช่วยให้ทุกคนในหน้าเดียวกันคุณต้องการให้แน่ใจว่าคุณมีความเข้าใจที่ชัดเจนเกี่ยวกับโครงการและขอบเขตเพื่อให้คุณส่งมอบให้กับคนอื่นอย่างมั่นใจ

ในระหว่างการประชุมแจ้งกำหนดการหัวหน้าโครงการควรกำหนดอย่างน้อยสี่สิ่งต่อไปนี้:

• ขอบเขตโครงการ
• ผู้เล่นและบทบาทของพวกเขา
• สิ่งของพร้อมจัดส่งและ
• เหตุการณ์สำคัญ

เราได้พูดคุยเกี่ยวกับขอบเขตโครงการแล้ว สำหรับผู้เล่นและบทบาทผู้นำโครงการจะแนะนำทีมและผู้สนับสนุนที่แตกต่างกัน นอกจากนี้การประชุมแจ้งกำหนดการเป็นเวลาที่เหมาะสมในการหารือเกี่ยวกับลำดับชั้นกล่าวคือผู้รายงานผู้ที่ออกจากงานและใครบ้าง

การอภิปรายของสิ่งที่ส่งมอบจะทับซ้อนกับการอภิปรายของลำดับชั้นเพราะคุณต้องตอบคำถามว่า "ใครจะได้รับสิ่งที่ส่งมา"

เหตุการณ์สำคัญ (ดังที่แสดงในซอฟต์แวร์การจัดการโครงการทางเลือกของบรรณาธิการโครงการด้านการทำงานเป็นทีมด้านบน) เป็นจุดในโครงการที่แสดงความก้าวหน้าที่ชัดเจนสู่เป้าหมายสุดท้าย เมื่อสร้างบ้านจุดที่คุณมีฐานรากและตั้งอาจเป็นเหตุการณ์สำคัญ เมื่อคุณมีเฟรมเข้าที่นั่นเป็นอีกหนึ่งเหตุการณ์สำคัญ ในช่วงเวลาของการประชุมแจ้งกำหนดการคุณควรรู้ว่าเหตุการณ์สำคัญของโครงการจะเป็นอย่างไรแม้ว่าคุณจะไม่ได้ล็อควันที่ไว้สำหรับพวกเขา บางครั้งคุณต้องการผู้เชี่ยวชาญในทีมอื่น ๆ เช่นหัวหน้าฝ่ายการเขียนโปรแกรมหรือกลุ่มเป้าหมายด้านการออกแบบ เป็นการดีที่จะเข้าร่วมการประชุมที่มีแนวคิดคร่าว ๆ เกี่ยวกับกำหนดเวลาสำคัญของคุณ แต่ให้แต่ละทีมนำโอกาสในการชั่งน้ำหนักและปรับเปลี่ยน

5. กำหนดขอบเขตโครงการของคุณ

ก่อนหน้านี้เราได้พูดคุยกันว่าโครงการทุกโครงการมีวันที่เริ่มต้นและวันที่สิ้นสุด กำหนดการจะเป็นวันเริ่มต้นอย่างเป็นทางการของคุณ วันที่สิ้นสุดควรทำเครื่องหมายปิดท้ายสุดของงานทั้งหมด ไม่มีงานในโครงการเกิดขึ้นหลังจากวันที่ดังกล่าว มันเป็นช่วงเวลาที่ใช้ดินสอได้จริง

ตอนนี้คุณได้มีการประชุมกำหนดการแล้วผู้เล่นหลักทุกคน (เช่นผู้จัดการโครงการและผู้นำทีม) สามารถกำหนดเหตุการณ์สำคัญและวันที่ส่งมอบที่แน่นอนและวางแผนลงในปฏิทินระหว่างวันที่เริ่มต้นและวันที่สิ้นสุด

หากคุณใช้ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการนี่คือเมื่อคุณจะเริ่มใช้งาน ใส่วันสำคัญของคุณลงในแอพ คุณสามารถอัปโหลดเอกสารอื่น ๆ ที่คุณสร้างขึ้นเช่นขอบเขตโครงการ ขณะนี้เป็นเวลาที่เหมาะสมในการเริ่มเชิญผู้เล่นทุกคนเข้าร่วมซอฟต์แวร์ด้วย ในขณะที่ผู้คนเข้าร่วมแอปการจัดการโครงการพวกเขาสามารถได้รับมอบหมายอัปเดตความคืบหน้าและทำงานร่วมกันในรูปแบบอื่น ๆ ตัวอย่างของข้อมูลทั้งหมดที่ถูกแมปในแผนภูมิแกนต์ใน TeamGantt สามารถดูได้ด้านล่าง สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับแผนภูมิของแกนต์คุณสามารถอ่านบทความของฉันเกี่ยวกับ 5 ขั้นตอนง่าย ๆ สำหรับการเริ่มต้นใช้งานแผนภูมิของแกนต์

6. ตั้งความคาดหวังเพื่อการสื่อสาร

ทั้งหลังการประชุมแจ้งกำหนดการและตลอดระยะเวลาของโครงการเป็นสิ่งสำคัญที่จะทำให้สายการสื่อสารเปิดอยู่ ไม่ว่ากลุ่มของคุณจะมีผู้จัดการโครงการเต็มเวลาหรือไม่ก็ตามใครก็ตามที่เป็นจุดติดต่อหลักของโครงการจะต้องเป็นคนที่สนับสนุนและอำนวยความสะดวกในการติดต่อสื่อสาร ไม่ใช่ความคิดที่ดีที่จะจัดการประชุมด้วยมืออีกครั้งก่อนที่โครงการจะเต็มขึ้นเพื่อให้ผู้คนสามารถถามคำถามที่เหลืออยู่ได้

กำหนดความคาดหวังสำหรับการสื่อสารในช่วงต้น หัวหน้าทีมจะส่งการอัปเดตรายสัปดาห์เกี่ยวกับความคืบหน้าของทีมหรือไม่ คุณจะมีการประชุมด้วยมือกี่ครั้งระหว่างโครงการ - บางครั้งพวกเขาไม่จำเป็นเลย โครงการของคุณต้องการอะไร? บ่อยครั้งที่ทีมที่มีขนาดเล็กกว่าในโครงการเช่นทีมออกแบบหรือทีมการเขียนโปรแกรมมีการประชุมเช็คอินที่เกิดขึ้นซ้ำซึ่งทุกคนสรุปสิ่งที่พวกเขาทำเมื่อเร็ว ๆ นี้และทำให้เกิดปัญหาที่อาจเกิดขึ้น ผู้คนจำนวนมากให้เสียงกับปัญหาที่อาจเกิดขึ้น แต่เนิ่นๆโอกาสที่ทุกคนจะดีกว่าก็คือการขัดขวางพวกเขาหรือรับมือกับพวกเขา

ก้าวไปข้างหน้า

ด้วยเคล็ดลับเหล่านี้สำหรับการเริ่มต้นคุณสามารถขุดเข้าไปในเนื้อของโครงการได้แล้ว ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการเป็นวิธีที่ช่วยให้ทุกคนมีส่วนร่วมในโครงการได้ถึงความคืบหน้า นอกจากนี้ยังต้องอาศัยการมีปฏิสัมพันธ์ของมนุษย์ในปริมาณที่ดีและมีความชัดเจนมากเกี่ยวกับโครงการและรายละเอียดของโครงการเท่าที่จะทำได้