5 เคล็ดลับสำหรับการประชุมที่มีประสิทธิผลมากขึ้น

ครั้งแล้วครั้งเล่าการศึกษาเกี่ยวกับประสิทธิภาพการทำงานในสถานที่ทำงานแสดงให้เห็นว่าการประชุมและอีเมลเป็นตัวจับเวลาที่ยิ่งใหญ่ แต่บางครั้งก็หลีกเลี่ยงไม่ได้ในการประชุม (อีเมลด้วย)

อย่างไรก็ตามคุณสามารถทำให้การประชุมเร็วขึ้นและมีประสิทธิภาพมากขึ้นโดยเฉพาะถ้าคุณเป็นเจ้าของธุรกิจขนาดเล็กหรือหัวหน้าแผนกและมีอิทธิพล การนำแนวทางปฏิบัติที่ดีมาใช้ในสถานที่สามารถไปได้ไกล การได้รับเครื่องมือที่เหมาะสมเพื่อให้ผู้คนปฏิบัติงานและก้าวไปข้างหน้าอย่างมีประสิทธิภาพก็ช่วยได้ทั้งในระยะสั้นและระยะยาว

นี่เป็นคำแนะนำเล็กน้อย:

เส้นขยุกขยิก

การกำหนดเวลาการประชุมมักเป็นจุดปวดแรก แต่ด้วย Doodle.com ไม่จำเป็นต้องเป็น Doodle เป็นเว็บไซต์ freemium และแอพมือถือที่ให้คุณตั้งค่าการสำรวจที่มีเวลาและวันที่ที่เป็นไปได้สำหรับการประชุม คุณเชิญผู้เข้าร่วมประชุมให้เยี่ยมชม URL และเลือกเวลาและวันที่ที่ดีที่สุดสำหรับพวกเขา Doodle จะแยกตัวเลือกที่ดีที่สุดโดยอัตโนมัติโดยอิงจากอินพุตของทุกคน ใช้งานง่ายรวดเร็วและไม่สร้างกระทู้อีเมลที่ไม่มีวันสิ้นสุดเพื่อให้ตรงกับวันและเวลาที่ต้องการ

แอพจดบันทึก

เมื่อพูดถึงการจดบันทึกในการประชุมคุณต้องมีแอพจดบันทึกโดยเฉพาะ แอพจดบันทึกที่ดีที่สุดเช่น Evernote และ Microsoft OneNote จะซิงค์บันทึกย่อในอุปกรณ์ทั้งหมดของคุณดังนั้นหากคุณจดบันทึกบน iPad ในระหว่างการประชุมพวกเขาจะปรากฏบนแล็ปท็อปสำนักงานของคุณโดยอัตโนมัติก่อนที่คุณจะกลับมาที่โต๊ะทำงาน .

ทั้ง Evernote และ Microsoft OneNote รองรับการบันทึกข้อความการบันทึกเสียงและบันทึกและภาพเพื่อให้คุณสามารถถ่ายภาพไวท์บอร์ดหรือสไลด์จากการนำเสนอและเพิ่มลงในบันทึกย่อของคุณโดยอัตโนมัติ

Google เอกสารและ Google ชีต

ในระหว่างการประชุมร่วมกันฉันชอบใช้ Google เอกสารและแผ่นงานเพราะทุกคนในการประชุมไม่ว่าพวกเขาจะมีอยู่จริงหรือโทรทางโทรศัพท์หรือการประชุมทางเว็บสามารถลงชื่อเข้าใช้เอกสารเดียวกันและแก้ไขพร้อมกันได้ Google เอกสารสำหรับการประมวลผลคำและชีตสำหรับสเปรดชีตสนับสนุนความคิดเห็นเช่นกันในกรณีที่คุณไม่ต้องการให้มีคนหลายคนทำการแก้ไขแบบอินไลน์ เป็นหนึ่งในบริการที่ดีที่สุดสำหรับการทำงานร่วมกันบนไฟล์แบบเรียลไทม์และแน่นอนว่าดีกว่าการส่งคนหนึ่งคนกลับไปที่โต๊ะของพวกเขาในภายหลังเพื่อแก้ไขเอกสารตามการป้อนข้อมูลของทุกคน วิธีการนั้นมีแนวโน้มที่จะเกิดข้อผิดพลาด!

Talkboard (สำหรับ iPad)

คล้ายกับ Google Docs แต่เห็นได้ชัดกว่าคือ Talkboard โดย Citrix คิดว่า Talkboard เป็นกระดานไวท์บอร์ดเสมือนจริงที่หลาย ๆ คนสามารถวาดบนพื้นผิวเดียวกันได้ในครั้งเดียว Talkboard มีประโยชน์อย่างยิ่งเมื่อตรวจสอบแนวคิดศิลปะเช่นการออกแบบเว็บไซต์หรือโลโก้ใหม่เพราะทุกคนในการประชุมสามารถเข้าร่วมพื้นที่ไวท์บอร์ดเดียวกันและวาดหรือใส่คำอธิบายประกอบภาพที่กล่าวถึงแบบเรียลไทม์

เรื่องความยาว

กลยุทธ์สุดท้ายหนึ่งที่ทำให้การประชุมของคุณมีประสิทธิภาพมากขึ้นคือการทำให้พวกเขาสั้น ตามปกติแล้วการเชิญในปฏิทินจะแนะนำการประชุมในช่วงเวลา 30 หรือ 60 นาที แต่ไม่มีอะไรหยุดคุณจากการกำหนดเวลาให้มีความยาวเพียง 8 นาที คิดเกี่ยวกับการกำหนดเวลาการประชุมสั้นมากอาจเปลี่ยนความคาดหวังของผู้คนและอาจจุดไฟให้พวกเขาเพื่อให้การนำเสนอและความคิดเห็นของพวกเขากระชับ