5 สิ่งที่ควรพิจารณาเมื่อเลือกซอฟต์แวร์การติดตามเวลา

หาก บริษัท ของคุณกำลังมองหาโซลูชันการติดตามเวลาที่สามารถช่วยให้มันตรวจสอบได้ดีขึ้นว่าพนักงานใช้เวลาไปกับงานเฉพาะเท่าไรคุณก็ยินดีที่จะรับฟังว่ามีวิธีแก้ปัญหามากมายที่สามารถช่วยได้ น่าเสียดายเนื่องจากมีบริการจำนวนมากการค้นหาเครื่องมือที่เหมาะสมอาจเป็นเรื่องที่น่ากังวล ปัจจัยต่างๆเช่นฟังก์ชั่นการจัดการโครงการ (PM), การกำกับดูแลพนักงาน, การปรับแต่งและแน่นอนราคาเป็นข้อพิจารณาที่มีการสอบสวนที่เท่าเทียมกันและรุนแรง

เราจะแยกแยะสิ่งที่สำคัญที่สุดที่ควรพิจารณาเมื่อเลือกซอฟต์แวร์การติดตามเวลา เราจะอธิบายรายละเอียดแต่ละปัจจัยและเราจะบอกคุณว่าคุณควรมองหาสิ่งใดเพื่อการตัดสินใจที่ถูกต้อง การล่าสัตว์ที่มีความสุข!

1 1. PM กับการเล่นบริสุทธิ์

ซอฟต์แวร์การติดตามเวลามีสองรสชาติที่แตกต่างกัน คุณสามารถซื้อเครื่องมือที่เป็นชิ้นส่วนเล็ก ๆ ของชุด PM ที่ครอบคลุมหรือคุณสามารถซื้อซอฟต์แวร์ที่ทำได้น้อยกว่าการลงทะเบียนติดตามและช่วยจ่ายเงินตามเวลา เครื่องมือ PM เหมาะอย่างยิ่งสำหรับ บริษัท ที่ให้บริการมืออาชีพที่ต้องการทำสิ่งต่าง ๆ เช่นการแชร์ไฟล์บนคลาวด์การมอบหมายการจัดการงานการวิเคราะห์โครงการการรายงานค่าใช้จ่ายการพยากรณ์งบประมาณการออกใบแจ้งหนี้การชำระเงินการติดตามชั่วโมงที่เรียกเก็บเงินได้ . ขนาดกลางสำหรับ บริษัท ขนาดใหญ่มักจะใช้เครื่องมือเหล่านี้มากกว่าธุรกิจขนาดเล็กและผู้รับเหมาอิสระทำ ในหมวดหมู่นี้คุณจะพบเครื่องมือต่าง ๆ เช่น Mavenlink, Wrike และ Zoho Projects ซึ่งแต่ละโครงการแสดงให้เห็นถึงตลาด PM ที่ดีที่สุดพร้อมด้วยการติดตามเวลาที่มีคุณภาพ

สำหรับ freelancer และ บริษัท ที่มุ่งมั่นที่จะติดตามผู้ที่ทำงานและเวลามีซอฟต์แวร์ติดตามเวลาอีกประเภทหนึ่งที่น่าจะเหมาะสมกว่า ในคลาสนี้คุณจะพบซอฟต์แวร์เช่น Hubstaff และ TSheets เครื่องมือตัวเลือกของเรา เครื่องมือเหล่านี้มีประโยชน์มากกว่าให้คุณเพิ่มและติดตามเวลาแก้ไขเวลาที่เข้าสู่ระบบแล้วรายงานตรงเวลาทำงานและดูแลพนักงานของคนงาน เครื่องมือทั้งสองทำงานได้อย่างยอดเยี่ยม น่าเสียดายที่เครื่องมือติดตามเวลาเล่นล้วนๆจะไม่ให้ฟังก์ชั่น PM ที่คุณจะพบในหมวดหมู่หลัง ซึ่งหมายความว่า บริษัท ขนาดใหญ่ที่ต้องการเครื่องมือ PM จะต้องใช้เครื่องมือของบุคคลที่สามหากพวกเขาเลือกเวลาที่ติดตามการเล่นที่บริสุทธิ์



2 2. ราคาและแผน

โซลูชันการติดตามเวลาเล่นที่แท้จริงนั้นมีราคาถูกกว่าโซลูชั่นการติดตามเวลาที่เชื่อมโยงกับชุดโปรแกรม PM TSheets เริ่มต้นด้วยแผนฟรีมุ่งสู่ผู้ใช้หนึ่งคน แผนนี้เหมาะสำหรับมือปืนรับจ้างที่ต้องการติดตามเวลาขณะทำงานในโครงการ TSheets ยังมีแผนสำหรับผู้ใช้มากถึง 99 รายซึ่งมีราคา $ 4 ต่อผู้ใช้ต่อเดือนโดยมีค่าธรรมเนียมพื้นฐาน $ 16 ต่อเดือน Hubstaff เริ่มต้นด้วยแผนขั้นพื้นฐาน $ 5 ต่อเดือนที่ให้คุณเข้าถึงเครื่องมือการติดตามเวลาแบบง่ายผู้จัดการตารางการชำระเงินของพนักงานการสนับสนุนตลอด 24/7 และการตั้งค่าผู้ใช้ที่สามารถจัดการได้ในแบบพนักงานต่อพนักงาน Hubstaff ยังเสนอแผนระดับพรีเมี่ยม $ 9 ต่อเดือนต่อผู้ใช้ซึ่งรวมทุกอย่างที่คุณจะพบในแผนพื้นฐาน แต่คุณยังสามารถเข้าถึงส่วนต่อประสานการเขียนโปรแกรมแอปพลิเคชัน (API) ของ Hubstaff และเครื่องมือตั้งเวลาพื้นฐาน

เนื่องจากคุณได้รับฟังก์ชั่นอื่น ๆ อีกมากมายจากเครื่องมือที่เน้น PM นั้นไม่น่าแปลกใจเลยที่คุณจะต้องจ่ายมากขึ้น แผนการที่ถูกที่สุดจาก Mavenlink ซึ่งรวมถึงการติดตามเวลาค่าใช้จ่าย $ 39 ต่อผู้ใช้ต่อเดือน แผนการติดตามเวลาที่ถูกที่สุดของ Zoho มีค่าใช้จ่าย $ 25 ต่อเดือนสำหรับผู้ใช้ไม่ จำกัด จำนวน แต่มีเพียง 20 โครงการ แผนการติดตามเวลาที่ถูกที่สุดของ Wrike มีค่าใช้จ่าย $ 24.80 ต่อผู้ใช้ต่อเดือน



3 3. การตรวจสอบพนักงาน

วิธีแก้ปัญหาบางอย่างไปไกลกว่านั้นเพื่อให้แน่ใจว่าพนักงานกำลังทำงานที่ไหนและเมื่อพวกเขาบอกว่าพวกเขาเป็น เครื่องมือบางอย่างเช่น Hubstaff บันทึกภาพหน้าจอในขณะที่พนักงานอยู่ในนาฬิกาจากนั้นส่งภาพหน้าจอเหล่านั้นไปยังผู้จัดการก่อนที่พนักงานจะได้รับเครดิตเมื่อเสร็จสิ้นการเปลี่ยนแปลง เครื่องมือเหล่านี้ยังสามารถบันทึกปริมาณการใช้แป้นพิมพ์และเมาส์ในระหว่างการเลื่อน เครื่องมือส่วนใหญ่ที่เราทดสอบช่วยให้คุณตรวจสอบการเคลื่อนไหวของพนักงานผ่านการติดตาม GPS เมื่อพวกเขาใช้แอพมือถือของเครื่องมือและบางอย่างให้คุณกำหนดให้ผู้ใช้ถ่ายภาพเซลฟี่เมื่อพวกเขามาถึงหรือออกจากสถานที่

หากคุณต้องการการควบคุมระดับ (น่าขนลุก) ระดับนี้สนามของคุณจะแคบ ไม่ใช่ทุกครั้งที่เครื่องมือการติดตามจะเสนอสิ่งนี้เป็นคุณสมบัติในตัวและเครื่องมือที่ใช้ PM มักจะไม่เสนอฟังก์ชั่นนี้เลย โปรดถามผู้ขายแต่ละรายว่าพวกเขาเสนอสิ่งนี้ก่อนที่จะเริ่มทดลองใช้ผลิตภัณฑ์หรือไม่



4 4. ฟิลด์ที่กำหนดเอง

เครื่องมือส่วนใหญ่ใช้เวลาทั้งหมดในการติดตาม อย่างไรก็ตามเครื่องมือบางอย่างช่วยให้คุณแยกกลุ่มข้อมูลเพิ่มเติมสำหรับ บริษัท และบุคคลที่อาจให้ความสำคัญกับการผลิตมากกว่าระยะเวลา สิ่งนี้มีประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับการก่อสร้างการขนส่งและบริการการผลิตที่มีแนวโน้มที่จะวัดโดยโครงสร้างที่สร้างขึ้นระยะทางที่เดินทางและรายการที่ผลิตตามเวลาทำงาน ตัวอย่างเช่น TSheets ช่วยให้คุณสร้างเขตข้อมูลที่ปรับแต่งได้อย่างเต็มที่หกเขตที่สามารถเพิ่มเป็นพรอมต์สำหรับทุกเวลาที่ออก หากคุณเป็น บริษัท ก่อสร้างคุณสามารถขอให้ "มีเหตุการณ์หรือไม่ใช่หรือไม่" หากพนักงานไม่ตอบสนองพวกเขาจะไม่สามารถออกจากระบบได้ หรือคุณสามารถถามคนขับรถบรรทุกว่าขับรถไปได้กี่ไมล์ จากนั้นฟิลด์เหล่านี้จะถูกดึงเข้าไปในรายงานเพื่อให้คุณเห็นมุมมองที่กว้างขึ้นเกี่ยวกับวิธีการทำงานของทีมงานที่มีประสิทธิภาพและข้อมูลอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องในการทำงานที่คุณอาจต้องสร้างภาพรวมของวันทำงานหรือการเปลี่ยนแปลง

แม้ว่า Wrike จะไม่ให้การติดตามขั้นสูงเหมือนกับ TSheets แต่คุณยังสามารถรวบรวมข้อมูลสำคัญจากพนักงานตั้งแต่เริ่มต้นและสิ้นสุดกะ Wrike ช่วยให้คุณเพิ่มเขตข้อมูลที่กำหนดเองในบานหน้าต่างงานเพื่อที่เมื่อคุณไปรายงานของคุณคุณจะสามารถเห็นสิ่งต่าง ๆ เช่น "การเรียกเก็บเงิน" เหตุการณ์งานระยะทาง ฯลฯ น่าเสียดายที่องค์ประกอบเหล่านี้จะปรากฏใน เสริมมุมมองงานจากภายในคอนโซล PM แต่ข้อมูลจะไม่ปรากฏในรายงานรายการเวลาของคุณ

หากธุรกิจของคุณมีแนวโน้มที่จะวัดผลการผลิตมากกว่าเวลาทำงานการแก้ปัญหาด้วยฟิลด์ที่กำหนดเองอาจดีกว่าสำหรับคุณ อย่าลืมสอบถามผู้ขายของคุณว่ามีการปรับแต่งใดบ้างรวมถึงปัจจัยที่กำหนดเองเหล่านั้นในรายงาน



5 5. การรวมระบบและส่วนต่อขยาย

ประโยชน์ที่ใหญ่ที่สุดของโครงการ Zoho คือการเข้าถึงระบบซอฟต์แวร์ของ Zoho ซึ่งรวมถึงการจัดการลูกค้าสัมพันธ์ (CRM) การตลาดผ่านอีเมลและซอฟต์แวร์และเครื่องมือการจัดการทรัพยากรมนุษย์ (HR) คุณสามารถเปลี่ยนผลิตภัณฑ์เหล่านี้ให้เป็นโซลูชั่นที่ครอบคลุมซึ่งฟีดข้อมูลจากที่หนึ่งไปยังอีกที่หนึ่งโดยไม่ต้องดำเนินการใด ๆ นี่เป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมสำหรับการประมวลผลการชำระเงินการจัดหาพนักงานโครงการการออกใบแจ้งหนี้และสิ่งอื่น ๆ ที่รวมเวลาทำงานกับข้อมูลที่แสดงในซอฟต์แวร์อื่น ๆ

โปรดสอบถามผู้ขายของคุณว่าพวกเขาทำงานร่วมกับเครื่องมือของบุคคลที่สามหรือไม่ หากคุณชอบผู้ขายสองรายเท่ากัน แต่มีอีกรายหนึ่งที่เสนอการรวมกลุ่มแบบอินทรีย์มากกว่าผู้อื่นคุณควรไปกับอดีต โปรดทราบ: โซลูชันการติดตามเวลาส่วนใหญ่นำเสนออินเตอร์เฟซการเขียนโปรแกรมประยุกต์แบบเปิด (API) ซึ่งหมายความว่าทีมพัฒนาของคุณสามารถสร้างการผสานรวมกับเครื่องมือ API แบบเปิดอื่น ๆ อย่างไรก็ตามหากคุณเป็น บริษัท เล็ก ๆ หรือหากคุณไม่มีความเชี่ยวชาญด้านเทคนิคภายในองค์กรคุณอาจต้องมีการผสานรวมเหล่านี้เพื่อส่งมอบให้ผู้ขายของคุณ