5 ข้อผิดพลาดที่ควรหลีกเลี่ยงเมื่อเลือกซอฟต์แวร์บัญชี

หากคุณได้รับมอบหมายให้ค้นหาซอฟต์แวร์ที่ดีที่สุดเพื่อจัดการหนังสือของ บริษัท คุณมีปัจจัยสำคัญหลายประการที่คุณต้องพิจารณา ก่อนอื่นสิ่งสำคัญคือคุณต้องพิจารณาว่า บริษัท ของคุณต้องการบริการบัญชีออนไลน์สำหรับธุรกิจขนาดเล็กหรือซอฟต์แวร์ระดับองค์กรที่สามารถปรับขนาดตามการดำเนินงานของคุณเติบโต เมื่อคุณตัดสินใจแล้วจะมีวิธีแก้ปัญหาที่ยอดเยี่ยมที่จะให้สิ่งที่คุณต้องการเพื่อรักษาบัญชีของคุณให้อยู่ในระดับสุดยอด

สำหรับบรรดาของคุณที่ต้องการอะไรที่เล็กและคล่องแคล่วคุณไม่สามารถไปไหนมาไหนกับ Intuit QuickBooks และ Freshbooks ทั้งสองระบบเหมาะอย่างยิ่งสำหรับร้านค้าแม่และป๊อปขนาดเล็กที่ไม่ต้องการความซับซ้อนมากนัก อย่างไรก็ตามหากคุณตัดสินใจว่าองค์กรขนาดใหญ่ของคุณต้องการแรงม้าบัญชีคุณควรตรวจสอบ Intacct

ไม่ว่าคุณจะเลือกตัวเลือกใดมีข้อผิดพลาดที่สำคัญห้าประการที่คุณควรหลีกเลี่ยงเมื่อใช้งานซอฟต์แวร์บัญชีของคุณ คุณจำเป็นต้องรู้ว่าพวกเขาคืออะไรทำไมต้องหลีกเลี่ยงพวกเขาและวิธีการใช้ประโยชน์จากระบบใหม่ให้เกิดประโยชน์สูงสุด

1. อย่าถูก

ดังที่ฉันได้กล่าวไปแล้วธุรกิจขนาดใหญ่ต้องการระบบที่ใหญ่ แน่นอนว่าตรัสรู้และ Freshbooks เสนอโซลูชั่นราคาไม่แพงและมีความสามารถที่ใช้งานง่าย แต่ บริษัท ที่มีพนักงานขนาดใหญ่และการดำเนินงานข้ามชาติจะต้องการใช้จ่ายเงินอีกเล็กน้อยสำหรับระบบที่สามารถขยายและรวมเข้ากับเครื่องมือจากสายธุรกิจอื่น ๆ ตัวอย่างเช่น: ระบบระดับองค์กรสามารถจัดการคิวรีจากภายในแม้แต่ระบบธุรกิจอัจฉริยะที่กว้างขวางที่สุด (BI) การจัดการโครงการและระบบการจัดการลูกค้าสัมพันธ์ (CRM)

นอกจากนี้ซอฟต์แวร์การบัญชีระดับองค์กรช่วยให้คุณสร้างระบบที่ไม่ซ้ำใครตามความต้องการเฉพาะของ บริษัท ของคุณ พวกเขามีตัวเลือกที่แตกต่างกันสำหรับแนวดิ่งที่แตกต่างกันและสามารถปรับแต่งให้เหมาะสมกับภูมิภาคและสกุลเงินต่างๆ แต่ถ้าคุณเลือกใช้ซอฟต์แวร์ราคาถูกคุณจะติดอยู่กับระบบ plug-and-play ที่มีขนาดเดียวเหมาะกับทุกคน

2. (อาจเป็นไปได้) อย่าซื้อสถานที่

หากคุณคาดหวังว่าธุรกิจของคุณจะเติบโตคุณไม่ต้องการซื้อระบบที่พึ่งพาโครงสร้างพื้นฐานดาต้าเซ็นเตอร์ของคุณ ด้วยระบบบนคลาวด์คุณจะต้องจ่ายค่าธรรมเนียมเล็กน้อยเพื่อเพิ่มความต้องการโครงสร้างพื้นฐานของผู้ขาย แต่ก็ไม่มีอะไรเทียบได้กับสิ่งที่คุณจ่ายถ้าคุณต้องอัพเกรดระบบนิเวศภายใน บริษัท ของคุณเอง

การเพิ่มขนาดของโปรแกรมบัญชีในสถานที่จะทำให้คุณต้องจ่ายค่าลิขสิทธิ์และค่าบำรุงรักษามากขึ้น คุณจะต้องอัพเกรดฮาร์ดแวร์ของคุณอย่างต่อเนื่องเป็นเซิร์ฟเวอร์ที่มีความสามารถและกว้างขึ้นเพื่อรองรับข้อกำหนดด้านข้อมูลเพิ่มเติมและนี่หมายถึงค่าใช้จ่ายด้านพลังงานที่สูงขึ้นและซอฟต์แวร์เพิ่มเติมเพื่อตรวจสอบประสิทธิภาพเครือข่ายของคุณ ดังที่ฉันได้กล่าวไปแล้วโซลูชันบนคลาวด์ยังคงต้องการให้คุณจ่ายเพิ่มอีกเล็กน้อยตามความต้องการของคุณที่เพิ่มขึ้น แต่ค่าใช้จ่ายจะไม่มากเท่ากับระบบในสถานที่ ตอนนี้ถ้าคุณสามารถอัพเกรดได้ทั่วทั้งบอร์ดหรือเพียงแค่รู้สึกสะดวกสบายยิ่งขึ้นกับการเก็บข้อมูลของคุณในศูนย์ข้อมูลของคุณเองให้ละเว้นทุกสิ่งในส่วนย่อยนี้

3. อย่าเพิกเฉยฐานข้อมูล

ไม่ว่าคุณจะเลือกซอฟต์แวร์ในหรือนอกสถานที่คุณจะต้องคำนึงถึงฐานข้อมูลที่คุณใช้เพื่อจัดเก็บข้อมูลทั้งหมดของคุณ หากคุณเลือกใช้ผู้ใช้คนเดียวหรือระบบที่อยู่นอกชั้นวางคุณอาจต้องพึ่งพาฐานข้อมูลของผู้ขายเพื่อเก็บข้อมูลทั้งหมดของคุณ ผู้ขายบางราย จำกัด จำนวนข้อมูลที่คุณสามารถเก็บไว้ในระบบของพวกเขาดังนั้นคุณจะต้องเปลี่ยนซอฟต์แวร์หาก บริษัท ของคุณขยายอย่างมาก

โชคดีที่โซลูชันระดับองค์กรส่วนใหญ่สามารถรองรับฐานข้อมูลที่หลากหลายได้ดังนั้นจึงเป็นเรื่องสำคัญที่จะต้องพิจารณาว่าฐานข้อมูลและระบบสามารถทำงานร่วมกันได้ดีหรือไม่เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพของแบ็คเอนด์ของคุณ SQL Server ของ Microsoft เป็นตัวเลือกที่มีความสามารถและเป็นมาตรฐานที่หลายคนอาจใช้อยู่ MySQL เป็นอีกทางเลือกยอดนิยม ระบบบัญชีส่วนใหญ่รู้สึกดีกับฐานข้อมูลทั้งคู่ค่อนข้างดี ทำงานกับแผนกไอทีและทีมบัญชีของคุณเพื่อพิจารณาว่าระบบใดเป็นตัวเลือกที่ดีที่สุดสำหรับการซิงค์กับข้อมูลของคุณโดยเฉพาะอย่างยิ่งหาก บริษัท ของคุณใช้ช่องทางการเขียนโปรแกรมฐานข้อมูลเฉพาะหรือภาษา

4. อย่าลืมรวม HR

ซอฟต์แวร์การจัดการทรัพยากรมนุษย์ (HR) ของคุณเช่น BambooHR บรรณาธิการของเราจะโต้ตอบกับซอฟต์แวร์บัญชีของคุณมากกว่าระบบอื่น ๆ ที่คุณเลือกใช้ การไม่แน่ใจว่าการผสานอย่างราบรื่นระหว่างเครื่องมือทั้งสองเกือบจะรับประกันได้ว่าคุณจะต้องสลับหนึ่งอย่างใดอย่างหนึ่งเป็นลำดับสั้น ๆ

การรวมระบบทั้งสองนี้เข้าด้วยกันจะช่วยให้คุณมองเห็นมุมมองที่ชัดเจนว่าพนักงานของคุณมีผลกระทบอย่างไร คุณจะสามารถเข้าใจผลกระทบที่เกิดจากการครอสโอเวอร์ของทุกอย่างตั้งแต่การจัดการค่าใช้จ่ายค่าใช้จ่ายในการสรรหาและค่าใช้จ่ายของการปลดพนักงาน คุณจะสามารถอยู่รอดได้โดยไม่ต้องรวมระบบ แต่การทำงานของคุณจะช้าลงฉลาดน้อยกว่าและอัตโนมัติน้อยกว่าคู่แข่งที่ปฏิบัติตามคำแนะนำนี้

5. อย่าละเลยจุดขาย (POS)

คุณจะประหลาดใจที่โซลูชันการบัญชีจำนวนมากไม่มีการรวม POS นี่เป็นปัญหาใหญ่โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับธุรกิจอิฐและปูนและร้านอาหารที่ทำธุรกรรมเล็ก ๆ ในหลาย ๆ ที่

โซลูชันที่เหมาะสมจะสามารถรวบรวมจัดระเบียบและประสานธุรกรรมภายในโซลูชันการบัญชีของคุณโดยอัตโนมัติ การรวมนี้จะลดปริมาณการป้อนข้อมูลด้วยตนเองที่จำเป็นจากทีมบัญชีของคุณอย่างมากและช่วยให้ทีมงานด้านการเงินของคุณสามารถควบคุมรายได้จากที่ไหนและเมื่อใด ไม่ต้องพูดถึงว่าเงินทุนนี้สามารถนำมาใช้กับยอดคงค้างของ บริษัท ได้ทันที