จัดระเบียบ: 5 แอพที่คุณต้องใช้ไร้กระดาษ

การไม่ใช้กระดาษโดยไม่ต้องลำบากโดยเฉพาะถ้าคุณรู้ว่าเครื่องมือใดที่สามารถช่วยคุณได้ หากคุณกำลังพยายามที่จะเลิกใช้กระดาษโดยสิ้นเชิงมีเครื่องมืออย่างน้อยห้าอย่างที่คุณต้องใช้เพื่อให้มันใช้ได้

คุณยังใช้กระดาษอยู่ที่ไหนในชีวิต? บางทีคุณอาจเก็บรายการที่ต้องทำไว้ในสมุดบันทึกหรืออาจมีเอกสารหลายชุดที่คุณต้องลงชื่อเข้าใช้ด้วยหมึก คุณสามารถกำจัดกระดาษเกือบทั้งหมดในชีวิตของคุณเมื่อคุณมีเครื่องมือห้าอย่างนี้:

1. แอพรายการสิ่งที่ต้องทำ
2. แอพสแกน
3. บริการซิงค์ไฟล์
4. เครื่องมือลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์และ
5. บริการจัดส่งเอกสาร

ลองมาดูเครื่องมือเหล่านี้แต่ละตัวและสิ่งที่พวกเขาทำ ฉันยังให้คำแนะนำสำหรับแอพเฉพาะที่คุณสามารถใช้เพื่อช่วยคุณเริ่มต้นใช้งาน

1. รายการแอปที่ต้องทำ

ฉันจะไม่กระดิกนิ้วของฉันที่คนที่ใช้รายการสิ่งที่ต้องทำหากพวกเขาพบว่ามันใช้งานได้สำหรับพวกเขา หากคุณพยายามที่จะไร้กระดาษอย่างไรก็ตามหนึ่งในสถานที่ที่ดีที่สุดในการเริ่มต้นคือการย้ายงานและรายการทั้งหมดของคุณไปยังแอป

แอพรายการที่ต้องทำที่ดีที่สุดมีประสิทธิภาพมากกว่ารายการกระดาษ ด้วยกระดาษคุณจะติดอยู่กับสิ่งที่ไม่ควรมองข้ามและคุณไม่สามารถจัดเรียงงานใหม่ได้อย่างง่ายดายเมื่อลำดับความสำคัญของคุณเปลี่ยนไป นอกจากนี้คุณยังไม่สามารถมอบหมายงานให้กับผู้อื่นและรับการแจ้งเตือนทันทีที่เสร็จสิ้นงาน

ด้วยแอพรายการที่ต้องทำคุณจะได้รับการแจ้งเตือนถึงวันครบกำหนดที่จะเกิดขึ้นการแจ้งเตือนเมื่อมีคนทำภารกิจเสร็จสมบูรณ์ความสามารถในการจัดเรียงรายการของคุณได้ตลอดเวลาและผลประโยชน์อื่น ๆ อีกมากมาย สามอันดับแรกของฉันเลือกระหว่างแอพที่ต้องทำคือ:

• พรีเมี่ยม Todoist
• อาสนะ (แสดงด้านบน)
• Any.do

หากคุณกำลังพยายามที่จะไร้กระดาษคุณจะต้องค้นหาแอพที่ต้องทำที่เหมาะกับคุณและติดกับมันเป็นเวลาสองสามสัปดาห์

เริ่มต้นด้วยการสร้างรายการสามประเภท: งานส่วนตัวและครัวเรือน คุณสามารถเปลี่ยนได้ในภายหลังหากไม่เหมาะสมกับความต้องการของคุณ ในส่วนงานของคุณเขียนงานที่ทำงานคุณต้องทำให้เสร็จในสัปดาห์นี้ ในรายการส่วนบุคคลของคุณเขียนสิ่งที่เป็นส่วนตัวที่คุณจำเป็นต้องทำเช่นส่งการ์ดขอบคุณหรือกำหนดเวลานัดตัดผม ใช้ส่วนที่ใช้ในครัวเรือนของคุณเพื่อเริ่มต้นรายการช้อปปิ้งร้านขายของชำ

นั่นเป็นเรื่องมากมายที่คุณจะได้เริ่มต้น เมื่อคุณใช้แอพที่ต้องทำคุณจะเข้าใจว่ากลยุทธ์ใดที่ทำงานได้ดีที่สุดสำหรับคุณในการจัดระเบียบรายการตั้งค่าการเตือนและมอบหมายงานให้กับผู้อื่น อย่างไรก็ตามในช่วงสองสัปดาห์แรกคุณควรทำให้รายการของคุณสั้นและตรงไปตรงมา การใช้แอพรายการสิ่งที่ต้องทำเป็นครั้งแรกนั้นเหมือนกับการใช้นิสัยใหม่ ถ้ามันซับซ้อนเกินไปคุณอาจไม่ยึดติดกับมัน เมื่อคุณติดนิสัยไม่ได้จริงๆคุณสามารถเริ่มปรับกลยุทธ์รายการที่ต้องทำ

2. แอปสแกน

แอพสแกนมีค่าสำหรับการเปลี่ยนเอกสารกระดาษที่สำคัญเป็นไฟล์ดิจิตอล เมื่อคุณแปลงเอกสารเป็นดิจิทัลคุณทำสำเนาสำรองของเอกสารซึ่งหมายความว่าคุณสามารถทำลายหรือรีไซเคิลเอกสารต้นฉบับหรือจัดเก็บเอกสารเหล่านั้นอย่างปลอดภัย รายการที่คุณอาจต้องการทำสำเนาดิจิทัลคือการยื่นภาษีกระดาษเอกสารระบุตัวตนใบรับรองอย่างเป็นทางการ (เช่นการเกิดการตายการแต่งงานหรือประกาศนียบัตร) การรับประกันและใบเสร็จรับเงินสูตรอาหารและแม้แต่เอกสารที่ไม่ใช่กระดาษเช่นรายละเอียดและคำแนะนำ พิมพ์ที่ด้านล่างของเราเตอร์ไร้สายในบ้านของคุณ

การสแกนแอพเปลี่ยนกล้องในโทรศัพท์เป็นสแกนเนอร์ ในขณะที่คุณสามารถใช้เครื่องพิมพ์กับสแกนเนอร์เพื่อทำเอกสารดิจิทัลแอพมือถือสแกนจะสะดวกกว่าไม่ต้องพูดถึงแบบพกพา คุณสามารถถ่ายรูปอะไรก็ได้ที่ใดก็ได้

แอพพลิเคชั่นสแกนที่ดีที่สุดจะตรวจจับไม่เพียง แต่ขอบของรายการที่คุณกำลังสแกนเท่านั้น แต่ยังตรวจสอบว่าเป็นรายการประเภทใดไม่ว่าจะเป็นหน้าหนังสือหรือนามบัตร สิ่งที่ดีที่สุดยังรวมถึงเทคโนโลยีการรู้จำอักขระด้วยแสง (OCR) เพื่อให้สามารถสแกนเอกสารภายในหนึ่งนาทีหรือประมาณนั้นคุณสามารถคัดลอกและวางข้อความจากมันได้ แอปสแกนที่ดีควรสามารถรวบรวมหลายหน้าเป็นไฟล์เดียว

แอพสแกนสองแอพที่ตอบสนองความต้องการทั้งหมดและใช้ได้กับทั้ง Android และ iOS ได้แก่ :

• FineScanner Pro FineScanner Pro (การสมัครสมาชิกจาก $ 9.99 ต่อปีหรือ $ 59.99 เพื่อเป็นเจ้าของทันที) และ
• Scanbot Pro ($ 6.99)

3. เครื่องมือ E-Signature

หากคุณไร้กระดาษคุณจะต้องสามารถเซ็นเอกสารโดยไม่ต้องพิมพ์ แทบไม่มีเหตุผลเลยที่จะพิมพ์และเซ็นชื่อในกระดาษที่มีคนส่งให้คุณทางอิเล็กทรอนิกส์ คุณควรจะสามารถเซ็นเอกสารส่วนใหญ่แบบดิจิทัลโดยมีข้อยกเว้นน้อยมาก คุณต้องมีแอพที่ช่วยให้คุณสร้างลายเซ็นดิจิทัลและนำไปใช้กับไฟล์ต่างๆ

ตัวอย่างของซอฟต์แวร์ที่มีเครื่องมือลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ ได้แก่ :

• โปรแกรม Adob ​​e Reader,
• Adobe Acrobat
• Docusign และ
• ดูตัวอย่างสำหรับ macOS (แสดงด้านบน)

ในการเริ่มต้นคุณต้องสร้างลายเซ็นก่อนซึ่งมักจะเป็นส่วนที่ยากที่สุดเพราะลายเซ็นมักจะดูเลอะเทอะเมื่อทำด้วยเมาส์นิ้วและหน้าจอสัมผัสหรือสไตลัส ข่าวดีก็คือคุณต้องทำตามขั้นตอนนี้เพียงครั้งเดียว หลังจากที่คุณสร้างและบันทึกลายเซ็นคุณสามารถใช้ซ้ำแล้วซ้ำอีก สำหรับรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับสองวิธียอดนิยมคุณสามารถรับรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับเรื่องราวของ PCMag เกี่ยวกับวิธีการลงชื่อ PDF โดยใช้ Acrobat Reader และวิธีลงชื่อ PDF ในตัวอย่าง MacOS

หากคุณพบว่าตัวเองกำลังดิ้นรนที่จะเซ็นชื่อด้วยเมาส์นิ้วหรือปากกาสไตลัสให้ตรวจสอบว่ามีตัวเลือกในการถ่ายภาพลายเซ็นปากกาและกระดาษที่คุณสามารถอัพโหลดได้หรือไม่

4. บริการซิงค์ไฟล์

บริการซิงค์ไฟล์ทำให้เอกสารทั้งหมดของคุณพร้อมใช้งานไม่ว่าคุณจะมีอุปกรณ์ใดอยู่ในมือ นี่คือตัวอย่างของการบริการการซิงค์ไฟล์ที่ขาดไม่ได้: ฉันอยู่ที่สนามบินเมื่อไม่กี่ปีที่ผ่านมาสมัครเข้าร่วมรายการระดับโลก ผู้สัมภาษณ์ของฉันขอให้ฉันแสดงหลักฐานที่อยู่ทางไปรษณีย์ มันไม่ได้อยู่ในใบขับขี่ของฉันและฉันไม่ได้นำจดหมายใด ๆ มาให้ฉันเพื่อแสดงให้เขาเห็น จากนั้นฉันจำได้ว่าฉันได้สแกนและบันทึกเอกสารอสังหาริมทรัพย์ที่ส่งถึงฉันตามที่อยู่ที่ฉันต้องการ ฉันเปิดแอพมือถือของบริการซิงค์ไฟล์ของฉันและดึงเอกสารขึ้นมาเพื่อแสดงผู้สัมภาษณ์ เขาพอใจและฉันได้เข้าร่วมระดับโลก

บริการซิงค์ไฟล์ที่เป็นที่รู้จักมากที่สุดสามบริการและฉันไม่ลังเลเลยที่จะแนะนำบริการเหล่านี้ - คือ:

• กล่อง,
• Dropbox และ
• Google Drive

โปรแกรมซิงค์ไฟล์หลายโปรแกรมช่วยให้คุณสามารถบันทึกสำเนาเอกสารแบบออฟไลน์ไปยังอุปกรณ์ของคุณได้เช่นกันซึ่งมีประโยชน์เป็นพิเศษสำหรับทุกสิ่งที่คุณอาจจำเป็นต้องใช้ในกรณีฉุกเฉินเช่นใบรับรองการประกัน ID หรือชื่อและหมายเลขโทรศัพท์ในสายโทรศัพท์ .

บริการซิงค์ไฟล์ที่ดีที่สุดบางแห่งยังมีเครื่องมือแบ่งปันเอกสารซึ่งเราสามารถนำไปใช้งานต่อไปได้

5. เครื่องมือแบ่งปันเอกสาร

วิธีทั่วไปในการส่งเอกสารดิจิทัลคือการแนบไปกับอีเมล ตัวเลือกนั้นไม่เหมาะอย่างยิ่งเสมอไปเพราะคุณไม่สามารถบอกได้ตลอดเวลาว่าผู้รับได้รับหรือไม่ (คุณสามารถใช้ใบตอบรับการอ่าน แต่จะใช้ได้เฉพาะในกรณีที่ผู้รับไม่ได้บล็อกหรือปฏิเสธ) ปัญหาอีกประการของอีเมลคือไฟล์บางไฟล์มีขนาดใหญ่เกินไปหรือโปรแกรมอีเมลของคุณจะลดคุณภาพของต้นฉบับโดยอัตโนมัติ

อีกวิธีหนึ่งในการส่งเอกสารดิจิทัลคือการแบ่งปันเอกสารผ่านบริการบนระบบคลาวด์อื่น ๆ บริการซิงค์ไฟล์เช่นที่กล่าวถึงในส่วนก่อนหน้าจะช่วยให้คุณสามารถแชร์ไฟล์ได้โดยสร้างลิงค์ที่คุณสามารถส่งได้ตามต้องการ บริการที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ (ซึ่งตอนนี้หลายแห่งแยกไม่ได้จากบริการซิงค์ไฟล์) มักมีบริการเช่นกัน

โดยทั่วไปคุณใส่ไฟล์ที่คุณต้องการแชร์ลงในโฟลเดอร์ในแอปซิงค์หรือแอปที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์และคลิกขวาเพื่อรับลิงค์ที่คุณสามารถแชร์ได้ จากลิงค์นั้นผู้รับสามารถดาวน์โหลดไฟล์ได้ ขึ้นอยู่กับบริการที่คุณมีคุณอาจมีตัวเลือกเพื่อดูว่าบุคคลนั้นดาวน์โหลดไฟล์เมื่อไรหรือบ่อยแค่ไหน บริการบางอย่างรวมถึง Dropbox ยังให้คุณสร้างวันหมดอายุสำหรับการเข้าถึง

มองไปข้างหน้าเริ่มวันนี้

คำแนะนำสุดท้ายอย่างหนึ่งเกี่ยวกับการไม่ใช้กระดาษคือการเริ่มต้นวันนี้และตั้งตารอมากกว่าถอยหลัง สิ่งที่ฉันหมายถึงคือไม่ต้องกังวลกับการทำสิ่งใดสิ่งหนึ่งในมือที่คุณมี ให้ใช้แอพพลิเคชั่นบางตัวที่จะช่วยให้คุณไร้กระดาษได้ ตั้งแต่ ตอนนี้ และคุณสามารถก้าวต่อไปกับนิสัยใหม่ของคุณ