วีดีโอ: A day with Scandale - Harmonie Collection - Spring / Summer 2013 (ธันวาคม 2024)
หาก บริษัท ของคุณกำลังพิจารณาซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารทางธุรกิจให้ตัวเลขแนะนำให้คุณ แน่นอนว่าคุณอาจกังวลเกี่ยวกับค่าธรรมเนียมใบอนุญาตซอฟต์แวร์แบบไม่ จำกัด อีกครั้งซึ่งจะเพิ่มขึ้นทุกเดือนและทุกปี แต่โปรดมั่นใจว่าในที่สุดเครื่องมือเหล่านี้จะประหยัดเงินได้มากกว่าค่าใช้จ่ายในที่สุด เครื่องมือตัวเลือก Editors 'Choice เช่น Zoho Docs มอบความยืดหยุ่นความสามารถในการทำงานร่วมกันและความจุในการจัดเก็บที่คุณจะต้องใช้กระดาษโฟลเดอร์แฟ้มและตู้เก็บข้อมูล
ฉันได้พูดคุยกับ Lisa Croft ผู้จัดการฝ่ายการตลาดกลุ่มผลิตภัณฑ์ที่ Adobe Document Cloud เครื่องมือการจัดการเอกสารธุรกิจที่มีความสามารถและประหยัดค่าใช้จ่ายเกี่ยวกับวิธีการจัดการเอกสารทางธุรกิจที่หลากหลายสามารถประหยัดเวลาของ บริษัท พื้นที่และที่สำคัญกว่า นี่คือวิธีที่ชัดเจนที่สุดสี่วิธีเครื่องมือเหล่านี้ให้ผลตอบแทนการลงทุนที่ดีเยี่ยม
1. ต้นทุนการพิมพ์
หากคุณสามารถกำจัดเอกสารที่เป็นกระดาษทั้งหมดด้วยการทำให้การทำงานเป็นระบบดิจิตอลสมบูรณ์แบบคุณจะต้องซื้อกระดาษให้น้อยกว่าคู่แข่ง นอกจากนี้คุณจะจบสิ้นการใช้จ่ายเงินน้อยลงในการพิมพ์ซึ่งรวมถึงค่าใช้จ่ายพลังงานหมึกและไปรษณีย์ที่เกี่ยวข้องกับการส่งเอกสารทางร่างกายไปยังสถานที่ห่างไกล
ธุรกิจที่พิมพ์เอกสาร 10, 000 ฉบับจะประหยัดได้ประมาณ $ 2, 740 โดยเปลี่ยนเป็นเอกสารดิจิทัล (เอกสาร 10, 000 ฉบับมีขนาดประมาณ 1/6 ของ GB ซึ่งจะมากขึ้นในภายหลัง) ตามการคำนวณของ Adobe หากราคากระดาษไม่ไหวคุณลองคิดดูว่าคุณจะช่วยเหลือสิ่งแวดล้อมมากแค่ไหน เอกสารหมื่นฉบับต้องการน้ำ 11, 427 แกลลอนขยะ 961 ปอนด์และไม้ 3, 725 ปอนด์เพื่อผลิต นั่นเป็นความเสียหายมากมายต่อระบบนิเวศของเรา
"พยายามอย่าพิมพ์เลย" ครอฟต์กล่าว "เมื่อคุณพิมพ์เอกสารคุณจะต้องเสียค่าใช้จ่ายในการจัดการเอกสารนั้นหากคุณไม่เก็บเอกสารดิจิตอลตั้งแต่ต้นจนจบคุณจะประหยัดเงินได้ตั้งแต่ต้น"
2. ต้นทุนการจัดเก็บ
ค่าใช้จ่ายของอสังหาริมทรัพย์เชิงพาณิชย์ใน Midtown Manhattan ซึ่งเป็นที่ตั้งสำนักงานของ PCMag นั้นอยู่ที่ประมาณ $ 73 ต่อตารางฟุต หากคุณอุทิศพื้นที่จัดเก็บเอกสารเพียง 100 ตารางฟุตคุณกำลังใช้จ่ายประมาณ $ 7, 300 ต่อเดือนหรือ $ 87, 600 ต่อปีเพียงแค่เก็บกระดาษ
อย่างไรก็ตามหากคุณต้องทำสำเนาด้วยกระดาษทั้งหมดคุณจะสามารถจัดเก็บหน้าเอกสาร Microsoft Word ได้ 64, 800 หน้าในที่เก็บข้อมูลดิจิทัลคลาวด์ที่น้อยกว่า 1 GB ตัวอย่างเช่นด้วย Zoho Docs คุณจะสามารถจ่ายเงินเพียง $ 96 สำหรับพื้นที่เก็บข้อมูล 100 GB ต่อปี หนึ่งร้อยกิกะไบต์มีค่าเทียบเท่ากับหน้า Word 64, 800, 000 ด้วย Zoho Docs คุณจะสามารถเข้าถึงฟีเจอร์ต่าง ๆ เช่นการแชร์ไฟล์กลุ่มการแก้ไขแบบออนไลน์และการทำงานเป็นทีมพร้อมกันและแม้กระทั่งบันทึกการตรวจสอบที่บอกคุณว่าใครเข้าถึงและเปลี่ยนแปลงเอกสารของคุณอย่างแน่นอน (เพิ่มเติมในภายหลัง)
3. ทำอะไรให้น้อยลงและทำเร็วกว่า
ก่อนหน้านี้ฉันได้กล่าวถึงคุณสมบัติดิจิทัลบางประการที่ทำให้ระบบการจัดการเอกสารทางธุรกิจมีประโยชน์ต่อธุรกิจของคุณมากกว่าเอกสารกระดาษมาตรฐาน ในส่วนนี้ฉันจะอธิบายเพิ่มเติมในเชิงลึก ด้วย Adobe Document Cloud ตัวอย่างเช่นคุณสามารถส่งไฟล์เดียวให้กับผู้ใช้หลายคนและขอลายเซ็นต์จากผู้รับแต่ละคน ลองนึกถึงความซับซ้อนและค่าใช้จ่ายที่จะเกิดขึ้นกับกระดาษและบริการไปรษณีย์ของสหรัฐอเมริกา ตอนนี้คูณค่าใช้จ่ายด้วยอย่างไรก็ตามหลายครั้งที่คุณอาจทำซ้ำกระบวนการตลอดทั้งปี
"การเซ็นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ช่วยให้คุณประหยัดเงิน" Croft กล่าว "คุณไม่จำเป็นต้องใช้ FedEx แต่อย่างใดคุณไม่ต้องรอให้ส่งคืนซึ่งจะช่วยลดเวลาและสำเนาเพิ่มเติมของเอกสารนอกจากนี้คุณยังขจัดปัญหากับผู้ที่เปลี่ยนเอกสารด้วยดังนั้นคุณจึงรู้เอกสารที่ ออกไปและได้เซ็นชื่อเป็นเอกสารที่คุณส่งออกจริง " ฉันจะได้รับความปลอดภัยในส่วนถัดไป
การแก้ไขกลุ่มเป็นอย่างไร ด้วยเครื่องมืออย่าง Zoho Docs คุณสามารถรวมกลุ่มและทำการเปลี่ยนแปลงเอกสารพร้อมกันโดยไม่ต้องส่งกลับไปกลับมาจากสมาชิกเป็นสมาชิก แม้ว่าคุณจะใช้ Microsoft Word และอีเมลอยู่แล้วกระบวนการนี้จะช้ากว่ามากและทำงานร่วมกันน้อยลง คุณน่าจะสร้างเอกสารขึ้นมาและส่งต่อสายการบังคับบัญชาสำหรับบทวิจารณ์หลาย ๆ จุดซึ่งเอกสารจะถูกส่งกลับมายังคุณเพื่อแก้ไข ด้วยซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารทางธุรกิจทุกฝ่ายที่ลงทุนสามารถแก้ไขเอกสารได้ในครั้งเดียวทั้งหมดนี้อยู่ในโปรแกรมดูเอกสารเดียวกัน
"ความสามารถในการทำงานร่วมกันบนเอกสารเป็นประโยชน์แน่นอน" ครอฟต์กล่าว "คุณค่าของมันคือการประหยัดเงินสำหรับการเดินทางและลดรอบการตรวจทานด้วยคุณกำลังจดเอกสารตั้งแต่ต้นจนจบจนถึงวัฏจักรที่สลับซับซ้อนทุกครั้งที่คุณลดเวลาลงคุณจะประหยัดเงิน สิ่งที่คนรอบข้างไม่ได้คิด แต่ช่วยให้คุณประหยัดเงินในระยะยาว "
4. ความปลอดภัยของเอกสารที่หลากหลาย
ไม่สามารถระบุปริมาณความปลอดภัยของเอกสารที่สามารถบันทึก บริษัท ของคุณได้จนกว่าจะสายเกินไป ตัวอย่างเช่น: ถ้ามีคนทำสัญญาที่คุณส่งให้พวกเขาบนแผ่นกระดาษจริงและทำการเปลี่ยนแปลงยืนยันเงื่อนไขของข้อตกลง? เป็นไปได้ที่คุณจะไม่เห็นการเปลี่ยนแปลงที่ปรากฏในเอกสารที่ฉ้อโกงก่อนที่คุณจะเซ็นชื่อ ตอนนี้คุณต้องรับผิดชอบตามกฎหมายสำหรับข้อตกลงใหม่และข้อตกลงปลอม
นอกจากนี้จะเกิดอะไรขึ้นถ้ามีคนสูญเสียกระดาษที่มีข้อมูลสำคัญของ บริษัท และข้อมูลนั้นตกไปอยู่ในมือผิด คุณอาจสูญเสียความได้เปรียบในการแข่งขันหรืออาจถูกฟ้องร้อง แม้ว่าจะไม่มีวิธีใดที่จะระบุจำนวนความเสียหายที่อาจเกิดกับธุรกิจของคุณ แต่มันก็น้อยกว่าราคาการสมัครสมาชิกการจัดการเอกสารธุรกิจประจำปี
เครื่องมือการจัดการเอกสาร "ธุรกิจช่วยให้คุณรู้ว่าใครมีสิทธิ์เข้าถึงและสามารถทำอะไรกับเอกสารได้บ้าง" ครอฟต์กล่าว "ฉันสามารถส่งไฟล์ให้คุณและบอกเมื่อคุณเปิดมันถ้าคุณดูมันคุณพิมพ์มันฉันรู้ว่าเอกสารอยู่ที่ไหนเอกสารนั้นจะเข้าไปในมือผิดหรือเปล่าเครื่องมือเหล่านี้กำจัดความเสี่ยงทั้งหมด มันเป็นสิ่งที่คุณไม่ได้คิดเกี่ยวกับการประหยัดเงิน แต่ในระยะยาวอาจเป็นไปได้ "
ค้นหาเครื่องมือที่เหมาะสมสำหรับคุณ
แม้ว่า Zoho Docs และ Adobe เป็นหนึ่งในเครื่องมือที่ดีที่สุดในตลาดผลิตภัณฑ์อื่น ๆ เช่น Google Drive, Microsoft SharePoint และ Dropbox Business เสนอชุดคุณสมบัติที่เป็นเอกลักษณ์ที่อาจเหมาะกับความต้องการของคุณ
ตัวอย่างเช่น: Google Drive ให้การเข้าถึงเอกสารออนไลน์แบบเต็มสามารถอ่านไฟล์ Microsoft Office และมีพื้นที่เก็บข้อมูลไม่ จำกัด สำหรับผู้ใช้มากกว่าห้าราย SharePoint เป็นเครื่องมือที่เหมาะสำหรับ บริษัท ที่ต้องพึ่งพาเครื่องมือ Microsoft Office 365 เป็นหลักเช่น Word, PowerPoint และ Excel Dropbox ดีที่สุดในการจัดเก็บจัดการและถ่ายโอนไฟล์ บริษัท เพิ่งเพิ่มเครื่องมือผู้ดูแลระบบไอทีเพื่อให้คุณมีความยืดหยุ่นมากกว่าในการดูว่าเอกสารใด
