22 เคล็ดลับ Excel สำหรับการเป็นสเปรดชีตมืออาชีพ

มีคนไม่กี่คนบนโลกที่สามารถบอกได้ว่าพวกเขาเข้าใจทุกอย่างเกี่ยวกับ Microsoft Excel เป็นแอปพลิเคชั่นสเปรดชีตรอบปฐมทัศน์ของโลกและได้รับมาตรฐานอุตสาหกรรมมาเกือบ 35 ปีแทนที่แอพพลิเคชั่นนักฆ่าคนแรกสำหรับพีซีในยุค 80

การครอบงำของ Microsoft Excel ในฐานะที่เป็นสเปรดชีตยังไม่ได้รับการทดสอบอย่างแน่นอนไม่ใช่โดย Quattro Pro ของ Corel (ยังมีขายใน WordPerfect Office Pro), เครื่องมือโอเพ่นซอร์สจาก Apache หรือ LibreOffice หรือแม้แต่ชีตของ Google (ส่วนสเปรดชีตของ Google ไดรฟ์ )

มีเหตุผลสำหรับสิ่งนั้น Excel เป็นมากกว่าแบรนด์ที่ทุกคนรู้: มีประสิทธิภาพ มันทำทุกอย่างที่เราสามารถขอได้ในสเปรดชีต รุ่น Excel 2019 ปัจจุบันซึ่งมีอยู่ใน Microsoft Office 2019 ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของการสมัครสมาชิก Microsoft 365 และวิธีการอื่น ๆ เป็นทางเลือกของบรรณาธิการ PCMag

มันไม่ใช่แค่ตัวเลข ผู้คนจำนวนมากเติมกริดที่ไม่มีที่สิ้นสุดของ Excel กับข้อมูลโดยใช้เป็นฐานข้อมูลไฟล์แบบแฟลต มันสามารถทำให้การจัดการการติดต่อที่ค่อนข้างมีประสิทธิภาพหรือผู้จัดการลูกค้าสัมพันธ์เต็มเป่า ไม่ใช่ทุกสิ่งที่น่าตกใจเมื่อเห็นผู้คนใช้มันเป็นโปรแกรมประมวลผลคำแม้ว่า Microsoft Word มักจะอยู่ติดกับมัน

สิ่งหนึ่งที่ผู้ใช้ Excel เกือบทุกคนมีเหมือนกันคือไม่รู้จักพอ มีหลายวิธีในการแบ่งจำนวนลูกเต๋าให้ข้อมูลใหม่และอื่น ๆ เป็นไปไม่ได้ที่จะนับพวกเขาทั้งหมด หนังสือทั้งหมดถูกเขียนในหัวข้อ แต่มันง่ายที่จะฝึกฝนเคล็ดลับที่น่าสนใจและสลับซับซ้อนที่จะทำให้เวลาของคุณในการใช้โปรแกรมง่ายขึ้นเล็กน้อยและจะทำให้คุณดูเหมือนปรมาจารย์ด้านสเปรดชีตที่มีเทคโนโลยีสูงของสำนักงานของคุณ ดังนั้นจึงต้องใช้เทคนิคเหล่านี้เพื่อ Excel ที่ Excel

ตัวแบ่งบรรทัดและการตัดข้อความ

การพิมพ์ลงในเซลล์สเปรดชีตอาจทำให้หงุดหงิดเนื่องจากค่าเริ่มต้นสำหรับข้อความที่คุณพิมพ์จะดำเนินต่อไปเรื่อย ๆ โดยไม่ต้องใส่บรรทัดใหม่ คุณสามารถเปลี่ยนได้ สร้างบรรทัดใหม่โดยพิมพ์ Alt + Enter (การกด Enter เพียงอย่างเดียวจะนำคุณออกจากเซลล์) หรือคลิก ตัวเลือกตัดข้อความ ภายใต้แท็บหน้าแรกที่ด้านบนของหน้าจอซึ่งหมายความว่าข้อความทั้งหมดจะถูกตัดที่ขอบของเซลล์ที่คุณกำลังเข้าอยู่ปรับขนาดแถว / คอลัมน์และข้อความให้พอดีกับตัว



Ctrl + Shift เพื่อเลือก

มีวิธีที่เร็วกว่าในการเลือกชุดข้อมูลมากกว่าการใช้เมาส์และลากเคอร์เซอร์ คลิกในเซลล์แรกที่คุณต้องการเลือกและ กด Ctrl + Shift ค้าง ไว้จากนั้นกดลูกศรลงเพื่อรับข้อมูลทั้งหมดในคอลัมน์ด้านล่างลูกศรขึ้นเพื่อรับข้อมูลทั้งหมดด้านบนหรือลูกศรซ้ายหรือขวาเพื่อรับทุกสิ่ง แถว (ไปทางซ้ายหรือขวาของหลักสูตร) รวมเส้นทางและคุณสามารถรับทั้งคอลัมน์รวมถึงทุกอย่างในแถวทางซ้ายหรือขวา มันจะเลือกเฉพาะเซลล์ที่มีข้อมูล (แม้แต่ข้อมูลที่มองไม่เห็น) หากคุณใช้ Ctrl + Shift + End เคอร์เซอร์จะข้ามไปที่เซลล์ด้านขวาล่างสุดพร้อมข้อมูลเลือกทุกอย่างในระหว่างนั้น ดังนั้นหากเคอร์เซอร์อยู่ในเซลล์ด้านซ้ายบน (A1) นั่นคือทุกสิ่ง ยิ่งเร็วยิ่งขึ้น: Ctrl + Shift + * (เครื่องหมายดอกจัน) จะเลือกชุดข้อมูลทั้งหมดไม่ว่าจะเลือกเซลล์ใด ( ภาพโดย xuuxuu จาก Pixabay )



ป้อนอัตโนมัติ

นี่เป็นเกมที่เล่นง่าย แต่มองข้ามไปได้ง่าย คุณเริ่มพิมพ์ชุดของสิ่งซ้ำ ๆ เช่นวันที่ (1/1/20, 1/2/20, 1/3/20 ฯลฯ ) และคุณรู้ว่าคุณอยู่ในวันที่ยาวนาน ให้เริ่มชุดและย้ายเคอร์เซอร์บนหน้าจอไปที่ส่วนล่างขวาของเซลล์สุดท้ายแทนจุดจับเติม เมื่อเปลี่ยนเป็นเครื่องหมายบวก ( + ) ให้คลิกและลากลงเพื่อเลือกเซลล์ทั้งหมดที่คุณต้องการเติม พวกมันจะเติมข้อมูลอย่างมหัศจรรย์โดยใช้รูปแบบที่คุณเริ่ม และยังสามารถขึ้นไปบนคอลัมน์หรือซ้ายหรือขวาในแถว

ดียิ่งขึ้น - คุณสามารถเติมอัตโนมัติได้โดยไม่ต้องใช้ลวดลายมากนัก เลือกเซลล์หรือเซลล์อีกครั้งเลื่อนไปที่จุดจับเติมคลิกและลาก คุณจะได้รับเมนูตัวเลือก ยิ่งคุณป้อนข้อมูลมากขึ้นในตอนแรกตัวเลือกเติมซีรี่ส์ก็จะสร้างตัวเลือกป้อนอัตโนมัติของคุณให้ดีขึ้น ลองดูบทแนะนำ Microsoft นี้



เติมแฟลช

การเติมแฟลชจะเติมคอลัมน์อย่างชาญฉลาดตามรูปแบบของข้อมูลที่เห็นในคอลัมน์แรก (ช่วยได้ถ้าแถวบนสุดเป็นแถวส่วนหัวที่ไม่ซ้ำกัน) ตัวอย่างเช่นหากคอลัมน์แรกคือหมายเลขโทรศัพท์ทั้งหมดที่จัดรูปแบบเช่น "2125034111" และคุณต้องการให้ทุกคนดูเหมือน "(212) -503-4111" ให้เริ่มพิมพ์ ในเซลล์ที่สอง Excel ควรจดจำรูปแบบและแสดงสิ่งที่คุณต้องการ เพียงกด Enter เพื่อใช้งาน วิธีนี้ใช้ได้กับตัวเลขชื่อวันที่ ฯลฯ หากเซลล์ที่สองไม่ได้ให้ช่วงที่ถูกต้องให้คุณพิมพ์เพิ่มเติม - รูปแบบอาจจะยากต่อการจดจำ จากนั้นไปที่แท็บข้อมูลแล้วคลิกปุ่มเติมแฟลช ลองดูบทแนะนำของ Microsoft นี้เพิ่มเติม



ข้อความเป็นคอลัมน์

สมมติว่าคุณมีคอลัมน์ที่มีชื่อเต็มไปด้วยถัดจากครั้งสุดท้าย แต่คุณต้องการคอลัมน์สองคอลัมน์ที่แยกออก เลือกข้อมูลจากนั้นบนแท็บ ข้อมูล (ที่ด้านบน) คลิก ข้อความเป็นคอลัมน์ เลือกเพื่อแยกพวกมันด้วยตัวคั่น (ตามช่องว่างหรือเครื่องหมายจุลภาคเหมาะสำหรับค่าข้อมูล CSV) หรือตามความกว้างคงที่ ความกว้างคงที่ถูกใช้เมื่อข้อมูลทั้งหมดถูกยัดเยียดในคอลัมน์แรก แต่คั่นด้วยจำนวนช่องว่างหรือระยะเวลาคงที่ ส่วนที่เหลือเป็นเหมือนเวทมนตร์มีตัวเลือกเพิ่มเติมสำหรับตัวเลขบางอย่าง



วางแบบพิเศษเพื่อขนย้าย

คุณมีหลายแถว คุณต้องการให้พวกเขาเป็นคอลัมน์ หรือในทางกลับกัน คุณจะไปถั่วย้ายสิ่งเซลล์โดยเซลล์ คัดลอกข้อมูลนั้นเลือก วางแบบพิเศษทำ เครื่องหมายใน ช่องทำธุรกรรม และคลิกตกลงเพื่อวางในทิศทางอื่น คอลัมน์กลายเป็นแถวแถวกลายเป็นคอลัมน์



หลายเซลล์ข้อมูลเดียวกัน

ด้วยเหตุผลบางอย่างคุณอาจต้องเขียนสิ่งเดียวกันซ้ำแล้วซ้ำอีกในเซลล์ในแผ่นงาน นั่นทำให้ระทมทุกข์ เพียงคลิกที่เซลล์ทั้งหมดทั้งชุดโดยการลากเคอร์เซอร์หรือกดปุ่ม Ctrl ค้างไว้ขณะที่คุณคลิกแต่ละเซลล์ พิมพ์ลงบนเซลล์สุดท้ายจากนั้นกด Ctrl + Enter - และสิ่งที่คุณพิมพ์จะเข้าไปในแต่ละเซลล์ที่เลือก



วางแบบพิเศษด้วยสูตร

สมมติว่าคุณมีตัวเลขจำนวนมากในรูปแบบทศนิยมที่คุณต้องการแสดงเป็นเปอร์เซ็นต์ ปัญหาคือเลข 1 นั้นไม่ควรเป็น 100% แต่นั่นคือสิ่งที่ Excel มอบให้คุณถ้าคุณคลิกปุ่ม Percent Style (หรือกด Ctrl-Shift-% ) คุณต้องการให้ 1 เป็น 1% ดังนั้นคุณต้องหารด้วย 100 นั่นคือสิ่งที่ Paste Special เข้ามา

ก่อนอื่นพิมพ์ 100 ลงในเซลล์และคัดลอก จากนั้นเลือกหมายเลขทั้งหมดที่คุณต้องการจัดรูปแบบใหม่เลือก วางแบบพิเศษ คลิกปุ่มตัวเลือก " หาร " และบูมจะไปกับไดนาไมต์: คุณมีตัวเลขที่แปลงเป็นเปอร์เซ็นต์ นอกจากนี้ยังทำงานเพื่อเพิ่มลบหรือคูณจำนวนทันทีอย่างเห็นได้ชัด



ใช้กราฟิกในแผนภูมิ

คุณสามารถใส่กราฟิกในองค์ประกอบใด ๆ ของแผนภูมิ Excel องค์ประกอบ ใด ๆ แต่ละแท่งชิ้นส่วนของวงกลม ฯลฯ สามารถรองรับภาพของตัวเองได้ ตัวอย่างข้างต้นมีสถานะรัฐเซาท์ดาโคตาบนแผนภูมิวงกลม (วางโดยการเลือกชิ้นโดยใช้เมนูชุดตัวเลือกแบบเลื่อนออกและเลือก "เติมรูปภาพหรือพื้นผิว") บวกกับโลโก้ PCMag แบบฝัง (วางด้วย แทรกปุ่มรูปภาพของแท็บ) คุณสามารถไปกับ "ไม่เติม" เลยซึ่งทำให้ชิ้นที่ขาดหายไป

ภาพตัดปะสามารถถูกตัดและวางกับองค์ประกอบ - ค่าเงินดอลลาร์เพื่อแสดงดอลลาร์ที่ใช้จ่ายน้ำหยดสำหรับค่าใช้จ่ายด้านประปาสิ่งนั้น การผสมและจับคู่องค์ประกอบกราฟิกมากเกินไปทำให้เป็นไปไม่ได้ที่จะอ่าน แต่ตัวเลือกที่คุณมีนั้นคุ้มค่าที่จะแก้ไข ปล่อยให้ผู้ออกแบบกราฟิกถิ่นที่อยู่ตรวจสอบพวกเขาก่อนที่คุณจะใช้พวกเขา



บันทึกแผนภูมิเป็นเทมเพลต

Excel มีแผนภูมิมากกว่าประเภทที่จิมมี่คาร์เตอร์มีฟันและถั่วลิสง แต่แทบเป็นไปไม่ได้เลยที่จะหาแผนภูมิเริ่มต้นที่เหมาะสำหรับงานนำเสนอของคุณ โชคดีที่ความสามารถของ Excel ในการปรับแต่งกราฟทั้งหมดนั้นเป็นแบบอย่าง แต่เมื่อคุณต้องสร้าง ใหม่ นั่นเป็นความเจ็บปวด มันไม่จำเป็นต้องเป็น บันทึกแผนภูมิดั้งเดิมของคุณเป็นเทมเพลต

เมื่อแผนภูมิสมบูรณ์แบบให้ คลิกขวาที่ แผนภูมิ เลือก บันทึกเป็นเทมเพลต บันทึกไฟล์ที่มีนามสกุล CRTX ในโฟลเดอร์เทมเพลต Microsoft Excel ที่เป็นค่าเริ่มต้นของคุณ เมื่อคุณทำเช่นนั้นการใช้แม่แบบคือเค้ก เลือกข้อมูลที่คุณต้องการสร้างแผนภูมิไปที่ แท็บแทรก คลิก แผนภูมิที่แนะนำ จากนั้นแท็บ แผนภูมิทั้งหมด และ โฟลเดอร์แม่แบบ ในกล่องเทมเพลตของฉันเลือกหนึ่งอันที่จะใช้จากนั้นคลิก ตกลง

องค์ประกอบบางอย่างเช่นข้อความจริงในตำนานและชื่อเรื่องจะไม่แปลจนกว่าพวกเขาจะเป็นส่วนหนึ่งของข้อมูลที่เลือก คุณจะได้รับการเลือกแบบอักษรและสีกราฟิกที่ฝังอยู่แม้แต่ตัวเลือกซีรีส์ (เช่นเงาตกหรือแสงรอบองค์ประกอบแผนภูมิ)



ทำงานกับเซลล์ข้ามชีต

อันนี้เรียกว่าผลรวม 3 มิติทำงานเมื่อคุณมีหลายแผ่นงานในเวิร์กบุ๊กที่ทุกคนมีเลย์เอาต์พื้นฐานเดียวกันพูดคำสั่งรายไตรมาสหรือรายปี ตัวอย่างเช่นในเซลล์ B3 คุณจะมีจำนวนเงินดอลลาร์สำหรับสัปดาห์ที่ตรงกันตลอดเวลา

บนแผ่นงานใหม่ในสมุดงานให้ไปที่เซลล์และพิมพ์สูตรเช่น = sum ('Y1: Y10'! B3) นั่นหมายถึงสูตร SUM (เพิ่มรายการ) สำหรับชีตทั้งหมดที่มีชื่อ Y1 ถึง Y10 (คุ้มค่าดังนั้น 10 ปี) และดูเซลล์ B3 ในแต่ละรายการ ผลลัพธ์จะเป็นผลรวมของทั้งหมด 10 ปี เป็นวิธีที่ดีในการสร้างสเปรดชีตต้นแบบที่อ้างถึงข้อมูลที่เปลี่ยนแปลงตลอดเวลา



ซ่อนตัวในทุ่งสายตา

ง่ายต่อการซ่อนแถวหรือคอลัมน์เพียงเลือกสิ่งทั้งหมดโดยคลิกที่ตัวอักษรหรือส่วนหัวหมายเลขคลิกขวาแล้วเลือก "ซ่อน" (คุณสามารถเลิกซ่อนได้โดยเลือกคอลัมน์ที่ด้านใดด้านหนึ่งพร้อมกันคลิกขวาและเลือก "เลิกซ่อน" แต่ถ้าคุณมีข้อมูลเพียงเล็กน้อยในส่วนที่ไม่สะดวกที่คุณต้องการซ่อน แต่คุณยังต้องการที่จะทำงานด้วย ง่าย. ไฮไลต์เซลล์คลิกขวาแล้วเลือก จัดรูปแบบเซลล์ บน แท็บตัวเลข ที่ด้านบนไปที่ หมวดหมู่ และเลือก " กำหนดเอง " พิมพ์อัฒภาคสามตัว ( ;;; ) ในฟิลด์ Type: คลิกตกลง ตอนนี้ตัวเลขไม่สามารถมองเห็นได้ แต่คุณยังสามารถใช้ในสูตรได้



ซ่อนทั้งแผ่น

เวิร์กบุ๊ก Excel ทั่วไปของคุณ - ไฟล์ที่คุณกำลังใช้งาน - สามารถโหลดได้หลายแผ่น (แต่ละแผ่นระบุโดยแท็บที่ด้านล่างซึ่งคุณสามารถตั้งชื่อได้) ซ่อนแผ่นงานหากคุณต้องการแทนที่จะลบทำให้แผ่นข้อมูลยังคงมีอยู่ไม่เพียง แต่สำหรับการอ้างอิงเท่านั้น แต่ยังสามารถใช้กับสูตรในแผ่นงานอื่นในสมุดงานได้ คลิกขวาที่แท็บแผ่นด้านล่างและเลือก ซ่อน เมื่อคุณต้องการค้นหาอีกครั้งคุณต้องไปที่แท็บมุมมองด้านบนคลิกเลิกซ่อนและเลือกชื่อแผ่นงานจากรายการที่ปรากฏขึ้น

นอกจากนี้ยังมีปุ่มซ่อนในเมนูแท็บมุมมองด้านบน จะเกิดอะไรขึ้นเมื่อคุณคลิก มันซ่อน ทั้งสมุดงานที่ คุณใช้ ดูเหมือนว่าคุณจะปิดไฟล์ แต่ Excel ยังคงทำงานอยู่ เมื่อคุณปิดโปรแกรมมันจะถามว่าคุณต้องการบันทึกการเปลี่ยนแปลงในสมุดงานที่ซ่อนอยู่หรือไม่ เมื่อคุณเปิดไฟล์ Excel จะแสดงสมุดงานเปล่าให้คุณจนกว่าคุณจะคลิกเลิกซ่อนอีกครั้ง



ใช้สมุดงานส่วนบุคคลสำหรับ Macros

เมื่อคุณยกเลิกการซ่อนเวิร์กบุ๊กทั้งเล่มคุณอาจเห็นเวิร์กบุคที่ระบุว่าคุณไม่รู้จักคุณซ่อนอยู่: ไฟล์ Personal.XLSB นี่คือสมุดงานส่วนบุคคลที่ Excel สร้างขึ้นสำหรับคุณ มันเปิดเป็นสมุดงานที่ซ่อนอยู่ทุกครั้งที่ Excel เริ่มทำงาน เหตุผลที่จะใช้มัน? แมโคร เมื่อคุณสร้างแมโครมันจะไม่สามารถใช้ได้กับทุกสเปรดชีตเดียวที่คุณสร้างตามค่าเริ่มต้น (เช่นเดียวกับที่ใช้ใน Word) - แมโครจะเชื่อมโยงกับสมุดงานที่สร้างขึ้นอย่างไรก็ตามถ้าคุณเก็บแมโครไว้ใน Personal.XLSB จะสามารถใช้ได้ตลอดเวลาในไฟล์สเปรดชีตของคุณทั้งหมด เคล็ดลับคือเมื่อคุณบันทึกแมโครในฟิลด์ "เก็บแมโครใน" ให้ เลือก "สมุดงานส่วนบุคคลของแมโคร" (คุณสามารถบันทึกแมโครได้โดยเปิดแท็บนักพัฒนา - ไปที่แท็บไฟล์เลือกตัวเลือกคลิกกำหนด Ribbon เองจากนั้นในกล่องแท็บหลักเลือกผู้พัฒนาคลิกตกลง)



หมุน! หมุน!

หนังสือทั้งหมดได้รับการทุ่มเทให้กับ PivotTabels เป็นข้อมูลสรุปของการรวบรวมข้อมูลขนาดยักษ์ของคุณซึ่งทำให้ง่ายต่อการวิเคราะห์ข้อมูลตามจุดอ้างอิงของคุณ ตัวอย่างเช่นหากคุณมีคะแนนเต็มชุดสำหรับนักเรียนทุกคนตลอดการทดสอบทั้งหมดตลอดทั้งปี PivotTable จะช่วยให้คุณ จำกัด ขอบเขตสิ่งต่าง ๆ ให้เหลือเพียงหนึ่งนักเรียนเป็นเวลาหนึ่งเดือน เป็นพฤติกรรมที่ทุกคนที่มีข้อมูลขนาดใหญ่ที่จะเล่นกับพวกเขา (ทำสำเนาของข้อมูลต้นฉบับที่จะเล่นก่อน)

หากต้องการสร้างหนึ่งรายการให้ตรวจสอบว่าคอลัมน์และแถวทั้งหมดตั้งชื่อตามที่ควรจะเป็นจากนั้นเลือก PivotTable บน แท็บแทรก ยังดีกว่าลองใช้ตัวเลือก PivotTables ที่แนะนำ เพื่อดูว่า Excel สามารถเลือกชนิดที่คุณต้องการได้หรือไม่ หรือลองใช้ PivotChart ซึ่งสร้าง PivotTable ด้วยกราฟที่รวมไว้เพื่อให้ง่ายต่อการเข้าใจ



จัดรูปแบบตามเงื่อนไข

กำลังดูข้อมูลจำนวนมากและสงสัยว่าไฮไลท์อยู่ที่ไหน? ใครมีคะแนนสูงสุด (หรือต่ำสุด) ใครคือผู้ที่มีคะแนนสูงสุดห้าอันดับแรก การ จัดรูปแบบตามเงื่อนไข ของ Excel จะทำทุกอย่างตั้งแต่การใส่ขอบรอบไฮไลท์ไปจนถึงการเขียนโค้ดสีทั้งตาราง มันจะสร้างกราฟลงในแต่ละเซลล์เพื่อให้คุณสามารถเห็นภาพด้านบนและด้านล่างของช่วงของตัวเลขได้อย่างรวดเร็ว (ด้านบนจำนวนสูงสุดเป็นสีเขียวอย่างรวดเร็วที่สุดในโหมดหยุดนิ่งสีแดงโดยมีสเปกตรัมอยู่ระหว่าง) ใช้เมนูย่อยกฎเซลล์ที่เน้นสีเพื่อสร้างกฎเพิ่มเติมเพื่อค้นหาสิ่งต่าง ๆ เช่นข้อความที่มีสตริงที่แน่นอน คำ, วันที่เกิดขึ้น, ค่าที่ซ้ำกัน ฯลฯ มีตัวเลือกมากกว่า / น้อยกว่าเพื่อให้คุณสามารถเปรียบเทียบการเปลี่ยนแปลงจำนวน



ตรวจสอบข้อมูลเพื่อทำการดรอปดาวน์

การสร้างสเปรดชีตเพื่อให้ผู้อื่นใช้? หากคุณต้องการสร้างเมนูแบบเลื่อนลงของตัวเลือกที่จะใช้ในเซลล์ใดเซลล์หนึ่ง (เพื่อให้มันไม่สามารถไขมันได้!) นั่นเป็นเรื่องง่าย ไฮไลต์เซลล์ไปที่ แท็บข้อมูล และคลิก การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล ใต้ "อนุญาต:" เลือก " รายการ " จากนั้นในฟิลด์ "ที่มา:" ให้ พิมพ์รายการ โดยใช้เครื่องหมายจุลภาคระหว่างตัวเลือก หรือคลิกปุ่มที่อยู่ถัดจากฟิลด์แหล่งที่มาและกลับไปที่ชีตเดียวกันเพื่อเลือกชุดข้อมูล - นี่เป็นวิธีที่ดีที่สุดในการจัดการรายการขนาดใหญ่ คุณสามารถซ่อนข้อมูลนั้นในภายหลังมันจะยังใช้งานได้ การตรวจสอบข้อมูลเป็นวิธีที่ดีในการ จำกัด ข้อมูลที่ป้อนเช่นให้ช่วงวันที่และผู้คนไม่สามารถป้อนวันที่ใด ๆ ก่อนหรือหลังสิ่งที่คุณระบุ คุณสามารถสร้างข้อความแสดงข้อผิดพลาดที่พวกเขาจะเห็น



การแทรกภาพหน้าจอ

Excel ทำให้การจับภาพหน้าจอของโปรแกรมเปิดอื่น ๆ บนเดสก์ท็อปของคุณเป็นเรื่องง่ายและแทรกลงในแผ่นงาน เพียงไปที่แท็บ แทรก เลือก ภาพหน้าจอ และคุณจะได้รับเมนูแบบเลื่อนลงซึ่งแสดงภาพย่อของโปรแกรมที่เปิดอยู่ทั้งหมด เลือกหนึ่งภาพเพื่อแทรกภาพขนาดเต็ม ปรับขนาดตามที่คุณต้องการ



แทรกข้อมูล Excel ลงใน Word

สามสิบห้าปีที่แล้วความคิดในการวางข้อมูลจาก Excel ลงใน Word หรือ PowerPoint เป็นสิ่งที่น่าทึ่งในโลกของ Office Suites วันนี้ไม่มีอะไรให้มัน ไม่ว่าคุณจะถ่ายเซลล์ข้อมูลหรือแผนภูมิกราฟิกแบบเต็มเป่าให้คัดลอกและวางลงในโปรแกรมอื่น สิ่งที่ต้องระวังคือนี่เป็นกระบวนการเชื่อมโยงและ ฝัง - หากคุณเปลี่ยนข้อมูลในสเปรดชีตมันจะเปลี่ยนใน Word DOC หรือ PowerPoint PPT หากคุณไม่ต้องการให้วางเป็นกราฟิก ใช้เครื่องมือวางแบบพิเศษของ Word สำหรับสิ่งนั้น หรือเมื่อนำมาจาก Excel ให้ไปที่ แท็บหน้าแรก ที่ด้านบนเลือก เมนูคัดลอก และใช้ตัวเลือก คัดลอกเป็นรูปภาพ จากนั้นคุณสามารถวางกราฟิกลงในโปรแกรมใด ๆ ได้เลย



ใช้ $ เพื่อป้องกันการเปลี่ยนแปลง

เมื่อคุณเขียนสูตรคุณอ้างอิงเซลล์ตามตำแหน่งของพวกเขาเช่น A1 หากคุณคัดลอกสูตรและวางลงในเซลล์ถัดไปลง Excel จะเลื่อนเซลล์ที่อ้างอิงดังนั้นมันจะบอกว่า A2 แทน เพื่อป้องกันการเลื่อนใช้เครื่องหมายดอลลาร์ ($) พิมพ์ $ A1 แล้วตัดและวางลงในเซลล์ใหม่ตัวอย่างเช่นซึ่งช่วยป้องกันการเปลี่ยนแปลงในคอลัมน์ (A) A $ 1 ป้องกันการเลื่อนแถว (1) และ $ A $ 1 ป้องกันการเปลี่ยนแปลงกะในทิศทางใด ๆ เมื่อคัดลอกสูตร

สิ่งนี้มีประโยชน์เมื่อคุณมีเซลล์เดียวที่จะใช้ในสูตรทั้งหมด สมมติว่าคุณต้องการหารทุกอย่างด้วย 100 คุณสามารถทำสูตรเช่น = (A1 / 100) แต่นั่นหมายความว่าคุณไม่สามารถเปลี่ยน 100 ได้อย่างง่ายดายทั่วกระดาน ใส่ 100 ในเซลล์ B1 และใช้ = (A1 / B1) - แต่จากนั้นเมื่อคุณตัดและวางลงมันจะเปลี่ยนเป็น = (A2 / B2) จากนั้น = (A3 / B3) ฯลฯ $ แก้ไขที่: = (A1 / $ B $ 1) สามารถตัดและวางแถวได้ แต่การอ้างอิง $ B $ 1 จะไม่มีการเปลี่ยนแปลง จากนั้นคุณสามารถเปลี่ยนค่า 100 ในเซลล์ตามต้องการเพื่อทดสอบกับการเปลี่ยนแปลงอื่น ๆ



ดำเนินการวิเคราะห์อย่างรวดเร็ว

หากคุณไม่ทราบว่าข้อมูลใดที่คุณต้องการนำไปใช้กับข้อมูลใน Excel ให้ลองเมนูการวิเคราะห์ด่วนเพื่อเรียกใช้ตัวเลือกต่างๆอย่างรวดเร็ว เลือกข้อมูลและคลิกที่กล่องการ วิเคราะห์อย่างรวดเร็ว ที่ปรากฏขึ้นที่ด้านล่างขวา คุณจะได้รับเมนูที่ปรากฏขึ้นพร้อมตัวเลือกเพื่อใช้การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขอย่างรวดเร็วสร้างแผนภูมิจัดการผลรวมแสดงเส้นประกายและอื่น ๆ



ปุ่มลัด Excel ที่ยอดเยี่ยม

Excel เช่นซอฟต์แวร์ที่ยอดเยี่ยมมีแป้นพิมพ์ลัดที่ยอดเยี่ยมมากมาย นี่คือบางส่วนที่ดีที่สุด


Ctrl +; - ใส่วันที่วันนี้

Ctrl + Shift +: - แสดงเวลาปัจจุบัน (เครื่องหมายโคลอนคือสิ่งที่อยู่ในการอ่านนาฬิกาเช่น 12:00)

Ctrl + Shift + # - เปลี่ยนรูปแบบของวันที่

Ctrl + 5 ใช้การขีดทับผ่านข้อความในเซลล์

Ctrl + 0 - ซ่อนคอลัมน์ปัจจุบัน

Ctrl + 9 ซ่อนแถวปัจจุบัน

Ctrl + F6 - สลับระหว่างเวิร์กบุ๊กที่เปิดอยู่ (นั่นคือเปิดไฟล์ Excel ในหน้าต่างต่าง ๆ )

Ctrl + ` - นั่นคือเครื่องหมายเน้นเสียงโดยปุ่ม 1 คอมโบนี้สลับมุมมองในชีตเพื่อแสดงสูตรทั้งหมด

Ctrl + PageUp หรือ PageDown - เปลี่ยนอย่างรวดเร็วระหว่างแผ่นงานในสมุดงานที่เปิดอยู่ในปัจจุบัน

F2- เริ่มแก้ไขเซลล์ที่เลือกปัจจุบัน (เร็วกว่าการดับเบิลคลิกมาก)

Shift + F10 - เปิดเมนูคลิกขวาสำหรับเซลล์ที่คุณอยู่



16 เคล็ดลับ Microsoft Word ที่คุณต้องเรียนรู้ตอนนี้

คิดว่าคุณรู้ทุกอย่างเกี่ยวกับ Microsoft Word หรือไม่ นี่คือเคล็ดลับที่ซ่อนอยู่และแฮ็กที่ช่วยประหยัดเวลาที่คุณต้องรู้เกี่ยวกับแอปประมวลผลคำของ Redmond