16 เคล็ดลับคำ Microsoft ที่คุณต้องเรียนรู้ตอนนี้

Microsoft Word เป็นโปรแกรมประมวลผลคำที่แพร่หลายมากที่สุดในตลาด มันใช้งานง่ายแม้สำหรับผู้ใช้คอมพิวเตอร์ที่ไม่รู้หนังสือทางเทคโนโลยีและได้รับการสนับสนุนโดยชุดโปรแกรม Microsoft Office ที่ทรงพลัง

โปรแกรมที่ทำงานบนระบบคลาวด์เช่น Google Docs ถูกพัฒนามาตลอดหลายปีที่ผ่านมาด้วยการสมัครรับข้อมูลออนไลน์ที่ให้การเข้าถึงบนอุปกรณ์หลายเครื่องรวมถึง Word รุ่นบนคลาวด์ที่ฟรี แต่ถึงแม้จะมีการแข่งขันกันก็ตามซอฟต์แวร์ของ Microsoft ยังคงเป็นเครื่องมือที่ใช้ในการผลิตเอกสารสำคัญ และทำไมไม่? มันเป็นที่เชื่อถือได้ปรับแต่งได้และมีฟังก์ชั่นการอบที่คุณอาจยังไม่ได้ลอง อ่านต่อสำหรับการซ่อนกึ่งปฏิบัติบางอย่างเท่านั้นที่ผู้ใช้ระดับสูงรู้

กำหนดสถิติการอ่านของคุณ

Word มีอำนาจไม่เพียง แต่ตัดสินไวยากรณ์และการสะกดคำของคุณ แต่ยังรวมถึงความซับซ้อนของงานเขียนของคุณ ตัวอย่างเช่นงานเขียนของคุณตรงกับระดับความเข้าใจของคนที่ใฝ่หาการศึกษาระดับปริญญาโทหรือไม่หรือยังมีคนเรียนรู้รูปร่างและสีของพวกเขา?

Word ใช้การทดสอบทางภาษาเช่นการทดสอบความง่ายในการอ่าน Flesch ซึ่งคำนวณคะแนนในระดับ 100 จุด ยิ่งจำนวนสูงเท่าไหร่ก็จะเข้าใจได้ง่ายขึ้นเท่านั้น เอกสารของ Office แนะนำให้คุณต้องการคะแนนระหว่าง 60 และ 70

นอกจากนี้ Word จะทำการทดสอบทางภาษาที่คล้ายคลึงกันนั่นคือการทดสอบระดับ Flesch-Kincaid ซึ่งจะบอกคุณว่าระดับการเขียนของข้อความในสหรัฐอเมริกาเป็นระดับใด เอกสารส่วนใหญ่ควรมีเป้าหมายอยู่ระหว่าง 7.0 ถึง 8.0 Microsoft กล่าว

ในการใช้คุณสมบัตินี้คุณจะต้องเปิดใช้งานก่อนโดยไปที่ ไฟล์> ตัวเลือก> การพิสูจน์อักษร จากนั้นเลือกแสดงสถิติความสามารถในการอ่านภายใต้การสะกดและไวยากรณ์ ตอนนี้เมื่อคุณขอให้ Word เรียกใช้การตรวจสอบการสะกดคำก็จะสร้างสถิติการอ่านของเอกสารของคุณ



ไฮไลต์ฟิลด์ข้อความแบบสี่เหลี่ยม

นี่คือคุณสมบัติที่จะใช้งานได้เฉพาะในกรณีที่เฉพาะเจาะจงเท่านั้น หากคุณกดปุ่ม Alt ใน Windows หรือปุ่มตัวเลือกบน Mac ค้างไว้ในขณะที่คุณคลิกและลากเมาส์คุณจะสามารถวาดกล่องภายในเอกสารที่จะเน้นอักขระทั้งหมดในกล่องนั้น หากคุณต้องการที่จะสร้างสี่เหลี่ยมสีม่วงที่สมบูรณ์แบบในช่วงกลางของข้อความนั่นเป็นวิธีที่คุณจะทำ



สร้างข้อความสุ่ม

หากคุณต้องการเพิ่ม Lorem Ipsum ลงในเอกสารของคุณเป็นตัวยึดตำแหน่ง Word จะครอบคลุม เพียงพิมพ์: = lorem (p, l) และแทนที่ "p" ด้วยจำนวนย่อหน้าที่คุณต้องการและแทนที่ "l" ด้วยจำนวนประโยคที่คุณต้องการ นอกจากนี้คุณยังสามารถรวมหมายเลขหนึ่งหมายเลขไว้ในวงเล็บและมันจะสร้างย่อหน้าจำนวนมาก เมื่อพร้อมแล้วให้วางเคอร์เซอร์ที่ส่วนท้ายของสมการและกด Enter เพื่อสร้างข้อความของคุณ

นอกจากนี้คุณยังสามารถใช้เอกสาร Office แบบสุ่ม gobbledygook เป็นแหล่งข้อมูลสำหรับฟิลเลอร์สถานที่ของคุณ ใช้สมการ = rand (p, l) แทน



เพิ่มเครื่องคิดเลขเป็น Word

Word มีเครื่องคิดเลขในตัวที่สามารถช่วยคุณแก้สมการในเอกสารของคุณได้ ขั้นแรกให้เพิ่มไปที่เมนู Word โดยไปที่ ไฟล์> ตัวเลือก> แถบเครื่องมือด่วน และเลือกคำสั่งทั้งหมดจากเมนูแบบเลื่อนลง ค้นหาคำนวณและคลิกเพิ่มเพื่อย้ายไปยังคอลัมน์แถบเครื่องมือด่วน คลิกตกลงเพื่อกลับไปที่เอกสารของคุณ

คุณจะสังเกตเห็นว่ามีการเพิ่มวงกลมสีเทาเล็ก ๆ ไว้ที่ด้านบนของเอกสาร Word ของคุณ ตอนนี้คุณสามารถพิมพ์สมการทางคณิตศาสตร์และถ้าคุณเน้นพวกเขาไอคอนนั้นจะเปลี่ยนสี กดไอคอนและ Word จะคำนวณคำตอบ



เน้นประโยคด้วยการคลิก

หากต้องการเน้นทั้งประโยคอย่างรวดเร็วให้กดปุ่ม Ctrl ใน Windows หรือปุ่ม Command บน Mac แล้วคลิกที่จุดเริ่มต้นของประโยค Word จะดูแลส่วนที่เหลือ



กระโดดไปรอบ ๆ เพื่อแก้ไขฮอตสปอต

การกดปุ่ม Shift-F5 จะช่วยให้คุณสามารถวนไปตามส่วนต่างๆของเอกสารที่คุณเพิ่งแก้ไข เคล็ดลับนี้จะจดจำตำแหน่งที่คุณแก้ไขล่าสุดหลังจากที่คุณเปิดเอกสารอีกครั้ง



เขียนข้อความได้ทุกที่

คุณสามารถใช้ Word เป็นกระดานไวท์บอร์ดแปลก ๆ และวางข้อความได้อย่างง่ายดายบนหน้า เพียงคลิกสองครั้งในที่ใดก็ได้บนหน้าเว็บแล้ว Word จะช่วยให้คุณเริ่มพิมพ์ได้ Word จะแทรกการส่งคืนและแท็บอย่างหนักโดยอัตโนมัติเพื่อให้คุณป้อนข้อความ เปรี้ยวจี๊ดกวีฟังก์ชั่นนี้เหมาะสำหรับคุณ



อัปเดตวันที่และเวลาอัตโนมัติ

บางครั้งคุณมีเอกสารที่คุณใช้ซ้ำแล้วซ้ำอีกอัปเดตเพียงไม่กี่รายละเอียดสำคัญ หากนี่เป็นเอกสารเช่นจดหมายที่มีวันที่และ / หรือเวลาเคล็ดลับเล็ก ๆ น้อย ๆ อย่างหนึ่งก็คือการอนุญาตให้ Word อัปเดตวันที่โดยอัตโนมัติ

ใต้แท็บแทรกให้คลิกปุ่มวันที่ & เวลาและหน้าต่างป๊อปอัปจะปรากฏขึ้น คลิกรูปแบบวันที่ที่คุณต้องการจากนั้นตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้คลิกช่อง "อัปเดตอัตโนมัติ" ที่มุมล่างขวา ตอนนี้วันที่จะอัปเดตโดยอัตโนมัติทุกครั้งที่คุณเปิด (หรือพิมพ์) เอกสาร



แปลงเป็น PDF และ HTML Doc

Word ทำให้การแปลงเอกสารของคุณเป็นไฟล์ PDF หรือ HTML เป็นเรื่องง่าย เมื่อคุณ "บันทึกเป็น" ไฟล์คุณจะเห็นเมนูแบบเลื่อนลง "บันทึกเป็นประเภท" ซึ่งจะมีตัวเลือกมากมายรวมถึง PDF และหน้าเว็บ

โปรดทราบว่าฟังก์ชั่นเว็บเพจสามารถมีรหัสพิเศษมากมาย สิ่งนี้จะไม่ส่งผลกระทบต่อหน้า แต่อาจทำให้เกิดความสับสนเล็กน้อยหากคุณต้องการเปลี่ยนแปลงอะไร อีกตัวเลือกหนึ่งคือการใช้ไซต์แปลงฟรีเช่น Word to Clean HTML ซึ่งเป็นชื่อที่บอกถึงจะสร้างโค้ด HTML จากข้อความที่คัดลอกและวางโดยตรงจากเอกสาร Word



เปลี่ยนทุนเป็นวิธีที่ง่าย

คุณสามารถเปลี่ยนการใช้อักษรตัวพิมพ์ใหญ่ของข้อความด้วยการคลิกปุ่มเพียงปุ่มเดียว ไฮไลต์ส่วนที่เลือกแล้วคลิกเมนูแบบเลื่อนลง "Aa" เพื่อแก้ไขข้อความของคุณระหว่างตัวพิมพ์เล็กใหญ่ตัวพิมพ์ใหญ่หรือตัวพิมพ์เล็กทั้งหมด คุณสามารถทำให้ทุกคำเริ่มต้นด้วยตัวพิมพ์ใหญ่และสลับระหว่างกรณี



แสดงตัวละครที่ซ่อน

หากคุณกำลังทำงานกับเอกสารที่ซับซ้อนที่มีสไตล์คอลัมน์และรูปแบบที่แตกต่างกันการแก้ไขอาจกลายเป็นแบบฝึกหัดที่น่าเบื่อได้อย่างรวดเร็ว วิธีที่ดีที่สุดในการดูว่าเกิดอะไรขึ้นกับการจัดรูปแบบเอกสารของคุณคือการทำให้เครื่องหมายที่มองไม่เห็นทั้งหมด (ผลตอบแทนที่ยาก, ผลตอบแทนที่อ่อน, แท็บ, ช่องว่าง) มองเห็นได้ กด Ctrl-Shift-8 ใน Windows หรือ Command-8 บน Mac



แทนที่อักขระที่มองไม่เห็นและการจัดรูปแบบ

เครื่องมือค้นหาและแทนที่ใน Microsoft Word เป็นเครื่องมือช่วยชีวิต คุณสามารถทำการเปลี่ยนแปลงจำนวนมากได้อย่างรวดเร็วและง่ายดายโดยไม่ต้องตามล่าและจิกกัดทุกสิ่งที่คุณต้องการเปลี่ยน แต่คุณยังสามารถค้นหาและแทนที่อักขระที่ซ่อนอยู่ในเอกสารของคุณได้

คลิกที่ปุ่มค้นหาและแทนที่ใน Word จากนั้นคลิกเพิ่มเติมในกล่องโต้ตอบ คลิกที่รูปแบบเพื่อค้นหาการจัดรูปแบบในเอกสารของคุณเมนูแบบเลื่อนลงประกอบด้วยระยะขอบแบบอักษรลักษณะและระยะห่างบรรทัด ตัวอย่างเช่นคุณสามารถค้นหาและแทนที่แบบอักษรสีเขียวด้วยแบบอักษรสีม่วง คลิกพิเศษเพื่อค้นหาอักขระพิเศษ (em dash, white space, ฯลฯ )

คุณยังสามารถแทรกคำสั่งลงในช่องข้อความเพื่อค้นหาการจัดรูปแบบและอักขระได้โดยตรง ใช้ ^ p ^ p เพื่อค้นหา / แทนที่ช่องว่างสองครั้งและแทนที่ด้วย ^ p สำหรับช่องว่างเดียว คุณยังสามารถใช้ ^ t เพื่อค้นหาแท็บ ^ # เพื่อค้นหาตัวเลข ^ $ สำหรับตัวอักษรและ ^ w สำหรับช่องว่างสีขาวใด ๆ



แทรกวัตถุลงใน Word

หากคุณรู้สึกว่าเอกสารของคุณสามารถใช้สิ่งเล็ก ๆ น้อย ๆ ที่เพิ่มเข้ามาในเนื้อความคัดลอก Word ช่วยให้คุณสามารถแทรกวัตถุลงบนหน้าได้โดยตรง คลิก แทรก> วัตถุ เพื่อเปิดกล่องโต้ตอบที่แสดงสิ่งที่คุณสามารถเพิ่ม นี่คือวิธีที่คุณจะเพิ่มแผนภูมิลงในเอกสารของคุณ แต่คุณสามารถฝัง PDF หรือสเปรดชีต Excel ได้เช่นกัน



แทรกสมการ

คุณสามารถเพิ่มสมการทางคณิตศาสตร์ที่ซับซ้อนลงใน Word ได้โดยคลิกที่ แทรก> สมการ แล้วเลือกสมการที่คุณต้องการเพิ่ม เมื่อแทรกลงในเอกสารของคุณแล้วคุณสามารถเปลี่ยนรูปแบบหรือแทนที่ตัวอักษรด้วยตัวเลขได้



ปกป้องเอกสารของคุณ

Word มีการป้องกันในตัวจำนวนพอสมควรซึ่งจะเข้ารหัสการเขียนของคุณ คลิกไฟล์> ข้อมูล เพื่อจัดการการดูและแก้ไขการอนุญาตเปิดใช้งานการเข้ารหัสรหัสผ่านและสร้างรหัสผ่านสำหรับเอกสาร



ช่องค้นหาเป็นเพื่อนของคุณ

ไม่แน่ใจว่ามีบางอย่างใช่ไหม ใน Microsoft Word เวอร์ชันล่าสุดคุณสามารถพิมพ์สิ่งที่คุณต้องการในช่องค้นหาเพื่อการเข้าถึงที่รวดเร็ว