วีดีโอ: Начало работы с Wrike (กันยายน 2024)
Wrike เป็นหนึ่งในตัวเลือกที่ดีที่สุดสำหรับธุรกิจที่ต้องการหมุนแพลตฟอร์มการจัดการโครงการอย่างรวดเร็ว ผู้ดูแลระบบและผู้นำทีมที่กำลังจัดการทีมงานและโครงการเป็นมัลติทาสก์ตามธรรมชาติและ Wrike มีความเชี่ยวชาญในการช่วยให้พวกเขาสามารถเล่นปาหี่ข้อมูลทั้งหมดได้ในขณะที่ยังคงจัดระเบียบงานและย้ายเวิร์กโฟลว์โครงการ ต่อไปนี้เป็นคุณสมบัติ 10 เครื่องมือและลูกเล่น Wrike ที่ซ่อนอยู่เพื่อให้การจัดการหลายโครงการมีความโปร่งใสและปราศจากความเครียดให้มากที่สุด
1. เวิร์กโฟลว์ที่กำหนดเอง
หนึ่งในฟีเจอร์ที่ยิ่งใหญ่ที่สุดของ Wrike ในปี 2558 คือเวิร์กโฟลว์ที่กำหนดเองช่วยให้ผู้ดูแลระบบบัญชีสามารถปรับเปลี่ยนเวิร์กโฟลว์เริ่มต้นเพื่อเปลี่ยนชื่อหรือเปลี่ยนสถานะใหม่และสร้างเวิร์กโฟลว์เพิ่มเติมสำหรับทีมเฉพาะ เวิร์กโฟลว์ที่กำหนดเองเหล่านี้มีความหมายเชิงบริบทมากขึ้นสำหรับโฟลเดอร์โครงการและทีมงานที่เฉพาะเจาะจงโดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อวางลงในแดชบอร์ดแบ่งออกเป็นขั้นตอนต่าง ๆ สำหรับผู้ดูแลโครงการหรือหัวหน้าทีมโดยเฉพาะการเห็นเวิร์กโฟลว์แบ่งออกเป็นคอลัมน์เช่นอนุมัติกำลังดำเนินการอยู่ระหว่างการตรวจสอบ ฯลฯ ทำให้ภาพรวมและกระบวนการจัดการง่ายขึ้นเมื่อทำการแท็บระหว่างโฟลเดอร์และงานหลายรายการ
เวิร์กโฟลว์ที่กำหนดเองนั้นมีการประสานงานสีในขั้นตอนเช่นเดียวกับเวิร์กโฟลว์ปกติการแบ่งงานที่ใช้งานอยู่ถูกยกเลิกเสร็จแล้วหรือค้างไว้ภายในเวิร์กโฟลว์ ในเวลาเดียวกันคุณสามารถเพิ่มเวิร์กโฟลว์ที่กำหนดเองแบบขนานในแดชบอร์ดที่แสดงขั้นตอนที่เกี่ยวข้องเฉพาะในทีมออกแบบการพัฒนาหรือการตลาดโดยมีเปอร์เซ็นต์ความสมบูรณ์ในเวิร์กโฟลว์ถัดไป หากธุรกิจของคุณปรากฏสำหรับบัญชี Wrike Enterprise ให้ใช้ประโยชน์จากเวิร์กโฟลว์ที่กำหนดเองซึ่งจัดการจากแผงควบคุมส่วนกลางของคุณ
2. โฟลเดอร์โฟลเดอร์และโฟลเดอร์อื่น ๆ
โฟลเดอร์เป็นเครื่องมือขององค์กรที่แพร่หลายมากที่สุดของ Wrike แพลตฟอร์มมีโฟลเดอร์ประเภทต่าง ๆ สำหรับทุกสิ่งโดยแต่ละชุดมีสิทธิ์ที่แตกต่างกันและการออกแบบที่ปรับแต่งได้เพื่อสร้างตู้เก็บแฟ้มการจัดการโครงการที่ใช้งานง่าย ก่อนอื่นสิ่งสำคัญคือต้องบรรจุส่วนข้อมูลในแต่ละโฟลเดอร์โดยมีรายละเอียดให้มากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้เกี่ยวกับเป้าหมายโครงการสมาชิกทีมข้อมูลการติดต่อทีมและความคืบหน้าในงานที่แตกต่างกัน Wrike ออกแบบโฟลเดอร์ให้สามารถถ่ายโอนจากทีมหนึ่งไปยังอีกทีมได้อย่างง่ายดายและยิ่งคุณวางข้อมูลบนหน้าปกมากเท่าไหร่การขุดน้อยกว่าผู้ใช้รายต่อไปก็จะต้องทำ
เมื่อพูดถึงโฟลเดอร์เองคุณสามารถแบ่งไฟล์เหล่านี้ออกเป็นหลายประเภทสำหรับกรณีการใช้งานเฉพาะ เพื่อประหยัดเวลาในการจัดการงานองค์กรสามารถสร้างโฟลเดอร์ sprint ที่ทีมวางภารกิจต่าง ๆ เพื่อให้ทุกคนได้รับการปรับปรุงตามความคืบหน้าของโครงการ สำหรับอีเมลฟอร์มทีมสนับสนุนสามารถสร้างโฟลเดอร์แม่แบบที่จะดึงการตอบสนองที่สอดคล้องกันระหว่างการโต้ตอบกับลูกค้า นอกจากนี้ยังมีโฟลเดอร์ส่วนตัวสำหรับการตัดสินค้าจากทรัพยากรบุคคลที่มีความละเอียดอ่อน (HR) หรือเพียงแค่โฟลเดอร์ที่กำหนดเป็นสิทธิ์ "สำหรับคุณเท่านั้น" เพื่อใช้เป็นเครื่องมือขององค์กรที่ละเอียดยิ่งขึ้น ในที่สุดทีมสามารถใช้โฟลเดอร์ย่อยเพื่อแบ่งปันข้อมูลโครงการนอก Wrike ในช่วงวันที่เฉพาะซึ่งส่งออกเป็นแผนภูมิ Gantt หรือไฟล์ Microsoft Excel
3. รายงานตามเวลาจริง
อีกคุณสมบัติที่ใหม่กว่าคือรายงาน Wrike ซึ่งจะสร้างรายงานการมองเห็นสถานะและความคืบหน้าของโครงการแบบเรียลไทม์โดยอัตโนมัติด้วยฟังก์ชั่นแบบคลิกเดียวจากแดชบอร์ด Wrike ในแท็บรายงานผู้ดูแลโครงการหรือหัวหน้าทีมสามารถเลือกโครงการหรืองานเฉพาะตัดสินใจจากทีมที่จะดึงข้อมูลเพิ่มตัวกรอง (เช่นเจ้าของโครงการสถานะหรือวันที่เริ่ม / เสร็จสิ้น / สร้าง) และสร้างแถบ หรือกราฟตาราง รายงานประเภทนี้มีประโยชน์สำหรับการอัพเดทความคืบหน้ารายวันหรือรายสัปดาห์ แต่สามารถปรับให้แสดงตัวชี้วัดเช่นกิจกรรมของทีมและประสิทธิภาพ การสร้างภาพข้อมูลไม่ใช่เรื่องแปลก แต่สามารถสร้างได้อย่างรวดเร็วโดยใช้ข้อมูลที่เกี่ยวข้องมากที่สุด
4. ติดแท็กทุกอย่าง
ผู้ใช้ Wrike สามารถสร้างแท็กได้ไม่ จำกัด สำหรับโฟลเดอร์และงาน พวกเขาทำงานคล้ายกับการติดแท็กอย่างรวดเร็วที่พบในเครื่องมือการทำงานร่วมกันเช่น Evernote Business ซึ่งแท็กนั้นไม่เพียงทำงานเป็นเครื่องมือขององค์กรเท่านั้น แต่ยังเชื่อมโยงองค์ประกอบโครงการและเอกสารต่างๆเข้าด้วยกัน คุณสามารถแท็กงานที่มีหลายโฟลเดอร์ที่เกี่ยวข้องเพียงแค่ลากและวางลงในโฟลเดอร์ติดแท็กงานตามที่เกี่ยวข้องกับแต่ละโฟลเดอร์โดยไม่ต้องทำซ้ำ Wrike ติดตามแท็กการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดที่เชื่อมโยงกับงานดังนั้นสิ่งนี้ยังช่วยแมปสถานะของงานในช่วงเวลาหนึ่งตลอดทั้งโครงการและทีมงานที่เกี่ยวข้อง
5. เรียงลำดับตามภารกิจที่ค้าง
การเรียงลำดับงานเป็นส่วนสำคัญในการจัดการเวิร์กโฟลว์โครงการ แต่เมื่อจัดลำดับความสำคัญมันง่ายที่จะปล่อยให้งานมากเกินไปเลื่อนลงในส่วน Backlog ซึ่งทำให้ไทม์ไลน์ของ Wrike ของคุณมากขึ้นเรื่อย ๆ ดังนั้นภายในโฟลเดอร์งานจะแสดงรายการตามลำดับเวลาหรือตามลำดับที่คุณกำหนดเอง Wrike ช่วยให้คุณเรียงลำดับงานตามลำดับความสำคัญวันที่สถานะและชื่อเรื่อง ในการบังคับให้ทีมของคุณจัดการกับงานที่ค้างกลับให้ตั้งค่าโฟลเดอร์เป็นลำดับความสำคัญจากนั้นลากและวางงานที่ค้างไว้ตามลำดับที่คุณต้องการตรวจสอบ การเรียงลำดับตามลำดับความสำคัญจะแทนที่วันที่สถานะหรือชื่อเรื่องทำให้งานที่ถูก backlogged อยู่ตรงกลางและอยู่ตรงกลางจนกว่าคุณจะตรวจสอบออกจากกอง
6. บูรณาการและเป็นอัตโนมัติ
Wrike ได้เพิ่มการผสานรวมใหม่ ๆ อย่างต่อเนื่องในแอพพลิเคชั่น Software-as-a-Service (SaaS) ที่แตกต่างกันรวมถึงชุดสำนักงานของ Google และ Microsoft บริการเก็บข้อมูลบนคลาวด์ที่แตกต่างกันการตลาดและแพลตฟอร์มโต๊ะช่วยเหลือเครื่องมือสำรวจออนไลน์ (เช่น SurveyMonkey) เช่น Slack และ Atlassian HipChat)
ทั้งหมดนี้เป็นวิธีที่มีประโยชน์ในการผสานกระบวนการทางธุรกิจที่ทับซ้อนกันของคุณเข้าไว้ในที่เดียว แต่การผสานรวมเหล่านี้อาจเป็นประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับการจัดทำโครงการและงานต่างๆโดยอัตโนมัติ Wrike ผสานรวมกับบริการแบบอัตโนมัติทั้ง Wufoo และเครื่องมือการดำเนินการอัตโนมัติ Zapier ช่วยให้ผู้ใช้ป้อนรายการโครงการที่เกิดขึ้นเป็นประจำโดยอัตโนมัติพร้อมกับการร้องขอโครงการเข้าช่องทางเข้าสู่แบบฟอร์มการเติมอัตโนมัติของ Wufoo (ดำเนินการโดย Zapier เป็นโครงการใหม่โดยไม่ต้องส่งคำขอโครงการใหม่ )
7. ซ้อนกับเทมเพลตและวิดเจ็ต
การรวมกันของ Wufoo / Zapier นั้นยอดเยี่ยมสำหรับการทำให้เวิร์กโฟลว์ซ้ำโดยอัตโนมัติ แต่เป็นเทมเพลตที่กำหนดเองของ Wrike ในการสร้างเทมเพลตที่กำหนดเองจากโครงการหรืองานที่มีอยู่ให้คลิกขวาที่งานนั้นในโฟลเดอร์และทำซ้ำมันด้วยชื่อใหม่ นอกจากนี้ยังช่วยให้คุณสามารถคัดลอกคำอธิบายและบันทึกย่อที่คุณรวมไว้ในงานหรือโครงการและยังช่วยให้คุณคัดลอกผู้ใช้รายเดียวกันหากเป็นทีมเฉพาะที่จะนำแม่แบบมาใช้ซ้ำ คุณไม่ควรต้องสร้างโครงการหรืองานใหม่ด้วยตนเอง นอกจากนี้คุณยังสามารถสร้างเทมเพลตตามงานหลายงานโดยการตั้งค่างานเฉพาะเหล่านั้นให้เป็นสถานะ "รอการตัดบัญชี" และทำซ้ำกระบวนการทำซ้ำ เทมเพลตเป็นหนึ่งในพื้นที่ที่ Wrike เปล่งประกายอย่างแท้จริงทำให้มันมีขอบงานและประสิทธิภาพการทำงานเหนือโซลูชันการจัดการโครงการที่คล้ายกันเช่น Basecamp
วิดเจ็ตเป็นอีกทางหนึ่งที่ Wrike ช่วยคุณประหยัดเวลา มีวิดเจ็ตที่สร้างไว้ล่วงหน้าเช่น Assigned To Me และ Due Today / This Week แต่คุณลักษณะนี้มีค่ามากกว่าเมื่อสร้างวิดเจ็ตที่กำหนดเองเพื่อตรวจสอบโครงการงานหรือสมาชิกในทีมโดยเฉพาะ ในโครงการหรือโฟลเดอร์งานคลิกขวาที่รายการและเลือกเพิ่มในแผงควบคุมเพื่อสร้างวิดเจ็ตอย่างง่ายเพื่อลากและวางลงบนแผงควบคุมตามที่คุณต้องการ
8. ไปไกลกว่าการค้นหาทั่วไป
การค้นหาคำหลักพื้นฐานของ Wrike นั้นรวดเร็วและมีประโยชน์ในการค้นหางานหรือโครงการที่มีคำบางคำ แต่คุณลักษณะการค้นหาขั้นสูงของแพลตฟอร์มช่วยให้คุณมีเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพมากขึ้นในการค้นหาภายในเขตข้อมูลเฉพาะเพื่อค้นหาคำหลักในความคิดเห็นคำอธิบายหรือชื่อ การค้นหาขั้นสูงสามารถช่วยคุณค้นหาสิ่งที่แนบโดยให้คุณค้นหาชื่อไฟล์ ไม่มีปุ่มหรือตัวเลือกพิเศษสำหรับการค้นหาขั้นสูง คุณเพียงแค่เริ่มพิมพ์ในแถบค้นหาหลัก (หรือแถบค้นหาภายในโฟลเดอร์ที่ต้องการ) และใช้เครื่องหมายคำพูดเพื่อระบุฟิลด์คำหรือโครงการที่จะละเว้น นอกจากนี้คุณยังสามารถระบุพารามิเตอร์เพิ่มเติมเช่นการเพิ่มแท็ก "@me" เพื่อค้นหาผลลัพธ์การค้นหาที่ชื่อคุณถูกกล่าวถึง
9. ทำให้อีเมลมีประโยชน์อีกครั้ง
การผสานรวมอีเมลของ Wrike ทำให้ง่ายต่อการสร้างและแก้ไขงานจาก Gmail หรือ Microsoft Outlook ทั้งบนเดสก์ท็อปและมือถือช่วยให้คุณสามารถเปลี่ยนอีเมลให้เป็นรายการการกระทำและกำหนดให้กับสมาชิกในทีมโดยตรง คุณสามารถดูการแจ้งเตือนของ Wrike @mention ในกล่องจดหมายเพิ่มอีเมลโดยตรงไปยังโฟลเดอร์ Wrike และตอบกลับความคิดเห็นโดยตรงจากอีเมล
บนมือถือแอพ Wrike Android และ iOS ยังมีคุณสมบัติกล่องขาเข้าอัจฉริยะใหม่เพื่อสแกนจัดเรียงและจัดเก็บข้อความด้วยการปัดนิ้วอย่างรวดเร็วพร้อมกับความสามารถในการซ่อนข้อความส่วนตัวหรือข้อความกลุ่มเป็นกลุ่มต่างๆชั่วคราวเป็นการรวมสิ่งที่เคยเป็นกิจกรรมของ Wrike สตรีมและศูนย์การแจ้งเตือน เช่นเดียวกับแอปพลิเคชัน Inbox ใหม่ของ Google เป็นวิธีลดความยุ่งเหยิงและทำให้อีเมลเป็นแพลตฟอร์มที่ผู้ใช้สามารถทำสิ่งต่างๆได้จริง ๆ (แทนที่จะกลั่นกรองและทำความสะอาดอย่างต่อเนื่อง)
10. เปลี่ยนสมาร์ทโฟนของคุณให้เป็นศูนย์บัญชาการโครงการ
นอกเหนือจากสมาร์ทบ็อกซ์ใหม่แล้วแอพพลิเคชั่นมือถือของ Wrike สำหรับ Android และ iOS สามารถทำทุกอย่างที่แอปพลิเคชันบนเว็บทำได้ แอปพลิเคชั่น Wrike รวมถึงมุมมองงานเดี่ยวพร้อมฟังก์ชั่นวันที่และการมอบหมายการสร้างงานด่วนและการดำเนินการปัดและ (ดูในแอปพลิเคชัน Android) สำหรับดูแท็บเล็ต ผู้จัดการโครงการและทีมไม่ควรรู้สึกอึดอัดใจกับความคิดเฉพาะเว็บในปี 2559 เวลาเปิดแอพพลิเคชั่นมือถือได้ง่ายขึ้นมากขึ้นตรวจสอบงานและก้าวไปกับวันของคุณ
