จัดระเบียบ: 10 เคล็ดลับสำหรับการจัดการบันทึกดิจิตอลของคุณ

แฟน ๆ Seinfeld จะจดจำฉากอันรุ่งโรจน์จากการแสดงเมื่อเจอรี่กับอีเลนมาปรากฏตัวที่ บริษัท รถเช่า Jerry ขอให้รับรถขนาดกลางที่เขาจองไว้ ตัวแทนที่เคาน์เตอร์ตอบว่าพวกเขาไม่มีโมเดลขนาดกลางใด ๆ ที่เหลือเพราะหมด “ ดูสิ” เจอร์รี่พูด“ คุณรู้วิธีสำรองห้องพักคุณแค่ไม่รู้ว่าจะสำรองห้องพักไว้อย่างไร” ฉันคิดแบบเดียวกันกับบันทึกดิจิตอล มันง่ายมากที่ จะ จดบันทึก แต่ใช้ยากกว่ามาก

ในการใช้บันทึกย่อที่คุณจดบันทึกคุณต้องจัดระเบียบและรู้วิธีค้นหาบันทึกเหล่านั้น เคล็ดลับเหล่านี้ในการเริ่มต้นใช้งานแอพจดบันทึกและการจัดระเบียบบันทึกย่อของคุณจะช่วยได้

1. เลือกแอปจดบันทึกที่ยอดเยี่ยม

แอปจดบันทึกที่คุณเลือกจะมีอิทธิพลอย่างมากไม่ว่าคุณจะเห็นบันทึกย่อของคุณอีกครั้งหรือไม่และอย่างไร แอพจดบันทึกพื้นฐานที่ติดตั้งไว้ล่วงหน้าในโทรศัพท์หรือแท็บเล็ตอาจไม่ดีมาก แน่นอนว่าคุณเคยใช้มาก่อนและใช้งานได้ดี แต่บางทีคุณอาจไม่รู้ว่าฟีเจอร์ที่คุณขาดหายไปนั้นเป็นแอพที่น่าพอใจแยกจากแอพที่ยอดเยี่ยม

คุณสมบัติสามประการที่ทำให้แอปจดบันทึกมีประโยชน์อย่างแท้จริงคือ:

• โฟลเดอร์
• แท็กและ
• การรู้จำอักขระด้วยแสง (OCR)

ฉันจะไปดูรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับแต่ละจุดในช่วงเวลา

แอพสามตัวที่ฉันแนะนำมากที่สุดซึ่งอิงจากการทดสอบส่วนตัวของฉันเกี่ยวกับแอพจดบันทึกจำนวนมากในช่วงหลายปีที่ผ่านมาคือ:

• Microsoft OneNote หากคุณต้องการแอปจดบันทึกฟรี
• Evernote หากคุณไม่สนใจการชำระค่าสมัครสมาชิกพรีเมียมและ
• ออกจากการจดบันทึกการทำงานร่วมกัน

2. สร้างกล่องจดหมาย

เมื่อคุณจดบันทึกย่ออย่างรวดเร็วคุณต้องมีที่สำหรับบันทึกสถานที่ที่จะไม่หาย สร้างโฟลเดอร์ Inbox ในแอปจดบันทึกของคุณและตั้งเป็นที่เก็บข้อมูลเริ่มต้น

ผ่านกล่องจดหมายเข้าเป็นประจำเพื่อเพิ่มข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับบันทึกย่อของคุณและจัดเรียง คุณจะเห็นวิธีการทำในเคล็ดลับต่อไป คุณไม่จำเป็นต้องทำความสะอาดกล่องจดหมายตามกำหนดเวลา แต่ลองทำเมื่อคุณเปิดแอพจดบันทึกไว้บนหน้าจอเต็มขนาด (ดู # 10 ด้านล่าง) มันทำให้ง่ายขึ้นที่จะเห็นสิ่งที่คุณกำลังทำและดูตัวเลือกทั้งหมดที่คุณมี

คุณไม่จำเป็นต้องยิงให้ Inbox Zero ในแอพจดบันทึก กล่องขาเข้าเป็นสถานที่ที่เหมาะสำหรับการจัดเก็บบันทึกย่อที่คุณกลับมาเยี่ยมบ่อยๆ ตัวอย่างเช่นฉันจดบันทึกชื่อและรหัสผ่านเครือข่าย Wi-Fi ของเพื่อนทุกคนดังนั้นหากฉันนำอุปกรณ์ใหม่มาที่บ้านของพวกเขาหรือลบรหัสผ่านที่บันทึกไว้ฉันสามารถเข้าร่วมเครือข่ายอีกครั้งโดยไม่รบกวนรายละเอียด บันทึกนั้นมีบ้านถาวรในกล่องจดหมายของฉัน

3. จัดเรียงบันทึกย่อลงในโฟลเดอร์หรือสมุดบันทึก

โฟลเดอร์ที่บางแอพเรียกสมุดบันทึกจะช่วยคุณจัดระเบียบโน้ตด้วยตนเอง สิ่งเหล่านี้จะมีประโยชน์ในภายหลังเมื่อคุณต้องการสำรวจบันทึกในหัวข้อที่กำหนดเช่นบันทึกย่อทั้งหมดที่เป็นสูตรอาหาร

โฟลเดอร์ที่คุณสร้างและวิธีตั้งชื่อขึ้นอยู่กับชนิดของบันทึกที่คุณใช้และวิธีการใช้งาน หากคุณไม่แน่ใจให้เริ่มด้วยโฟลเดอร์สำหรับ Inbox, Reading, Household, Personal และ Work คุณสามารถเปลี่ยนแปลงได้ตลอดเวลาและสร้างมากขึ้นเมื่อคุณเข้าใจวิธีการใช้งาน

4. สร้างทางลัดสำหรับโฟลเดอร์โปรดของคุณ

แอพจดบันทึกที่ใช้งานได้ดีมีโฟลเดอร์ที่เห็นการกระทำมากกว่าแอพอื่น ๆ ทำให้โฟลเดอร์เหล่านั้นเข้าถึงได้ง่ายด้วยการสร้างทางลัดไปยังโฟลเดอร์เหล่านั้นหรือทำเครื่องหมายเป็นรายการโปรด นี่คือโฟลเดอร์ที่คุณดูบันทึกย่อที่คุณทำและเพิ่มใหม่บ่อยครั้ง

คุณน่าจะมีโฟลเดอร์อื่นที่เก็บบันทึกย่อไว้จนกว่าจะถึงเวลาที่คุณคาดไม่ถึง พวกเขาไม่จำเป็นต้องอยู่ด้านหน้าและอยู่ตรงกลาง

5. ใช้แท็ก

แท็กช่วยให้คุณค้นหาบันทึกย่อที่มีอยู่ พวกเขาสามารถ จำกัด สิ่งที่คุณเห็นในโฟลเดอร์เฉพาะหรือแสดงโน้ตทั้งหมดที่แท็กด้วยชุดรูปแบบทั่วไปในหลาย ๆ โฟลเดอร์ พวกเขายังช่วยให้คุณค้นหาบันทึกย่อที่เกี่ยวข้องกับชุดรูปแบบแม้ว่าคำใจจะไม่ปรากฏในบันทึกย่อของตัวเอง ขอยกตัวอย่าง

ตัวอย่างที่ 1: สมมติว่าคุณมีโฟลเดอร์ชื่อตำรับอาหารและคุณกำลังวางแผนจัดปาร์ตี้สำหรับมังสวิรัติบางคน คุณสามารถดึงโน้ตทั้งหมดได้จากโฟลเดอร์ที่ติดแท็กมังสวิรัติเพื่อหาแนวคิดในการทำ

ตัวอย่างที่ 2: บางทีคุณอาจเป็นนักเขียนที่เขียนเพื่องานพิมพ์ต่าง ๆ คุณอาจทำบันทึกเกี่ยวกับบทความและจัดระเบียบลงในโฟลเดอร์ตามที่พวกเขากำลังเผยแพร่ อย่างไรก็ตามอาจมีบางครั้งที่คุณต้องการสำรวจบันทึกทั้งหมดที่คุณมีในรูปแบบที่กำหนดไม่ว่าใครจะเป็นคนเผยแพร่ หากคุณแท็กบันทึกย่อของคุณด้วยชุดรูปแบบนี้คุณสามารถค้นหาแท็กและดูพวกเขาทั้งหมดไม่ว่าจะอยู่ในโฟลเดอร์ใด

ตัวอย่างที่ 3: คุณส่งต่ออีเมลที่เกี่ยวข้องกับโครงการที่คุณกำลังทำงานในแอพจดบันทึกของคุณ ข้อความไม่เคยบอกชื่อของโครงการหรือสิ่งที่เกี่ยวข้อง นั่นเป็นวิธีที่ผู้คนสื่อสารกันเมื่อพวกเขาอยู่ในกลุ่มของบางอย่าง ในกรณีนี้คุณสามารถเพิ่มแท็กเพื่อกำหนดบันทึกย่อ (ชื่อโครงการ, ลูกค้า, คำอธิบายของงาน) เพื่อให้คุณสามารถค้นหาบันทึกย่อเมื่อคุณต้องการ

6. คัดแท็ก

มีสิ่งต่าง ๆ เช่นมีแท็กมากเกินไป ยิ่งคุณเพิ่มแท็กยิ่งทำให้ยิ่งได้รับ ดังนั้นเป็นครั้งคราวคัดแท็กของคุณ นี่คือวิธีที่จะทำ

ดึงรายการแท็กทั้งหมดที่ใช้งานอยู่ บ่อยครั้งที่คุณสามารถเห็นจำนวนโน้ตถัดจากแท็ก ก่อนอื่นให้มองหารายการที่ใกล้เคียงกัน หากคุณมีแท็กสำหรับทั้ง "แอพ" และ "แอพ" ให้กำจัดสิ่งใดก็ตามที่มีโน้ตน้อยลง เปิดบันทึกย่อที่ได้รับผลกระทบและเพิ่มแท็กที่คุณจะเก็บไว้ ลบแท็กอื่น

นอกจากนี้หากคุณมีแท็กใด ๆ ที่มีสองหรือน้อยกว่าโน้ตให้พิจารณากำจัดพวกเขา พวกเขาอาจจะไม่ทำคุณเก่ง

7. สร้างทางลัดบนโทรศัพท์ของคุณ

สร้างทางลัดบนโทรศัพท์ของคุณเพื่อเริ่มโน้ตใหม่ในแอปจดบันทึกของคุณเพื่อให้สามารถรวบรวมแนวคิดและข้อมูลได้อย่างรวดเร็ว บนอุปกรณ์ iOS คุณสามารถสร้างทางลัด Siri และบน Android มองหาตัวเลือก New Note Widget ในแอป

8. บอกให้เขียน

เมื่อมีบางสิ่งในใจที่คุณต้องการจดบันทึก แต่คุณรีบเร่งอย่างจริงจังหรือคุณกำลังเดินสุนัขของคุณและแทบจะไม่สามารถจัดการทั้งสายจูงและโทรศัพท์ของคุณได้ในเวลาเดียวกัน

สมาร์ทโฟนส่วนใหญ่มีฟังก์ชันพูดเป็นข้อความ ใช้มัน! เริ่มบันทึกใหม่กดไอคอนไมโครโฟนบนแป้นพิมพ์และพูดสิ่งที่คุณต้องการจดบันทึก หรือคุณสามารถบันทึกเสียงบันทึกและถอดเสียงได้ในภายหลัง หากคุณติดนิสัยและจบลงด้วยการบอกเล่าข้อความยาว ๆ บ่อยครั้งคุณอาจต้องการใช้บริการถอดความเพื่อช่วยตัวเองบ้าง มีตัวเลือกฟรีและจ่ายดีมากมาย แต่ตัวเลือกที่ชำระมักจะมีความแม่นยำมากขึ้น

9. แนบรูปภาพและ PDF ใช้ OCR

หากแอปของคุณมี OCR ก็สามารถค้นหาข้อความที่พบในรูปภาพไฟล์ PDF และไฟล์อื่น ๆ ที่คุณอัปโหลด อย่าอายที่จะเพิ่มไฟล์ในบันทึกย่อของคุณเมื่อคุณต้องการ ซึ่งรวมถึงภาพถ่ายหักของสัญญาณข้อมูลบันทึกที่เขียนด้วยลายมือหน้าหนังสือและอื่น ๆ

คุณสามารถดูว่ามันมีประโยชน์อย่างไรผ่านตัวอย่าง สมมติว่าคุณแนบไฟล์ PDF ใบเสร็จรับเงินสำหรับมื้ออาหารที่คุณต้องใช้ในการรายงานค่าใช้จ่าย คุณลืมแท็ก "ใบเสร็จรับเงิน" และคุณไม่รู้ว่าอยู่ที่ไหน หากคุณจำชื่อร้านอาหารได้คุณสามารถพิมพ์ชื่อนั้นลงในแถบค้นหาและ OCR จะติดตามชื่อ

ให้ความสนใจกับข้อ จำกัด แอพจดบันทึกหรือประเภทบัญชีที่คุณใช้กับ OCR และพื้นที่เก็บข้อมูล ตัวอย่างเช่น Evernote เวอร์ชันฟรีรัน OCR บนภาพ แต่ไม่ใช่ PDF และเอกสาร Office คุณต้องมีบัญชีพรีเมี่ยมหรือธุรกิจสำหรับสิ่งนั้น หากแอปของคุณไม่มีการสแกนในตัวคุณอาจลองจับคู่กับแอพสแกนมือถือ

10. จัดระเบียบบนหน้าจอขนาดใหญ่

โดยอุดมคติแล้วแอปจดบันทึกของคุณจะมีแอปเดสก์ท็อปและเว็บแอป ใช้หนึ่งในนั้น (โดยทั่วไปแล้วแอปเดสก์ท็อปจะดีกว่าสำหรับวัตถุประสงค์นี้) เมื่อเรียงลำดับผ่านกล่องจดหมายเข้าและจัดระเบียบโน้ตของคุณ การมีหน้าจอขนาดใหญ่ช่วยให้คุณเห็นแอพได้มากขึ้นดังนั้นโครงสร้างโฟลเดอร์แท็กและข้อมูลอื่น ๆ ที่คุณเพิ่มในโน้ตเพื่อจัดระเบียบให้มากขึ้น หากคุณสามารถเห็นตัวเลือกทั้งหมดของคุณมีแนวโน้มที่จะเลือกตัวเลือกที่เหมาะสม

จดบันทึกย่อถือบันทึกย่อมาเยือนบันทึกย่อ

เมื่อคุณจัดระเบียบประสบการณ์การจดบันทึกของคุณคุณจะเพิ่มโอกาสในการไม่เพียง แต่จดบันทึกที่เกี่ยวข้องมากขึ้นเท่านั้น แต่ยังเก็บไว้ในแบบที่ช่วยให้คุณกลับมาดูบันทึกเมื่อถึงเวลา