การทบทวนและการจัดทำโครงการการทำงานเป็นทีม

เริ่มต้นกับโครงการการทำงานเป็นทีม

โครงการการทำงานเป็นทีมทำให้ง่ายต่อการตั้งค่าบัญชีและเริ่มป้อนรายละเอียดเกี่ยวกับโครงการได้ทันที แอพการจัดการโครงการบางอย่างทำให้มันยากขึ้นเพราะพวกเขาใช้คำศัพท์ที่ไม่ธรรมดาสำหรับคุณสมบัติของพวกเขาหรือซ่อนการตั้งค่าที่คุณต้องการในสถานที่ที่คุณอาจไม่ได้มอง โครงการการทำงานเป็นทีมไม่ได้ เป็นหนึ่งในเครื่องมือการจัดการโครงการที่ใช้งานง่ายที่สุดที่เราเคยเห็น ภายในไม่กี่นาทีของการสร้างบัญชีเราได้จัดทำโครงการเชิญผู้ทำงานร่วมกันเชิญเข้าร่วมรายการเหตุการณ์สำคัญและเริ่มเพิ่มงาน

แอพนี้มีการออกแบบที่สดใหม่และชาญฉลาด มันยังคงกระปรี้กระเปร่าในขณะที่ยังคงความเป็นมืออาชีพด้วยธีมสีที่คุณสามารถปรับแต่งได้และใช้พื้นที่อย่างเหมาะสม ทั้งหมดนี้ทำให้แอปเชิญชวนมองเห็น การนำทางไม่สามารถใช้งานได้ง่ายขึ้น เป็นที่ชัดเจนเสมอว่าคุณต้องไปดูรายการของโครงการมอบหมายงานให้กับบุคคลใดบุคคลหนึ่งเปลี่ยนระดับการอนุญาตของใครบางคนเพิ่มรายละเอียดให้กับงานหมุนรายงานหรือเรียกตัวจับเวลาเพื่อติดตามเวลาในงาน

เป็นเรื่องง่ายเหมือนกับการนำทางและใช้แอพโครงการทำงานเป็นทีมนั้นไม่ง่ายเลย ชุดคุณลักษณะมันลึก ตัวอย่างเช่นเมื่อสร้างงานคุณสามารถเพิ่มงานย่อยสร้างการอ้างอิงงานระบุระดับความสำคัญกำหนดวันที่ครบกำหนดหรือช่วงเวลาสำหรับงานและกำหนดให้กับบุคคลมากกว่าหนึ่งคน มันไม่มีความสามารถในการกำหนดเวลาที่งานจะครบกำหนด (คุณสามารถกำหนดวันที่ได้เท่านั้น) แต่ไม่เช่นนั้นตัวเลือกจะมีอยู่มากมาย

คุณสามารถปรับแต่งบัญชีโครงการการทำงานเป็นทีมเพื่อสร้างแบรนด์ด้วยเอกลักษณ์ของ บริษัท ของคุณ บัญชีทุกบัญชีจะได้รับ URL ที่ไม่ซ้ำกันสำหรับการเข้าสู่ระบบและคุณสามารถเพิ่มโลโก้ก็ได้เช่นกัน นอกจากนี้คุณสามารถเข้าถึงการปรับแต่งและการตั้งค่าระดับล่างเช่นที่เกี่ยวข้องกับเว็บล็อกการลงชื่อเข้าใช้ครั้งเดียว (SSO) และรายละเอียดการสมัครสมาชิกของคุณ

คุณสมบัติ

เมื่อคุณและทีมของคุณเติมโครงการการทำงานเป็นทีมด้วยโครงการและรายละเอียดที่เกี่ยวข้องคุณจะเห็นแผงควบคุมกรอกข้อมูลด้วย แผงควบคุมประกอบด้วยกราฟและกล่องข้อมูลมากมายที่บอกคุณเกี่ยวกับสถานะของโครงการของคุณ ตัวอย่างเช่นสามารถแสดงให้ผู้ดูแลทีมทราบถึงจำนวนของงานที่ต้องชำระในไม่ช้าในโครงการทั้งหมดจำนวนงานที่มอบหมายให้สมาชิกในทีมต่างกันจำนวนเวลาที่ทีมงานใช้ไปกับงานเมื่อเร็ว ๆ นี้และจำนวนชั่วโมงที่สามารถเรียกเก็บเงินได้ สำหรับบุคคลที่ไม่มีสิทธิ์ระดับผู้ดูแลพวกเขาจะเห็นข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับพวกเขาเช่นงานที่จะเกิดขึ้นและเหตุการณ์สำคัญ, บันทึกเวลาและงานที่มอบหมายให้พวกเขา

เมื่อพูดถึงการบันทึกเวลาโครงการการทำงานเป็นทีมมาพร้อมกับคุณสมบัติการติดตามเวลาและการเรียกเก็บเงินรวมถึงตัวจับเวลาในแอพที่คุณสามารถเปิดในขณะที่คุณทำงาน หากคุณไม่ได้ติดตามเวลาขณะทำงานคุณสามารถเพิ่มจำนวนชั่วโมงหรือนาทีที่ทำงานด้วยตนเองได้ตลอดเวลา โครงการการทำงานเป็นทีมช่วยให้คุณป้อนรายละเอียดเพิ่มเติมเช่นคำอธิบายของงานงานที่เกี่ยวข้องและแม้กระทั่งแท็ก นอกจากนี้คุณยังสามารถทำเครื่องหมายรายการเวลาว่าเรียกเก็บเงินได้หรือไม่เรียกเก็บเงินได้

โครงการการทำงานเป็นทีมรวมถึงค่าใช้จ่ายและเครื่องมือออกใบแจ้งหนี้ด้วย คุณลักษณะส่วนใหญ่เหล่านี้จะอยู่ภายใต้ส่วนหัวที่เรียกว่าการเรียกเก็บเงิน เมื่อคุณมีค่าใช้จ่ายที่ควรเรียกเก็บจากลูกค้าคุณสามารถเพิ่มพวกเขาในพื้นที่นี้และรวมถึงชื่อวันที่และคำอธิบาย จากส่วนนี้คุณสามารถเลือกเวลาและค่าใช้จ่ายที่เรียกเก็บได้ทั้งหมดและสร้างใบแจ้งหนี้โดยอัตโนมัติ คุณสามารถสร้างใบแจ้งหนี้ค่าธรรมเนียมคงที่ได้ที่นี่ โครงการการทำงานเป็นทีมติดตามใบแจ้งหนี้ที่คุณสร้างและค่าใช้จ่ายที่คุณเรียกเก็บเงินเพื่อที่คุณจะได้ไม่ต้องเรียกเก็บเงินเพิ่มอีกเท่าตัว

แอพนี้ยังมีแผนภูมิ Gantt แบบอินเทอร์แอคทีฟเพื่อให้คุณสามารถปรับเส้นเวลาของโครงการโดยการลากและวางงานที่ได้รับผลกระทบ คุณสามารถแก้ไขรายละเอียดที่สำคัญอื่น ๆ ได้ ตัวอย่างเช่นคุณสามารถสร้างการพึ่งพาระหว่างงานบันทึกความคืบหน้าในงานโดยสังเกตเปอร์เซ็นต์ของงานที่ทำเสร็จมอบหมายให้คนอื่นเปลี่ยนระดับความสำคัญและอื่น ๆ อย่างไรก็ตามมุมมองคล้ายกริดของแผนภูมิ Gantt รู้สึกแน่นและไม่สอดคล้องกับการออกแบบที่น่าดึงดูดของแอพ

หากคุณชื่นชอบแผนภูมิของแกนต์และลึกเข้าไปในการบริหารเวลาและการติดตามเวลาคุณอาจพบว่า LiquidPlanner น่าดึงดูดยิ่งขึ้น ใน LiquidPlanner คุณสามารถดูในแผนภูมิ Gantt ว่าการขาดงานหรือการลางานที่ไม่คาดคิดของใครบางคนจะส่งผลกระทบต่อความคืบหน้าของโครงการอย่างไรและคุณสามารถปรับกำหนดการโครงการทั้งหมดได้ทันที Comindware Project มีคุณสมบัติที่คล้ายกันมากมาย แต่ไม่ได้ทำให้การบริหารเวลาทำได้ดีเท่าที่ LiquidPlanner ทำ

โครงการการทำงานเป็นทีมยังรวมถึงบอร์ด Kanban ที่เป็นตัวเลือก Kanban เป็นวิธีการจัดการงาน คุณมีบอร์ดที่มีคอลัมน์แนวตั้งหลายชุดและคุณมีการ์ด การ์ดแต่ละใบเป็นภารกิจ คุณสามารถติดป้ายกำกับคอลัมน์ได้ตามที่คุณต้องการ แต่บ่อยครั้งที่ผู้คนใช้คอลัมน์เหล่านั้นเพื่อติดตามงานผ่านเวิร์กโฟลว์เช่นสิ่งที่ต้องทำ, ทำ, ทำ จากนั้นคุณย้ายการ์ดจากทั่วทั้งคอลัมม์ตามที่มันเลื่อนผ่านเวิร์กโฟลว์

วิธีการทำงานเป็นทีมของ Kanban นั้นเป็นสิ่งที่ผิดปกติเล็กน้อย แต่ก็เป็นระเบียบ โดยปกติเมื่อแอพการจัดการโครงการมีบอร์ด kanban (และหายากที่พวกเขาทำ) คอลัมน์ของบอร์ดตรงกับบางฟิลด์ที่มีรายละเอียดงานอยู่แล้วนั่นคือคุณเลือกส่วนหัวคอลัมน์จากฟิลด์ที่มีอยู่แล้ว ในโครงการการทำงานเป็นทีมบอร์ด kanban ของคุณสามารถถูกตัดการเชื่อมต่ออย่างสมบูรณ์จากข้อมูลที่มีอยู่เกี่ยวกับโครงการและงาน คุณสามารถสร้างบอร์ด Kanban ที่สดใหม่เพื่อให้เห็นภาพข้อมูลที่คุณต้องการ ตัวอย่างเช่นในบัญชีตัวอย่างของเราเราได้สร้างบอร์ด kanban สำหรับการติดตามสถานะของงาน: การมอบหมาย, มอบหมาย, กำลังดำเนินการ, กำลังรอการออกจากระบบ ตัวเลือกเหล่านี้จะไม่ปรากฏที่ใดก็ได้ในรายละเอียดของงาน มันแยกจากกันโดยสิ้นเชิง เนื่องจากคุณปรับแต่งบอร์ด Kanban ตามที่คุณต้องการคุณมีโอกาสทำอะไรแปลก ๆ กับโปรเจ็กต์ของคุณที่ไม่ได้รับการสนับสนุนในแอพ

ภายในมุมมองคณะกรรมการโครงการการทำงานเป็นทีมมีคุณสมบัติที่ยอดเยี่ยมอีกอย่างที่เรียกว่าทริกเกอร์ ทริกเกอร์เป็นระบบอัตโนมัติที่คุณสร้างขึ้นดังนั้นเมื่อมีคนย้ายการ์ดงานลงในคอลัมน์หนึ่งการกระทำบางอย่างที่ระบุจะเกิดขึ้นโดยอัตโนมัติ ตัวอย่างเช่นสมมติว่าเรามีคอลัมน์ชื่อรอการอนุมัติ คุณสามารถสร้างทริกเกอร์ได้เมื่อใดก็ตามที่การ์ดตกลงมาในคอลัมน์นี้ผู้จัดการกลุ่มและทุกคนที่ติดตามงานจะได้รับการแจ้งเตือนว่างานพร้อมที่จะได้รับการอนุมัติ โปรดทราบว่าทริกเกอร์ไม่สามารถใช้ได้ในแผนฟรี

การรวมระบบและ Webhooks

โครงการการทำงานเป็นทีมรองรับ webhooks ซึ่งเป็นคุณสมบัติขั้นสูงเล็กน้อยที่ช่วยให้คุณสร้างอัตโนมัติด้วยบริการออนไลน์ที่อยู่นอกโครงการการทำงานเป็นทีม ตัวอย่างเช่นคุณสามารถสร้าง webhook ที่ส่งอีเมลไปยังทีมผู้บริหารทุกครั้งที่มีคนทำเครื่องหมายว่าเป็นเหตุการณ์สำคัญ เพื่อให้ webhook ใช้งานได้คุณต้องมีบริการที่เชื่อมต่อเพื่อรองรับ webhooks ด้วย

อีกวิธีหนึ่งที่คุณสามารถใช้ webhooks คือการรวบรวมข้อมูลที่กำหนดเองเกี่ยวกับวิธีที่ทีมของคุณใช้โครงการทำงานเป็นทีม ตัวอย่างเช่นคุณสามารถพัฒนาเว็บบล็อกที่บันทึกเวลาวันที่และผู้ใช้เมื่อใดก็ตามที่มีคนดาวน์โหลดไฟล์จากบัญชีทีมของคุณ โปรดทราบว่า Webhooks ต้องการให้คุณดำดิ่งลงใน API เล็กน้อยดังนั้นผู้ใช้บางคนอาจต้องการเลือกใช้การรวมอื่นแทน

ในตอนนั้นโครงการการทำงานเป็นทีมสนับสนุนบริการครบวงจรมากมายรวมถึง ZenDesk, FreshBooks, Harvest และ Zapier Zapier เปิดการเชื่อมต่อมากขึ้นเนื่องจากเป็นบริการที่ช่วยให้ผู้คนสามารถสร้างระบบอัตโนมัติระหว่างแอพที่ไม่จำเป็นต้องเชื่อมต่อด้วยตนเอง ตัวอย่างเช่นคุณสามารถใช้ Zapier เพื่อเชื่อมต่อโครงการทีมเวิร์คกับ Salesforce เช่นเมื่อมีคนสร้างโอกาสการขายใหม่ใน Salesforce งานใหม่จะปรากฏขึ้นโดยอัตโนมัติในโครงการทีมเวิร์คที่ดึงข้อมูลใด ๆ ที่คุณต้องการจากโอกาสทางการขายใหม่

การทำงานร่วมกันในโครงการการทำงานเป็นทีม

ในช่วงเวลาสั้น ๆ แอปการจัดการโครงการและแอพการจัดการงานอื่น ๆ เริ่มเพิ่มฟังก์ชั่นการแชทเพื่อให้คุณสามารถส่งข้อความถึงเพื่อนร่วมงานได้โดยไม่ต้องออกจากหน้าต่างที่ใช้งานอยู่ที่ซึ่งคุณทำงานอยู่ แนวโน้มดังกล่าวช้าลงเนื่องจากแอพส่งข้อความของทีมได้รับความนิยมมากขึ้น อันที่จริงการทำงานเป็นทีมนำเสนอแอพส่งข้อความสำหรับทีมที่เรียกว่าการทำงานเป็นทีมแชท แต่เป็นผลิตภัณฑ์ที่ขายแยกต่างหากจากโครงการการทำงานเป็นทีม แอพทั้งสองนี้สามารถรวมเข้าด้วยกันดังนั้นหากคุณชอบโครงการการทำงานเป็นทีมคุณอาจลองเพิ่มการทำงานเป็นทีม

บริษัท มีผลิตภัณฑ์การทำงานร่วมกันอื่น ๆ เช่น CRM ซอฟต์แวร์ช่วยเหลือโต๊ะทำงานและแอพแก้ไขเอกสารร่วมกันที่เรียกว่า Teamwork Spaces ซึ่งคล้ายกับ Quip จาก Salesforce แอพทั้งหมดเหล่านี้สามารถรวมเข้าด้วยกัน

บริการการจัดการโครงการบางอย่างยังคงเสนอแอปแชทที่รวมอยู่เต็มรูปแบบหากคุณกำลังมองหา โครงการ Zoho และ ProofHub เป็นสองตัวอย่าง

เท่าที่โครงการทำงานเป็นทีมส่งเสริมการทำงานร่วมกันมันไม่เหมาะสำหรับการทำงานร่วมกันบางประเภท ตัวอย่างเช่นคุณสามารถอัปโหลดไฟล์ไปยังแอพดูตัวอย่างและแม้แต่เพิ่มความคิดเห็น อย่างไรก็ตามคุณไม่สามารถทำเครื่องหมายไฟล์โดยใช้ลูกศรและวงกลมหรือเครื่องมือเน้นข้อความซึ่งเป็นความปราชัยหากทีมของคุณทำงานร่วมกันเป็นประจำบนวัสดุภาพ

หากคุณต้องการเครื่องมือมาร์กอัปในแอพการทำงานร่วมกันของคุณคุณอาจค้นหาซอฟต์แวร์พิสูจน์อักษรโดยเฉพาะหรือค้นหาแอปการจัดการโครงการที่มีมันเช่น ProofHub Volerro เป็นอีกตัวเลือกหนึ่งแม้ว่าจะเป็นแอพ kanban board มากกว่าซอฟต์แวร์การจัดการโครงการแบบดั้งเดิม Igloo เป็นอีกทางเลือกหนึ่ง แต่เป็นพื้นที่ทำงานร่วมกันมากกว่าที่คิดไว้ในระบบการจัดการโครงการ มันมีเครื่องมือมาร์กอัป PDF และตัวเลือกระดับดาวสำหรับไฟล์ที่อัปโหลดทั้งหมด

แม้จะมีข้อ จำกัด เหล่านั้นโครงการทำงานเป็นทีมจะช่วยให้คุณเพิ่มคำอธิบายลงในไฟล์จัดประเภทพวกเขาและเลือกผู้ที่ควรได้รับการแจ้งเตือนของการอัปโหลด คุณสามารถ จำกัด การเข้าถึงไฟล์ได้หากคุณไม่ต้องการให้ทุกคนในบัญชีเห็น

หากคุณมีเพื่อนร่วมทีมที่กำลังเดินทางบ่อยๆการทำงานเป็นทีมมีแอพสำหรับทั้ง iOS และ Android ทำให้ทุกคนสามารถติดตามโครงการและงานต่างๆได้ไม่ว่าจะอยู่ที่ใด Teamwork Projects เวอร์ชันมือถือช่วยให้คุณเข้าใจสถานะของงานและกำหนดเวลา แต่ไม่มีฟังก์ชันการทำงานที่มาพร้อมกับเว็บแอพ ดังนั้นจึงมีประโยชน์สำหรับการติดต่อกับทีมของคุณโดยการอัปเดตสถานะของคุณหรือเพิ่มชั่วโมงทำงานกับงาน แต่ก็ไม่ได้เป็นการทดแทนแอปพลิเคชันบนเว็บ

การบริหารจัดการโครงการทำได้ง่าย

โครงการการทำงานเป็นทีมให้การสนับสนุนการจัดการโครงการที่ยอดเยี่ยมด้วยเครื่องมือที่หลากหลายการออกแบบที่ใช้งานง่ายและคุณสมบัติที่มีประโยชน์ อัตราคงที่ครอบคลุมผู้ใช้ห้ารายและราคาที่แข่งขันได้ทำให้มันคุ้มค่าตามที่เสนอ โครงการการทำงานเป็นทีมยังคงเป็นตัวเลือกบรรณาธิการ PCMag ควบคู่ไปกับโครงการ Zoho และ LiquidPlanner โครงการ Zoho ยังคงดึงดูดความสนใจของธุรกิจขนาดเล็กในงบประมาณขณะที่ LiquidPlanner เหมาะสำหรับองค์กรขนาดใหญ่ที่ยินดีที่จะใช้เวลาในการเรียนรู้ระบบที่มีประสิทธิภาพอย่างไม่น่าเชื่อ

หากคุณเลือกโครงการการทำงานเป็นทีมลองดูคำแนะนำของเราเกี่ยวกับ 7 วิธีในการทำให้การจัดการโครงการง่ายขึ้นในโครงการการทำงานเป็นทีมเพื่อช่วยให้คุณเริ่มต้นได้