เริ่มปีใหม่ทันที: smb รายการตรวจสอบ

การเริ่มต้นปีจากมุมมองด้านไอทีหมายถึงการนำความสงบเรียบร้อยมาสู่คุณ สัปดาห์ระหว่างคริสต์มาสและปีใหม่มีแนวโน้มที่จะกล่อมในแง่ของการร้องขอความช่วยเหลือด้านไอทีการปรับใช้และงานการจัดการแบบสุ่มอื่น ๆ มกราคมส่วนใหญ่ตามหลังสูทเนื่องจากองค์กรอื่น ๆ กลับมาจากวันหยุดและสร้างแรงกระตุ้นอย่างช้าๆ สัปดาห์เหล่านั้นมีประโยชน์สำหรับผู้จัดการฝ่ายไอทีที่ต้องการเวลาในการสร้างบ้านเพื่อจัดเตรียมรากฐานด้านเทคโนโลยีที่มั่นคงสำหรับช่วงเวลาที่เหลือของปี ต่อไปนี้เป็นหกขั้นตอนสำคัญผู้จัดการฝ่ายไอทีควรดำเนินการให้เร็วที่สุดในปี 2559

1. วางแผนการรีเฟรชการเช่าฮาร์ดแวร์ของคุณ

หวังว่าคุณจะรักษาบันทึกการตรวจสอบฮาร์ดแวร์ที่ถูกต้องซึ่งครอบคลุมโครงสร้างพื้นฐานในสถานที่ทั้งหมดของคุณรวมถึงไม่เพียง แต่พีซีและโน้ตบุ๊ก แต่ยังรวมถึงฮาร์ดแวร์เครือข่ายเครื่องพิมพ์และอุปกรณ์มือถือประเภทอื่น ๆ ใครมีอะไร มันอยู่ที่ไหน; ข้อมูลการระบุพื้นฐานเช่นหมายเลขซีเรียลและที่สำคัญที่สุดคือให้เช่าวันที่รีเฟรช จดบันทึกสิ่งที่ฮาร์ดแวร์จะได้รับการรีเฟรชในปีนี้และเมื่อใดและตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้คำนึงถึงปัจจัยนั้นในแผนโครงการของคุณ ให้ความสนใจเป็นพิเศษกับสิ่งที่พนักงานของคุณใช้โทรศัพท์มือถือเนื่องจากผู้คนจำนวนมากกำลังใช้อุปกรณ์พกพาส่วนตัวสำหรับการทำงาน (ซึ่งสามารถแบกภาระการชำระเงินที่ไม่จำเป็นและความเสี่ยงด้านความปลอดภัย)

2. ตรวจสอบสิทธิ์การใช้งานซอฟต์แวร์อย่างละเอียด

หากคุณทำตามขั้นตอนที่เหมาะสมเมื่อปีที่แล้วคุณควรทำการตรวจสอบซอฟแวร์เสร็จสิ้นแล้ว แต่ในกรณีที่คุณไม่ได้แน่นอนคุณไม่ต้องการข้ามขั้นตอนนี้ทันที

เช่นเดียวกับในการตรวจสอบฮาร์ดแวร์ของคุณคุณจะพบว่าผู้ใช้มีทางเลือกส่วนบุคคลในพอร์ตซอฟต์แวร์ของพวกเขาเช่นกัน เช่นเดียวกับพนักงานที่ใช้อุปกรณ์ส่วนตัวในการทำงานหลายคนก็ใช้บริการบนคลาวด์ของตนเองเช่นกัน สิ่งนี้อาจเกิดขึ้นได้เนื่องจากผู้ใช้รายเดียวตัดสินใจที่จะสมัครใช้บริการใดบริการหนึ่งโดยเฉพาะหรือแม้แต่ทั้งทีมก็ปรับใช้บริการคลาวด์ระหว่างกัน

บ่อยครั้งที่บริการเหล่านี้ได้รับการชำระเงินผ่านค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นประจำที่กำหนดให้กับบัตรเครดิตส่วนบุคคลหรือองค์กรและการบัญชีอาจมีช่วงเวลาที่ยากลำบากในการพิจารณาว่าใครเป็นผู้จ่ายเงินให้ นั่นเป็นข่าวร้ายสำหรับพวกเขา แต่มันก็สามารถกัดคุณในช่วงเวลางบประมาณด้านไอทีได้ดังนั้นจงรีบนำหน้าให้มากที่สุด แนวโน้มนี้ยังสามารถทำให้เกิดอาการปวดหัวที่สำคัญจากมุมมองด้านความปลอดภัยเป็นจำนวนมากที่เรียกว่าบริการคลาวด์บังคับให้ผู้ใช้ดาวน์โหลดโมดูลฝั่งไคลเอ็นต์ที่จำเป็นต้องข้ามขั้นตอนการทดสอบปกติของคุณ หากคุณไม่ทราบว่ากำลังทำงานอยู่บนอุปกรณ์ของผู้ใช้คุณจะไม่สามารถป้องกันได้อย่างเพียงพอ

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าการตรวจสอบซอฟต์แวร์ของคุณครอบคลุมพื้นฐานปกติเช่นกันหมายถึงการประเมินที่ถูกต้องว่าซอฟต์แวร์ใดติดตั้งอยู่ที่ใดที่มีการเข้าถึงผู้ที่เข้าถึงกับผู้ที่มีสิทธิ์ใช้งานและเมื่อสิทธิ์การใช้งานเหล่านั้นหมดอายุ ให้ความสนใจเป็นพิเศษกับซอฟต์แวร์ความปลอดภัย - แอนตี้ไวรัสเครือข่ายส่วนตัวเสมือน (VPN) และการเข้ารหัสเป็นสามตัวอย่าง

3. ผ่านการตรวจสอบความปลอดภัย

แน่นอนว่าการตรวจสอบความปลอดภัยด้านไอทีนั้นสนุกกว่าการเยี่ยมชม IRS เพียงเล็กน้อยเท่านั้น แต่ข่าวดีก็คือพวกเขามีความสำคัญอย่างยิ่งและมีความเชี่ยวชาญเป็นพิเศษ นั่นหมายความว่าคุณมีกรณีที่ดีสำหรับการว่าจ้างที่ปรึกษาเพื่อโคลนตมกระบวนการนี้ให้คุณ แต่ไม่ว่าจะเป็นคุณหรือผู้เชี่ยวชาญภายนอกทำเช่นนั้นตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีรายละเอียดดังต่อไปนี้:

เพิ่มการ ตรวจสอบ - ผูกกระบวนการเข้ากับข้อมูลการตรวจสอบฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์ของคุณ

การวิเคราะห์การป้องกันเอกลักษณ์ - วิธีที่คุณเข้าถึงการเข้าถึงทรัพยากรไอทีขององค์กรและข้อมูลทั้งในสถานที่และในระบบคลาวด์

การวิเคราะห์ความปลอดภัยของระบบคลาวด์ - วิเคราะห์ การทำงานของคลาวด์ทั้งหมดของคุณแยกต่างหากไม่ว่าจะเป็นเพียงแค่ไม่กี่กิกะไบต์ในที่จัดเก็บนอกสถานที่หรือแอป Software-as-a-Service (SaaS) ที่ทำงานเป็นกระบวนการทางธุรกิจที่สำคัญ

การวิเคราะห์การปกป้องข้อมูลและการกู้คืนความเสียหาย (DR) - วิธีแก้ปัญหาของปีที่แล้วเป็นอย่างไรและมีจุดอ่อนหรือสถานการณ์ที่ไม่คาดฝันที่คุณควรจัดการในปีนี้

การวิเคราะห์การตรวจสอบโดยรวม - คุณไม่สามารถให้สิ่งนี้กับที่ปรึกษาคนใดก็ได้ ใช้รายงานการตรวจสอบความปลอดภัยเพื่อประเมินระดับความปลอดภัยในการปฏิบัติงานด้านไอทีของคุณและพิจารณาว่าไม่เพียงแค่ต้องมีการปรับปรุง แต่ยังช่วยให้คุณประหยัดเงินได้โดยใช้โซลูชั่นหรือกลยุทธ์ด้านความปลอดภัยที่แตกต่างกัน

4. เรียนรู้กระบวนการทางธุรกิจของคุณ

ใน บริษัท ขนาดเล็กสามารถทำได้ในเซสชั่นแบบตัวต่อตัวไม่กี่ครั้ง ใน บริษัท ขนาดกลางคุณอาจมีโอกาสเสียค่าอาหารกลางวันสักสองสามมื้อ ชื่อของเกมที่นี่คือ "มันทำงานอย่างไร จริง ๆ ?" แนวคิดคือการระบุว่ากระบวนการสำคัญใดบ้างที่อยู่ในธุรกิจของคุณที่ทำให้มันใช้งานได้ (ความหมายที่อนุญาตให้ทำเงินและฟังก์ชั่น) และใครเป็นผู้นำหรือเป็นเจ้าของกระบวนการเหล่านั้น จากนั้นใช้เวลาพบปะกับคนเหล่านั้นและให้พวกเขานำคุณเข้าสู่รายละเอียด - กระบวนการเหล่านี้เกิดขึ้นได้อย่างไร สิ่งที่สำคัญจริงๆในการทำให้พวกเขาเกิดขึ้น; มีการใช้เครื่องมือใดบ้างในวันนี้เพื่อให้งานนี้เสร็จ และสิ่งที่คนเหล่านี้ต้องการที่จะเห็นความปรารถนาจะเกิดขึ้นหรือเพียงแค่ต้องการบ่นเกี่ยวกับ

เฉพาะข้อมูลนี้เท่านั้นที่คุณสามารถเพิ่มมูลค่าได้ ความเชี่ยวชาญของคุณไม่เพียง แต่รู้ว่าเกิดอะไรขึ้นในเทคโนโลยี การใช้เทคโนโลยีอย่างสร้างสรรค์เพื่อให้กระบวนการสร้างรายได้ทำได้เร็วขึ้นราคาถูกลงหรือสามารถแข่งขันได้มากขึ้น เมื่อคุณรู้ว่าจริงๆแล้วสิ่งต่าง ๆ ทำงานอย่างไรคุณสามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพและง่ายดายยิ่งขึ้น ดังนั้นให้ใช้เวลาอยู่ห่างจากหน้าจอและทำความรู้จักกับเพื่อนร่วมงานของคุณ คุณจะประหลาดใจที่พวกเขาดีใจที่ได้มีการสนทนาเหล่านี้และผลที่เกิดขึ้นกับหุ้นภายในของคุณ

5. พูดคุยกับการตลาด

ไอทีและการตลาดมักจะมีสองแผนกที่ไม่เกี่ยวข้องกับสิ่งอื่นนอกเหนือจากการมีปฏิสัมพันธ์กับพื้นผิว แต่ด้วยการเปิดตลาดโซเชียลมีเดียอย่างต่อเนื่องเทคโนโลยีจึงมีบทบาทสำคัญยิ่งขึ้นในแผนการตลาดโดยรวมของ บริษัท คุณ ดังนั้นการมีการแชทเริ่มต้นปีสามารถจ่ายเงินปันผลจำนวนมากในช่วงที่เหลือของปี การตลาดสำคัญ ๆ ที่มีแนวโน้มจะต้องการพูดถึง ได้แก่ :

การจัดการสถานะของสื่อออนไลน์และโซเชียล - แผนกการตลาดหลายแห่งไม่มีเบาะแสเกี่ยวกับระดับความซับซ้อนของพวกเขาเมื่อมาถึงการจัดการแคมเปญการตลาดออนไลน์ การเพิ่มความเชี่ยวชาญของคุณที่นี่สามารถสร้างแผนเทคโนโลยีระยะยาวได้ทั้งปี

การรวบรวมและจัดเก็บข้อมูล - ผู้ทำการ ตลาดมักจะถามทุกอย่างด้วยความตั้งใจที่จะหาวิธีใช้มันในภายหลัง ซึ่งอาจเป็นสิ่งที่ดีหาก "ทุกอย่าง" นั้นไม่รวมถึงเว็บเพตาไบต์ที่อาจเกิดขึ้นธุรกรรมและข้อมูลการติดตามลูกค้า การทำความเข้าใจกับสิ่งที่คนเหล่านี้กำลังรวบรวมในวันนี้และสิ่งที่พวกเขาตั้งใจจะรวบรวมในวันพรุ่งนี้สามารถกำหนดกลยุทธ์การจัดเก็บข้อมูลของคุณตลอดทั้งปี

การวิเคราะห์ข้อมูล - หากผู้ดูแลระบบฐานข้อมูลของคุณ (DBA) ตอบคำถามระบบธุรกิจอัจฉริยะ (BI) จนถึงตอนนี้ให้ตั้งค่าสำหรับการเปลี่ยนแปลง ด้วยการ uptick ที่มีการทำเครื่องหมายในการรวบรวมข้อมูลจะเพิ่มขึ้นเช่นเดียวกันในการขุดข้อมูลที่คุ้มค่า การโหลดสิ่งนั้นลงบนไหล่ของ DBA ที่ทำงานหนักเกินไปหนึ่งหรือสองอาจเป็นความผิดพลาด แต่ให้ดูว่าเครื่องมือบริการระบบข่าวกรองธุรกิจแบบบริการตนเอง (BI) (เช่น Microsoft Power BI หรือ Tableau Desktop) สามารถช่วยองค์กรของคุณได้หรือไม่ พูดคุยกับฝ่ายการตลาดการเงินและแผนกอื่น ๆ ที่เน้นข้อมูลเกี่ยวกับข้อมูลเชิงลึกที่พวกเขากำลังมองหาแล้วดูว่าคุณสามารถปรับใช้เครื่องมือเพื่อให้พวกเขาขุดหานักเก็ตเหล่านั้นได้หรือไม่

6. รับการวางแผน

หากคุณได้ทำตามขั้นตอนที่ระบุไว้ตอนนี้คุณมีความคิดที่ถูกต้องเกี่ยวกับเทคโนโลยีที่ บริษัท ของคุณใช้อยู่วิธีการใช้งานและราคาเท่าไหร่ นอกจากนี้คุณยังมีมุมมองที่ดีเกี่ยวกับหลุมที่เจาะรูในสถานการณ์นี้ - ที่ที่คุณจ่ายเงินมากเกินไป ในกรณีที่ความเสี่ยงด้านความปลอดภัยอยู่; สิ่งที่จะต้องได้รับการอัปเดตหรือรีเฟรชในปีนี้และอีกมากมาย

ใช้การค้นพบเหล่านั้นเพื่อเริ่มต้นทำแผนที่ปีไอทีของคุณ คุณต้องทราบว่าแผนกของคุณสามารถจัดการโครงการที่ต้องเกิดขึ้นได้กี่โครงการ (เช่นการต่ออายุใบอนุญาตการเปิดตัวฮาร์ดแวร์ใหม่เนื่องจากการเช่ารีเฟรชและอื่น ๆ ) เมื่อคุณทำแผนที่โครงการที่ไม่มีตัวเลือกเหล่านั้นคุณสามารถเริ่มต้นการวางแผนมูลค่าเพิ่ม

แต่เมื่อคุณไปถึงขั้นตอนนั้นมีบางขั้นตอนสำคัญที่คุณต้องทำตาม:

คุณได้พบกับผู้นำกระบวนการระดับแนวหน้า ตอนนี้พบกับผู้บริหารระดับสูง ผู้คนแถวหน้าได้ให้ข้อมูลเชิงลึกแก่คุณเกี่ยวกับวิธีการทำงานของสิ่งต่าง ๆ และสถานที่ที่คุณสามารถช่วยเหลือได้ คุณต้องใช้ทั้งสองมุมมองในการวางแผนเทคโนโลยีที่มีประสิทธิภาพ

ทำงานเพื่อ "ขาย" โครงการก่อนที่จะใช้เวลาในการประเมินและทดสอบ การพิจารณาว่าเครื่องมือใดที่จะทำงานได้ดีที่สุดในองค์กรของคุณอาจเป็นงานที่น่าเบื่อและใช้เวลานาน อย่าทำอย่างนั้นจนกว่าคุณจะได้รับการบายอินจากทั้งผู้มีส่วนได้เสียแนวหน้าและผู้บริหารระดับสูง กล่าวอีกนัยหนึ่งขายแนวคิดโครงการของคุณให้กับผู้ที่จะได้รับประโยชน์ก่อนที่จะใช้เวลาทำงานอย่างมีนัยสำคัญ

เมื่อขายโครงการของคุณอย่ามุ่งเน้นไปที่การประหยัดต้นทุนเท่านั้น ผู้จัดการฝ่ายไอทีหลายคนเริ่มต้นที่จะหาวิธีแก้ปัญหาที่ถูกกว่าสำหรับเครื่องมือที่ใช้อยู่ในปัจจุบัน บางครั้งมันก็เป็นมุมที่ดีโดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับสิ่งต่าง ๆ เช่นการโทรศัพท์มือถือและแผนข้อมูล แต่สำหรับซอฟต์แวร์ที่เน้นงานและบริการคลาวด์การมุ่งเน้นไปที่ฟังก์ชั่นที่เพิ่มขึ้นเป็นการเล่นที่ดีกว่า ตั้งค่าการสาธิตวิธีแก้ปัญหาที่เสนอสำหรับผู้มีส่วนได้เสียเพื่อให้พวกเขาเห็นว่าแผนของคุณสามารถทำอะไรให้พวกเขาได้บ้างและคุณจะได้รับความสนใจมากกว่าทั้งสเปรดชีตงบประมาณที่ดีที่สุด

อย่าหักโหมจนเกินไป เมื่อคุณได้รับความสนใจจากผู้บริหารระดับสูงและผู้ซื้อจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในกระบวนการคุณจะสามารถหลบหลีกจากแรงผลักดันและความตื่นเต้น ที่สามารถนำไปสู่การมีแนวโน้มมากเกินไปซึ่งในที่สุดก็นำไปสู่ความล้มเหลวของโครงการและการพึ่งพาแอดแอล ระมัดระวังในการวางแผนโครงการของคุณ ให้บัฟเฟอร์ไม่เพียงในแง่ของเวลา แต่ในแง่ของงบประมาณในกรณีที่คุณต้องการจ้างความช่วยเหลือจากภายนอกเพื่อให้ได้สิ่งที่ตรงเวลา โปรดจำไว้ว่าไอทียังจำเป็นต้องตอบสนองต่อสถานการณ์ที่ไม่คาดฝันดังนั้นคุณจึงสามารถปรับใช้งานได้ในวันพรุ่งนี้