วิธีป้องกันเอกสารคำ Microsoft ของคุณ

คุณได้เขียนเอกสารสำคัญหรือละเอียดอ่อนใน Microsoft Word และคุณต้องการให้เป็นส่วนตัวหรืออย่างน้อยก็ปลอดภัย บางทีคุณต้องการให้แน่ใจว่ามีเพียงคุณและบางคนเท่านั้นที่สามารถอ่านหรือแก้ไขได้ บางทีคุณอาจต้องการ จำกัด ประเภทการแก้ไขที่บางคนสามารถทำได้กับเอกสาร บางทีคุณต้องการให้ผู้อ่านของเอกสารแน่ใจว่านี่เป็นรุ่นสุดท้าย คุณสามารถทำสิ่งนั้นได้มากขึ้นถ้าคุณรู้ว่าเครื่องมือใดที่จะใช้ใน Word และวิธีใช้

Microsoft Word รุ่นล่าสุดของ Office 365 ให้บริการตัวเลือกมากมายสำหรับการรักษาความปลอดภัยเอกสารของคุณ คุณสามารถตั้งค่าเอกสารให้เปิดในโหมดอ่านอย่างเดียวเพื่อป้องกันการแก้ไขโดยไม่ตั้งใจ คุณสามารถเข้ารหัสเอกสารของคุณเพื่อให้ไม่มีใครสามารถเข้าถึงได้โดยไม่ต้องใช้รหัสผ่านที่ถูกต้อง คุณสามารถ จำกัด เนื้อหาที่สามารถแก้ไขได้ภายในเอกสารและวิธีที่สามารถแก้ไขได้ คุณสามารถเพิ่มลายเซ็นดิจิทัลเพื่อให้แน่ใจว่าไม่มีใครสามารถใช้คนจรจัดกับเอกสารได้ และคุณสามารถทำเครื่องหมายเอกสารว่าเป็นที่สุดเพื่อให้ผู้อื่นรู้ว่ามันไม่ได้ถูกเปลี่ยนแปลงตั้งแต่คุณบันทึกครั้งสุดท้าย

สำหรับเทคนิคเหล่านี้ฉันใช้ Word รุ่นล่าสุดของ Office 365 ตัวเลือกที่ฉันครอบคลุมที่นี่นั้นใช้งานได้เหมือนกันใน Word 2016, 2013 และ 2010 อย่างไรก็ตามความสามารถในการทำเครื่องหมายเอกสารเป็นขั้นสุดท้ายและทำให้อ่านได้อย่างเดียวคือสองตัวเลือกที่แยกจากกันใน Word 365 และหนึ่งตัวเลือกรวมเดียวในรุ่นอื่น ๆ ของ Word

ป้องกันเอกสาร

ในการเริ่มต้นให้เปิดเอกสารใน Microsoft Word ที่คุณต้องการป้องกัน คลิกที่เมนูไฟล์แล้วคลิกที่ปุ่มเพื่อป้องกันเอกสาร จากเมนูป้องกันเอกสารให้เลือกตัวเลือกแรกเพื่อ เปิดอ่านอย่างเดียว เสมอ



อ่านเท่านั้น

บันทึกเอกสารจากนั้นเปิดใหม่ Word กะพริบข้อความที่ผู้เขียนต้องการให้คุณเปิดเป็นแบบอ่านอย่างเดียวเว้นแต่คุณจะต้องทำการเปลี่ยนแปลง คลิกใช่เพื่อเปิดเอกสารในโหมดอ่านอย่างเดียว แน่นอนทุกคนสามารถพูดไม่ได้และเปิดเอกสารในโหมดแก้ไข เป้าหมายคือทำให้ผู้คนเปิดเอกสารเป็นแบบอ่านอย่างเดียวได้ง่ายขึ้นเพื่อลดโอกาสในการเปลี่ยนแปลงที่ไม่ตั้งใจ



เข้ารหัสด้วยรหัสผ่าน

หากต้องการปิดใช้งานตัวเลือกอ่านอย่างเดียวให้เปิดเอกสารในโหมดแก้ไข คลิกที่เมนูไฟล์แล้วเลือกป้องกันเอกสาร จากเมนูป้องกันเอกสารให้เลือกตัวเลือกเพื่อ เปิดอ่านอย่างเดียว เสมอ อยู่ที่หน้าจอเดิมและคลิกปุ่มป้องกันเอกสารอีกครั้ง เวลานี้เลือกตัวเลือกเพื่อ เข้ารหัสด้วยรหัสผ่าน



สร้างรหัสผ่าน

ที่หน้าต่าง Encrypt Document ให้สร้างรหัสผ่านและคลิกตกลง อย่าลืมใช้รหัสผ่านที่ซับซ้อน แต่น่าจดจำ หากคุณลืมรหัสผ่าน Microsoft ไม่มีวิธีเรียกคืนหรือรีเซ็ตซึ่งหมายความว่าคุณจะไม่สามารถเข้าถึงเอกสารได้ พิมพ์รหัสผ่านอีกครั้งเพื่อยืนยัน คลิกตกลง

บันทึกและปิดเอกสาร เปิดใหม่อีกครั้ง พิมพ์รหัสผ่านเพื่อเข้าถึงเอกสาร คลิกตกลง



ลบรหัสผ่าน

ในการลบรหัสผ่านให้คลิกเมนูไฟล์แล้วเลือกป้องกันเอกสาร คลิกที่ตัวเลือกเพื่อ เข้ารหัสด้วยรหัสผ่าน ที่หน้าต่าง Encrypt Document ให้ลบจุดที่ปิดบังรหัสผ่านของคุณ คลิกตกลง บันทึกและปิดเอกสาร ครั้งต่อไปที่คุณเปิดมันคุณจะไม่ได้รับรหัสผ่าน



จำกัด การแก้ไข

คลิกที่เมนูไฟล์แล้วกลับไปที่ปุ่มป้องกันเอกสาร เลือกตัวเลือกเพื่อ จำกัด การแก้ไข

เอกสารของคุณจะแสดงบานหน้าต่าง Restrict Editing ทางด้านขวาสำหรับการจัดรูปแบบและการแก้ไขข้อ จำกัด ที่นี่คุณสามารถให้สิทธิ์แก่ผู้คนในการอ่านเอกสารของคุณรวมถึงเลือกสิ่งที่พวกเขาสามารถแก้ไขและวิธีได้



ข้อ จำกัด การจัดรูปแบบ

ทำเครื่องหมายที่ช่องเพื่อ จำกัด การจัดรูปแบบเป็นสไตล์ที่เลือก เพื่อป้องกันไม่ให้ผู้คนเปลี่ยนการจัดรูปแบบเอกสารของคุณผ่านคุณสมบัติลักษณะของ Word คลิกที่ลิงค์สำหรับการตั้งค่า ในหน้าต่างป๊อปอัปการ จำกัด การจัดรูปแบบจะอนุญาตให้ใช้ลักษณะทั้งหมดตามค่าเริ่มต้น คุณสามารถรักษาได้ตามที่เป็นอยู่เปลี่ยนเป็นค่าต่ำสุดที่แนะนำหรือเปลี่ยนเป็นไม่มี หากคุณไม่แน่ใจว่าจะเลือกการตั้งค่าใดให้เลือกการตั้งค่าขั้นต่ำที่แนะนำ

คุณสามารถตรวจสอบหนึ่งในสามตัวเลือกภายใต้การจัดรูปแบบเพื่อให้การจัดรูปแบบอัตโนมัติแทนที่ข้อ จำกัด บล็อกความสามารถในการสลับชุดรูปแบบหรือบล็อกความสามารถในการสลับชุด QuickStyle หากคุณไม่แน่ใจให้ปล่อยการตั้งค่าทั้งสามนี้ไว้ คลิกตกลงเพื่อปิดหน้าต่างการ จำกัด การจัดรูปแบบ



การแก้ไขข้อ จำกัด

ภายใต้ข้อ จำกัด การแก้ไขให้ทำเครื่องหมายที่ช่องเพื่ออนุญาตเฉพาะการแก้ไขประเภทนี้ในเอกสาร คลิกที่เมนูแบบเลื่อนลงใต้ ขณะนี้คุณสามารถเลือกจากสี่ตัวเลือก: การเปลี่ยนแปลง ที่ติดตามจะเปิดการติดตามการเปลี่ยนแปลงสำหรับผู้อ่านเอกสารของคุณและ จำกัด การแก้ไขประเภทอื่นทั้งหมด ความคิดเห็น อนุญาตให้ผู้อ่านแทรกความคิดเห็นในเอกสารของคุณ แต่ไม่ต้องทำการแก้ไขอื่น ๆ การกรอกแบบฟอร์ม ช่วยให้ผู้อ่านกรอกแบบฟอร์มที่คุณสร้างขึ้น แต่ไม่สามารถเปลี่ยนรูปแบบเหล่านั้นได้ และ ไม่มีการเปลี่ยนแปลง (อ่านอย่างเดียว) ทำให้เอกสารของคุณอยู่ในโหมดอ่านอย่างเดียวจึงไม่สามารถทำการเปลี่ยนแปลงได้ เลือกตัวเลือกที่คุณต้องการ



ข้อยกเว้น

หากคุณเลือกตัวเลือกสำหรับความคิดเห็นหรือไม่มีการเปลี่ยนแปลง (อ่านอย่างเดียว) คุณสามารถสร้างข้อยกเว้นสำหรับทุกคนที่จะสามารถแก้ไขบางส่วนของเอกสาร ในส่วนข้อยกเว้นทำเครื่องหมายที่กล่องสำหรับทุกคนและเลือกส่วนใด ๆ ของเอกสารที่คุณต้องการให้ทุกคนสามารถแก้ไขได้



บังคับใช้การป้องกัน

ในที่สุดคลิกที่ตัวเลือกสำหรับ ใช่เริ่มบังคับใช้การป้องกัน พิมพ์และพิมพ์รหัสผ่านอีกครั้งแล้วคลิกตกลง บันทึกและปิดเอกสาร เปิดใหม่อีกครั้ง ตอนนี้ตัวควบคุมการแก้ไขบน Ribbon เป็นสีเทา คลิกในส่วนใด ๆ ของเอกสารที่คุณอนุญาตให้แก้ไขและสามารถเข้าถึงตัวควบคุมได้



ปิดการป้องกัน

หากต้องการปิดการป้องกันให้คลิกที่แท็บตรวจสอบและคลิกที่ไอคอนเพื่อ จำกัด การแก้ไข คลิกที่ปุ่ม Stop Protection ที่ด้านล่างของบานหน้าต่าง Restrict Editing พิมพ์รหัสผ่านและคลิกตกลง จากนั้นให้ยกเลิกการเลือกตัวเลือกสำหรับข้อ จำกัด การจัดรูปแบบและการแก้ไขที่ปรากฏที่ด้านบนขวา



เพิ่มลายเซ็นดิจิทัล

คลิกที่เมนูไฟล์แล้วกลับไปที่ปุ่มป้องกันเอกสาร เลือกตัวเลือกเพื่อ เพิ่มลายเซ็นดิจิทัล สิ่งนี้จะบอกคนที่อ่านเอกสารของคุณว่าคุณและไม่ได้ลงชื่ออื่นแสดงว่าคุณเป็นคนสุดท้ายที่จะแก้ไขและบันทึก



ใบรับรองการลงนาม

ในการสร้างลายเซ็นดิจิทัลคุณจะต้องมีใบรับรองการลงนาม ครั้งแรกที่คุณทำเช่นนี้ Word จะกระพริบข้อความ: "ในการลงนามในเอกสาร Microsoft Office ที่คุณต้องการลายเซ็นดิจิทัลคุณต้องการขอรับจากพันธมิตร Microsoft เดี๋ยวนี้หรือไม่" คลิกใช่ หน้าสนับสนุนของ Microsoft จะปรากฏขึ้นเพื่อช่วยคุณค้นหา ID ดิจิทัล ลองลิงค์สำหรับผู้ให้บริการที่หลากหลายเพื่อรับรหัสดิจิทัล จากนั้นคลิกที่ลิงค์ที่หน้าเว็บเพื่อเพิ่มหรือลบลายเซ็นดิจิทัลในไฟล์ Office เลื่อนหน้าลงเพื่อเรียนรู้วิธีเพิ่มลายเซ็นดิจิทัล

หลังจากที่คุณมี ID ดิจิทัลกลับไปที่ปุ่มป้องกันเอกสารแล้วคลิกอีกครั้งที่ตัวเลือกเพื่อ เพิ่มลายเซ็นดิจิทัล ที่หน้าต่าง Sign ให้กรอกฟิลด์ที่จำเป็นแล้วคลิกปุ่ม Sign คุณอาจถูกขอให้ยืนยันลายเซ็นดิจิทัล คลิกตกลง

ขณะนี้เอกสารของคุณมีการเซ็นชื่อแบบดิจิทัลและอ่านอย่างเดียว Word อธิบายว่าเอกสารได้รับการลงนามและทำเครื่องหมายว่าเป็นที่สุดและหากใครก็ตามที่ยุ่งกับมันลายเซ็นจะไม่ถูกต้อง ทุกคนที่เปิดเอกสารจะเห็นประกาศลายเซ็นดิจิทัลของคุณ



ทำเครื่องหมายว่าสุดท้าย

สุดท้ายหากคุณไม่สามารถหรือไม่ต้องการใช้ลายเซ็นดิจิทัลคุณยังสามารถทำเครื่องหมายเอกสารว่าเป็นที่สุด คลิกที่เมนูไฟล์แล้วกลับไปที่ปุ่มป้องกันเอกสาร เลือกตัวเลือกเพื่อ ทำเครื่องหมายว่าสุดท้าย

ข้อความป๊อปอัปแจ้งให้คุณทราบ: "เอกสารนี้จะถูกทำเครื่องหมายเป็นขั้นสุดท้ายและบันทึกแล้ว" คลิกตกลง ข้อความอื่นปรากฏขึ้นและบอกคุณ: "เอกสารนี้ถูกทำเครื่องหมายเป็นขั้นสุดท้ายเพื่อระบุว่าการแก้ไขเสร็จสมบูรณ์และเป็นเวอร์ชันสุดท้ายของเอกสารเมื่อเอกสารถูกทำเครื่องหมายเป็นขั้นสุดท้ายคุณสมบัติสถานะจะถูกตั้งเป็น 'รอบสุดท้าย' และ พิมพ์คำสั่งการแก้ไขและเครื่องหมายการพิสูจน์อักษรจะถูกปิดคุณสามารถรับรู้ว่าเอกสารถูกทำเครื่องหมายเป็นขั้นสุดท้ายเมื่อไอคอนทำเครื่องหมายเป็นขั้นสุดท้ายแสดงในแถบสถานะ " คลิกตกลง



แก้ไขต่อไป

เมื่อมีคนเปิดเอกสารข้อความจะปรากฏขึ้นที่ด้านบน: "MARKED AS FINAL ผู้เขียนทำเครื่องหมายว่าเอกสารนี้เป็นขั้นสุดท้ายเพื่อไม่ให้มีการแก้ไข" ปุ่มแก้ไขยังไงก็ปรากฏขึ้น หากมีคนคลิกที่ปุ่มนั้นเขาหรือเธอยังคงสามารถแก้ไขและบันทึกเอกสารใหม่ได้ แต่จากนั้นเอกสารจะแสดงให้คุณเห็นในฐานะผู้แต่งและอีกคนหนึ่งว่าเป็นผู้แก้ไขล่าสุด ดังนั้นเป้าหมายสูงสุดที่นี่ไม่ได้เป็นการห้ามไม่ให้ใครบางคนจากการแก้ไขเอกสาร แต่เพื่อบอกผู้อ่านว่าเอกสารเป็นที่สิ้นสุดและคุณควรปรากฏเป็นทั้งผู้แต่งและผู้ที่แก้ไขล่าสุด