Google ไดรฟ์สำหรับการตรวจสอบและให้คะแนนการทำงาน

Google Drive for Work เริ่มต้นที่ 5 ดอลลาร์ต่อผู้ใช้ต่อเดือนสำหรับแผนขั้นพื้นฐานและเป็นตัวเลือกที่แข็งแกร่งสำหรับลูกค้าธุรกิจขนาดกลางและขนาดย่อม (SMB) ที่กำลังมองหาโซลูชันระบบจัดเก็บข้อมูลบนคลาวด์สำหรับธุรกิจหรือเครื่องมือจัดการเอกสารที่เด่น ในด้านบริการการจัดเก็บข้อมูล Google Drive for Work มีคุณสมบัติที่ยอดเยี่ยม แต่การผลักดันไปยัง Google G Suite ที่แข็งแกร่งและบางครั้งก็ไม่สามารถหลีกเลี่ยงได้จะเพิ่มภาระที่ไม่จำเป็นสำหรับองค์กรบางแห่งส่งผลให้ได้รับการจัดอันดับเล็กน้อย ธุรกิจ Egnyte

คุณสามารถทดลองใช้ได้ฟรีผ่านการทดลองใช้ 30 วันโดยไม่ต้องใช้บัตรเครดิต หลังจากช่วงทดลองใช้สิ้นสุดลงมีแผนสองแผนให้เลือก: G Suite Basic และ G Suite Business G Suite Basic ให้พื้นที่เก็บข้อมูล 30 GB ปฏิทินในตัวที่อยู่อีเมลธุรกิจและผู้ดูแลระบบพื้นฐานและการควบคุมความปลอดภัย G Suite Business ($ 10 ต่อผู้ใช้ต่อเดือน) มอบทุกสิ่งที่แผนพื้นฐานทำและเพิ่มการควบคุมของผู้ดูแลระบบขั้นสูงการเก็บถาวรอย่างปลอดภัยสำหรับเอกสารสำคัญทางธุรกิจและพื้นที่เก็บข้อมูลไม่ จำกัด (หรือ 1 TB ต่อผู้ใช้หากคุณมีผู้ใช้น้อยกว่าห้าคน) ทั้งแผนพื้นฐานและแผนธุรกิจจะให้การสนับสนุนทางอีเมลและโทรศัพท์ตลอด 24 ชั่วโมงทุกวัน Google Drive for Work เป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมสำหรับการทำงานร่วมกันและแก้ไขเอกสาร

ในด้านการจัดการเอกสารผลิตภัณฑ์ยังทำได้ดี แต่หากคุณต้องการการจัดการงานและเวิร์กโฟลว์ดังนั้น Zoho Docs Standard Editors 'Choice จึงเป็นทางเลือกที่ดีกว่า

เริ่มต้นใช้งาน Google Drive

ในการลงทะเบียนคุณจะต้องให้ข้อมูลติดต่อชื่อธุรกิจจำนวนพนักงานของคุณและเลือกชื่อโดเมนของคุณ หากคุณไม่มีคุณสามารถซื้อโดเมนผ่าน Google หรือบริการเว็บโฮสติ้งอื่น สุดท้ายคุณตั้งรหัสผ่านและพิสูจน์ว่าคุณไม่ใช่หุ่นยนต์ด้วยการระบุชุดของภาพ ก่อนที่จะไปเพิ่มเติมคุณต้องยืนยันโดเมนของคุณซึ่งคุณสามารถทำได้หลายวิธีรวมถึงการเพิ่มโค้ด HTML บางส่วนไปยังเว็บไซต์ของคุณและอัปโหลดไฟล์ข้อความไปยังบริการโฮสติ้งของคุณ เราลองใช้วิธีที่ต่างกันสองสามวิธีและประสบความสำเร็จกับตัวเลือก HTML เท่านั้น ข่าวดีก็คือถ้าคุณไม่ประสบความสำเร็จคุณ (ในฐานะผู้ดูแลบัญชี) สามารถติดต่อฝ่ายสนับสนุนของ Google ทางโทรศัพท์อีเมลหรือแชท

ส่วนติดต่อผู้ใช้ของ Google Drive for Work (UI) นั้นเรียบง่าย ในฐานะผู้ดูแลระบบคุณมีแดชบอร์ดของคุณเองซึ่งคุณสามารถตั้งค่าโปรไฟล์ บริษัท ดูรายงานการใช้งานจัดการอุปกรณ์เลือกแอพ Google ที่ บริษัท ของคุณจะใช้ตั้งค่าเครือข่ายและเพิ่มและจัดการผู้ใช้ คุณยังสามารถย้ายข้อมูลอีเมลรายชื่อติดต่อและปฏิทินไปยังบัญชีของคุณ

Google Drive for Business ดูเหมือนกับ Google Drive ข้อแตกต่างคือครั้งแรกที่คุณเข้าสู่ระบบคุณจะได้รับการแจ้งเตือนถึงความจริงที่ว่าคุณมีพื้นที่เก็บข้อมูลไม่ จำกัด ซึ่งแตกต่างจากผลิตภัณฑ์สำหรับผู้บริโภคที่มีขนาด 15 GB อย่างไรก็ตามคุณสามารถอัปเกรดเป็น 100 GB ($ 1.99 ต่อเดือน) หรือ 1 TB ($ 9.99 ต่อเดือน)

การแบ่งปันเอกสารและการทำงานร่วมกัน

การแชร์ทำงานในลักษณะเดียวกับที่ทำบน Google ไดรฟ์ คุณสามารถแบ่งปันไฟล์ทีละหนึ่งหรือทั้งโฟลเดอร์ในคราวเดียว คุณสามารถแก้ไขไฟล์ Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint และ Microsoft Word ได้โดยไม่ต้องแปลงไฟล์ นี่เป็นการอัปเกรดที่ดีแม้ว่าคุณจะสามารถแสดงความคิดเห็นในไฟล์ Google ได้เท่านั้น สำหรับแต่ละโฟลเดอร์และไฟล์คุณสามารถแก้ไขการตั้งค่าการแชร์ทำให้เป็นแบบสาธารณะผู้ใช้บางคนหรือทุกคนที่มีลิงก์สามารถมองเห็นได้ ไม่มีวิธีที่ชัดเจนในการแชร์ไฟล์และโฟลเดอร์ใหม่ ดังนั้นทางออกที่ดีที่สุดของคุณคือการสร้างหนึ่งโฟลเดอร์เพื่อจัดเก็บไฟล์และโฟลเดอร์ย่อยทั้งหมดที่คุณต้องการแบ่งปัน หากคุณมีพนักงานจำนวนมากคุณสามารถสร้างกลุ่มเพื่อแบ่งปันได้ง่ายขึ้น ในความเป็นจริงคุณควรสร้างกลุ่มมิฉะนั้นคุณจะต้องจำที่อยู่อีเมลของทุกคนและความเสี่ยงที่จะปล่อยให้ใครบางคน

คุณสามารถเชิญผู้ใช้ให้ตั้งค่าบัญชีหรือเพิ่มผู้ใช้ในกรณีนี้คุณจะต้องกำหนดรหัสผ่านชั่วคราวให้พวกเขา นอกจากนี้คุณยังสามารถเพิ่มผู้ใช้เป็นกลุ่มได้ด้วยการอัปโหลดไฟล์ CSV จากคอนโซลผู้ดูแลระบบคุณสามารถรีเซ็ตรหัสผ่านของผู้ใช้และเปลี่ยนชื่อลบหรือระงับผู้ใช้ เมื่อคุณเชิญผู้ใช้ใหม่พวกเขาจะได้รับที่อยู่อีเมลพร้อมโดเมนของคุณ ผู้ใช้ทุกคนสามารถเข้าถึงไดรฟ์ซึ่งมีไฟล์และโฟลเดอร์ชื่อ "Shared with Me" ซึ่งอธิบายตนเองได้ คุณยังสามารถดูไฟล์ที่เปิดล่าสุดและไฟล์ที่ติดดาว (ซึ่งเป็นไฟล์ที่คุณทำเครื่องหมายว่าเป็นรายการโปรด)

หากคุณเป็นผู้ใช้ Google Drive บ่อยครั้งคุณอาจสังเกตเห็นว่าคุณไม่สามารถควบคุมเอกสารและโฟลเดอร์ที่แชร์กับคุณได้ตลอดเวลา Google ลดเลือนริ้วรอยนี้และผู้ใช้สามารถย้ายไฟล์ที่แชร์ไปยังโฟลเดอร์ต่าง ๆ และเพิ่มไฟล์ไปยังโฟลเดอร์ที่แชร์ได้ ก่อนหน้านี้เรามักจะมีปัญหาในการค้นหาไฟล์ที่แชร์เพราะพวกเขาไม่ได้จัดระเบียบแบบที่เราชอบ

นอกจาก Google Drive แล้ว Google App for Work ยังมีอีเมลปฏิทินและซอฟต์แวร์อื่น ๆ ของ Google อย่างไรก็ตามปัจจุบัน Google ไม่มีเครื่องมือการจัดการโครงการหรือวิธีการจัดการงานเป็นทีม สำหรับสิ่งนี้คุณควรดู Zoho Docs Standard ซึ่งเป็นตัวเลือกบรรณาธิการของเราในการจัดการเอกสารและโครงการ Zoho คู่กันซึ่งได้รับทางเลือกจากบรรณาธิการของเราด้วย

Google Drive for Work มีแอปสำหรับ Android และ iOS ซึ่งคุณสามารถดูแก้ไขและแชร์ไฟล์ได้เช่นเดียวกับที่คุณทำบนคอมพิวเตอร์ของคุณ เจ้าของบัญชียังสามารถดาวน์โหลดแอป Google Admin สำหรับ Android และ iOS ขณะนี้ผู้ใช้ Android สามารถใช้ประโยชน์จากแอดออนสำหรับเอกสารและชีตเช่น DocuSign สำหรับ e-signatures และ Scanbot สำหรับการสแกนมือถือ นอกจากนี้สำหรับเจ้าของ Google Pixel มีตัวเลือกการสำรองข้อมูลที่คุ้มค่าที่จะดูใกล้

อย่างไรก็ตาม Google Drive for Work ยังมีการสแกนเอกสารที่ติดตั้งอยู่ในเวอร์ชันมือถือ ใช้โทรศัพท์ของคุณคุณสามารถสแกนภาพถ่ายและตีความข้อความโดยใช้การรู้จำอักขระด้วยแสง (OCR) ความสามารถนี้ยังทำงานกับไฟล์ PDF ใด ๆ ที่คุณอาจเก็บไว้ใน Google ไดรฟ์ โดยรวมแล้วฟังก์ชั่นสแกนนี้มี UI ที่สะดวกสบายและไม่น่าเชื่อใจเช่นกัน การสแกนภาพนั้นง่ายเหมือนการเลือก "ใช้กล้อง" ในกล่องโต้ตอบ "เพิ่มเอกสารใหม่"

อย่างไรก็ตามในขณะที่ Google แจ้งว่า OCR ถูกรวมเข้ากับความสามารถในการสแกนนี้การทดสอบของเราไม่ได้ผลลัพธ์ที่แม่นยำมากนัก การค้นหาข้อความจะถูกลดตำแหน่งลงในไฟล์ PDF และหากคุณเปิด PDF post-OCR ก็สามารถแสดงข้อความที่ค่อนข้างหยาบได้ ตัวอย่างเช่นเราไม่ต้องการลองทำอาหารจากความพยายามที่ดีที่สุด:

คุณไม่สามารถบอกแอพ Google Drive บนมือถือให้บันทึกสูตรนี้เป็นไฟล์ PDF หรือแม้แต่แปลงเป็นหนึ่งในภายหลังโดยใช้เว็บ UI คุณอาจพบโปรแกรมเสริมของบุคคลที่สามที่จะทำใน Chrome แต่เราทดสอบความสามารถของแอพมือถือสำหรับการตรวจสอบนี้เท่านั้น ให้ลองนึกถึงคุณสมบัติการสแกนบนอุปกรณ์พกพาใน Google ไดรฟ์ซึ่งเป็นวิธีการนำเข้ารูปภาพมากกว่าดำเนินการ OCR โดยเฉพาะกับเอกสารจำนวนมาก หากนั่นคือภารกิจของคุณคุณควรใช้แอพสแกนมือถือ Editors 'Choice ผู้ชนะ Abbyy FineScanner หรือ Evernote Scannable

เมื่อคุณต้องการความช่วยเหลือคุณสามารถเข้าถึงฐานความรู้และฟอรัมชุมชนของ Google เนื่องจาก Google ให้บริการซอฟต์แวร์สำหรับผู้บริโภคและธุรกิจที่มีชื่อเหมือนกันบางครั้งจึงอาจยากที่จะค้นหาสิ่งที่คุณต้องการ ผู้ดูแลระบบยังสามารถรับการสนับสนุนได้ตลอด 24/7 ทางโทรศัพท์อีเมลหรือแชท

ความปลอดภัยและบูรณาการ

Google Drive ปฏิบัติตามหลักเกณฑ์อุตสาหกรรมในด้านความปลอดภัยซึ่งหมายความว่าสอดคล้องกับ ISO 27001, SOC2 และ SOC3 นอกจากนี้ Google จะลงนามในข้อตกลงการปฏิบัติตามกฎหมายประกันสุขภาพและความรับผิดชอบต่อการพกพา (HIPAA) ซึ่งเป็นข้อกำหนดขั้นต่ำสำหรับการใช้ผลิตภัณฑ์เก็บข้อมูลบนคลาวด์ใด ๆ ในอุตสาหกรรมการดูแลสุขภาพ ข้อมูลจะถูกเข้ารหัสที่เหลือด้วยมาตรฐานการเข้ารหัสขั้นสูง 256 บิต (AES) ระดับทหารและข้อมูลที่ถ่ายโอนไปยังและจาก Google จะได้รับการป้องกันด้วย Secure Socket Layer (SSL) เสมอ ข้อเสียเพียงอย่างเดียวคือไม่มีกลไกปัจจุบันสำหรับคีย์การเข้ารหัสที่จัดการโดยลูกค้า Google ไดรฟ์ยังให้การสนับสนุนอย่างเต็มที่สำหรับการรับรองความถูกต้องแบบหลายปัจจัย (MFA) เพื่อป้องกันผู้โจมตี เมื่อรวมกับโซลูชันการตรวจสอบไฟล์ที่ยอดเยี่ยมทำให้รู้สึกปลอดภัยกับผลิตภัณฑ์นี้

เทคโนโลยีทั้งหมดของ Google สร้างขึ้นจากชุดอินเตอร์เฟสการเขียนโปรแกรมประยุกต์ที่เป็นเงา (API) Google Drive ไม่มีข้อยกเว้นสำหรับเรื่องนี้ การซิงค์รหัสผ่าน Active Directory (AD) มีให้สำหรับผู้ใช้ระดับองค์กรผ่าน G Suite Password Sync (GSPS) เพื่อให้การจัดการบัญชี G Suite ง่ายขึ้นเล็กน้อย มันไม่ได้รวมโดยตรงกับการจัดการบัญชีเต็มรูปแบบ แต่ทำงานได้ดีพอ นอกจากนี้ยังมีตัวเชื่อมต่อแอปของบุคคลที่สามให้เลือกมากมายสำหรับผู้ที่ต้องการ สำหรับองค์กรที่ต้องการมากกว่านี้คุณสามารถเข้าถึง API สาธารณะหลังจากขั้นตอนการสมัครสั้น ๆ จากนั้นให้นักพัฒนาซอฟต์แวร์ของคุณใช้เพื่อรวมและปรับแต่งประสบการณ์การใช้ Google Drive for Work ของคุณ

การแบ่งปัน Doc ที่เป็นแบบอย่างและการเข้าถึงแบบออฟไลน์

โดยรวมแล้ว Google Drive for Work มอบโซลูชั่นการทำงานร่วมกันและการจัดเก็บข้อมูลที่ครอบคลุมบนแพลตฟอร์มแอป G Suite ที่ปลอดภัยและมีประสิทธิภาพสูง ส่วนที่ดีที่สุดของ Google Drive for Work คือเครื่องมือแก้ไขและแบ่งปันรวมถึงการเข้าถึงออฟไลน์ที่ไม่ต้องแบ่งแยกซึ่งเหมาะสำหรับผู้ที่ต้องการทำงานบนท้องถนนเมื่อการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตไม่น่าเชื่อถือ นอกจากนี้ยังเป็นเรื่องดีที่ผู้ดูแลระบบสามารถเข้าถึงการสนับสนุนสดผ่านโทรศัพท์อีเมลและการแชทซึ่งต่างจากผลิตภัณฑ์อื่น ๆ ของ Google โดยส่วนใหญ่ไม่เหมือนพึ่งพาบทความและฟอรัมช่วยเหลือ ส่วนประกอบ G Suite ทั้งหมดมีคุณภาพสูงและเข้าถึงได้ดังนั้นจึงเป็นตัวเลือกที่น่าสนใจสำหรับลูกค้าในตลาดสำหรับแพลตฟอร์มการผลิตใหม่นอกเหนือจากการจัดการเอกสารหรือที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ และสำหรับผู้ที่ใช้แอพ G Suite ของ Google อยู่แล้วมันเป็นเกมง่ายๆ

อย่างไรก็ตามการใช้เพื่อประโยชน์อย่างเต็มรูปแบบนั้นจำเป็นต้องซื้ออย่างน้อยที่สุดในกลุ่มผลิตภัณฑ์ Google ซึ่งไม่เหมาะกับธุรกิจทุกประเภทที่หลายคนมีมาตรฐานในการแก้ไขปัญหาอื่น ๆ สำหรับปัญหาเหล่านั้นแล้วและไม่จำเป็นต้องโยกย้าย ดังนั้นหากคุณกำลังมองหาโซลูชันการจัดการเอกสารโดยเฉพาะหรือแพลตฟอร์มการจัดเก็บข้อมูลบนคลาวด์แบบธุรกิจง่ายๆ Google Drive for Work อาจมีปัญหาในการแข่งขันกับทางเลือกของบรรณาธิการ Zoho Docs Standard หรือ Dropbox Business และ Egnyte Business ตามลำดับแม้จะมีเสน่ห์ ราคาและชุดคุณสมบัติ