จัดระเบียบ: วิธีเริ่มเป็นระเบียบมากขึ้น

? wmode = transparent "คุณต้องการรู้อะไรเกี่ยวกับการจัดระเบียบ"

นั่นเป็นคำถามที่ฉันถามเพื่อนร่วมงานและเพื่อน ๆ ทุกครั้งเพื่อให้ได้แนวคิดสำหรับคอลัมน์นี้ ครั้งสุดท้ายที่ฉันถามคนมากกว่าหนึ่งคนตอบว่า "ฉันจะเริ่มได้อย่างไร"

ถ้าฉันจะเขียนคู่มือผู้เริ่มต้นเพื่อการจัดระเบียบมันก็จะนำไปสู่คำแนะนำที่สำคัญอย่างหนึ่ง: แบ่งโครงการของคุณออกเป็นชิ้นเล็ก ๆ

การแบ่งเป้าหมายออกเป็นเป้าหมายที่เล็กลงและภารกิจประจำวันมีความสำคัญต่อความสำเร็จ ทุกคนจัดระเบียบทำ แต่บทความแนะนำไม่ได้ทำให้ชัดเจน ฉันคิดว่ามันต้องมีความชัดเจน มันสำคัญมากที่คุณไม่ควรปัดเศษมัน

ความลับที่แท้จริงในการจัดระเบียบคือการหาวิธีที่จะทำให้ตัวเองทำสิ่งที่จำเป็นสำหรับองค์กรที่จะเกิดขึ้นและดำเนินการต่อไป คุณต้องสามารถกำหนดการกระทำได้ - และนั่นคือสิ่งที่ทำให้เป้าหมายแตกหัก

ตำแหน่งที่จะเริ่มต้นจัดระเบียบ

ก่อนที่คุณจะจัดระเบียบคุณต้องมีเป้าหมาย

"ฉันต้องการที่จะเป็นระเบียบมากขึ้น" ไม่ใช่เป้าหมาย ลองนึกภาพว่าคุณต้องการอะไรจริงๆ ลองใส่มันเป็นคำ และพยายามทำให้คำเหล่านั้นเป็นบวกและสามารถดำเนินการได้มากกว่าเชิงลบ

สมมติว่าคุณรู้สึกว่าอีเมลของคุณไม่สามารถควบคุมได้ คุณต้องการจัดระเบียบอีเมล

เป้าหมายที่กำหนดไว้ในเชิงลบ: "อีเมลของฉันยุ่งเหยิงและฉันไม่ต้องการให้เป็นเช่นนั้นอีกต่อไป"

เป้าหมายที่กำหนดไว้ในเชิงบวก: "ฉันต้องการค้นหาอีเมลได้ตลอดเวลาเมื่อต้องการ"

เป้าหมายในเชิงบวกและดำเนินการได้มุ่งเน้นไปที่สิ่งที่คุณต้องการจะ ทำ ("ค้นหาอีเมลอย่างรวดเร็ว") เป้าหมายที่มองผ่านการเอียงเชิงลบเพียงแค่เรียกคืนปัญหาที่อีเมลของคุณยุ่งและคุณไม่มีความสุขกับมัน

นี่เป็นอีกตัวอย่าง:

เป้าหมายที่กำหนดไว้ในเชิงลบ : "ฉันมีเอกสารมากเกินไปพวกเขายุ่งเหยิงบนโต๊ะทำงานของฉันและทำให้เกิดการรบกวนและฉันเกลียดมัน" (สังเกตว่าไม่มีภาพที่ชัดเจนของสิ่งที่คุณต้องการจะเกิดขึ้นหรือวิธีที่คุณต้องการให้สถานการณ์เปลี่ยนไป)

เป้าหมายที่กำหนดไว้ในเชิงบวก: "ฉันต้องการพื้นที่ทำงานที่เรียบง่ายซึ่งเอื้อต่อการช่วยฉันโฟกัสฉันต้องการยกระดับคอมพิวเตอร์และพลังของ OCR และค้นหาให้มีประสิทธิภาพมากขึ้นในการค้นหาเอกสารสำคัญ" (สังเกตการเน้นคำพูดในเชิงบวกเช่น "โฟกัส" และ "มีประสิทธิภาพ")

คุณต้องนึกภาพว่าคุณต้องการอะไรและนำไปใส่ในคำพูดเชิงบวกคำที่เป็นรูปธรรมและสามารถดำเนินการได้ (ดูเคล็ดลับเพิ่มเติมเกี่ยวกับการตั้งค่าและการบรรลุเป้าหมาย)

วิธีแยกชิ้นส่วนเป้าหมาย

เมื่อคุณมีเป้าหมายและวางไว้เป็นคำคุณต้องแยกแยะมัน

วิธีง่ายๆในการแยกแยะเป้าหมายคือคิดเกี่ยวกับสิ่งที่คุณจะเขียนลงในรายการสิ่งที่ต้องทำประจำวันเพื่อให้บรรลุเป้าหมาย

คุณจะไม่ใส่รายการที่ต้องทำ "สร้างพื้นที่ทำงานที่เรียบง่ายซึ่งเอื้อต่อการโฟกัส" ค่อนข้างคุณอาจจะเขียน:

• ล้างแก้วและถ้วยจากโต๊ะ
• สแกนเอกสารในกล่องจดหมาย
• ฉีกเอกสารที่สแกน
• ยืดสายคอมพิวเตอร์ออกให้ตรง

(ถ้าคุณสูญเสียสิ่งที่อยู่ในรายการสิ่งที่ต้องทำเล็กน้อยในตอนแรกฉันมีการทบทวนการสร้างรายการสิ่งที่ต้องทำที่ดีกว่า)

ตัวอย่าง: Photo Organization Makeover

ฉันต้องการให้คุณตัวอย่างที่ยาวขึ้นของการแบ่งโครงการองค์กรขนาดใหญ่ออกเป็นส่วนย่อย ๆ เพื่อหยอกล้อว่ามันเกิดขึ้นได้อย่างไร

ฉันทำงานกับเพื่อนร่วมงานสเตฟานีในการปรับปรุงรูปถ่ายดิจิทัลทั้งหมด (ซึ่งฉันจะเขียนเกี่ยวกับคอลัมน์ในอนาคตอย่างกว้างขวาง) เธอมีภาพถ่ายหลายพันภาพกระจายออกไปในคอมพิวเตอร์หลายเครื่องและบริการจัดเก็บข้อมูลออนไลน์และเธอแค่ต้องการจัดระเบียบ

1. กำหนดเป้าหมาย ครั้งแรกที่เรานั่งคุยกันเพื่อหารือเกี่ยวกับโครงการนี้ฉันถามเธอว่า "คุณต้องการอะไร? ฉันหยุดเธอก่อนที่เธอจะตอบได้ "ให้ฉันใช้ถ้อยคำใหม่นั้นคุณต้องการทำอะไรกับรูปถ่ายที่คุณทำไม่ได้ตอนนี้?"

สเตฟานีบอกว่าเธอต้องการหารูปถ่ายได้ง่ายไม่ว่าเธอจะใช้อุปกรณ์แบบไหนก็ตาม

2. เข้าใจปัญหา คำถามติดตามของฉันคือ: "ตอนนี้เมื่อคุณมองหารูปคุณเป็นอย่างไรบ้างคุณจำวันที่หรือผู้คนในภาพหรือเหตุการณ์เมื่อถ่ายภาพได้หรือไม่"

สิ่งที่คำถามนี้ถามจริงๆคือ: "เราควรออกแบบวิธีแก้ปัญหาแบบใดเพื่อให้เหมาะกับความต้องการของคุณ"

เธอบอกว่าเธอมักจะจำรูปถ่ายของเธอตามวันที่อย่างคร่าว ๆ เช่น "ในวิทยาลัย" แต่บางครั้งก็ทำให้คนในรูปถ่าย

เราพิจารณาวิธีแก้ปัญหาที่เป็นไปได้สองสามอย่าง แต่ยังไม่ได้ตัดสินใจอะไรเลย บ่อยครั้งที่มันช่วยให้ก้าวไปข้างหน้าด้วยโปรเจ็กต์ขององค์กรสองสามชิ้นดังนั้นดูว่าคำจำกัดความของเป้าหมายของคุณเปลี่ยนไปหรือไม่ยิ่งคุณเรียนรู้เกี่ยวกับปัญหามากขึ้น

3. มอบหมายงานเล็ก ๆ ให้ตัวเอง จากการประชุมของเราสเตฟานีกลับมาพร้อมกับรายการงานสั้น ๆ มันดูเหมือนว่า:

ใช้สินค้าคงคลัง: รายการสถานที่ที่เก็บรูปถ่ายทั้งในท้องถิ่นและออนไลน์

เปิด Photostream (Stephanie ใช้อุปกรณ์ Apple หลายเครื่องดังนั้นการรวมภาพถ่ายเข้ากับ Photostream ดูเหมือนจะเป็นขั้นตอนที่ง่ายและมีเหตุผล

ดึงรหัสผ่านสำหรับไซต์รูปภาพใด ๆ ที่ไม่ได้ใช้ในขณะนี้

ดาวน์โหลดรูปภาพและข้อมูล Facebook

งานทั้งสี่นี้เป็นขอบเขตของ "ขั้นตอนต่อไป" ของสเตฟานี สังเกตว่ารายการของเธอมีความยาวเพียงไม่กี่รายการ เธอสามารถทำสิ่งเหล่านี้ได้อย่างง่ายดายในหนึ่งวันถ้าเธอล้มตัวลงหรือน้อยกว่าหนึ่งสัปดาห์ถ้าเธอทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อวัน

4. ตั้งกำหนดเวลา วิธีการติดตามงานที่ง่ายและสั้นคือการกำหนดกำหนดเวลา ฉันชอบใช้แอพจัดการงานเช่น Awesome Note หรือ Any.do เพื่อติดตามสิ่งที่ต้องทำของฉัน และ กำหนดกำหนดเวลาให้กับพวกเขา ด้วยโครงการของสเตฟานีฉันไม่รู้ว่าเธอจะกำหนดวันส่งตัวเองหรือไม่ แต่เธอมีกำหนดส่งแบบนุ่มนวลตามเวลาที่เราตัดสินใจว่าเราจะพบกันต่อไปเพื่อดำเนินโครงการต่อ ข้อสันนิษฐานของฉันคือการพบกันครั้งต่อไปของเราบนปฏิทินของเธอและทำให้เธอรู้สึกรับผิดชอบในการทำสิ่งที่เธอบอกว่าเธอจะทำ

มันเป็นการกระทำที่ยาก

ไม่ใช่ทุกคนที่รับผิดชอบต่อตัวเอง ฉันคิดว่าเราทุกคนมีกลยุทธ์ในการทำให้ตัวเองรู้สึกรับผิดชอบเช่นบอกคนอื่นเกี่ยวกับแผนของเราหรือพนันเงินที่เราจะทำหรือไม่ทำอะไร การจดจำงานไม่ยาก เพียงส่งการเตือนบนสมาร์ทโฟนของคุณ มันเป็นการ กระทำ ที่ยาก หากคุณมีงานเล็ก ๆ ที่เฉพาะเจาะจงอย่างน้อยคุณก็จะเพิ่มโอกาสที่คุณจะทำตาม

สุภาษิต "ทุกการเดินทางเริ่มต้นด้วยขั้นตอนเดียว" เป็นจริงทั้งหมด หรือหากคุณต้องการ "การแสดงตัวเป็นเพียงครึ่งหนึ่งของการต่อสู้" พูดถึงเจตนาเดียวกัน คุณต้องให้สิ่งที่ชัดเจนและสามารถกระทำได้กับตัวเองและเวลาที่เหมาะสมในการทำสิ่งนั้น มิฉะนั้นคุณจะไม่เริ่มต้นมากนัก