จัดระเบียบ: รายชื่ออีเมล

สารบัญ

• รับจัดระเบียบ: ติดต่ออีเมล
• วิธีการส่งออกผู้ติดต่อ CSV vs vCard

ในอีเมลผู้ติดต่อของคุณเป็นหนึ่งในสินทรัพย์ระยะยาวที่มีค่าที่สุดที่คุณเป็นเจ้าของ เหล่านี้คือคนที่สนับสนุนงานของคุณขับเคลื่อนชีวิตทางสังคมของคุณและทำให้คุณเป็นมนุษย์ หากคุณกำลังเปลี่ยนงานหรือย้ายไปที่โปรแกรมอีเมลใหม่คุณจะต้องพาคนเหล่านั้นไปกับคุณอย่างแน่นอน

เครือข่ายโซเชียลแอพและบริการมากมายให้คุณเชื่อมต่อโดยตรงไปยังโปรแกรมเว็บเมลหลักรวมถึงบัญชี Microsoft Exchange เพื่อนำเข้าทุกคนที่คุณเคยติดต่อด้วยก่อนหน้านี้โดยอัตโนมัติ ฉันคิดว่านี่เป็นหนึ่งในการใช้เทคโนโลยีที่ทันสมัยที่สุดอย่างน่าประหลาดใจ อย่ารับไปเลย หากคุณสามารถเชื่อมต่อกับผู้คนในเครือข่ายของคุณได้มากกว่าหนึ่งวิธีให้ทำ คุณไม่มีทางรู้ได้เลยว่าเมื่อใดที่บริการอินเทอร์เน็ตหรือ บริษัท จะปิดตัวลงและถ้าคุณเชื่อมต่อกับบางคนในที่เดียวนั่นก็เกือบจะแย่พอ ๆ กับที่ไม่ได้สำรองข้อมูลที่สำคัญที่สุดของคุณ!

ฉันจะแบ่งปันเคล็ดลับและกลเม็ดสำหรับการติดต่อกับผู้ติดต่อที่สำคัญของคุณ จากนั้นฉันจะระบุขั้นตอนวิธีการส่งออกข้อมูลผู้ติดต่อจาก Gmail, Outlook สำหรับ Windows และ Outlook สำหรับ Mac อย่างรวดเร็วซึ่งคุณจะต้องใช้เหตุผลหลายประการ ในขั้นตอนเหล่านี้ส่วนใหญ่คุณจะต้องตัดสินใจว่าคุณจะส่งออกเป็นรูปแบบ CSV หรือ vCard หรือไม่ดังนั้นฉันจึงได้รวมตัวอธิบายสั้น ๆ เกี่ยวกับความแตกต่างที่ท้ายบทความ หนึ่งไม่ได้ "ดี" กว่าอื่น ๆ เพราะทั้งคู่มีข้อดีและข้อเสียของตัวเอง

การรักษาผู้ติดต่อ: เคล็ดลับและเทคนิค

โดยส่วนตัวแล้วฉันไม่ได้ใช้เวลามากในการดูแลรายชื่ออีเมลของฉัน ฉันปล่อยให้ Google และ Outlook บันทึกที่อยู่อีเมลของผู้ติดต่อของฉันแล้วฉันก็พึ่งพาเว็บไซต์และบริการอื่น ๆ เพื่อเชื่อมต่ออยู่สิ่งสำคัญคือ LinkedIn

เครือข่ายออนไลน์สำหรับการเชื่อมต่อมืออาชีพ ฉันละทิ้งนามบัตรทุกเพศทุกวัยที่ผ่านมา เมื่อฉันพบใครบางคนที่ขอนามบัตรฉันบอกพวกเขาว่าฉันจะไม่ใช้พวกเขาอีกต่อไปแล้วเพิ่มว่า "แค่ส่งคำเชิญเข้าร่วม LinkedIn" ฉันไม่ได้เชื่อมต่อกับคนที่ฉันไม่รู้จักบน LinkedIn มีข้อยกเว้นบางประการเช่นเมื่อฉันติดต่อกับคนที่รู้จักกันดีหรือคนที่ฉันติดต่อด้วยแทนที่จะไปทางอื่น แต่ฉันจะบอกว่า 90 เปอร์เซ็นต์หรือมากกว่านั้นของเครือข่าย LinkedIn ของฉันมีคนที่ฉันเคยพบเป็นการส่วนตัว

ฉันรวมเพื่อนไว้ใน LinkedIn ด้วยแม้ว่าฉันจะไม่เคยใช้เว็บไซต์นั้นเพื่อค้นหาเพื่อนของฉันด้วยเหตุผลทางสังคม บางครั้งเพื่อนอาจปรากฏในการค้นหาที่ฉันทำใน LinkedIn เมื่อฉันพยายามค้นหาว่าใครในเครือข่ายของฉันทำงานที่ Company X หรือเป็นผู้เชี่ยวชาญในหัวข้อ Y

แง่มุมหนึ่งของ LinkedIn ที่ฉันชื่นชมจริง ๆ ก็คือมันทำให้แต่ละคนมีหน้าที่เก็บข้อมูลการติดต่อของเขาหรือเธอและ บริษัท ในเครืออยู่เสมอ ไม่ใช่งานของฉันที่จะอัพเดตสมุดรายชื่อสำหรับผู้ติดต่อทั้งหมดของฉัน มันเป็นงาน ของพวกเขา

ในทำนองเดียวกันคุณสามารถใช้ Facebook, Twitter หรือเครือข่ายสังคมออนไลน์ที่คุณเลือกเพื่อรักษารายชื่อผู้ติดต่อของคุณในระดับเดียวกัน ฉันชอบ LinkedIn สำหรับธุรกิจเป็นส่วนใหญ่เพราะผู้คนมักจะกรอกข้อมูล บริษัท ในเครือของพวกเขาทั้งในอดีตและปัจจุบันซึ่งมักเป็นข้อมูลสำคัญที่ฉันต้องรู้เมื่อมองหาคนที่ฉันต้องการเข้าถึง

เคล็ดลับโบนัส: LinkedIn ชอบที่จะช่วยให้คุณค้นหาคนที่คุณรู้จักด้วยการเชื่อมต่อโดยตรงกับบัญชีอีเมลของคุณ แต่คุณสามารถอัปโหลดไฟล์ CSV ไปยัง LinkedIn และช่วยให้คุณจับคู่กับคนที่คุณรู้จักด้วยเช่นกัน เคล็ดลับนี้มีประโยชน์หากคุณส่งออกข้อมูลผู้ติดต่อจากงานเก่าหรือหากบริการอีเมลของนายจ้างปัจจุบันไม่ได้รับการสนับสนุนโดย LinkedIn

แอพพลิเคชั่นที่ ทำได้อย่างง่ายดาย เพื่อเพิ่มรายชื่อผู้ติดต่อ iOS ใหม่ บน iPhone ของฉันฉันใช้แอพที่ชื่อว่า EaseDo ซึ่งเป็นภารกิจเล็ก ๆ ที่ฉันได้มอบหมายให้แอปให้เป็นอัตโนมัติ หนึ่งในนั้นคือ EaseDo คอยจับตาดูบัญชีอีเมลธุรกิจของฉันและเมื่อเห็นอีเมลขาเข้าจากบุคคลใหม่ถามฉันว่าควรเพิ่มบุคคลนั้นในสมุดที่อยู่ iOS ของฉันหรือไม่ มีแอพพลิเคชั่น EaseDo Android เช่นกัน

ฉันใช้สมุดที่อยู่ iOS ของฉันเป็นหลักในการติดต่อส่วนตัว แต่ฉันยังเก็บรายละเอียดของเพื่อนร่วมงานบางคนไว้ด้วยในกรณีที่ฉันต้องติดต่อพวกเขาอย่างรวดเร็วเมื่อฉันไม่อยู่ที่สำนักงาน ฉันก็ชอบที่ EaseDo ไม่เพียง แต่เพิ่มผู้ติดต่อใหม่แต่ละคนโดยอัตโนมัติ แต่ถามฉันก่อนเสมอ

ifttt สำหรับวิธีอื่นในการโยกย้ายผู้ติดต่อ การใช้เว็บไซต์และแอพ iPhone ชื่อ ifttt (ซึ่งหมายถึง "ถ้าเป็นเช่นนั้นแล้ว") คุณสามารถสร้างคำสั่งเช่น "ถ้าฉันเพิ่มรายการใหม่ในรายชื่อผู้ติดต่อ iOS ของฉันจากนั้นป้อนข้อมูลเดียวกันลงในสเปรดชีต Google ไดรฟ์ " และยังมีบริการอื่น ๆ อีกมากมายที่สนับสนุนดังนั้นคุณสามารถทำสิ่งที่คล้ายกับข้อมูลติดต่อจากคนที่คุณรู้จักจาก Facebook อีเมลและที่อื่น ๆ ได้เช่นกัน ซึ่งแตกต่างจาก EaseDo ifttt จะดำเนินการคำสั่งเสมอเมื่อถูกเรียก - มันไม่ถามคุณก่อนว่าควรดำเนินการให้เสร็จหรือไม่ แต่คุณสามารถเปิดและปิดคำสั่งเหล่านี้ได้ตลอดเวลาจากเว็บไซต์หรือแอป ifttt ความสามารถในการปรับแต่งคำสั่งนั้นดีมากและคุณไม่จำเป็นต้องรู้วิธีการเข้ารหัสเพื่อให้สามารถใช้งานได้ มันพร้อมแล้วสำหรับการจุดและคลิกเกือบทั้งหมด

เคล็ดลับโบนัส: ค้นหารายการ "สูตรอาหาร" สาธารณะของ ifttt ( เช่น คำสั่ง) สำหรับ "ผู้ติดต่อ" และคุณจะสามารถค้นหาและใช้คำสั่งซ้ำที่คนอื่นพัฒนาแล้ว โปรดทราบว่าการทำงานอัตโนมัติส่วนใหญ่ที่เขียนด้วย ifttt จะดำเนินต่อไป แต่ไม่จำเป็นต้องโยกย้ายข้อมูลที่คุณมีอยู่แล้ว