จัดระเบียบ: 10 กลยุทธ์สำหรับรายการที่ต้องทำที่ดีกว่าและมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น

รายการที่ต้องทำมีประสิทธิภาพเพียงใด มันช่วยให้คุณวางแผนวันของคุณ? มันช่วยให้คุณจัดลำดับความสำคัญ? หรือเป็นรายการที่ไม่มีที่สิ้นสุดของสิ่งที่คุณรู้สึกผิดที่ยังไม่ได้ทำและตอนนี้คุณไม่น่าจะทำอะไรเลย?

รายการที่ต้องทำมีพลังที่ไม่เพียง แต่ทำให้วันของคุณเป็นรูปเป็นร่าง แต่ยังให้ความสนใจกับสิ่งที่มีความหมายที่สุดสำหรับคุณ การจดภาระงานของคุณทำให้คุณสามารถแบ่งเป้าหมายที่ใหญ่กว่าออกเป็นส่วนที่จัดการได้ง่ายขึ้น งานประจำสัปดาห์ของการทำความสะอาดเอกสารที่สะสมบนโต๊ะทำงานอาจช่วยให้คุณบรรลุเป้าหมายมากขึ้นในการจัดระเบียบและไร้กระดาษ แม้แต่รายการซื้อของที่ร้านขายของชำก็สามารถบ่งบอกถึงเป้าหมายที่ยิ่งใหญ่กว่าในการรับประทานอาหารหรือทำอาหารที่บ้านได้มากขึ้น

เมื่อคุณเรียนรู้วิธีสร้างรายการที่ต้องทำอย่างมีประสิทธิภาพคุณสามารถทำให้จิตใจของคุณปรับตัวดีขึ้นเพื่อเป้าหมายที่แท้จริงของคุณ รายการสิ่งที่ต้องทำที่ดีควรให้คำแนะนำแก่คุณไม่ใช่เติมความกลัวให้คุณ นี่คือเคล็ดลับในการสร้างรายการสิ่งที่ต้องทำที่ดีกว่า

1. เลือกแอพที่ต้องทำที่เหมาะสมสำหรับคุณ

ขั้นตอนแรกในการสร้างรายการสิ่งที่ต้องทำที่ดีกว่าคือการตัดสินใจว่าจะเก็บไว้ที่ไหน ไม่มีอะไรผิดปกติกับการมีรายการสิ่งที่ต้องทำ ถ้ามันเหมาะกับคุณมาก ที่กล่าวว่ามีหลายเหตุผลที่แอพรายการสิ่งที่ต้องทำดีกว่า:

• แอพที่ต้องทำมีการแจ้งเตือนในตัว
• รายการดิจิตอลง่ายต่อการแก้ไขมากกว่ากระดาษดังนั้นคุณสามารถปรับลำดับความสำคัญและชี้แจงงานตามที่ต้องการ
• คุณไม่สามารถสูญเสียรายชื่อดิจิตอลที่บันทึกไว้บนคลาวด์ หากคุณไม่ได้เป็นคนที่มีการจัดการตามธรรมชาตินี่อาจเป็นประโยชน์หลัก
• มุมมองที่แตกต่างกันในแอพที่ต้องทำช่วยให้คุณเห็นเฉพาะงานที่เกี่ยวข้องในขณะนี้
• แอปพลิเคชันรายการที่ต้องทำสามารถทำงานร่วมกันได้ คุณสามารถมอบหมายงานให้ผู้อื่นและรับการแจ้งเตือนเมื่องานเสร็จ
• คุณสามารถเลือกแอพที่ต้องทำรายการที่มีคุณสมบัติที่กระตุ้นให้คุณไม่ว่าจะเป็นการออกแบบที่สวยงามหรือประสบการณ์ gamified

มีรายการแอพที่ต้องทำมากมาย คุณอาจสูญเสียความสามารถในการผลิตตลอดทั้งวันเพื่อสำรวจแอปการจัดการงานทั้งหมดที่แสดงในการค้นหาในแอพสโตร์ใด ๆ มีการทดสอบหลายคนสิ่งที่ฉันแนะนำมากที่สุดคือ:

• Todoist
• Any.do
• อาสนะ
• สิ่งที่

แอพอื่น ๆ ที่ยอดเยี่ยมในบางสถานการณ์คือ Google Tasks (สำหรับการรวมกับแอพ G Suite), Microsoft To-Do (ถ้าคุณใช้ Microsoft Office หรือ Windows 10), Habitica (ถ้าคุณชอบ gamification) และ Omnifocus (สำหรับแอพเหล่านั้น ผู้ที่เพิ่มรายละเอียดลงในงานของพวกเขา) อย่างไรก็ตามยังมีคนอื่นอีกมากมาย หากสิ่งเหล่านี้ไม่ทำให้คุณนึกอยากถามเพื่อน ๆ (โดยเฉพาะคนที่มีระเบียบ) สิ่งที่พวกเขาใช้ ลองใช้และเลือกหนึ่งที่คุณชอบและสำรองข้อมูลของคุณไปยังคลาวด์เพื่อให้คุณไม่สูญเสียอะไรเลย

หากคุณต้องการความช่วยเหลือในการติดตามงานเพราะพวกเขามักจะอยู่ในระหว่างดำเนินการหรือถูกระงับแอป kanban เช่น Trello อาจให้บริการคุณได้ดีกว่ารายการที่ต้องทำแบบดั้งเดิมมากขึ้น

2. สร้างมากกว่าหนึ่งรายการ

มีเพียงไม่กี่คนที่มีรายการที่ต้องทำเพียงรายการเดียว สร้างรายการสิ่งที่ต้องทำสำหรับงานและรายการแยกต่างหากสำหรับงานส่วนตัว คุณอาจมีรายการครัวเรือนที่ใช้ร่วมกันรายการวันหนึ่งที่คุณจดสิ่งที่คุณต้องการทำ แต่ไม่ใช่เรื่องเร่งด่วนและอีกมากมาย

การมีมากกว่าหนึ่งรายการช่วยให้คุณมีสมาธิ เมื่อคุณอยู่ในที่ทำงานและพร้อมที่จะทำงานบางอย่างที่เกี่ยวข้องกับงานคุณไม่ต้องการถูกรบกวนด้วยความจริงที่ว่าคุณต้องอบเค้กวันเกิดในวันหยุด

แอพที่ต้องทำทั้งหมดช่วยให้คุณสร้างรายการได้หลายรายการ เริ่มต้นด้วยสิ่งที่ง่ายและชัดเจนเช่น:

• งาน
• ส่วนบุคคล
• ครัวเรือน

บางทีสำหรับคุณแล้วคุณควรมีโครงการ A และโครงการ B มากกว่ารายการงานทั่วไป คุณต้องการอะไรอีก คุณสามารถเปลี่ยนรายการในภายหลังได้ตลอดเวลา

3. เพิ่มงานใหม่โดยเร็วที่สุด

เมื่องานใหม่ปรากฏขึ้นในหัวของคุณให้เขียนลงในรายการสิ่งที่ต้องทำโดยเร็วที่สุด หากแอปที่ต้องทำของคุณมีแป้นพิมพ์ลัดบางประเภทสำหรับเพิ่มงานใหม่ให้เรียนรู้ หากแอปของคุณมีทางลัดโทรศัพท์มือถือให้ตั้งค่า

เมื่อคุณเพิ่มงานลงในรายการสิ่งที่ต้องทำของคุณทันทีที่คุณนึกถึงพวกเขาคุณสามารถป้องกันตัวเองจากการอาศัยอยู่กับพวกเขา เมื่อเขียนลงไปแล้วคุณไม่จำเป็นต้องจำอีกต่อไป

4. กำหนดวันที่ครบกำหนด

เมื่องานมีวันที่ครบกำหนดให้เพิ่มลงในรายการสิ่งที่ต้องทำของคุณ วันที่ครบกำหนดช่วยให้คุณจัดลำดับความสำคัญ

ไม่ใช่ทุกงานที่ต้องการวันครบกำหนดที่ยากและรวดเร็วในชีวิตจริงเพื่อรับหนึ่งในรายการที่ต้องทำของคุณ กำหนดวันสำหรับงานเมื่อใดก็ตามที่คุณรู้ว่าเมื่อคุณคิดว่าคุณสามารถทำได้

สิ่งนี้มีประสิทธิภาพด้วยเหตุผลสองประการ: อันดับแรกแอปที่ต้องทำส่วนใหญ่จะให้คุณดูว่ามีอะไรเกิดขึ้น "วันนี้" "พรุ่งนี้" และ "สัปดาห์นี้" โดยไม่คำนึงว่าพวกเขาอยู่ในรายการอะไร วันนี้ "ในรายการงานของคุณรายการส่วนตัวและอื่น ๆ ข้อสองด้วยการให้วันที่ครบกำหนดงานคุณจะวางแผนอย่างมีประสิทธิภาพในสัปดาห์ซึ่งเป็นกลยุทธ์การจัดการเวลาที่ยอดเยี่ยม

5. แก้ไขทุกวัน

เริ่มต้นทุกวันด้วยการจับตามองรายการที่ต้องทำประจำวันและประเมินว่าเหมาะสมหรือไม่ จากนั้นแก้ไขมัน หากคุณมีงานมากเกินไปในวันนี้และคุณรู้ว่าคุณจะไม่ได้งานทั้งหมดคุณกำลังตั้งตัวเองสำหรับความล้มเหลว

6. จำกัด การทำงานของตัวเองระหว่างสามถึงห้างานประจำวัน

ในวันเฉลี่ยฉันจะตรวจสอบระหว่างสามและห้างาน หากฉันกำหนดงาน 12 วันโดยไม่ได้ตั้งใจฉันรู้ว่าฉันจะไม่ไปหาพวกเขาทั้งหมดซึ่งหมายความว่าฉันต้องจัดลำดับความสำคัญใหม่และเปลี่ยนวันที่ครบกำหนด หากฉันพบปัญหาที่อาจเกิดขึ้นก่อนวันเริ่มฉันสามารถปรับเปลี่ยนได้มากกว่าที่จะรู้สึกเครียดกับงานทั้งหมดที่ฉันตั้งใจจะทำและไม่ทำ

ภาระงานรายวันของคุณคือเท่าใด ขึ้นอยู่กับงานที่คุณเขียนลงไปและความยากลำบากในการทำงานให้เสร็จ เมื่อเวลาผ่านไปหากคุณติดตามจำนวนงานที่คุณเช็คเอาต์ในแต่ละวัน - แอพที่ดีที่สุดที่ต้องทำเพื่อคุณ - คุณจะได้เรียนรู้สูงสุด เมื่อคุณทราบจำนวนเงินสูงสุดแล้วคุณสามารถ จำกัด การมอบหมายประจำวันของคุณให้เป็นจำนวนที่สมเหตุสมผล

7. จดบันทึกงานไม่ใช่เป้าหมายหรือวัตถุประสงค์

สิ่งที่คุณเขียนลงในรายการสิ่งที่ต้องทำมีความสำคัญ เติมรายการของคุณด้วยภารกิจไม่ใช่วัตถุประสงค์และเป้าหมาย ในการทำเช่นนั้นคุณจะต้องรู้ความแตกต่างระหว่างคนทั้งสอง

เป้าหมายคือความสำเร็จที่ยิ่งใหญ่หรือผลลัพธ์ที่ต้องการ พวกมันมักจะยากที่จะหาจำนวน ตัวอย่างคือ "คล่องแคล่วในภาษาฮินดี" การใส่สิ่งนั้นลงในรายการที่ต้องทำของคุณจะไม่มีประสิทธิภาพมากนัก

วัตถุประสงค์คือเครื่องหมายในวิธีที่จะบรรลุเป้าหมาย ง่ายกว่าที่จะสับสนงานเหล่านี้เพราะวัตถุประสงค์มีความเฉพาะเจาะจงและเชิงปริมาณมากขึ้น ตัวอย่างของวัตถุประสงค์อาจเป็น "มีการสนทนาในภาษาฮินดีเกี่ยวกับภาพยนตร์เรื่องโปรดของฉัน"

ดังนั้นงานอะไร งานคือสิ่งที่คุณทำเพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ ทำลายวัตถุประสงค์ลงและคุณมีงานของคุณ บ่อยครั้งที่พวกเขาเป็นเหตุการณ์เดียวแม้ว่าพวกเขาอาจทำซ้ำ งานอาจจะ "เรียนรู้คำกริยาภาษาฮินดีใหม่สามคำ" หรือ "เรียนเป็นเวลา 30 นาที"

ภารกิจไม่ใช่เป้าหมายหรือวัตถุประสงค์เป็นสิ่งที่อยู่ในรายการที่ต้องทำ

8. แยกเป้าหมายและวัตถุประสงค์ออกจากกัน

การกำหนดเป้าหมายและวัตถุประสงค์ของคุณเป็นส่วนสำคัญในการสร้างรายการที่ต้องทำที่ดีขึ้นและมีประสิทธิภาพมากขึ้น ในโลกที่สมบูรณ์แบบงานที่คุณทำนั้นมุ่งเน้นไปที่เป้าหมายของคุณเป็นหลัก ถ้าไม่ทำไมคุณเสียเวลากับพวกเขา? คุณต้องรู้ว่าเป้าหมายของคุณคืออะไร แต่คุณไม่ต้องการเป้าหมายเหล่านั้นในรายการที่ต้องทำ

เขียนเป้าหมายและวัตถุประสงค์ของคุณที่อื่น หากรายการที่ต้องทำของคุณมีส่วนโน้ตให้ใส่ไว้ที่นั่น หากคุณเก็บบันทึกประจำวันคุณอาจจดบันทึกเป้าหมายของคุณและแก้ไขเป็นรายไตรมาสหรือรายปี อ้างอิงเป้าหมายของคุณเป็นครั้งคราว แต่อย่าปล่อยให้พวกเขาหันเหความสนใจของคุณจากสิ่งที่คุณต้องทำในวันนี้

9. ดูรายการสิ่งที่ต้องทำบ่อย ๆ

รายการสิ่งที่ต้องทำที่มีประสิทธิภาพจะนำทางคุณตลอดทั้งวัน ดูตอนต้นสัปดาห์เพื่อวางแผนเวลาของคุณ ดูที่จุดเริ่มต้นของวันเพื่อแก้ไขแผนของคุณสำหรับวัน ดูตอนหลังอาหารกลางวันเพื่อให้คุณรู้ว่าอะไรที่คุณต้องให้ความสำคัญในช่วงที่เหลือของวัน เมื่อคุณรู้สึกว่าตกอยู่ในภาระงานหรือต้องการหยุดพักจากนั้นให้ดูรายการสิ่งที่ต้องทำเพื่อหาสิ่งเล็ก ๆ น้อย ๆ และง่ายที่คุณสามารถเล่นงานได้ในเวลาเดียวกัน

ยิ่งคุณดูรายการมากเท่าใดก็ยิ่งเชื่อใจได้มากเท่านั้น ยิ่งคุณไว้ใจมันมากเท่าไหร่คุณก็ยิ่งจำได้น้อยลงว่าต้องทำงานอะไร ยิ่งคุณจำได้น้อยเท่าไหร่คุณก็ยิ่งมีอิสระในการจดจ่อกับงานที่ทำอยู่

10. สร้างรายการที่ต้องทำของคุณ

หากคุณดูรายการสิ่งที่ต้องทำบ่อยครั้ง - และฉันคิดว่าคุณควร - คุณจะรู้ได้อย่างรวดเร็วว่ามีประโยชน์เพียงใดที่จะเห็นสิ่งที่คุณต้องการได้อย่างรวดเร็วแทนที่จะอ่านลึก ๆ

ใช้ภาษาที่แน่นหรือจดชวเลขเพื่อเขียนงานของคุณ แอพจำนวนมากมีอันดับความสำคัญหรือดาวที่คุณสามารถเพิ่มได้ซึ่งช่วยให้คุณสามารถเน้นงานที่สำคัญได้ รหัสสีงานของคุณหากที่ช่วย ใช้ไอคอนที่ให้ข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับงานเช่นว่าต้องใช้โทรศัพท์หรือเกี่ยวข้องกับการดูแลสุขภาพ ไม่ว่าคุณจะดูรายการสิ่งที่ต้องทำเร็วแค่ไหนคุณควรจะได้รับข้อมูลจำนวนมากเกี่ยวกับสิ่งที่ต้องทำ

หัวใจแห่งผลผลิต

รายการสิ่งที่ต้องทำคือหัวใจของผลผลิตส่วนบุคคล มันเป็นความสุขที่ได้พบแอพจัดการงานและกระบวนการที่เหมาะกับคุณ การตรวจสอบรายการในรายการของคุณจะช่วยให้คุณรู้สึกถึงความสำเร็จและเป็นองค์ประกอบสำคัญของการจัดระเบียบ ระบบที่ต้องทำที่เชื่อถือได้ทำให้ชีวิตง่ายขึ้นและเครียดน้อยลง