จากความยุ่งเหยิงไปจนถึงไร้กระดาษใน 5 ขั้นตอน

หากคุณใฝ่ฝันถึงวันที่คุณจะทิ้งสมุดบันทึกนามบัตรและเศษกระดาษอื่น ๆ และกลายเป็นบุคคลไร้กระดาษอย่างแท้จริงทำไมไม่เริ่มวันนี้ล่ะ ด้วยเคล็ดลับเล็ก ๆ น้อย ๆ และเครื่องมือที่เหมาะสมคุณสามารถเริ่มต้นใช้งานแบบไร้กระดาษได้ทันที แต่ก่อนอื่นโปรดทราบว่าการไม่ใช้กระดาษเป็นเหมือนการลดน้ำหนัก: มันยากกว่าที่คิด ต้องใช้ความทุ่มเท มันเป็นตัวเลือกไลฟ์สไตล์มากกว่าโครงการ และไม่มีใครคาดหวังว่าคุณจะสมบูรณ์แบบ

การไม่ใช้กระดาษก็ต้องให้คุณมีเป้าหมายและเป้าหมายด้วย เช่นเดียวกับการลดน้ำหนักหากเป้าหมายของคุณคือ "ไร้กระดาษ" ซึ่งคลุมเครือเช่นเดียวกับ "ลดน้ำหนัก" คุณพยายามลดน้ำหนักเท่าไหร่? คุณกำลังพยายามที่จะไร้กระดาษอยู่ที่ไหนในชีวิต? และที่สำคัญกว่าเป้าหมายคืออะไร?

เป้าหมายทั่วไปบางประการ ได้แก่ :

• รกรุงรังน้อย
• มีประสิทธิภาพมากขึ้นหรือเป็นระเบียบ
• ทำให้เอกสารและบันทึกย่อของคุณค้นหาได้
• เก็บบันทึกชีวิตและการทำงานที่ดีขึ้นของคุณ

คำถามเหล่านี้บางคำถามอาจฟังดูเล็กน้อย แต่ในระยะยาวพวกเขามีแรงจูงใจ พวกเขาช่วยให้คุณสร้างวัตถุประสงค์ที่แท้จริงที่คุณสามารถกลับมายังเมื่อใดก็ตามที่คุณเริ่มออกนอกเส้นทาง

ขั้นตอนที่ 1: ก้าวไปข้างหน้าไม่ใช่ถอยหลัง

เมื่อคุณพร้อมที่จะไปไร้กระดาษให้เริ่มจากก้าวไปข้างหน้าไม่ใช่ถอยหลัง

สิ่งที่ฉันหมายถึงโดยที่คิดว่าไร้กระดาษในทุกสิ่งที่คุณ เริ่มต้นในตอนนี้ ซึ่งก็หมายถึงการเพิกเฉยต่อกระดาษเก่านั้นเช่นกองคลังที่คุณหวังว่าจะทำลายหนึ่งวันและสมุดบันทึกเก่าเมื่อวานนี้ ฉันรู้ว่ามันเป็นการดึงดูดให้ต้องการแปลงไฟล์เหล่านั้นเป็นดิจิทัล แต่มันไม่ใช่ขั้นตอนแรกที่ถูกต้อง

กระดาษเก่าของคุณไม่ไปไหนทั้งนั้น เอกสารเก่า ๆ เหล่านั้นจะเป็นความเจ็บปวดที่คอเพื่อทำให้เป็นดิจิตอลแม้ว่าจะมีเครื่องมือที่ดีที่สุดก็ตาม

ให้คิดถึงการไร้กระดาษจากที่นี่แทน นั่นหมายถึงการทำตามขั้นตอนเช่น:

• ใช้ปฏิทินดิจิตอลสำหรับการนัดหมายใหม่และที่กำลังจะมาถึง
• การจดบันทึกในแอพจดบันทึก (มีคำแนะนำเล็กน้อยปรากฏขึ้นด้านล่าง)
• การนำรายการงานของคุณไปไว้ในแอพที่ต้องทำหรือแอพจดบันทึก

แม้แต่การทำสามสิ่งง่าย ๆ เหล่านั้นอาจใช้เวลามากกว่าที่คุณคิด

ขั้นตอนที่ 2: เลือกแอพและซอฟต์แวร์ไม่กี่และติดกับพวกเขา

มีแอพที่ยอดเยี่ยมมากมายสำหรับการจดบันทึกและการจัดการงาน บางอย่างที่ฉันแนะนำคือ: Evernote, Awesome Note, อาสนะ, Microsoft OneNote, Todoist, Any.do, Remember the Milk และ Wunderlist มีตัวเลือกมากมาย!

คุณควรเลือกโปรแกรมซิงค์ไฟล์เช่นกันหากคุณยังไม่มี คุณไม่อาจเริ่มใช้งานได้ทันที แต่ควรติดตั้งและใช้งานได้อย่างสะดวกสบายโดยทั่วไป รายการโปรดของฉันคือ Google Drive, Dropbox, Box และ SugarSync

ขั้นตอนที่ 3: กระทำ!

อย่าเสียเวลามากเกินไปในการตัดสินใจว่าแอพหรือแอพใดดีที่สุดอย่างสมบูรณ์แบบ ค้นหาหนึ่งหรือสองสิ่งที่คุณต้องการให้พวกเขาทำและทำงานกับแพลตฟอร์มที่คุณมีและเริ่มใช้งาน ไม่ว่าคุณจะเลือกใช้เครื่องมือใดอุทิศตัวเองให้ติดกับพวกมันสักสองสามสัปดาห์

สิ่งที่คุณไม่ต้องการคือการลองใช้แอพโหลเพราะไฟล์และโน้ตของคุณจะถูกกระจายไปทั่วสถานที่ คุณต้องมีที่ตั้งส่วนกลางหนึ่งหรือสองแห่งที่คุณรู้ว่าคุณสามารถค้นหาสิ่งของทั้งหมดได้โดยไม่ต้องคิดอะไร รู้ว่าจะหาเอกสารดิจิทัลของคุณได้ที่ไหน

ขั้นตอนที่ 4: พัฒนาเวิร์กโฟลว์

ขั้นตอนต่อไปคือการพัฒนาเวิร์กโฟลว์ นี่คือด้านการรู้คิดที่มากขึ้นของการไร้กระดาษ คิดว่ามันคล้ายกับการพัฒนานิสัยและกิจวัตรในการลดน้ำหนัก: วางแผนมื้ออาหารของคุณสำหรับสัปดาห์ตัดสินใจล่วงหน้าว่าคุณจะไปโรงยิมหรือออกกำลังกายเริ่มบันทึกน้ำหนักของคุณและอื่น ๆ ในกรณีไร้กระดาษเวิร์กโฟลว์ของคุณอาจเริ่มต้นด้วยการกระทำเล็ก ๆ น้อย ๆ เช่นการเรียกใช้แอพจดบันทึกของคุณก่อนที่จะเริ่มการประชุม อีกสิ่งหนึ่งคือการตรวจสอบงานของคุณในแอปที่ต้องทำสิ่งแรกในตอนเช้า

ขั้นตอนเล็กน้อยเหล่านี้ที่เริ่มต้นเวิร์กโฟลว์ของคุณควรกลายเป็นนิสัย ฉันชอบสิ่งหนึ่งเกี่ยวกับการตรวจสอบรายการสิ่งที่ต้องทำหรือการนัดหมายปฏิทินในตอนเช้าเพราะหลายคนมีนิสัยตอนเช้าแล้ว (กาแฟหนึ่งถ้วยอ่านหนังสือในระหว่างการเดินทาง) และคุณสามารถเปลี่ยนนิสัยใหม่ไปสู่สิ่งที่มีอยู่เดิมได้ กล่าวอีกนัยหนึ่งเมื่อคุณจิบกาแฟคุณจะจำได้ว่าถึงเวลาที่ต้องดูปฏิทินของคุณทั้งวัน

ขั้นตอนการทำงานของคุณนั้นขึ้นอยู่กับเป้าหมายของคุณในการทำไร้กระดาษ ขั้นตอนการทำงานของคุณอาจเป็นเพียงกฎง่ายๆเช่น "เมื่อฉันได้รับนามบัตรใหม่ฉันจะถ่ายภาพโดยใช้สมาร์ทโฟนทันทีและอัปโหลดไปยังแอปจดบันทึกของฉัน"

ขั้นตอนที่ 5: จัดการ Backlog

หลังจากสองสามสัปดาห์หรือหลายเดือนเมื่อคุณพอใจกับนิสัยและเวิร์กโฟลว์ใหม่ของคุณและคุณมุ่งมั่นกับแอพใหม่ของคุณในที่สุดคุณก็สามารถคิดทำโครงการสแกนกระดาษเก่าทั้งหมดในชีวิตของคุณ

อย่าพยายามทำตามขั้นตอนนี้จนกว่าคุณจะแข็งแกร่งโดยมีกิจวัตรประจำวันของคุณว่าไร้กระดาษ

ชีวิตไร้กระดาษ

โปรดจำไว้ว่าการใช้กระดาษไร้สายเป็นการเปลี่ยนแปลงวิถีชีวิต เช่นเดียวกับการอดอาหารคุณต้องกินครั้งละหนึ่งวันและให้อภัยตัวเองเมื่อคุณล้มเหลว แต่กลับมาติดตามอย่างรวดเร็ว

แหล่งข้อมูลเพิ่มเติม

• เคล็ดลับสำหรับการไร้กระดาษ
• เลือกสแกนเนอร์ที่เหมาะสมสำหรับไร้กระดาษ
• การจัดการเอกสารครอบครัวดิจิทัล
• การนำบันทึกไร้กระดาษมาใช้
• การสร้างรายการสิ่งที่ต้องทำที่ดีกว่า
• เคล็ดลับสำหรับการใช้ Evernote