วีดีโอ: ExpenseBot (กันยายน 2024)
พนักงานต้องการให้กระบวนการซอฟต์แวร์การติดตามค่าใช้จ่ายเป็นเรื่องง่ายจนไม่จำเป็นต้องอ่านคู่มือ อย่างไรก็ตามผู้ดูแลระบบและนักบัญชีต้องการควบคุมนโยบายธุรกิจและเวิร์กโฟลว์การอนุมัติอย่างละเอียด สำหรับเทคโนโลยีส่วนใหญ่ในสถานการณ์เช่นนั้นคุณอาจพูดว่า "ไม่เคยมีคู่รักสองคนมาพบกัน" แต่ใช้กับ ExpenseBot (ซึ่งเริ่มต้นที่ $ 9 ต่อเดือน) ที่อาจไม่ถือ แอปพลิเคชั่นการบัญชีค่าใช้จ่ายไม่ได้ทำให้พนักงานมีตัวเลือกมากมาย มีเพียงกระบวนการส่งออกที่ไม่ราบรื่นและขาดกระบวนการจัดซื้อแบบบริการตัวเองให้อยู่เบื้องหลังผู้ชนะ Editors 'Choice ที่ได้รับการรับรองตอนนี้และเพิ่มค่าใช้จ่าย
ราคาและคุณสมบัติ
การสมัคร ExpenseBot มีค่าใช้จ่าย $ 9 ต่อเดือนต่อผู้ใช้ที่ใช้งานอยู่กับขั้นต่ำ $ 99 ต่อเดือน มีส่วนลดที่ไม่เปิดเผยสำหรับสัญญารายปีหรือ บริษัท ที่มีผู้ใช้มากกว่า 1, 000 ราย คุณไม่สามารถทดสอบเพื่อเรียนรู้ว่า ExpenseBot เป็นซอฟต์แวร์ที่เหมาะกับคุณหรือไม่เนื่องจากไม่มีรุ่นทดลองใช้ฟรีหรือทดลองใช้ฟรี การเริ่มต้นต้องมีการสนทนาทางอีเมลกับ บริษัท มันไม่ใช่บริการตัวเอง
พนักงานจะไม่พบ gee-gaws คุณสมบัติพิเศษใด ๆ และส่วนใหญ่จะขอบคุณ คุณป้อนข้อมูลค่าใช้จ่ายลงใน ExpenseBot ผ่านเว็บเบราว์เซอร์ผ่านแอพมือถือโดยส่งต่อใบเสร็จไปยัง ID อีเมลเฉพาะหรือโดยตรงผ่านธุรกรรมบัตรเครดิต (โดยใช้ บริษัท ที่ลงทะเบียนหรือบัตรเครดิตส่วนบุคคล) แต่ละรายการจะรวบรวมข้อมูลการบัญชีที่เกี่ยวข้องเช่นชื่อผู้ขายหมวดค่าใช้จ่ายและวันที่ทำธุรกรรมก่อนที่คุณจะกำหนดค่าใช้จ่ายให้กับรายงาน ค่าใช้จ่ายสามารถทำเครื่องหมายว่าเรียกเก็บเงินได้ดังนั้นคุณสามารถส่งต่อค่าใช้จ่ายไปยังลูกค้า
เช่นเดียวกับแอปเหล่านี้ผู้คนส่วนใหญ่หันมาใช้แอพมือถือเป็นอันดับแรกเพื่อจับภาพใบเสร็จรับเงิน หากไม่ได้อยู่ที่จุดขายแล้วในตอนท้ายของแต่ละวันในขณะที่คุณยังสามารถหากระดาษยู่ยี่ในกระเป๋าของคุณและจำสิ่งที่มันเป็นสำหรับ แอพมือถือค่อนข้างง่ายโดยมีหมวดหมู่สำหรับรายงานค่าใช้จ่ายใบเสร็จรับเงินและการตั้งค่า ในขณะที่คนอื่น ๆ (เช่น Expensify) พยายามที่จะให้เครื่องมือทั้งหมดที่ปลายนิ้วของคุณ ExpenseBot ไม่ได้เก็บทุกอย่างไว้ในแอพ
ไม่มีเหตุผลที่จะบ่นเกี่ยวกับความสามารถในการสแกนใบเสร็จรับเงิน ExpenseBot แยกวิเคราะห์ใบเสร็จรับเงินหลายอย่างรวมถึงเคล็ดลับในการเขียนอย่างถูกต้องและจำหมวดหมู่ที่ใช้ก่อนหน้านี้และชื่อผู้ขาย กระบวนการนี้ไม่ต้องการมากและลดการตัดสินใจลง หากคุณเชื่อมโยงบัตรเครดิตส่วนบุคคลหรือองค์กรหลังจาก ExpenseBot สแกนและถ่ายสำเนาใบเสร็จแล้วมันจะพยายามจับคู่ใบเสร็จกับธุรกรรมบัตรเครดิต
คุณสามารถส่งค่าใช้จ่ายไมล์สะสมด้วยตนเอง หรือหากคุณพิมพ์ที่อยู่เริ่มต้นและที่อยู่ปลายทาง ExpenseBot จะโทรหา Google Maps เพื่อคำนวณระยะทางตามจริง (คุณลักษณะที่แบ่งปันโดย ExpensePoint) แน่นอนว่ามันมีประโยชน์สำหรับการเดินทางเที่ยวเดียวแม้ว่ามันจะดีกว่าถ้าคุณสามารถพูดได้ว่า "ตอนนี้เพิ่มการคำนวณระยะทางสองเท่าเนื่องจากฉันได้พบกับใครบางคนในตัวเมืองแล้วกลับไปที่สำนักงาน คำตอบที่ดีกว่าอาจเป็นไปในทาง: ภายในสิ้นปี บริษัท บอกว่า ExpenseBot จะมีการรวม GPS และปฏิทิน ดังนั้นหากคุณมีกำหนดการประชุมมันจะพูดว่า "คุณกำลังจะไปยังลูกค้า -53 ไมล์ห่างคุณต้องการเพิ่มลงในรายงานของคุณหรือไม่"
ความดีที่แปลกประหลาดอย่างหนึ่ง: พนักงานคนใดก็ได้สามารถแต่งตั้งผู้รับมอบอำนาจให้บุคคลนั้นมีความสามารถในการสร้างค่าใช้จ่ายและรายงาน หากคุณโชคดีพอที่มีพนักงานให้ความช่วยเหลือสำนักงานเพื่อจัดการค่าใช้จ่ายของคุณนั่นเป็นสิ่งสำคัญ
Simple ไม่ได้แปลว่าเรียบง่าย
ExpenseBot อาจใช้หลักการ "รักษาความเรียบง่าย" (KISS) ให้กับพนักงาน แต่จะช่วยให้ผู้ดูแลระบบและนักบัญชีสามารถปรับแต่งพลังงานได้มากมาย ผู้อนุมัติสามารถปฏิเสธค่าใช้จ่ายเดียวและอนุมัติส่วนที่เหลือของรายงานเพื่อให้รายการ $ 5 ที่คุณกำลังพูดถึงไม่จำเป็นต้องชำระเงินคืนสำหรับส่วนที่เหลือของ $ 2, 500 ที่คุณใช้ไปเที่ยวซานฟรานซิสโก ค่าใช้จ่ายสามารถได้รับการอนุมัติทางอีเมลดังนั้นผู้จัดการแผนกไม่จำเป็นต้องใช้เวลามากกับเว็บไคลเอ็นต์ ExpenseBot ตรวจสอบค่าใช้จ่ายที่ซ้ำกันที่เป็นไปได้และข้อเสนอที่จะรวมเข้าด้วยกัน ("การเยี่ยมชมสตาร์บัคสองครั้งในวันเดียวกันในปริมาณเท่ากัน? คุณดื่มกาแฟมากหรือส่งสองครั้งหรือไม่")
ExpenseBot มาพร้อมกับหมวดหมู่บัญชีพื้นฐานที่กำหนดค่าไว้ล่วงหน้าและเป็นไปตามธรรมชาติคุณสามารถเพิ่มได้มากขึ้น แต่ละประเภทค่าใช้จ่ายสามารถเชื่อมโยงกับบัญชีแยกประเภททั่วไปหรือรหัสบัญชีต้องการช่วงวันที่หรือรายการผู้เข้าร่วมและสนับสนุนฟิลด์ที่กำหนดเอง (เช่น "หมายเลขร้านค้า") คุณสามารถจัดระเบียบสิ่งต่าง ๆ ได้อย่างมีเหตุมีผลเช่นกันดังนั้นค่าธรรมเนียมการบินและสัมภาระจะถูกติดตามที่เกี่ยวข้อง แต่แยกกันตามกฎและนโยบายของตัวเอง
การจัดการนโยบายช่วยให้คุณควบคุมจำนวนเงินที่ผู้ใช้ใช้ในหมวดหมู่ที่กำหนดเช่นขีด จำกัด รายเดือน $ 40 สำหรับค่าใช้จ่ายอินเทอร์เน็ตภายในบ้าน คุณควบคุมว่าผู้ใช้สามารถส่งค่าใช้จ่ายเกินนโยบาย (และแสดงคำเตือนไปยังผู้อนุมัติ) หรือป้องกันไม่ให้มีการยื่นรายงานโดยมีการละเมิด การปรับแต่งขยายไปสู่รายงานไม่ใช่ค่าใช้จ่าย ตัวอย่างเช่นห่วงโซ่อาหารจานด่วนอาจต้องมีหมายเลขร้านค้าในแต่ละรายงาน
นั่นเป็นเพียงตัวอย่าง ExpenseBot รองรับผู้อนุมัติหลายรายแผนกและโปรไฟล์ผู้ใช้ (ผู้บังคับบัญชาจะได้รับการปฏิบัติที่แตกต่างกัน) อายุการใช้จ่าย ("คุณต้องส่งรายงานใน 30 วัน" ซึ่งเป็นค่าเฉลี่ยธรรมดา) และสกุลเงินจำนวนมาก
ขออภัยสำหรับอำนาจการปรับแต่งทั้งหมด ExpenseBot อ่อนแอเมื่อรวมกับระบบบัญชีของบุคคลที่สาม การจัดการรายงานค่าใช้จ่ายเป็นกระบวนการที่ไม่ต่อเนื่อง แต่ผลลัพธ์จะต้องมีการบันทึกในระบบอื่น ๆ อย่างน้อยก็มักจะเป็นระบบบัญชีและบางครั้งก็มากกว่า ด้วย ExpenseBot คุณสามารถรวมเข้ากับ Intuit QuickBooks ได้เมื่อถึงเวลาที่ต้องชำระเงินคืนให้แก่พนักงาน โชคไม่ดีที่เมื่อเทียบกับผลิตภัณฑ์อื่น ๆ ที่ฉันตรวจสอบ บริษัท ยอมรับว่าการรวม QuickBooks ของ "ต้องใช้การเชื่อมต่อเว็บ Intuit และติดตั้งกลเม็ดเด็ดพรายเล็กน้อย" อีกตัวเลือกเดียวคือการส่งออกข้อมูลไปยังรูปแบบ CSV แล้วเปิดด้วยแอปพลิเคชันอื่นเช่น Microsoft Excel
เปรียบเทียบกับคู่แข่งของ ExpenseBot เช่น Expensify's Integration ด้วย QuickBooks แต่รวมถึง Xero, NetSuite และ Intacct ด้วยความสามารถทั้งหมดนี้คุณจะได้รับประโยชน์มากมายจาก บริษัท ในความเป็นจริงคุณไม่สามารถหลีกเลี่ยงได้ ExpenseBot ทำงานร่วมกับลูกค้าทุกคนเป็นการส่วนตัวเพื่อตั้งค่า
ในช่วงเวลาของการเขียนนี้ ExpenseBot เป็นการผสมผสานระหว่าง "โอ้ช่างเย็นเหลือเกิน" และ "ทำไมถึงไม่ทำอย่างนั้น" เป็นตัวเลือกที่ดีสำหรับทุกคนที่ต้องการทำสิ่งต่าง ๆ ให้กับผู้ใช้โดยไม่ลดการควบคุมดูแลระบบ แต่ขาดอินเทอร์เฟซแบบบริการตนเองสนับสนุนเฉพาะการรวม QuickBooks และราคาที่ไม่เป็นมิตรอย่างที่ควรจะเป็นทั้งหมดรวมเข้าด้วยกันเพื่อให้เป็นเครื่องมือที่ชนะเลิศจาก Editors 'Choice Certify Now และ Expensify . อย่างไรก็ตามหากฟิล์มเนกาทีฟไม่ได้ไล่คุณออกทันทีผมขอให้คุณพิจารณา ExpenseBot สำหรับธุรกิจของคุณ ความสมดุลของความเรียบง่ายและพลังเป็นสิ่งที่ดีอย่างแท้จริง
