รีวิวและให้คะแนนธุรกิจ Dropbox

การแบ่งปันเอกสารและการทำงานร่วมกัน

ผู้ใช้สามารถแชร์เอกสารได้หลายวิธี ก่อนอื่นไฟล์ใด ๆ ที่คุณวางไว้ในโฟลเดอร์ทีมจะสามารถใช้งานได้กับทุกคนในบัญชีมาตรฐานเดียวกัน ประการที่สองคุณสามารถแชร์โฟลเดอร์หรือลิงก์เอกสารตามที่คุณสามารถทำได้ด้วย Google Drive ซึ่งคุณสามารถตั้งเป็นสาธารณะ (ทุกคนที่มีลิงก์สามารถเข้าถึงได้) หรือคุณสามารถ จำกัด ได้หลายวิธี หากคุณไม่ต้องการให้ไฟล์หรือโฟลเดอร์เป็นสาธารณะคุณสามารถป้องกันด้วยรหัสผ่าน จำกัด เฉพาะสมาชิกในทีมและ / หรือกำหนดวันหมดอายุ คุณยังสามารถตั้งค่าการอนุญาตการแก้ไขสำหรับทั้งโฟลเดอร์และไฟล์

คุณไม่สามารถแก้ไขเอกสารใน Dropbox; เมื่อคุณคลิกปุ่มเปิดบนไฟล์คุณจะถูกนำไปยัง Microsoft Office 365 ออนไลน์ซึ่งคุณจะต้องตั้งค่าบัญชี Enterprise หรือลงชื่อเข้าใช้ที่มีอยู่ ไม่เหมาะอย่างยิ่งเนื่องจาก Box (สำหรับธุรกิจ) รวมถึงการเข้าถึงแอป Office ออนไลน์ของ Microsoft ได้ฟรี (บัญชี Dropbox Basic และ Pro ยังรวมการเข้าถึงฟรีด้วย)

หรือคุณสามารถลงทะเบียน Dropbox Paper ซึ่งอยู่ในรุ่นเบต้า แต่เปิดให้ผู้ใช้ Dropbox ทุกคน ด้วย Dropbox Paper คุณสามารถสร้างและแก้ไขเอกสารแสดงความคิดเห็นและมอบหมายงานที่เกี่ยวข้อง เมื่อคุณเชื่อมโยงบัญชีมาตรฐานของคุณกับ Dropbox Paper คุณสามารถเข้าถึงเอกสาร Dropbox Paper ได้จากแผงควบคุม Dropbox ของคุณ คุณสามารถแทรกเอกสาร Dropbox ลงในเอกสาร Dropbox Paper ได้ แต่จะไม่สามารถแก้ไขได้ หากคุณต้องการร่วมมือกับเอกสารคุณควรสร้างเอกสารเหล่านั้นใน Dropbox Paper ตั้งแต่แรก

การขาดความสามารถในการแก้ไขเอกสารที่แท้จริงไม่ได้เปรียบเทียบกับ Google Drive for Work อย่างเหมาะสมซึ่งมีการแก้ไขออนไลน์และติดตามการเปลี่ยนแปลง ระบบ DM อื่น ๆ เช่น Ascensio System OnlyOffice, Microsoft SharePoint Online และ Zoho Docs Standard มีฟังก์ชั่นการใช้งานเช่นกัน

หากคุณดาวน์โหลดแอพ Dropbox บนเดสก์ท็อปคุณสามารถใช้คุณสมบัติที่เรียกว่า Dropbox Badge ซึ่งจะขยายคุณสมบัติของ Dropbox ไปยังไฟล์ Microsoft Excel, PowerPoint และ Word ป้ายกำกับปรากฏบนเอกสารใด ๆ ที่บันทึกใน Dropbox ของคุณเพื่อให้คุณสามารถดูว่าใครกำลังดูหรือแก้ไขไฟล์เพิ่มความคิดเห็นแชร์ไฟล์และดูประวัติไฟล์ Dropbox ยังแนะนำให้ใช้แอพเดสก์ท็อปเพื่ออัปโหลดทั้งโฟลเดอร์และไฟล์ขนาดใหญ่เนื่องจากผู้อัปโหลดเว็บไซต์มีขีด จำกัด 10GB

ไฟล์ใด ๆ ที่คุณทำเครื่องหมายว่าเป็นรายการโปรดจะสามารถใช้งานแบบออฟไลน์ได้แม้ว่าคุณจะต้องทำทีละไฟล์เช่นเดียวกับที่คุณทำใน Citrix ShareFile นี่เป็นคุณสมบัติที่ดีแม้ว่า Evernote สำหรับธุรกิจและ Google Drive for Work จะช่วยให้คุณสามารถเข้าถึงไฟล์ทั้งหมดของคุณแบบออฟไลน์

นอกจากแอพเดสก์ท็อป Dropbox ยังมีแอพมือถือสำหรับ Android และ iOS Dropbox Business เพิ่งเพิ่มฟีเจอร์ใหม่สำหรับอุปกรณ์พกพาบน iOS ที่ให้ผู้ใช้สามารถดูกิจกรรมของไฟล์และคำติชมของทีมในตัวอย่างไฟล์ บริษัท วางแผนที่จะเพิ่มฟีเจอร์เหล่านี้บน Android ในไม่ช้า แอปมือถือทั้งหมดเหล่านี้ซิงค์กับบัญชีออนไลน์ของคุณ แอพมือถือช่วยให้คุณสร้างไฟล์และโฟลเดอร์และแชร์ได้ นอกจากนี้ยังมีความสามารถในการเคลื่อนที่ที่สำคัญอีกอย่างหนึ่งคือการสแกนเอกสารโดยใช้โทรศัพท์ของคุณไม่ว่าจะเป็นการหมุนกล้องที่มีอยู่หรือถ่ายภาพและเปลี่ยนเป็นเอกสาร Dropbox ทำงานได้ดีในการสรุปเอกสารที่คุณพยายามสแกนไม่ว่าจะเป็นนามบัตรขนาดเล็กหรือขนาดเต็มหน้า มันยืดภาพให้ตรงขึ้น (แม้ในกรณีที่ใบเสร็จรับเงินยู่ยี่ที่เราขว้างระหว่างการทดสอบ) และมันช่วยให้คุณสามารถจับภาพได้สูงสุด 10 หน้าในแต่ละครั้งซึ่งคุณสามารถบันทึกลงในโฟลเดอร์ Dropbox ใดก็ได้ไม่ว่าจะเป็น PDF หรือ ไฟล์ PNG เช่นเดียวกับเอกสารอื่น ๆ ในระบบ Dropbox คุณสามารถเพิ่มความคิดเห็นหรือ @mention คนเพื่อแจ้งให้เธอทราบว่าเธอควรจะดู

Dropbox Business นั้นยอดเยี่ยมเกี่ยวกับการแชร์หรือการเพิ่มเอกสารในรูปแบบนี้ตราบใดที่คุณยังทำงานกับแอพมือถือ คุณสามารถเพิ่มลายเซ็นให้กับเอกสารหากคุณติดตั้ง Adobe Acrobat หรือคุณสามารถทำได้โดยตรงจากแอพ คุณยังสามารถใส่คำอธิบายประกอบภาพด้วยวันที่หรือข้อความที่กำหนดเอง

สิ่งเดียวที่พลาดได้คือข้อความช่วยเหลือซึ่งมีเพียงการกล่าวถึงสั้น ๆ เกี่ยวกับวิธีการจดจำข้อความและรายการนั้นส่วนใหญ่เป็นข้อมูลที่ไร้ประโยชน์ เรายังติดต่อฝ่ายสนับสนุนด้านเทคนิคเพื่อขอข้อมูลเพิ่มเติม (โดยไม่แจ้งให้ทราบว่าเราเป็นสื่อ) และพวกเขาก็ขอข้อมูลเพิ่มเติมและไม่ตอบกลับหลังจากที่เรามอบให้ สาเหตุของการสืบค้นคือแอปมือถือมีช่องค้นหาหมายความว่าคุณสามารถค้นหาข้อความในเอกสารที่สแกนที่คุณบันทึกไว้ใน PDF อย่างไรก็ตามการค้นหาคำว่า "ช็อคโกแลต" ในเอกสารสองหน้าที่ช็อคโกแลตที่เกี่ยวข้องโดยเฉพาะให้ผลลัพธ์เป็นศูนย์ เท่าที่เราสามารถบอกได้ผู้ใช้ควรพิจารณาคุณสมบัติการสแกนผ่านมือถือมากกว่าเป็นกลไกการจับภาพมากกว่าเครื่องมือสำหรับการรู้จำอักขระด้วยแสง (OCR) หากเอกสารจำนวนมากที่ต้องการ OCR อยู่ในอนาคตของคุณคุณจะดีขึ้นด้วยหนึ่งในผู้ชนะ Editors 'Choice ในการปัดเศษแอปสแกนมือถือ Abbyy FineScanner หรือ Evernote Scannable

ความสามารถอื่น ๆ ถูกทำให้สับสนเช่นเดียวกันเช่นการแบ่งปัน คุณสามารถส่งอีเมลเอกสารที่สแกนถึงใครบางคนหรือสร้างลิงก์ที่คุณสามารถแชร์ได้เกือบทุกอย่าง แต่คุณจะใช้เวลาสักครู่เพื่อค้นหาฟีเจอร์เหล่านี้ในอินเทอร์เฟซ เมื่อคุณได้พบพวกเขาแล้วการสแกนผ่านมือถือของ Dropbox เป็นเครื่องมือที่ดีพอสมควรแม้ว่า OCR แบบเต็มจะเป็นการเพิ่มรุ่นที่เป็นที่ต้องการในอนาคต

บูรณาการและความปลอดภัย

Dropbox อยู่ในเกมเก็บข้อมูลบนคลาวด์มาเป็นเวลานานและมีสถานะ API ที่สำคัญสำหรับการผสานรวมที่กำหนดเอง อันที่จริงแล้วการสนับสนุน Dropbox นั้นเป็นที่แพร่หลายในบรรดาแอพยอดนิยมจาก บริษัท เช่น Adobe, Microsoft, Salesforce และ Slack นอกจากนี้ยังเป็นหนึ่งใน API ที่สามารถเข้าถึงได้มากที่สุดซึ่งรองรับภาษาการเขียนโปรแกรมที่เข้าถึงได้หลากหลาย สิ่งนี้แปลโดยตรงเพื่อตอบสนองความต้องการทางธุรกิจในอนาคตนอกเหนือจากกระบวนการและความร่วมมือในปัจจุบัน นอกจากนี้แพลตฟอร์ม Dropbox DBX ยังนำเสนอการทำงานร่วมกับเครื่องมือหลายอย่างและเป็นตำแหน่งศูนย์กลางในการเชื่อมต่อเนื้อหาอุปกรณ์และแอพ

ในด้านความปลอดภัยของข้อมูล Dropbox จะรักษามาตรฐาน ISO 27001, ISO 27017, ISO 27018 และ ISO 22301 นอกจากนี้ยังรักษาความมั่นใจ SOC1, SOC2 และ SOC3 การปฏิบัติตามพระราชบัญญัติประกันสุขภาพพกพาและพระราชบัญญัติความรับผิดชอบ (HIPAA) ไม่ได้มีการดำเนินการตามค่าเริ่มต้นและจำเป็นต้องมีข้อตกลงธุรกิจร่วม (BAA) กับองค์กรของคุณก่อนที่จะปฏิบัติตาม บันทึกการตรวจสอบกิจกรรมยังมีให้สำหรับผู้ดูแลระบบซึ่งจะเป็นประโยชน์ในการรักษาความสอดคล้องกับ Sarbanes-Oxley Act (SOX) Dropbox ทำให้ความสำเร็จด้านกฎระเบียบและคุณลักษณะเหล่านี้ส่วนใหญ่เป็นการลงทุนในศูนย์ข้อมูลที่เป็นกรรมสิทธิ์ ซึ่งแตกต่างจาก Jungle Disk ตัวอย่างเช่นเพียงเสนอโซลูชันซอฟต์แวร์ที่อยู่ด้านบนของ Amazon Web Services (AWS) หรือโครงสร้างพื้นฐานที่เก็บ Cloud Storage Managed Cloud Dropbox ได้ลงทุนในศูนย์ข้อมูลของตนเอง สิ่งนี้ทำให้การควบคุมความปลอดภัยของข้อมูลโดยตรงและปัญหาการปฏิบัติตามกฎระเบียบที่อาจเกิดขึ้นได้มากกว่าคู่แข่งที่ปล่อยให้บุคคลที่สาม

Dropbox ยังไม่ได้สร้างคุณสมบัติการจัดการคีย์การเข้ารหัสของผู้ใช้ดังนั้นคีย์ใด ๆ ก็ตามที่อยู่ภายใต้การควบคุมของ Dropbox อย่างไรก็ตามพวกเขามีการควบคุมที่เข้มงวดมากเกี่ยวกับข้อมูลที่ช่างเทคนิคสามารถใช้เพื่อวัตถุประสงค์ในการแก้ไขปัญหาและเฉพาะเมื่อจำเป็นเท่านั้น มันไม่ได้เป็นความเป็นส่วนตัวที่สมบูรณ์ แต่พวกเขาทำงานอย่างหนักเพื่อให้มั่นใจว่าได้รับความไว้วางใจ แม้ว่าสิ่งนี้อาจไม่เพียงพอที่จะมีสิทธิ์รับ FedRAMP แต่ก็มีแนวโน้มที่ดีพอสำหรับหลายกรณี

Dropbox ยังรองรับกลยุทธ์การรับรองความถูกต้องแบบสองปัจจัยและหลายปัจจัย (MFA) ซึ่งรวมถึงการใช้ข้อความ SMS ที่ส่งรหัสแยกไปยังอุปกรณ์มือถือของผู้ใช้ Google Authenticator, Duo Mobile, Amazon AWS MFA หรือ Windows Authenticator Dropbox ขอแนะนำอย่างยิ่งให้ผู้ใช้ใช้ประโยชน์จากคุณสมบัติเหล่านี้เพราะพวกเขาเพิ่มชั้นความปลอดภัยที่ดีรอบ ๆ ข้อมูลที่มีความละเอียดอ่อน

เกือบร้านค้าครบวงจร

Dropbox มีความช่วยเหลือมากมายหากคุณพบปัญหารวมถึงคู่มือ PDF การสนับสนุนแบบแนะนำตัวเองศูนย์ช่วยเหลือที่ค้นหาได้และการสนับสนุนผ่านการแชทสดอีเมลและโทรศัพท์ (วันธรรมดา 8:00 ถึง 20:00 น. ET) สำหรับการสนับสนุนทางโทรศัพท์คุณต้องสร้างรหัส PIN ซึ่งคุณสามารถทำได้โดยตรงจากหน้าความช่วยเหลือหลัก

ด้วยอินเทอร์เฟซผู้ใช้ที่เรียบง่าย (UI) ที่เก็บข้อมูลแบบไม่ จำกัด และการดึงไฟล์และสิทธิ์ผู้ใช้มากมาย Dropbox Business ช่วยให้ทีมของคุณทำงานร่วมกันได้อย่างมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น ในความเป็นจริง Dropbox มีทีมงานกว่า 300, 000 ทีมที่ใช้งาน Dropbox Business ในการแก้ไขไฟล์ออนไลน์คุณจะต้องได้รับบัญชี Microsoft 365 แยกต่างหากซึ่งสามารถเพิ่มค่าใช้จ่ายหรือใช้ Dropbox Paper ซึ่งไม่ได้ผสานรวมอย่างสมบูรณ์ สำหรับซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารที่ดีที่สุดให้ดูที่มาตรฐานบรรณาธิการของ Zoho Docs แต่สำหรับการจัดเก็บข้อมูลบนคลาวด์ระดับธุรกิจอเนกประสงค์และโซลูชันการแชร์ไฟล์ Dropbox Business เป็นโซลูชั่นที่ยอดเยี่ยมและสมควรได้รับการกำหนดทางเลือก PCMag Editors 'Choice อย่างสมบูรณ์