Back to business: รายการตรวจสอบเริ่มต้นปีสำหรับ smbs

หากคุณกำลังจัดการสำนักงานธุรกิจขนาดเล็กถึงขนาดกลาง (SMB) เป็นเรื่องสำคัญที่คุณจะต้องเริ่มต้นปีใหม่ด้วยเท้าขวา ธุรกิจขนาดกลางจำเป็นต้องดำเนินการอย่างรวดเร็วเพื่อตอบสนองต่อโอกาสใหม่ที่เกิดขึ้นและการมีรากฐานของสำนักงานที่แข็งแกร่งซึ่งการดำเนินงานดังกล่าวมีความสำคัญต่อความสำเร็จ โชคดีที่ทำให้ธุรกิจของคุณอยู่ในระดับสูงสุดสามารถทำได้อย่างรวดเร็วพอสมควร จริงมันเป็นความอุดมสมบูรณ์ของการตรวจสอบ เพียงแค่ต้องขอบคุณที่ไม่มีใครมาจากกรมสรรพากร ทำตามรายการตรวจสอบหกจุดด้านล่างและสำนักงานของคุณจะพร้อมรับมือกับความท้าทายที่อาจเกิดขึ้นในปี 2559

1. เตรียมพร้อมสำหรับฤดูกาลภาษี

ในโลกธุรกิจคุณเตรียมที่จะจ่ายภาษีไม่ทางใดก็ทางหนึ่ง แต่ต้นปี (ถ้าตรงกับปีงบการเงินของ บริษัท ของคุณ) เป็นสิ่งสำคัญโดยเฉพาะ เริ่มต้นด้วยการนั่งลงกับหัวหน้าฝ่ายการเงินของคุณเพื่อตรวจสอบภาพรวมของหนังสือของปีที่แล้ว

แน่นอนว่าคุณอาจรู้สึกเหนื่อยล้าเมื่อคำว่า "การตรวจสอบ" และ "การเงิน" ถูกนำมาใช้ในประโยคเดียวกัน แต่ได้รับมัน: เราไม่ได้พูดถึงการปิดปากตัวแทนของ IRS นี่คือการตรวจสอบที่ออกแบบมาเพื่อให้คุณเป็นผู้นำของคุณและนักลงทุนในปัจจุบันหรือที่มีศักยภาพที่การเงินของคุณ - และโดยการขยายองค์กรของคุณ - กำลังดำเนินการตามที่ควรจะเป็น คุณกำลังตรวจสอบหมายเลขของปีที่แล้วประเมินกระบวนการทางธุรกิจและการเงินและจับคู่สิ่งที่เกิดขึ้นจริงกับสิ่งที่คุณคาดว่าจะเกิดขึ้นรวมทั้งสิ่งที่คุณรายงาน คุณสามารถทำการตรวจสอบโดยฝ่ายบัญชีภายในของคุณหรือโดย บริษัท ภายนอกหรือ CPA คุณสามารถสร้างกองกำลังขนาดเล็กเพื่อทำงานเป็นกลุ่ม สิ่งที่คุณกำลังมองหารวมถึง:

รายได้ทั้งหมดที่ได้รับในปีที่แล้วและจากแหล่งใด

ค่าใช้จ่ายทั้งหมดที่เกิดขึ้นในปีที่แล้วใช้วิธีการชำระเงินแบบใดผู้รับเงินและกำหนดให้กับงบประมาณใด ให้ความสนใจเป็นพิเศษกับสำนักงานเทคโนโลยีการบริการของบุคคลที่สามและค่าใช้จ่ายด้านโครงสร้างพื้นฐานทางธุรกิจ

บทวิจารณ์ใบแจ้งยอดธนาคาร

IRS และภาษีของรัฐ / เทศบาล (ถ้ามี)

ตรวจสอบว่ามีการปฏิบัติตามขั้นตอนการบัญชีที่เหมาะสม ถ้าไม่เข้าใจเหตุผลเพราะอาจเป็นเพราะกระบวนการทางธุรกิจเฉพาะที่อาจต้องมีการแก้ไขและ

ใส่ผลการตรวจสอบลงในรายงานที่รัดกุม (นี่เป็นเครื่องมือที่คุณต้องการใช้จริงในระหว่างปีเพื่อให้สั้นจัดระเบียบและมีค่า - ไม่มากมายจนคุณไม่สามารถหาอะไรได้เลย)

ดำเนินการอย่างถูกต้องการตรวจสอบนี้ไม่ควรใช้เวลานานกว่าหนึ่งสัปดาห์และรายงานของ บริษัท มีเครื่องมือพื้นฐานสำหรับใช้ทุกอย่างตั้งแต่แผนการซื้อจนถึงเป้าหมายการขาย

2. การตรวจสอบฮาร์ดแวร์

จากมุมมองของผู้จัดการสำนักงานการรู้ว่าเงินจะกลายเป็นเพียงขั้นตอนแรก ตอนนี้คุณต้องรู้ว่าทุกอย่างอื่นอยู่ที่ไหนเช่นกัน เริ่มต้นด้วยฮาร์ดแวร์เทคโนโลยี สิ่งนี้อาจฟังดูชัดเจน แต่มันกลายเป็นเขตอันตรายสำหรับ SMB หลายแห่งอย่างรวดเร็ว - โดยเฉพาะอย่างยิ่งสิ่งที่เอนไปทางขนาดกลางมากกว่าขนาดเล็ก นั่นเป็นเพราะวลีนำอุปกรณ์ของคุณมาเอง (BYOD) ผู้เชี่ยวชาญด้านไอทีจำนวนมากเกลียดชังและผู้ใช้จำนวนมากใช้เพื่อใช้ฮาร์ดแวร์อะไรก็ตามที่พวกเขาสามารถทำได้ - จากแหล่งใด ๆ และมักจะจ่ายในรูปแบบที่แปลกหรือคดเคี้ยว อย่างน้อยที่สุดให้ใส่ข้อมูลนี้ลงในสเปรดชีตที่จัดระเบียบซึ่งคุณสามารถอ้างอิงได้ตลอดทั้งปีนี้และปีถัดไป ยิ่งไปกว่านั้นให้ใส่ข้อมูลลงในแอพการจัดการเดสก์ท็อปเฉพาะเช่น Microsoft System Center Configuration Manager หรือ MMSoft Pulseway

เริ่มต้นด้วยรายงานการตรวจสอบจากขั้นตอนที่ 1 ตามที่ควรให้รายการทางการซื้อฮาร์ดแวร์ของคุณ จากนั้นติดตามอุปกรณ์ที่ใช้งานจริง (รับประกันได้ว่าคุณจะพบความประหลาดใจ) พนักงานบางคนจะใช้อุปกรณ์ส่วนบุคคลที่พวกเขาจ่ายเงินเพื่อทำงานขณะที่คนอื่นจะใช้อุปกรณ์ของผู้บริโภคสำหรับทั้งงานและงานส่วนตัวที่ บริษัท จ่ายให้ ค้นหาว่าใครมีอะไรไม่ว่าจะถูกใช้อย่างเหมาะสมหรือไม่และนั่นจะช่วยให้คุณตัดสินใจได้ว่าจะมีวิธีที่ดีกว่าในการชำระเงินหรือไม่

และเมื่อคุณเดินผ่านเทคโนโลยีใหม่นี้แล้วอย่าลืมทำการตรวจสอบฮาร์ดแวร์แบบดั้งเดิมเพื่อค้นหาพีซีเซิร์ฟเวอร์เครื่องพิมพ์และฮาร์ดแวร์สำนักงานอื่น ๆ ที่กำลังใกล้จะสิ้นสุดหรือสิ้นอายุ เช่าเพื่อให้คุณรู้ว่าสิ่งที่จะต้องมีการรีเฟรชในปีนี้และเมื่อ ทำงานกับพนักงานขายฮาร์ดแวร์และแผนกบัญชีของคุณเพื่อพัฒนาแผนสำหรับการเลิกใช้ฮาร์ดแวร์เก่านี้และแทนที่ด้วยหน่วยงานใหม่

3. ตรวจสอบซอฟต์แวร์

การตรวจสอบซอฟต์แวร์มีเป้าหมายพื้นฐานเช่นเดียวกับการตรวจสอบฮาร์ดแวร์: ค้นหาสิ่งที่คุณติดตั้งที่ติดตั้งวิธีชำระเงิน (หมายถึงงบประมาณที่ได้รับมอบหมาย) และใบอนุญาตหรือการสมัครสมาชิกใดที่กำลังจะมีการต่ออายุ อย่าลืมทำเครื่องหมายในปฏิทินของคุณ

เช่นเดียวกับการตรวจสอบฮาร์ดแวร์อย่างไรก็ตามยุคปัจจุบันทำให้การตรวจสอบซอฟต์แวร์มีความซับซ้อนขึ้นเล็กน้อย เช่นเดียวกับพนักงานที่ใช้อุปกรณ์ส่วนตัวในการทำงานหลายคนก็ใช้บริการบนคลาวด์ของตนเองเช่นกัน สิ่งนี้อาจเกิดขึ้นได้เนื่องจากผู้ใช้รายเดียวตัดสินใจที่จะสมัครใช้บริการใดบริการหนึ่งโดยเฉพาะหรือแม้แต่ทั้งทีมก็ปรับใช้บริการคลาวด์ระหว่างกัน

บ่อยครั้งที่บริการเหล่านี้ได้รับค่าใช้จ่ายผ่านค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นประจำที่กำหนดให้กับบัตรเครดิตส่วนบุคคลหรือองค์กรและการบัญชีอาจมีช่วงเวลาที่ยากลำบากในการหาสิ่งที่กำลังซื้อ สิ่งนี้สามารถทำให้เกิดข้อผิดพลาดทางบัญชี แต่สิ่งเหล่านั้นมีน้อยเมื่อเทียบกับปัญหาด้านไอทีที่อาจเกิดขึ้นเมื่อบริการคลาวด์เหล่านี้ขอให้ผู้ใช้ดาวน์โหลดซอฟต์แวร์ (ซึ่งไม่เพียง แต่ไม่ได้ทดสอบโดยไอทีเท่านั้น ตรวจสอบให้แน่ใจว่าซอฟต์แวร์นั้นได้รับการจ่ายเงินอย่างถูกต้องแล้วตัดสินใจว่าจะเก็บหรือแทนที่ด้วยโซลูชันที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น

ในแง่มุมดั้งเดิมมากขึ้นให้ใช้การตรวจสอบซอฟต์แวร์ของคุณเพื่อให้ความสนใจเป็นพิเศษกับซอฟต์แวร์ความปลอดภัยเช่นแอนตี้ไวรัสเครือข่ายส่วนตัวเสมือน (VPN) และการเข้ารหัสเป็นสามตัวอย่าง สิ่งเหล่านี้คือส่วนประกอบของโซลูชันที่สามารถหยุดกระบวนการในการติดตามหากใบขับขี่ของพวกเขาดังนั้นตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณรู้ว่าเมื่อไรที่ต้องต่ออายุใบอนุญาตและการสมัครสมาชิกและผู้ใช้รายใดที่ต้องการ

ในช่วงเวลาตรวจสอบซอฟต์แวร์คุณควรตรวจสอบข้อมูลสำรองและขั้นตอนความปลอดภัยของข้อมูลด้วย โดยปกติจะเกี่ยวข้องกับทั้งฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์ แต่เป็นข้อกำหนดสำหรับกระบวนการซอฟต์แวร์ส่วนใหญ่ดังนั้นอย่าให้สั้นลง ทำการทดสอบการสำรองข้อมูลและการกู้คืนความเสียหาย (DR) แผนเพื่อให้แน่ใจว่ายังใช้งานได้ตรวจสอบการสำรองข้อมูลทั้งในประเทศและในระบบคลาวด์เพื่อให้แน่ใจว่ามันไม่เสียหายและดูสิ่งที่คุณจ่ายสำหรับโซลูชั่นเหล่านี้ในปีก่อน ดูว่าคุณสามารถทำได้ดีกว่า

4. ตรวจสอบเครือข่าย

คุณจะต้องมีผู้นำด้านไอทีของคุณเพื่อช่วยเหลือสิ่งนี้ การตรวจสอบเครือข่ายช่วยให้คุณ:

รู้ว่าโครงสร้างพื้นฐานเครือข่ายใดที่คุณใช้อยู่ (ทั้งทางกายภาพและในระบบคลาวด์)

จับคู่โครงสร้างพื้นฐานนั้นกับกระบวนการทางธุรกิจที่เรียกใช้เพื่อตรวจสอบความสามารถและ

ประเมินไม่ใช่เพียงแค่สิ่งที่คุณจ่าย แต่ไม่ว่าคุณจะได้รับสิ่งที่คุณจ่ายไปหรือไม่ สิ่งนี้สำคัญอย่างยิ่งสำหรับผู้ให้บริการอินเทอร์เน็ตและเครือข่ายมือถือทั้งหมด

วิเคราะห์การเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตของคุณไม่เพียง แต่ที่สำนักงาน แต่ยังรวมถึงเว็บเซิร์ฟเวอร์ภายนอกบริการคลาวด์หรือเทเลคอมและไซต์ระยะไกล คุณได้รับประสิทธิภาพที่คุณจ่ายไปแล้วหรือยัง? หากแผนกไอทีภายในของคุณไม่แน่ใจว่าจะทดสอบข้อมูลนี้ได้อย่างไรให้คุยกับที่ปรึกษาเครือข่ายบุคคลที่สาม ท้ายที่สุดตรวจสอบให้แน่ใจว่าฝ่ายไอทีอัปเดตเราเตอร์สวิตช์และฮาร์ดแวร์เครือข่ายอื่น ๆ ในสำนักงานของคุณเพื่อให้พวกเขาใช้เฟิร์มแวร์ล่าสุด - และตรวจสอบให้แน่ใจว่าทั้งหมดได้รับการทดสอบด้วยชุดแอพสำคัญทางธุรกิจปัจจุบันของคุณ หากคุณมีไซต์ระยะไกลหรือเทเลคอมที่เชื่อมต่อจากบ้านตรวจสอบให้แน่ใจว่าฮาร์ดแวร์เครือข่ายของพวกเขานั้นสว่างและปลอดภัยเช่นกัน

5. เดินเล่นรอบสำนักงาน

นี่อาจฟังดูพลิก แต่มันเป็นขั้นตอนที่ร้ายแรง คุณไม่สามารถค้นหาทุกสิ่งที่คุณจำเป็นต้องรู้เกี่ยวกับธุรกิจของคุณผ่านสเปรดชีตหรือแผงควบคุมการจัดการ ลุกขึ้นและออกทัวร์ พูดคุยกับพนักงานเกี่ยวกับวิธีการทำงานของพวกเขาโดยเฉพาะอย่างยิ่งทีมงานและผู้นำกระบวนการ การทำความเข้าใจวิธีการทำงานให้สำเร็จนั้นเป็นสิ่งสำคัญไม่ใช่เพียงแค่การปรับใช้เครื่องมือที่เหมาะสมสำหรับงานที่ถูกต้อง แต่มักจะค้นพบโอกาสใหม่ ๆ ในการออมหรือรายได้

ในอีกแง่มุมหนึ่งให้มองว่าสำนักงานของคุณมีรูปลักษณ์และฟังก์ชั่นอย่างไรในระดับกายภาพ ให้ความสนใจกับ:

เฟอร์นิเจอร์สำนักงาน

อุปกรณ์แบ่งห้องและเครื่องใช้ในครัว

กระดานไวท์บอร์ดห้องประชุมหน้าจอโทรศัพท์และ

เครื่องใช้สำนักงานที่ใช้ร่วมกัน - เครื่องทำลาย, เครื่องพิมพ์, เครื่องแฟกซ์

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าสิ่งเหล่านี้จำเป็นต่อการใช้งานที่ดีและเก็บของที่จำเป็นสำหรับการใช้งาน (เช่นผงหมึกกระดาษ ฯลฯ )

6. วิเคราะห์แผนธุรกิจและการตลาดของคุณ

คุณได้ไปลงที่หมายเลข ตอนนี้ถึงเวลาหยิบหัวของคุณและดูภาพรวมขององค์กรและนั่นเริ่มต้นด้วยแผนธุรกิจของคุณเสมอ นั่งลงกับทีมผู้นำของคุณและดูรายละเอียดแผนของคุณ คุณอยู่ที่ไหนคุณควรจะ (หมายถึงแผนของคุณบอกว่าคุณจะอยู่ที่ไหน)? วิธีที่คุณทำธุรกิจยังคงมีประสิทธิภาพมากที่สุดหรือไม่? ถามคำถามนี้ไม่ว่าธุรกิจจะดำเนินการอย่างเหมาะสมหรือไม่ อาจมีวิธีที่ดีกว่าเสมอ ทำรายการกระบวนการทางธุรกิจของคุณปรึกษากับพนักงานคนสำคัญเกี่ยวกับกระบวนการเหล่านั้นทำแผนที่ทีละขั้นตอนแล้วพิจารณารายละเอียด มีเครื่องมือซอฟต์แวร์หรือบริการที่มีประสิทธิภาพมากกว่าที่คุณสามารถใช้เพื่อให้สามารถแข่งขันได้มากขึ้นหรือไม่ คนที่เหมาะสมทำงานเหล่านี้หรือไม่ กระบวนการมีประสิทธิภาพหรือซ้ำซ้อนหรือไม่ เป้าหมายที่นี่ไม่ได้เป็นการยิงคนหรือการจัดการขนาดเล็ก เพื่อทำความเข้าใจว่าธุรกิจของคุณทำธุรกิจอย่างไร

ไปดูแผนการตลาดของปีที่แล้วด้วยตาที่คล้ายกัน ตรวจสอบผลลัพธ์และถามว่าคุณควรจะเปรียบเทียบกับค่าใช้จ่ายจริงหรือไม่ คุณอ่อนแอที่ไหนและจะปรับปรุงได้อย่างไร ใส่ใจเป็นพิเศษกับ:

การวิจัยทางการตลาด,

โปรโมชั่นและการโฆษณา

กิจกรรมและ

สื่อมวลชนสัมพันธ์

เป็นส่วนหนึ่งของแบบฝึกหัดนี้อย่าลืมวิเคราะห์เว็บและโปรไฟล์เครือข่ายสังคมออนไลน์ของคุณ พวกเขาเข้าถึงลูกค้าที่เหมาะสมหรือไม่ พวกเขาทันสมัยหรือไม่ มีคำอธิบายผลิตภัณฑ์หรือบริการราคาและแม้แต่ชื่อผู้บริหารที่ได้รับการปรับปรุงแล้วหรือยัง? ตรวจสอบรายละเอียดเหล่านี้อย่างจริงจังเพราะไม่มีอะไรปิดลูกค้าออนไลน์ได้เร็วกว่าการกดปุ่มเว็บไซต์ที่พวกเขาคิดว่าไม่ได้รับการดูแล

แน่นอนว่ามันง่ายกว่าที่จะเขียนหกขั้นตอนเหล่านี้มากกว่าที่จะทำ เรากำลังพูดถึงงานจำนวนมากไม่มีคำถาม แต่ถ้าคุณคาดเข็มขัดและรับคนที่เหมาะสมมาช่วยมันก็สามารถทำได้ในสองสามสัปดาห์ และสองสัปดาห์นั้นสามารถจ่ายกระบวนการสำคัญค่าใช้จ่ายและแม้กระทั่งเงินปันผลกำไรให้กับธุรกิจของคุณในช่วงที่เหลือของปี