17 เทคนิคในการควบคุม powerpoint ของ Microsoft

มีเวลาในชีวิตของคนทำงานออฟฟิศ (หรือเก่า) เกือบทุกคนที่กุฏิจะต้องหลีกทางไปยังห้องประชุมคณะกรรมการหรือแย่กว่านั้นสำหรับคนงาน นั่นหมายถึงการพูดในที่สาธารณะและบ่อยกว่านั้นการพูดนั้นมักจะมาพร้อมกับสไลด์ การนำเสนอดังกล่าวฝังแน่นอยู่ในจิตสำนึกสาธารณะตั้งแต่การรับชมซีอีโอชื่อดังที่พูดถึงความเร็วและฟีดเกี่ยวกับอุปกรณ์ใหม่ ๆ จนถึงการพูดคุย TED ที่น่าสนใจในทุกหัวข้อภายใต้ดวงอาทิตย์ แม้แต่ครูในห้องเรียนก็ยังให้บทเรียนในแบบที่กระดานดำเก่าไม่สามารถถ่ายทอดได้

เป็นธรรมที่จะกล่าวว่างานนำเสนอส่วนใหญ่นั้นสร้างขึ้นโดยใช้ PowerPoint ซึ่งเป็นเครื่องมือการนำเสนอที่เป็นแก่นของชุดโปรแกรม Microsoft Office เว็บไซต์ SlideNirvana.com ประมาณการว่า PowerPoint ใช้คอมพิวเตอร์อย่างน้อย 1 พันล้านเครื่อง (มี B!) ทั่วโลก หากแม้แต่หนึ่งในสามของพวกเขาใช้ซอฟต์แวร์นั่นก็ยังคงเทียบเท่ากับประชากรทั้งหมดของสหรัฐอเมริกาที่ทำนิทรรศการแบบสไลด์

และส่วนใหญ่ดูด บางทีนั่นอาจไม่ใช่เชิงปริมาณ แต่มีบทความมากมายที่เขียนเกี่ยวกับความจริงนั้น - และเราหลายคนมีชีวิตอยู่กับพวกเขา - มันยากที่จะโต้แย้งประเด็น (พลังงาน) ในทำนองเดียวกันบทความจำนวนมากและหนังสือทั้งเล่มเขียนเกี่ยวกับวิธีการนำเสนอที่มีประสิทธิภาพ นี่ไม่ใช่หนึ่งในเรื่องราวเหล่านั้น

คอลเลกชันของเคล็ดลับนี้เกี่ยวกับความหลากหลายของซอฟต์แวร์ PowerPoint อันทรงพลัง มันมีความหมายสำหรับผู้ที่เข้าใจพื้นฐานและเกินกว่าที่กำลังมองหาห่านตัวเล็ก ๆ ที่พิเศษเพื่อให้ได้ประโยชน์สูงสุดจากโปรแกรม เราหวังว่าด้วยเทคนิคเหล่านี้ - ซึ่งอาจจะมีคำแนะนำสำหรับการนำเสนอและสไลด์โชว์ที่ดีกว่า - หลีกเลี่ยงการมีส่วนร่วมในการพูดครั้งต่อไปของคุณเพื่อโน้มน้าวใจยิ่งขึ้น หมายเหตุเคล็ดลับเหล่านี้มีเฉพาะกับ PowerPoint 2013 เวอร์ชันล่าสุด

( รูปภาพในสไลด์ที่ทำด้วยสไลด์โชว์บ่อยๆจาก SlideShare )

1 เริ่มการแสดงทันที

เราทุกคนเห็นหน้าจอแล็ปท็อปของผู้นำเสนอมากเกินไปเต็มไปด้วยไอคอนที่ยุ่งเหยิงบนเดสก์ท็อปหรืออีเมลที่ยังไม่ได้อ่านขณะที่พวกเขาพยายามเริ่มงานนำเสนอ PowerPoint รับสิทธิ์ด้วยการตั้งชื่อไฟล์ด้วยนามสกุลไฟล์. PPS (หรือ. PPSX) นั่นเป็นการนำเสนอ PowerPoint และการดับเบิลคลิกอย่างรวดเร็วจะเข้าสู่สไลด์โชว์ไม่ใช่โหมดแก้ไข PowerPoint คลิก Esc เพื่อออกจากสไลด์โชว์



2 ไป B หรือ W เพื่อรับโฟกัสกับคุณ

เมื่อคุณนำเสนอภาพนิ่งมีขึ้นเพื่อช่วยคุณผู้พูด - ไม่กลายเป็นสิ่งที่ทำให้ไขว้เขว เมื่อถึงเวลาเพื่อให้แน่ใจว่าผู้ชมให้ความสนใจกับคุณคนเดียวให้กดปุ่ม B เพื่อส่งหน้าจอไปที่หน้าจอดับสีดำหรือปุ่ม W เพื่อไปที่หน้าจอสีขาว จากนั้นกดปุ่มใดก็ได้หรือคลิกด้วยเมาส์เพื่อกลับไปที่สไลด์ เป็นเทคนิคที่ดีในการจับตาดูคุณแม้ว่าสไลด์จะเต็มไปด้วยบันทึกย่อภาพเคลื่อนไหวหรือวิดีโอ



3 ข้ามกระสุน

รับคิวจาก Steve Jobs และ Tim Cook รายการหัวข้อย่อยดูไม่ถูกต้อง วิธีที่ชาญฉลาดในการทำรายการคือการปล่อยแต่ละรายการทีละรายการโดยเฉพาะอย่างยิ่งถัดจากภาพขนาดใหญ่ที่เป็นโฟกัสจริง ให้รายการแต่ละรายการเป็นของตัวเองเนื่องจากคุณพูด … แต่อย่าใช้กระสุน



4 จับภาพหน้าจอได้อย่างง่ายดาย

หากงานนำเสนอของคุณเกี่ยวกับการสาธิตสิ่งที่มักจะปรากฏบนหน้าจอคอมพิวเตอร์ของคุณ PowerPoint ช่วยให้จับภาพหน้าจอได้ง่าย บนแท็บแทรกให้คลิกที่ไอคอนสกรีนช็อตและคุณจะเห็นภาพย่อของหน้าต่างที่เปิดอยู่ในปัจจุบันของคุณ ปรับขนาดหน้าต่างเพื่อแสดงสิ่งที่คุณต้องการก่อนจากนั้นกลับมาและเลือกมัน - มันจะถูกนำไปวางไว้ในสไลด์ที่คุณกำลังแก้ไข



5 เริ่มต้นด้วย Canvas เปล่า

ผู้คนมากมายกล่าวโทษการนำเสนอภาพนิ่งที่ไม่ดีในผู้ร้ายรายหนึ่งนั่นคือเทมเพลตสไลด์ที่สร้างไว้ล่วงหน้า มีมากมายของพวกเขารวมอยู่ใน PowerPoint และหลายพันคนออนไลน์ได้ฟรีและขาย สิ่งที่ดีที่สุดที่คุณสามารถทำได้เพื่อทำการนำเสนอด้วยตัวคุณเองคือเริ่มจากอะไร นำค่าว่างมาปรับแต่งด้วยศิลปะของคุณเองและใช้แบบอักษรที่เป็นเอกลักษณ์ มันไปไกลในการสร้างสิ่งที่แปลกใหม่และน่าจดจำให้กับผู้ชม



6 Keep Pane Handy ที่มีประโยชน์

บนแท็บหน้าแรกไปที่ส่วนการแก้ไขและเลือกเลือก> บานหน้าต่างการเลือก มันจะปรากฏขึ้นทางด้านขวา (คุณสามารถลากไปทางซ้าย) เปิดไว้ในขณะที่คุณใช้งาน - นี่คือแผงควบคุมที่ช่วยให้คุณไม่เพียง แต่ตั้งชื่อทุกองค์ประกอบบนหน้าจอ แต่จัดเรียงลำดับของเลเยอร์ของรายการอีกครั้ง (ตัวอย่างเช่นหากรูปภาพอยู่ด้านหลังข้อความให้ย้าย มันขึ้นมา) คลิกที่ไอคอนรูปตาเล็ก ๆ ถัดจากแต่ละองค์ประกอบเพื่อซ่อนเพื่อให้คุณสามารถมีสมาธิกับส่วนอื่น ๆ



7 แทรกภาพจาก Flickr, OneNote

ไปที่แท็บแทรกและเลือกรูปภาพออนไลน์ หนึ่งในตัวเลือกที่คุณจะเห็นสำหรับการแทรกรูปภาพคือสิ่งมาตรฐานเช่น Office.com ภาพตัดปะและการค้นหารูปภาพ Bing (ตรวจสอบให้แน่ใจว่าพวกเขาเป็นรูปภาพครีเอทีฟคอมมอนส์!) แต่ยังรวมถึง Flickr, OneNote และ Facebook การคลิกที่รวดเร็วในแต่ละครั้งจะเชื่อมโยงบัญชี Microsoft ของคุณกับบัญชีที่เป็นปัญหา (ในกรณีของ Flickr นั่นคือ Yahoo ID ของคุณ) เพื่อให้คุณสามารถแทรกภาพจากบัญชีของคุณเพื่อแทรก คลิกตัวเลือกดูเพิ่มเติมและมีช่องค้นหา คุณไม่สามารถค้นหาบัญชีของผู้อื่นได้ด้วยตัวคุณเอง ดังนั้นผู้ใช้ Flickr คุณยังคงต้องไปที่ไซต์เพื่อดาวน์โหลดรูปภาพครีเอทีฟคอมมอนส์ที่ใช้งานได้ฟรีและยอดเยี่ยมความละเอียดสูงในงานนำเสนอของคุณ



8 เพิ่มกริดและผู้ปกครอง

การจัดวางสิ่งต่าง ๆ ใน PowerPoint นั้นง่ายกว่าที่เคยเป็นมา แต่ถ้าคุณต้องการเห็นด้วยตาเปล่าให้ใช้เส้นตารางและไม้บรรทัด พวกเขาไม่ได้เปิดตามค่าเริ่มต้น แต่มันก็ง่ายพอที่จะเปิด - คลิกขวาที่จุดใดจุดหนึ่งนอกสไลด์ แต่ไม่อยู่ในแถบด้านข้าง คุณจะได้รับการเลื่อนลงเพื่อเปิดกริดและผู้ปกครองรวมถึงเส้นที่แตกต่างกันมากขึ้นสำหรับการแยกแนวนอนและแนวตั้งของแต่ละสไลด์ วางเคอร์เซอร์ไว้เหนือเส้นเหล่านั้นและคุณสามารถลากไปมาได้ คลิกขวาที่พวกเขาและเปลี่ยนสีเพื่อให้โดดเด่น


ตอนนี้เมื่อคุณคลิกขวาที่เส้นกริด (จริง ๆ แล้วจุดที่อยู่ใกล้) คุณจะได้เลื่อนลงและสามารถเลือกกริดและเส้นบอกแนว ที่นำไปสู่กล่องโต้ตอบที่คุณสามารถบอกให้ PowerPoint "จัด" รายการต่างๆเข้ากับบรรทัดเพื่อให้จัดแนวอัตโนมัติ คุณสามารถเปลี่ยนระยะห่างระหว่างบรรทัดเพื่อให้ตารางไม่ได้ครอบงำ



9 ทำให้แผนภูมิของคุณเคลื่อนไหว

การผสานแผนภูมิ Excel-esque นั้นง่ายพอ ๆ กับที่ได้รับใน PowerPoint: ไปที่แท็บแทรกคลิกที่แผนภูมิและมันจะยึดติดกับข้อมูลตัวอย่างที่คุณสามารถแทนที่ได้อย่างง่ายดาย มีอะไรเจ๋ง: เคลื่อนไหวแผนภูมิองค์ประกอบหนึ่งในเวลา เมื่อคุณแทรกแผนภูมิแล้วให้คลิกแท็บภาพเคลื่อนไหวจากนั้นเปิดบานหน้าต่างภาพเคลื่อนไหวแล้วคลิกเพิ่มภาพเคลื่อนไหว เลือกเอฟเฟกต์เคลื่อนไหว จากนั้นในบานหน้าต่างภาพเคลื่อนไหวที่คุณเห็นรายการของภาพเคลื่อนไหวของแผนภูมิให้คลิกขวาและเลือกตัวเลือกเอฟเฟกต์ สิ่งนี้ช่วยให้คุณเพิ่มเสียงและเปลี่ยนช่วงเวลาของภาพเคลื่อนไหว แต่ในแท็บสุดท้าย - ภาพเคลื่อนไหวของแผนภูมิ - เปลี่ยนแผนภูมิกลุ่มจาก "As One Object" เป็น "ตามหมวดหมู่" จากนั้นเมื่อแผนภูมิปรากฏบนหน้าจอมันจะปรากฏองค์ประกอบหนึ่งครั้งในขณะที่คุณคลิกโดยมีแท่งหรือชิ้นส่วนของวงกลมที่มาถึงหนึ่งหลังจากที่อื่น ๆ ราวกับว่าแต่ละคนเป็นสไลด์ของตัวเอง



10 ใช้มุมมองการอ่านเพื่อดูตัวอย่าง

คุณไม่ต้องข้ามไปที่โหมดสไลด์โชว์เพื่อดูว่างานนำเสนอจะเป็นอย่างไรในขณะที่คุณกำลังทำงาน สลับไปยังมุมมองการอ่านหนึ่งในตัวเลือกบนแท็บมุมมองและคุณจะได้รับการทำหมึกทันทีโดยไม่ต้องใช้ PowerPoint ผ่านหน้าจอทั้งหมด (รวมถึงแถบเครื่องมือ Windows) วิธีที่เร็วกว่า: คลิกที่ไอคอน "หนังสือเปิด" ในแถบสถานะที่ด้านล่างของ PowerPoint เพื่อข้ามไปมาอย่างรวดเร็ว



11 ตั้งค่าการนำเสนอคีออสก์

โหมดคีออสก์คือเมื่องานนำเสนอของคุณถูกตั้งค่าให้เล่นซ้ำแล้วซ้ำอีกไม่ว่าจะเป็นการแทรกแซงของมนุษย์หรือไม่ก็ตาม ไม่ว่าจะด้วยวิธีใดมันแค่เล่นและไม่ข้ามเพื่อให้ผู้ดูสามารถเข้าถึงเดสก์ท็อปได้ มันสมบูรณ์แบบสำหรับงานแสดงสินค้าและโดยปกติแล้วซุ้มเหมือนที่คุณพบในห้างสรรพสินค้า


หากต้องการทำเช่นนั้นคลิกแท็บการนำเสนอภาพนิ่งเลือกตั้งค่าการนำเสนอภาพนิ่งและในกล่องโต้ตอบคลิกถัดจากเรียกดูที่คีออสก์ (เต็มหน้าจอ) คุณยังสามารถตั้งค่าให้วนซ้ำอย่างต่อเนื่องหรือข้ามการเล่าเรื่องเสียงที่คุณสร้างขึ้นหรือภาพเคลื่อนไหวใด ๆ ก็ได้ หลังจากนั้นไปที่แท็บการเปลี่ยนไปยังกล่องระยะเวลาเพื่อให้คุณสามารถกำหนดเวลาสำหรับการแสดงภาพนิ่งที่จะแสดงเวลา - เวลาเป็นวินาที หากคุณคลิกที่ใช้กับทั้งหมดมันจะกำหนดเวลานั้นให้กับแต่ละสไลด์แน่นอน


ความลับในการหลบหนีการนำเสนอโหมดคีออสก์? กดปุ่ม Esc



12 เอาต์พุตไปยังวิดีโอ

ตัวเลือกอื่น ๆ สำหรับการนำเสนอที่เหมือนคีออสก์ที่เพิ่งเล่นและเล่นคือการส่งออกเด็คสไลด์ทั้งหมดไปเป็นรูปแบบวิดีโอ มันจะใช้ช่วงการเปลี่ยนภาพที่คุณตั้งไว้ล่วงหน้าเสียงที่คุณบันทึกไว้เพื่อเล่นกับแต่ละสไลด์แม้แต่ภาพเคลื่อนไหวที่คุณตั้งไว้ในแต่ละสไลด์ (วิดีโอเช่นกันหากมาจากฮาร์ดไดรฟ์ของคุณ - จะไม่ส่งสัญญาณวิดีโอที่ฝังจาก YouTube หรือไฟล์อื่น ๆ ) ไฟล์ WMA หรือ MP4 ที่ได้นั้นจะทำงานได้อย่างมีเสน่ห์ในเครื่องเล่นเช่น VLC Player ซึ่งสามารถเป็นได้ ตั้งเป็นเต็มหน้าจอด้วยการวนซ้ำอย่างต่อเนื่อง



13 ทำให้เพลงยืดออกไปหลายสไลด์

การแทรกเสียงในสไลด์เป็นเรื่องง่าย - คุณคลิกแท็บแทรกเลือกเสียงและคุณสามารถเลือกจากเสียงออนไลน์ (แม้ว่าจะไม่ได้ผลสำหรับฉัน - ฉันได้รับ Microsoft Clip Art เป็นตัวเลือกโดยไม่มีอะไรให้เลือกได้ MS ต้องการ จัดการกับ SoundCloud) เสียงบนฮาร์ดไดรฟ์ของคุณเช่นไฟล์ MP3 หรือตัวเลือกในการบันทึกคำบรรยายของคุณเอง ตามค่าเริ่มต้นเสียงใด ๆ ที่แทรกลงบนภาพนิ่งจะเล่นเฉพาะภาพนิ่งนั้น คุณสามารถเปลี่ยนได้


คลิกที่ไอคอนลำโพงที่แสดงว่าคุณมีระบบเสียงในตัว คุณจะเห็นเครื่องมือเสียงด้านบนแท็บที่ด้านบน เลือกแท็บการเล่นใหม่ ในส่วนเริ่มให้ทำเครื่องหมายในช่องสำหรับ "เล่นข้ามภาพนิ่ง" แค่นั้นแหละ - ตอนนี้เสียงจะเล่นในสองสามสไลด์ถัดไปจนกว่าเพลงจะหมด ยังดีกว่าคลิก Trim Audio เพื่อรับส่วนที่คุณต้องการ นอกจากนี้คุณยังสามารถทำให้ไอคอนเพลงไม่ปรากฏโดยทำเครื่องหมายที่ "ซ่อนระหว่างแสดง" แต่ก็ไม่สามารถคลิกและเริ่มเสียงได้ (เป็นความคิดที่ดีที่จะใช้เมื่อส่งสัญญาณภาพนิ่งไปยังวิดีโอ)


สิ่งนี้ใช้งานไม่ได้ดีกับการพากย์เสียง แต่คุณสามารถลองใช้ได้ การฝังเสียงแต่ละอันมีแถบเลื่อนระดับเสียงของตัวเองดังนั้นควรลดความดังโดยรวมลงบนแทร็กพื้นหลังดนตรีหากคุณวางแผนที่จะแทรกเสียงอื่น ๆ



14 อย่าคัดลอก & วาง; ซ้ำ

คุณสามารถกด Ctlr-C เพื่อคัดลอกและ Ctrl-V เพื่อวางอย่างต่อเนื่องหากคุณต้องใช้องค์ประกอบบนสไลด์ซ้ำแล้วซ้ำอีก การทำสำเนาทำได้ง่ายขึ้น: กดปุ่ม Ctrl ค้างไว้ในขณะที่คุณคลิกและลากวัตถุที่สงสัย มันจะทำให้ล่อลวงที่แน่นอน เลือกและทำซ้ำ ๆ อยู่เรื่อย ๆ และพวกเขาจะต้องเว้นวรรคอย่างสม่ำเสมอด้วยเช่นกัน


สิ่งที่ยิ่งใหญ่ในการล่อคือสไลด์ทั้งหมดหรือชุดของสไลด์ เพียงเลือกหนึ่งสไลด์ขึ้นไปในบานหน้าต่างนำทางซ้ายไปที่แทรกคลิกเมนูสไลด์ใหม่และเลือกสไลด์ที่เลือกซ้ำ



15 เคลื่อนไหวทุกอย่าง

คุณสามารถคว้าองค์ประกอบใด ๆ ของสไลด์ PPT และทำให้มันย้าย เลือกองค์ประกอบไปที่แท็บภาพเคลื่อนไหวและที่ด้านขวาสุดของแกลเลอรี่ภาพเคลื่อนไหวให้คลิกลูกศรลงเพื่อรับ "เพิ่มเติม" จะมีตัวเลือกการเคลื่อนไหวมากมายให้เลือกสำหรับองค์ประกอบที่จะปรากฏรับการเน้นหรือหายไป - แต่สำหรับการเคลื่อนไหวแบบเคลื่อนไหวให้ไปที่ส่วนที่สี่ หากคุณเลือกเส้นทางที่กำหนดเองคุณสามารถให้วัตถุทำอะไรก็ได้ที่คุณต้องการบนหน้าจอก่อนที่มันจะตกลง


แน่นอนหนึ่งในกฎของงานนำเสนอที่ดีนั้นมักจะไม่เคลื่อนไหวหากคุณสามารถช่วยได้ ดังนั้นจงจำไว้ ไม่มีใครต้องการผู้ชมด้วยอาการเมารถ



16 รวมรูปร่าง

คุณสามารถแทรกรูปร่างที่สร้างไว้ล่วงหน้าจำนวนมากได้จากแท็บแทรก แต่คุณรู้หรือไม่ว่าคุณสามารถผสมและจับคู่มันเพื่อสร้างรูปร่างใหม่ที่ไม่เหมือนใคร เพียงแค่วางไว้ในตำแหน่งที่คุณต้องการเลือกวัตถุทั้งหมดคลิกแท็บเครื่องมือวาด> รูปแบบและใช้เมนูรูปร่างรวมเพื่อสร้างสิ่งใหม่ ๆ ที่รวมเข้าด้วยกันลบออกจากส่วนที่พวกเขาตัดกันและตัวเลือกความสนุกอื่น ๆ มันเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการสร้าง Venn Diagram เครื่องมือนั้นยังทำงานได้กับข้อความและรูปภาพดังนั้นคุณสามารถแทรกรูปภาพเป็นรูปร่างรูปภาพเป็นคำหรือแทรกข้อความลงในรูปร่าง



17 ลบพื้นหลังรูปภาพ

คุณสามารถล้างรูปภาพได้โดยถอดพื้นหลังออก เลือกคลิกเครื่องมือรูปภาพ> แท็บรูปแบบจากนั้นคลิกลบพื้นหลัง เกือบจะเป็นเรื่องง่าย แต่สิ่งที่คุณจะเห็นคือภาพที่เคลือบด้วยสีม่วง - ทุกอย่างในสีนั้นเป็นสิ่งที่ PowerPoint ต้องการลบ คุณต้องปรับด้วยเครื่องมือทำเครื่องหมายเพื่อรักษาและทำเครื่องหมายพื้นที่เพื่อลบเครื่องมือ ก่อนอื่นปรับพื้นที่เพื่อให้ได้รูปภาพทั้งหมดที่คุณต้องการ - มันจะพยายามครอบตัดให้แน่น เมื่อคุณใช้เครื่องมือตัวใดตัวหนึ่งให้คลิกและลากเส้นเพื่อแสดงว่าอะไรควรอยู่หรือไป (เครื่องหมายลบหมายความว่ามันจะถูกลบ) หรือเพียงแค่คลิกที่จุดต่าง ๆ คลิกที่เก็บการเปลี่ยนแปลงเพื่อฆ่าพื้นหลังที่ตาย