จัดระเบียบ: 11 เคล็ดลับในการจัดการอีเมลให้มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น

อีเมลสามารถทำให้เรารู้สึกว่าเรากำลังดิ้นรนเพื่อให้หัวของเราอยู่เหนือน้ำ หน้ากล่องจดหมายของคุณยาวหรือไม่ คุณเริ่มอ่านอีเมลทุกวันคิดหรือไม่ว่าคุณจะตอบกลับข้อความที่สำคัญที่สุดเท่านั้นเพื่อค้นหาและตระหนักว่าหนึ่งชั่วโมงผ่านไปแล้วและคุณไม่ได้ทำอะไรเลย? คุณมีที่ว่างสำหรับอีเมลของคุณทุกสองสามวันหรือไม่? อีเมลรู้สึกเหมือนตัวคูณผลผลิตหรือฆาตกรเพิ่มประสิทธิภาพหรือไม่

ใช้เคล็ดลับง่าย ๆ เพียงเล็กน้อยเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการจัดการอีเมลดังนั้นคุณจะไม่รู้สึกหนักใจกับมัน เคล็ดลับเหล่านี้บางส่วนนั้นขึ้นอยู่กับฟังก์ชั่นที่พบในโปรแกรมอีเมลส่วนใหญ่ แต่ส่วนอื่น ๆ เป็นวิธีในการเปลี่ยนนิสัยของคุณเองเพื่อให้การโต้ตอบเล็ก ๆ น้อย ๆ ทุกวันที่คุณมีกับอีเมลช่วยให้คุณสามารถจัดการกับมันได้

คิดเหมือนทำความสะอาดฟันของคุณ มีความแตกต่างระหว่างสุขอนามัยฟันรายวันกับการไปหาหมอฟัน แต่คุณต้องทำทั้งสองอย่าง คุณควรแปรงฟันวันละสองครั้งและใช้ไหมขัดฟันวันละครั้งและนิสัยเหล่านั้นมีความสำคัญอย่างยิ่งต่อการมีสุขภาพฟันที่ดี ทุกหกเดือนคุณควรไปพบทันตแพทย์เพื่อทำความสะอาดอย่างละเอียดมากขึ้นรังสีเอกซ์และการดูแลป้องกันอื่น ๆ สุขอนามัยในชีวิตประจำวันช่วยป้องกันปัญหาใหญ่จากการสร้างขึ้น การไปพบทันตแพทย์ช่วยให้คุณตรวจจับและแก้ไขปัญหาที่กำลังเกิดขึ้นก่อนที่ทันตแพทย์จะพ้นการควบคุม

แน่นอนว่าแม้มีฟันสิ่งต่าง ๆ ก็ผิดพลาดได้ อุบัติเหตุอาจทำให้พวกเขาล้มเหลวหรือยีนของคุณอาจมีผลกระทบต่อพวกเขาเช่นเดียวกับโครงการใหม่หรือการเปลี่ยนตำแหน่งงานก็อาจทำให้เกิดการระเบิดของอีเมล ไม่ว่ากรณีใดก็ตามไม่ได้หมายความว่าคุณควรหยุดใช้ไหมขัดฟันหรือพบทันตแพทย์เป็นประจำ - หรือล้างอีเมลของคุณทุกวัน หากคุณมีปัญหาที่ไม่คาดคิดคุณยังต้องทำตามนิสัยที่ดีเพื่อให้ทุกอย่างอยู่ในการตรวจสอบ

เมื่อคุณเปลี่ยนวิธีที่คุณโต้ตอบกับอีเมลในระยะสั้น - เวลาและวิธีที่คุณตรวจสอบความถี่ที่คุณลบข้อความและอื่น ๆ - มันทำให้ชีวิตของคุณง่ายขึ้นในระยะยาว

ต่อไปนี้เป็นเคล็ดลับสุดยอดสำหรับการทำอีเมลให้น้อยลง ฉันขอเตือนคุณว่าเคล็ดลับเหล่านี้ฝังรากอยู่ในสามัญสำนึกและไม่ได้จัดให้มีสัญลักษณ์เวทย์มนตร์ซึ่งหมายความว่าพวกเขาจะไม่ระเบิดความคิดของคุณหรือกลายเป็นความรู้สึกชั่วข้ามคืน แต่จะไม่ใช้ไหมขัดฟัน

1. ลบก่อน

สิ่งแรกที่ต้องทำเมื่อคุณเปิดกล่องจดหมายของคุณคือสแกนเพื่อดูสิ่งที่คุณสามารถลบได้ ดูที่หัวเรื่องและผู้ส่ง มันเป็นขยะเหรอ? เป็นอีเมลส่งเสริมการขายที่คุณไม่เคยอ่านหรือไม่ มันเป็นคำบอกกล่าวจากเพื่อนร่วมงานของคุณที่พูดในหัวเรื่องว่าพวกเขาจะออกไปในวันนี้และไม่มีโอกาสที่ข้อมูลเพิ่มเติมใด ๆ ในเนื้อหาของอีเมลจะเกี่ยวข้องกับคุณหรือไม่ ถ้าเป็นเช่นนั้นโยนมันออกไป

ควรเลือกข้อความทั้งหมดที่คุณระบุว่าไม่สำคัญและย้ายไปที่ถังขยะเป็นกลุ่ม หากคุณไม่รีบร้อนในเช้าวันหนึ่งคุณอาจลองระบุผู้ส่งอีเมลปกติหนึ่งหรือสองคนเพื่อยกเลิกการสมัคร

ทำไมการทำขั้นตอนนี้ก่อนจึงเป็นเรื่องสำคัญ เมื่อคุณลบข้อความที่ไม่เกี่ยวข้องทันทีคุณจะเห็นข้อความที่เหลือได้ง่ายขึ้น เมื่อคุณเห็นข้อความที่เหลืออยู่คุณสามารถทดสอบข้อความสำคัญที่รวดเร็วกว่า หากคุณสามารถระบุได้ถึงห้าหรือสิบเปอร์เซ็นต์ของจดหมายขาเข้าประจำวันของคุณว่า "น่าจะไม่ต้องมีการดำเนินการ" เพื่อให้คุณสามารถลบได้ทันทีคุณจะมีรูปร่างที่ดีขึ้นมากในการเริ่มต้นวันใหม่อย่างมีประสิทธิภาพ

2. ใช้ที่อยู่อีเมลมากกว่าหนึ่งรายการ

ฉันไม่สามารถยืนอีเมลทางการตลาดหรือยืนยันการจัดส่งได้มีการแจ้งเตือนจากธนาคารของฉันน้อยลงเพื่อชำระค่าใช้จ่ายบัตรเครดิตของฉันเมื่อตั้งค่าสำหรับการชำระอัตโนมัติแล้ว (Grr.) ข้อความทั้งหมดเหล่านี้จะทำให้กล่องจดหมายของฉันยุ่งเหยิงและทำให้มองเห็นอีเมลที่สำคัญได้ยากขึ้นยกเว้นว่าฉันมีกลยุทธ์ในการจัดการกับพวกเขา

ฉันใช้ที่อยู่อีเมลแยกต่างหากสำหรับข้อความทั้งหมดที่มีความสำคัญต่ำ

มีหลายวิธีที่จะทำ คุณสามารถตั้งค่าบัญชีอีเมลใหม่ทั้งหมดเพื่อจุดประสงค์นี้ซึ่งเป็นวิธีที่ฉันทำหรือคุณสามารถสร้างที่อยู่แทนโดยใช้บัญชีปัจจุบันของคุณ ผู้ให้บริการอีเมลส่วนใหญ่ให้คุณทำเช่นนั้น จากนั้นคุณสร้างกฎหรือตัวกรองในบัญชีอีเมลของคุณเพื่อให้ข้อความทั้งหมดที่ส่งไปยังนามแฝงข้ามกล่องจดหมายและไปที่โฟลเดอร์อื่น เรียกว่า Inbox 2 หรือ Low สำคัญหรืออะไรก็ได้ที่คุณต้องการ

ประโยชน์อย่างหนึ่งของการใช้ที่อยู่อีเมลแยกต่างหากสำหรับจุดประสงค์นี้คือคุณเก็บจดหมายที่ไม่ได้เป็นอีเมลขยะซึ่งบางครั้งเรียกว่าจดหมายสีเทาแยกจากจดหมายสำคัญของคุณ นอกจากนี้หาก บริษัท ขายที่อยู่อีเมลของคุณไปยังรายชื่อการแจกจ่ายอื่นข้อความทางการตลาดใหม่และไม่พึงประสงค์จะไม่สิ้นสุดในกล่องจดหมายหลักของคุณ ประโยชน์ที่สามคือคุณไม่ได้รับความสนใจจากข้อความเหล่านี้เนื่องจากคุณต้องเข้าสู่ระบบโปรแกรมอีเมลอื่นหรือไปที่กล่องจดหมายอื่นเพื่อเข้าใช้งาน

3. เขียนย่อ

เมื่อเขียนอีเมลให้พูดในสิ่งที่คุณหมายถึงชัดเจนและรัดกุม ทำไม? การเขียนสั้น ๆ ช่วยให้ผู้ที่อ่านข้อความของคุณเข้าถึงจุดและประมวลผลอีเมลได้อย่างมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น พวกเขาอาจเลือกเสียงของคุณและตอบกลับในประเภทซึ่งจะทำให้ชีวิตง่ายขึ้นสำหรับคุณ

บางสถานการณ์เรียกร้องให้ใช้ประโยคที่สมบูรณ์และภาษาทางการ แต่ชิ้นส่วนอาจมีประสิทธิภาพอย่างมากในอีเมล ใช้พวกมันเมื่อมันสมเหตุสมผล ตำรวจไวยากรณ์จะไม่มาหลังจากคุณ แน่นอนว่าบางครั้งคุณจำเป็นต้องมีรายละเอียดสูงและใช้ประโยชน์จากลักษณะทางกระดาษของอีเมล - มีบันทึกทุกอย่าง อย่างไรก็ตามโดยทั่วไปแล้วภาษาเริ่มต้นจะกระชับชัดเจนและตรงไปตรงมา

ไม่ใช่ทุกคนที่เก่งกาจและสามารถหลุดพ้นได้ เพื่อหลีกเลี่ยงการทำให้เกิดเสียงที่ไม่เป็นมิตรคุณสามารถเพิ่มอิโมจิหรือเครื่องหมายอัศเจรีย์ หรือบอกให้คนอื่นรู้ว่าคุณพยายามรัดกุมในอีเมลและพวกเขาไม่ควรใช้มันเป็นการส่วนตัว

4. ใช้กลุ่มหรือรายการการกระจาย

หากคุณส่งข้อความถึงกลุ่มคนเดิมซ้ำ ๆ ให้ตั้งค่ากลุ่มหรืออีเมลแทน ใน Outlook เรียกว่ารายการการแจกจ่าย ใน Gmail ไปที่ผู้ติดต่อ (contacts.google.com) เลือกคนที่คุณต้องการเพิ่มในกลุ่มและคลิกที่ไอคอนป้ายกำกับ ตั้งชื่อกลุ่มของคุณ เมื่อบันทึกแล้วคุณสามารถพิมพ์ชื่อนั้นเพื่อเขียนข้อความถึงทุกคนในกลุ่มโดยอัตโนมัติ

การใช้กลุ่มไม่เพียง แต่ช่วยประหยัดเวลาโดยไม่จำเป็นต้องพิมพ์ชื่อของแต่ละคนเมื่อคุณส่งจดหมายถึงกลุ่ม แต่ยังช่วยให้คุณสามารถลบกลยุทธ์ได้อย่างง่ายดายด้วยการอธิบายในภายหลัง

5. สร้างเทมเพลตหรือการตอบกลับสำเร็จรูป

หากมีข้อความที่คุณส่งซ้ำไปซ้ำมาอย่าเขียนมันตั้งแต่ต้นทุกครั้ง นำสิ่งที่คุณเขียนไปใช้ซ้ำโดยสร้างแม่แบบหรือการตอบกลับสำเร็จรูปตามที่ Gmail เรียกว่า

ตัวอย่างของข้อความที่ผู้คนส่งบ่อย ๆ นั้นอยู่ที่:

• ขอบคุณที่ติดต่อ แต่ฉันไม่สนใจ
• ยืนยันการรับ ขอขอบคุณและโปรดแจ้งให้เราทราบหากคุณต้องการสิ่งอื่นจากปลายของฉันและ
• ฟังดูเหมือนเป็นงานสำหรับแผนกกฎหมายของเรา จุดติดต่อที่ดีที่สุดคือ …

เมื่อคุณตั้งค่าแม่แบบไม่กี่คุณสามารถตอบกลับข้อความที่ปกติจะใช้เวลาไม่จำเป็นโดยไม่ต้องคิดมากเกี่ยวกับเรื่องนี้ให้คุณได้รับงานที่สำคัญมากขึ้น

6. ใช้หัวเรื่องซ้ำ

การใช้ข้อความที่ส่งซ้ำผ่านเทมเพลตและการตอบกลับสำเร็จรูปจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพของคุณโดยลดการเขียน การใช้หัวเรื่องหัวเรื่องซ้ำช่วยให้คุณสามารถลบหรือเก็บข้อความเก่าได้ง่ายและรวดเร็วยิ่งขึ้น ฉันจะอธิบายวิธีต่อไป

7. เรียงลำดับเพื่อลบ

ขีด จำกัด ของข้อมูลสามารถแอบดูใครก็ตามแม้แต่คนที่มีการจัดระเบียบสูง วิธีเพิ่มพื้นที่ว่างคือการลบข้อความที่คุณไม่ต้องการเป็นกลุ่ม นี่เป็นงานที่คุณคิดว่าคล้ายกับการไปหาหมอฟัน คุณไม่ต้องทำทุกวัน แต่การทำมันเป็นระยะ ๆ และสม่ำเสมอจะช่วยป้องกันปัญหาที่ใหญ่กว่า ฉันพบว่าวิธีการลบสามวิธีมีประโยชน์อย่างยิ่ง

ก่อนอื่นให้เรียงลำดับเมลที่ ส่ง ตามขนาดไฟล์หรือสิ่งที่แนบมาและทิ้งสิ่งที่ใหญ่ที่สุดที่คุณไม่ต้องการ เหตุผลที่ฉันมุ่งเน้นไปที่ข้อความที่ส่งเพราะถ้าฉันส่งสิ่งที่แนบมามีโอกาสที่ดีที่ฉันเป็นเจ้าของไฟล์และดังนั้นฉันจึงมีสำเนาอื่นบันทึกไว้ที่อื่น

วิธีที่สองคือการเรียงลำดับเมลที่ส่งตามหัวเรื่องและค้นหาข้อความที่คุณส่งเป็นประจำ หากคุณส่งข้อความรายสัปดาห์พร้อมหัวเรื่องหัวเรื่อง "การทำความสะอาดตู้เย็นเวลา 16.00 น. วันนี้" คุณสามารถดูเลือกและลบทั้งหมดในครั้งเดียวได้อย่างรวดเร็ว

ประการที่สามจัดเรียงข้อความของคุณตามผู้รับ คุณอาจมีเพื่อนร่วมงานเพื่อนหรือกลุ่มคนที่คุณส่งอีเมลบ่อยๆ เป็นไปได้ว่าข้อความจำนวนมากที่ส่งระหว่างคุณกับพวกเขานั้นไม่สำคัญมากนัก หากคุณไม่ต้องการอีกต่อไปให้เลือกหลายข้อความพร้อมกันและลบออกจำนวนมาก

8. ปิดการแจ้งเตือนปิดอีเมล์เพื่อโฟกัส

การรับการแจ้งเตือนบนหน้าจอเกี่ยวกับทุกข้อความที่เข้ามานั้นขัดจังหวะและเสียสมาธิอย่างไม่น่าเชื่อ ฉันเดาว่าคนงานส่วนใหญ่จะดีกว่าหากปิดการแจ้งเตือนอีเมลอย่างสมบูรณ์ มันมีประโยชน์เฉพาะในกรณีที่หายาก ดังนั้นปิดการแจ้งเตือนของคุณ

ในทำนองเดียวกันให้ปิดแอปพลิเคชันอีเมลหรือแท็บเบราว์เซอร์ของคุณเมื่อคุณต้องการทำงานที่เน้นเป็นเวลาอย่างน้อย 30 นาที มันทำให้ฉันเหนื่อยที่จะเขียนคำแนะนำนั้นโดยรู้ว่าแทบจะไม่มีใครทำตาม มีคนน้อยมากที่ทำสิ่งนี้จริง ๆ แต่ฉันหวังว่าฉันจะสามารถโน้มน้าวให้คนอื่นลองดู ลองนึกภาพว่าจะหาการไหลของคุณได้ง่ายขึ้นเพียงใดเมื่อคุณไม่ได้รับสิ่งรบกวนทางอีเมล

ลองย้อนกลับไปดูครั้งสุดท้ายที่คุณทำงานออฟไลน์ไม่ว่าจะเป็นบนเครื่องบินที่ไม่มี Wi-Fi หรือเมื่ออินเทอร์เน็ตของคุณหยุดทำงาน หรือบางทีคุณอาจทำงานจากเขตเวลาที่คุณไม่มีเพื่อนร่วมงานจำนวนมากดังนั้นจึงไม่มีการหยุดชะงักทางอีเมลนานวัน ด้วยการปิดอีเมลคุณจะได้ใกล้ชิดกับการจำลองประสบการณ์ที่ไม่ถูกขัดจังหวะในขณะที่ยังสามารถเข้าถึงข้อมูลออนไลน์อื่น ๆ ได้ตามต้องการ

9. เลือกตอบกลับอัตโนมัติ

ที่เกี่ยวข้องกับเคล็ดลับก่อนหน้านี้สมมติว่าคุณจะไม่ปิดหน้าต่างอีเมลของคุณเพราะคุณกังวลว่าจะมีคนพยายามติดต่อคุณด้วยเรื่องเร่งด่วนและคุณจะพลาด วิธีแก้ปัญหา? ตั้งค่าข้อความไม่อยู่ที่สำนักงานหรือตอบกลับอัตโนมัติที่ระบุว่า "หากเป็นเรื่องเร่งด่วนมากโปรดส่งข้อความ / โทร / ส่งข้อความถึงฉันที่ … " และแจ้งหมายเลขโทรศัพท์ของคุณ Slack handle หรือสายที่ต้องการ การสื่อสาร

10. ลบ! หรือไฟล์เมลลงในโฟลเดอร์

อีเมลที่ไม่ถูกลบมักเป็นความตั้งใจที่ดีซึ่งไม่ได้ผล รู้ว่าควรปล่อยเมื่อไหร่ อย่าแฮงค์ข้อความหากคุณจะไม่ทำอะไรกับพวกเขา การทิ้งข้อความที่ไม่สำคัญไว้ในกล่องจดหมายของคุณนั้นไม่ก่อผลเสียสมาธิอย่างมากและเตือนคุณว่าคุณต้องการทำอะไรในโลกที่สมบูรณ์แบบ แต่ทำไม่ได้

พวกเขาไม่ได้ช่วยอะไรคุณเลยโดยอยู่ในกล่องจดหมายของคุณ

หากการลบข้อความมีความรุนแรงให้ย้ายไปยังโฟลเดอร์ใหม่แทน เรียกโฟลเดอร์นั้นว่าค้างอยู่หรือตั้งใจดี สิ่งสำคัญคือนำพวกเขาออกจากกล่องจดหมายของคุณ รอสองสามเดือน ดูว่าคุณขุดหรือตอบกลับมากี่ครั้ง หากคำตอบคือศูนย์อาจพิจารณาทบทวนการลบพวกเขาในสถานที่แรก

11. ล้างถังขยะเป็นระยะ

ล้างถังขยะเป็นระยะ การลบขยะล้างพื้นที่ว่าง โปรแกรมอีเมลส่วนใหญ่รวมถึง Outlook มีการตั้งค่าสำหรับการทิ้งขยะโดยอัตโนมัติเมื่อคุณออกจากแอป หากคุณจำไม่ได้ว่าจะทิ้งขยะฉันขอแนะนำให้เปิดคุณสมบัตินั้น

คนส่วนใหญ่อาจไม่จำเป็นต้องล้างถังขยะมากกว่าหนึ่งครั้งต่อเดือนหรือไตรมาสละครั้ง มีอันตรายในการลบถังขยะบ่อยเกินไปเนื่องจากถังขยะเป็นที่ที่คุณไปช่วยอีเมลที่คุณคิดว่าคุณไม่ต้องการ แต่กลับกลายเป็นว่าคุณทำ ฉันได้รับการช่วยเหลือหลายข้อความจากถังขยะโดยปกติแล้วในวันเดียวกับที่ฉันใส่ไว้ที่นั่น

วิธีการดึงสายไฟฉุกเฉิน

ตอนนี้ถ้าคุณหมดหวังกับกระดานชนวนที่สะอาดด้วยกล่องจดหมายของคุณต่อไปนี้เป็นเคล็ดลับสุดท้ายที่คุณสามารถลอง:

1. สร้างโฟลเดอร์ใหม่ ตั้งชื่อมันว่ากล่องจดหมายหรือจดหมายเก่าก่อนเดือนกรกฎาคม 2019 (หรือเดือนและปีปัจจุบัน)

2. เลือกทุกอย่างในกล่องจดหมายของคุณ ย้ายทั้งหมดไปยังโฟลเดอร์ใหม่

• 38 เคล็ดลับของ Gmail ที่จะช่วยคุณเอาชนะอีเมล 38 คำแนะนำของ Gmail ที่จะช่วยคุณเอาชนะอีเมล
• The Push for Zero Email The Push for Zero Email
• 4 วิธีในการต่อต้าน Email Overload ใน Office 4 วิธีในการต่อสู้ Email Overload ใน Office

voila คุณอยู่ที่กล่องจดหมายศูนย์และคุณไม่จำเป็นต้องทิ้งข้อความแม้แต่ข้อความเดียว

ไม่มีใครคาดหวังให้คุณยกเครื่องกล่องจดหมายที่ยุ่งเหยิงข้ามคืน ปรับนิสัยเชิงบวกไม่กี่ทีละนิด ดำเนินการบางอย่างเป็นระยะเช่นการล้างถังขยะหรือการลบจดหมายที่ส่งจำนวนมากเพื่อช่วยให้คุณรู้สึกว่าคุณกำลังดำเนินการอยู่