ตรวจสอบการจัดทำบัญชีเงินเดือนและคะแนน

เป็นที่รู้จักกันดีที่สุดสำหรับเครื่องมือการประมวลผลการชำระเงิน Square ได้ให้บริการบัญชีเงินเดือนออนไลน์ตั้งแต่ปี 2558 มันได้เพิ่มคุณสมบัติที่สำคัญบางอย่างตั้งแต่เราตรวจสอบครั้งล่าสุดรวมถึงแอพมือถือแบบสแตนด์อโลน Square Payroll นั้นง่ายต่อการใช้งานและสนับสนุนองค์ประกอบหลักทั้งหมดของการจัดการบัญชีเงินเดือนตั้งแต่การตั้งค่าจนถึงการชำระเงินไปจนถึงภาษีจนถึงรายงาน อย่างไรก็ตามบริการเล็กนี้ขาดความลึกและความสามารถในการปรับแต่งของการแข่งขัน รายงานของมันอยู่ในด้านขี้เหนียวและมาพร้อมกับประเภทของรายได้เพียงเล็กน้อยเท่านั้น Square Payroll มีทางยาวไปแข่งขันกับ Gusto Editor's Choice ของเรา

การกำหนดราคาและแผน

ราคาพื้นฐานสำหรับการจ่ายพนักงานและผู้รับเหมาของ W-2 ที่ Square คือ $ 29 ต่อเดือนโดยมีค่าใช้จ่าย $ 5 ต่อคนงานต่อเดือนซึ่งทำให้เป็นหนึ่งในตัวเลือกที่ประหยัดกว่า ข้อเสนอพื้นฐานของ Patriot Software เท่านั้น ($ 10 ต่อเดือนบวก $ 4 ต่อพนักงานต่อเดือน) นั้นมีราคาถูกกว่าและคุณต้องส่งภาษีเงินเดือนของคุณเอง คุณสามารถจ่ายได้มากถึง $ 80 ต่อเดือนบวก $ 4 ต่อพนักงานต่อเดือนหากคุณเลือกแผนบริการเต็มรูปแบบของ Quickbooks Payroll

Square Payroll มีลักษณะเฉพาะที่เสนอตัวเลือกสำหรับผู้รับเหมาเท่านั้นโดยมีค่าใช้จ่าย $ 5 ต่อผู้รับเหมาต่อเดือน ไม่มีค่าธรรมเนียมการสมัครสมาชิกสำหรับเดือนที่คุณไม่จ่ายเงินให้ใครซึ่งกลายเป็นวิธีปฏิบัติที่เป็นมาตรฐาน มันอาจเป็นบริการที่ดีสำหรับ startups ที่ไม่มีหรือวางแผนที่จะมีพนักงานจำนวนมากและผู้ที่ต้องการใช้แอพรวมของ Square เช่นนัดหมายการชำระเงินและจุดขายหรือผลิตภัณฑ์ใบแจ้งหนี้ใหม่

ทางเข้าใหม่

แอปพลิเคชั่นธุรกิจขนาดเล็กอื่น ๆ อีกมากมายแม้กระทั่งโปรแกรมทางการเงินไม่ต้องการให้คุณกำหนดตัวเลือกสำหรับการตั้งค่าทุกอย่างก่อนที่คุณจะเริ่มทำงานบางอย่าง ตัวอย่างเช่นคุณสามารถเริ่มส่งใบแจ้งหนี้ด้วยซอฟต์แวร์บัญชีก่อนที่คุณจะป้อนฐานข้อมูลลูกค้าทั้งหมดของคุณ คุณสามารถเพิ่มลูกค้าได้ทันที

เว็บไซต์เงินเดือนไม่เป็นเช่นนั้น แม้ว่าคุณจะสามารถเพิ่มพนักงานได้ในขณะที่คุณจ้างพวกเขาและผลประโยชน์ในขณะที่คุณลงมือทำงาน แต่คุณไม่สามารถดำเนินการครั้งแรกได้จนกว่าคุณจะเสร็จสิ้นการบันทึกพนักงานที่ครอบคลุมและเพิ่มข้อมูลทั้งหมดที่จำเป็นเกี่ยวกับผลประโยชน์ที่คุณเสนอให้กับพนักงาน

เครื่องมือตั้งค่าของ Square Payroll ถูกตัดทอนตั้งแต่ครั้งสุดท้ายที่ฉันตรวจสอบบริการ ก่อนหน้านี้มีตัวช่วยสร้างที่ครอบคลุมซึ่งจะนำคุณผ่านขั้นตอนทั้งหมดที่จำเป็นในการตั้งค่าสำหรับการเรียกใช้บัญชีเงินเดือนครั้งแรก คุณลักษณะที่มีประโยชน์นั้นหายไปแทนที่ด้วยกระบวนการสี่ขั้นตอนสั้น ๆ ที่ขอรายละเอียดการติดต่อและขนาดของพนักงานของคุณ เมื่อคุณดำเนินการเสร็จแล้วส่วนติดต่อผู้ใช้หลักของไซต์จะเปิดขึ้นโดยใช้บานหน้าต่างแนวตั้งทางซ้ายเพื่อนำทาง คุณจะทำภารกิจการตั้งค่าให้เสร็จสมบูรณ์

งานที่ยากลำบาก

ครั้งแรก: การสร้างระเบียนพนักงานซึ่งในตารางเงินเดือนรวมถึงการให้ข้อมูลเกี่ยวกับผลประโยชน์ภายในแต่ละระเบียนพนักงาน นี่เป็นงานที่ต้องใช้แรงงานและใช้เวลามาก อย่างไรก็ตามคุณสามารถประหยัดเวลาได้มากโดยเชิญพนักงานให้ป้อนข้อมูลของตนเองเช่นรายละเอียดการติดต่อวันเกิดหมายเลขประกันสังคมสถานะการยื่นและจำนวนเบี้ยเลี้ยงที่กำหนดในแบบฟอร์ม W-4 . คู่แข่งเช่นนี้ยังอนุญาตให้พนักงานที่ จำกัด การเข้าถึงประเภทนี้

เจ้าของคุณยังคงต้องให้ข้อมูลจำนวนมากในบันทึกของพนักงานรวมถึงพนักงานรายชั่วโมงหรือเงินเดือนสิ่งที่อัตราการจ่ายของเขาหรือเธอไม่ว่าจะเป็นขอกระดาษชำระหรือเงินฝากโดยตรงได้รับการร้องขอและอื่น ๆ หากคุณใช้จุดขายของ Square และวางแผนที่จะนำเข้า Timecards จากที่นั่นคุณจะต้องกำหนดรหัสผ่านให้กับพนักงาน

หากคุณเป็น บริษัท เล็กหรือเพิ่งเริ่มเสนอผลประโยชน์คุณมีสองทางเลือก คุณสามารถใช้ประโยชน์จากความร่วมมือที่ Square Payroll มีกับผู้ดูแลผลประโยชน์บุคคลที่สามสำหรับสิ่งต่าง ๆ เช่นประกันสุขภาพและแผนการเกษียณอายุ หรือคุณสามารถนำมาเองและเข้าสู่การหักเงินเหล่านี้ในเว็บไซต์เพื่อให้พวกเขารวมเข้ากับกระบวนการบัญชีเงินเดือน

ในการเพิ่มสิทธิประโยชน์เช่นประกันสุขภาพคุณต้องเปิดบันทึกพนักงานแล้วคลิกเพิ่มผลประโยชน์แล้วสร้างใหม่ ป้อนชื่อที่คุณต้องการให้ปรากฏบนแถบชำระเงินเช่นประกันสุขภาพหรือ 401 (k) จากนั้นเลือกประเภทผลประโยชน์จากรายการแบบเลื่อนลง คุณสามารถเลือกที่จะมีเปอร์เซ็นต์ของการจ่ายเงินของคนงานหรือจำนวนคงที่หัก หากมีข้อ จำกัด รายปีคุณต้องป้อนข้อมูลนั้น การมีส่วนร่วมของ บริษัท ได้รับการจัดการในทำนองเดียวกัน ผลประโยชน์ใหม่จะปรากฏเป็นตัวเลือกในบันทึกของพนักงานทุกคน Square Payroll นำเสนอประเภทการหักเงินที่ใช้บ่อยที่สุด แต่ก็ไม่ยืดหยุ่นเท่า OnPay

พนักงานของคุณจะสามารถรับเงินจากการหยุดงานหรือการลาป่วยหรือไม่? จากการเขียนนี้ Square Payroll สนับสนุนอย่างใดอย่างหนึ่งเท่านั้น มันช่วยให้คุณสร้างนโยบายเพื่อติดตามสิ่งนี้และทำการคำนวณอย่างต่อเนื่องในพื้นหลัง คุณต้องระบุจำนวนชั่วโมงที่พนักงานต้องทำงานก่อนที่จะมีสิทธิ์ เว็บไซต์นี้ยังสนับสนุนการตกแต่งและการหักภาษีหลังหักภาษีอื่น ๆ

ขั้นตอนเพิ่มเติม

ก่อนที่คุณจะสามารถเรียกใช้บัญชีเงินเดือนคุณจะต้องป้อนข้อมูลภาษีเงินเดือนสำหรับรัฐของคุณ (ขณะนี้รองรับได้ทั้งหมด 50 รายการและไซต์มีตารางภาษีปัจจุบัน) ซึ่งรวมถึงสถานะบัญชีหัก ณ ที่จ่ายและหมายเลขบัญชี UI และอัตราภาษีของรัฐ UI คุณจะต้องทำงานทำความสะอาดอีกสองสามครั้งเช่นการเชื่อมโยงบัญชีเงินเดือนกับบัญชีธนาคารของคุณเพื่อให้สามารถถอนเงินทุนสำหรับภาษีและเงินฝากโดยตรง กระบวนการนี้อาจใช้เวลาสองสามวันเนื่องจาก Square ต้องทำการฝากเงินจำนวนเล็กน้อยในบัญชีของคุณเพื่อยืนยันการเชื่อมต่อ อย่างไรก็ตามคุณสามารถใช้ Plaid ซึ่งเป็นบริการที่สามารถตรวจสอบสิทธิ์บัญชีได้ทันทีและรวมเข้ากับ Square วิธีนี้ช่วยให้คุณสามารถเรียกใช้บัญชีเงินเดือนในวันเดียวกับที่คุณสมัครใช้งาน เงินเดือนในวันเดียวกันเป็นคุณสมบัติที่ยอดเยี่ยมซึ่งคู่แข่งบางรายได้เพิ่มเข้ามา

หากคุณจ่ายเงินให้กับพนักงานหรือผู้รับเหมาแล้วคุณจะต้องป้อนประวัติเงินเดือนของคุณ - เป็นภาระที่ค่อนข้างหนัก เช่นเดียวกับคู่แข่งสแควร์มีผู้เชี่ยวชาญที่พร้อมให้ความช่วยเหลือคุณในการจัดการเรื่องนี้และงานประจำอื่น ๆ

ประสบการณ์ผู้ใช้งาน The Square Payroll

Square Payroll แสดงเขตข้อมูลพนักงานทั้งหมดในหน้าจอยาวที่ต้องการการเลื่อนจำนวนมาก คู่แข่งอย่าง SurePayroll แยกข้อมูลที่เกี่ยวข้องและแสดงบนหน้าจอแต่ละหน้าจอที่สามารถเข้าถึงได้โดยคลิกที่แท็บ สิ่งนี้จะช่วยลดการสร้างระเบียนเริ่มต้นรวมถึงการดึงและแก้ไขในภายหลัง

นั่นไม่ได้เป็นแค่การเล่นโวหารเท่านั้น เมื่อคุณลงชื่อเข้าใช้คุณจะเห็นแผงควบคุมที่รวมลิงก์ไปยังผลิตภัณฑ์และบริการของ Square อื่น ๆ คุณต้องคลิกไอคอนเงินเดือนเพื่อไปที่แดชบอร์ดของ Square Payroll ซึ่งไม่ครอบคลุมเกือบเท่าของ OnPay จะแสดงกราฟเส้นสามเดือนที่แสดงค่าแรงรวมและลิงก์ไปยังการจ่ายเงินเดือนล่าสุด การแจ้งเตือนเกี่ยวกับการจ่ายเงินเดือนที่จะเกิดขึ้นอยู่ที่ด้านบนขวาพร้อมกับลิงก์ Pay My Team ซึ่งคุณคลิกที่เวลาการจ่ายเงินเดือน

โดยรวมแล้วไซต์นั้นค่อนข้างห่างเหินโดยมีลิงก์การนำทางน้อย อันที่จริงมีการนำทางไม่มากเลยยกเว้นปุ่มดำเนินการต่อในระหว่างการดำเนินการจ่ายเงินเดือน เมนูหลักมีลิงก์ไปยังส่วนของเว็บไซต์: ภาพรวม (แดชบอร์ด), ประวัติ (เงินเดือนที่ผ่านมา), ทีม (รายชื่อพนักงานและบันทึก), ผลประโยชน์ (เช่นบุคคลที่สามที่สามารถช่วยจัดทำแผนประกันสุขภาพ) แบบฟอร์มภาษี แบบฟอร์ม) และการตั้งค่า สุดท้ายไม่รวมมากเนื่องจากความเรียบง่ายของเว็บไซต์ คุณจะใช้เมนูหลักเพื่อนำทางโดยเฉพาะ แต่เมื่อคุณอยู่ในหน้าจอการทำงานภายในบางครั้งคุณจะต้องคลิก X ที่มุมบนซ้ายเพื่อปิดและกลับสู่เมนูหลัก

เรียกใช้เงินเดือนรับความช่วยเหลือ

เมื่อคุณเสร็จสิ้นกระบวนการตั้งค่าและยืนยันบัญชีธนาคารของคุณคุณก็พร้อมที่จะจ่ายเงินให้กับผู้คน บนหน้าจอหลักคุณคลิก Pay My Team ซึ่งจะเปิดตัวช่วยสร้าง คุณมีตัวเลือกสามตัวเลือก: เรียกใช้เงินเดือนปกติใช้การชำระเงินนอกรอบหรือจ่ายเงินผู้รับเหมา หน้าจอถัดไปแสดงพนักงานทุกคนในตารางพร้อมกับอัตราการจ่ายของพวกเขา ที่นี่คุณป้อนจำนวนชั่วโมงทำงานในคอลัมน์ที่ถูกต้อง: ปกติ, การทำงานล่วงเวลา (ปกติ 1.5 เท่า), สองเท่า (ปกติ 2x), เพิ่มเติม, เคล็ดลับการจ่ายเงินและเคล็ดลับเงินสด ตัวเลือกเพิ่มเติมนั้นใช้สำหรับค่าคอมมิชชั่นโบนัสและอื่น ๆ แต่ป้ายกำกับบอกว่าเพิ่มเติมเท่านั้นและคุณไม่สามารถแก้ไขได้เฉพาะเจาะจงมากขึ้น

นอกจากนี้คุณยังสามารถป้อน PTO หรือชั่วโมงจ่ายเงินป่วย คลิกที่จุดสามจุดที่ส่วนท้ายของแต่ละแถวเพื่อเพิ่มบันทึกเช่นคำอธิบายสำหรับคอลัมน์เพิ่มเติม เว็บไซต์จะคำนวณค่าจ้างขั้นต้นของพนักงานแต่ละคนและฝากไว้ในคอลัมน์สุดท้าย การคลิกดำเนินการต่อจะนำคุณไปยังหน้าการปรับแต่งซึ่งคุณจะเห็นตารางพนักงานอีกครั้ง คอลัมน์ที่นี่แสดงจำนวนเงินที่หัก ณ ที่จ่ายสำหรับภาษีการหักเงินและเงินสมทบของ บริษัท การชำระเงินคืนและสุดท้ายคือการจ่ายสุทธิ

หน้าจอถัดไปยืนยันการถอนมีเพียงพอโดยพิจารณาจากชุดคุณลักษณะของไซต์ มันสรุปการวิ่งที่คุณกำลังจะอนุมัติ จำนวนเงินทั้งหมดสำหรับประเภทการจ่ายภาษีของนายจ้างและผลงานของ บริษัท จะปรากฏที่ด้านบนซ้ายของหน้า สรุปการถอนไปทางขวาแบ่งเงินเดือนออกเป็นเดบิตและการชำระเงินที่คุณจะต้องจัดการ นอกจากนี้คุณยังสามารถดูตัวอย่างของ paystub แต่ละรายการได้โดยคลิกที่ลิงก์

คลิกยืนยันการถอนและการดำเนินการของคุณเสร็จสมบูรณ์ (แม้ว่าคุณสามารถยกเลิกได้จนถึง 19.00 น. ตามเวลาแปซิฟิกของวันก่อนวันจ่ายเงินเดือน) ลิงค์ในหน้าต่อไปนี้ช่วยให้คุณสามารถพิมพ์เช็คดาวน์โหลด paystubs และส่งออกการเรียกใช้เป็นรูปแบบ CSV หากคุณมีปัญหาในการใช้งานเงินเดือน (หรือทำงานอื่น ๆ ) คุณสามารถติดต่อฝ่ายสนับสนุนของ Square ทางโทรศัพท์อีเมลหรือ Twitter หรือคุณสามารถเรียกดูความช่วยเหลือออนไลน์และชุมชนผู้ใช้ ความช่วยเหลือออนไลน์ของเว็บไซต์นั้นไม่ครอบคลุมเกือบเท่ากับคู่แข่งบางรายรวมถึง SurePayroll และเรายินดีรับความช่วยเหลือด้านบริบทเพิ่มเติม

รายงานและอุปกรณ์พกพา

หากคุณกำลังมองหาบริการที่มีรายงานที่จัดรูปแบบล่วงหน้าจำนวนมากคุณจะพบเว็บไซต์อย่าง Gusto ซึ่งรองรับมากกว่า Square Payroll ซึ่งเสนอตัวเลือกรายงานที่กำหนดเองเท่านั้น คุณสามารถส่งออกรายละเอียด Paycheck ผลรวมพนักงาน Paystubs หรือยอดรวม บริษัท ในรูปแบบ CSV Square ยังทำงานร่วมกับ QuickBooks Online และอย่างที่คุณคาดหวัง

บริษัท ได้เพิ่มแอพมือถือสำหรับ iOS และ Android ตั้งแต่ฉันตรวจสอบครั้งล่าสุด ทั้งสองทำงานคล้ายกับอินเทอร์เฟซบนเบราว์เซอร์ทั้งในแง่ของการตั้งค่าและการใช้งานโดยมีข้อยกเว้นสองประการ ภาพรวม (แดชบอร์ด) ไม่มีกราฟค่าแรงงานและลิงก์ไปยังการจ่ายเงินเดือนก่อนหน้า นอกจากนี้รายการที่ปรากฏในเมนูการนำทางด้านซ้ายของเวอร์ชันเดสก์ท็อปจะถูกแบ่งระหว่างเมนูแบบเลื่อนลงที่สามารถเข้าถึงได้จากไอคอนที่ด้านซ้ายบนและไอคอนการนำทางสามไอคอนที่ทำงานอยู่ด้านล่าง: ภาพรวมทีมและประวัติ ฉันสามารถเข้าถึงบันทึกพนักงานและผู้รับเหมาในแอปและเรียกใช้บัญชีเงินเดือนได้โดยไม่มีปัญหา

ไซต์เริ่มต้น

Square Payroll อาจเป็นตัวเลือกที่ดีสำหรับธุรกิจที่ใช้ Square Point of Sale อยู่แล้วเนื่องจากคุณสามารถนำเข้าบัตรลงเวลาพนักงานจากเว็บไซต์ลงในเว็บไซต์เงินเดือนได้ นอกจากนี้ยังแตกต่างจากการแข่งขันโดยเสนอตัวเลือกเฉพาะผู้รับเหมาสำหรับ $ 5 ต่อผู้รับเหมาต่อเดือน นี่เป็นเส้นทางที่ง่ายขึ้นสำหรับธุรกิจขนาดเล็กมากที่ใช้ผู้รับเหมาอิสระตั้งแต่เริ่มต้นเท่านั้น

ในความเป็นจริงเราจะแนะนำ Square Payroll สำหรับธุรกิจขนาดเล็กมากที่มีพนักงานไม่กี่คนหรือคนที่จ้างผู้รับเหมาเท่านั้น บริการนี้ค่อนข้างใช้งานง่าย แต่ บริษัท ที่มีความซับซ้อนจะพบว่าคุณสมบัติที่จำเป็นขาดหายไปเช่นประเภทรายได้ที่กำหนดเองและรายงานเพิ่มเติม ณ จุดนี้มันไม่สามารถแข่งขันกับ Gusto ตัวเลือกบรรณาธิการของเรา Gusto ผสมผสานประสบการณ์การใช้งานที่ยอดเยี่ยมเข้ากับฟีเจอร์ธุรกิจขนาดเล็กจำนวนมากที่มักจะใช้งาน Square Payroll แสดงให้เห็นถึงสัญญาอย่างแน่นอน แต่มีวิธีการในการรายงานการปรับแต่งและความลึกของการเสนอ

ในขณะที่คุณอยู่ในความคิดด้านการเงินลองดูบริการการบัญชีออนไลน์และซอฟต์แวร์ภาษีที่ดีที่สุดของเรา