Rubex โดย efilecabinet รีวิว & ให้คะแนน

Rubex โดย eFileCabinet (ซึ่งเริ่มต้นที่ $ 15 ต่อผู้ใช้ต่อเดือน) คือการจัดการเอกสาร Software-as-a-Service (SaaS) (DM) พื้นที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์และโซลูชันการแชร์ไฟล์ที่ออกแบบมาเพื่อช่วยให้ธุรกิจไร้กระดาษได้อย่างมีประสิทธิภาพ เอกสาร เหมาะสำหรับธุรกิจขนาดเล็กถึงขนาดกลาง (SMB) ที่ต้องการโซลูชันบนคลาวด์ Rubex โดย eFileCabinet ทำให้การแบ่งปันเอกสารภายในองค์กรและภายนอกเป็นเรื่องง่ายอย่างปลอดภัยรวมถึงตั้งค่าการเก็บรักษาเอกสารและการปฏิบัติตาม Rubex โดย eFileCabinet ยังเก็บประวัติอายุการใช้งานของเอกสารโดยอัตโนมัติรวมถึงการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นใครทำและเมื่อใด มันจะบันทึกข้อมูลทั้งหมดที่จำเป็นสำหรับการตรวจสอบบัญชีในอนาคต

Rubex โดย eFileCabinet ภูมิใจนำเสนอคุณสมบัติการค้นหาที่ครอบคลุมกระบวนการทำงานอัตโนมัติการสร้างเทมเพลตและการแชร์ไฟล์ด้วยการควบคุมเวอร์ชันเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพที่เหมาะสมกับ Microsoft SharePoint Online ซึ่งเป็นตัวเลือกบรรณาธิการของ DM สำหรับโซลูชันของเรา นอกจากนี้คุณยังจะพบตัวเลือกการทำงานร่วมกันที่กว้างขึ้นจาก Ascensio System OnlyOffice ซึ่งเป็นตัวเลือกอันดับสองของเราในการตรวจสอบซอฟต์แวร์ DM ของเรา

การจัดการเอกสารและการจัดเก็บข้อมูลที่ปลอดภัย

Rubex by eFileCabinet เป็นเว็บท่ารวม DM และการแชร์ไฟล์ที่ทำให้คุณสมบัติของ eFileCabinet ออนไลน์และบริการ SecureDrawer ของ บริษัท กลายเป็นโซลูชั่นที่ทันสมัยบนเว็บ Rubex โดย eFileCabinet มีวัตถุประสงค์เพื่อช่วย SMB ให้ทำงานไร้กระดาษและเพิ่มประสิทธิภาพในการจัดการองค์กรเอกสารอัจฉริยะการจัดเก็บและการใช้งานร่วมกัน นอกจากนี้ยังเพิ่มการควบคุมแบบละเอียดสำหรับการอนุญาตไฟล์และการจัดการนโยบายการเก็บข้อมูล

Rubex by eFileCabinet ออกแบบโดยใช้การทำงานร่วมกันเป็นวิวัฒนาการล่าสุดของ eFileCabinet ออนไลน์ซึ่งมีชุดฟังก์ชั่น DM ที่สมบูรณ์เพื่อแชร์ไฟล์อย่างปลอดภัย เพื่อเสริมความปลอดภัยของการจัดเก็บและแบ่งปันเอกสาร Rubex โดย eFileCabinet ใช้การเข้ารหัสแบบ 256 บิตและใช้ Amazon Web Services (AWS)

Rubex โดย eFileCabinet นั้นใหม่มาก เว็บไซต์ eFileCabinet ยังคงเน้นบริการ eFileCabinet และ SecureDrawer ที่เก่ากว่าและเป็นที่จดจำมากขึ้นซึ่งอาจสร้างความสับสน อนาคตคือ Rubex อย่างชัดเจนโดย eFileCabinet ซึ่งนำเสนอคุณสมบัติทั้งหมดที่แอพพลิเคชั่นทั้งสองนั้นมี แต่ในส่วนติดต่อผู้ใช้ใหม่ (UI) ที่สดใหม่ แอป eFileCabinet ออนไลน์ Android และ iOS ในทำนองเดียวกันอ้างอิง eFileCabinet ออนไลน์แม้ว่าสิ่งที่พวกเขากำลังเข้าถึงคือ Rubex โดย eFileCabinet

ราคาและความสามารถ

เริ่มต้นที่ $ 15 ต่อผู้ใช้ต่อเดือน Rubex by eFileCabinet มีการแชร์ไฟล์ที่ปลอดภัยด้วยพื้นที่เก็บข้อมูล 25 GB แต่ไม่มีคุณสมบัติหรือฟังก์ชั่น DM การสมัครสมาชิกแบบ step-up เป็นระดับขั้นสูงที่มีค่าใช้จ่าย $ 30 ต่อผู้ใช้ต่อเดือนพร้อมพื้นที่เก็บข้อมูล 1 TB นี่เป็นข้อเสนอที่มีประสิทธิภาพมากขึ้นซึ่งจะดึงดูด SMB ส่วนใหญ่ แต่สามารถเข้าถึงได้ด้วยผู้ใช้อย่างน้อยสามคน การสมัครสมาชิก Advantage รวมถึงระบบ eFileCabinet DM, การแชร์ไฟล์ที่ปลอดภัย, แอพ SideKick, การเก็บรักษา (การกำกับดูแล), การตรวจสอบสิทธิ์แบบสองปัจจัย (2FA), การตั้งค่าความปลอดภัยเป็นรายบุคคล, เครื่องมือการปฏิบัติตามกฎระเบียบ นอกจากนี้ยังรวมถึงการรวม Microsoft Office การเข้าถึงอินเทอร์เฟซการเขียนโปรแกรมประยุกต์ (API), หลักฐานการตรวจสอบ, การสนับสนุนและบริการและการเข้าถึงมือถือ ชุดคุณลักษณะระดับนี้เหมาะอย่างยิ่งสำหรับธุรกิจขนาดกลางและขนาดย่อมที่ต้องการตอบสนองความต้องการด้านคลาวด์ของพวกเขา ราคาประมาณโดยเฉลี่ยสำหรับผลิตภัณฑ์ในช่วงนี้ แต่ความต้องการที่จะมีผู้ใช้อย่างน้อยสามคนในการเข้าถึงรู้สึกว่าเป็นกลยุทธ์ที่จะบังคับให้ผู้ใช้ขึ้นชั้นถัดไป

ชั้นถัดไปนั้นคือการสมัครสมาชิกธุรกิจซึ่งมีค่าใช้จ่าย $ 55 ต่อผู้ใช้ต่อเดือนและรวมพื้นที่เก็บข้อมูล 5 TB ชั้นธุรกิจมีคุณสมบัติทั้งหมดของระดับชั้นเปรียบและยังรวมถึงกระบวนการอัตโนมัติทางธุรกิจการจับภาพการรู้จำตัวอักษรแบบออพติคัล (OCR), ระบบอัตโนมัติเวิร์กโฟลว์, ผู้ออกแบบเวิร์กโฟลว์และห้องสมุดระบบอัตโนมัติ เทียร์นี้ยังรวมถึงเครื่องมือออนบอร์ดการอนุมัติกระบวนการกำหนดเวลาการเลื่อนลำดับขั้นตอนโดยอัตโนมัติตามลำดับความสำคัญการกำหนดเส้นทางไฟล์ข้อมูลเฉพาะและการตั้งชื่อและจัดเก็บไฟล์อัตโนมัติ มีตัวเลือกองค์กรที่มีอยู่เช่นกัน แต่การกำหนดราคาสำหรับสิ่งนั้นขึ้นอยู่กับข้อกำหนดเฉพาะและความต้องการจัดเก็บข้อมูล แผนการกำหนดราคาทั้งหมดสำหรับ Rubex โดย eFileCabinet จะถูกเรียกเก็บเงินเป็นรายปี

ฟังก์ชั่นมุ่งเน้นไปที่องค์กร

Rubex โดย eFileCabinet มุ่งเน้นไปที่องค์กรและประสิทธิภาพในการแปลงเป็นดิจิทัลจัดการและแบ่งปันเอกสาร ฟังก์ชันการทำงานหลักและการควบคุมของเว็บไซต์เริ่มต้นจากด้านซ้ายของหน้าจอและมีความละเอียดยิ่งขึ้นเมื่อคุณเลื่อนไปทางด้านขวา โซลูชันออนไลน์นำเสนอประสบการณ์ผู้ใช้ที่น่าดึงดูดใจและใช้งานง่าย (UX) แถบด้านบนซึ่งเป็นสีน้ำเงินเข้มมีเมนูแฮมเบอร์เกอร์สามแถบสำหรับการเข้าถึงหน้าแรกผู้ดูแลระบบการค้นหาการร้องขอไฟล์การเช็คเอาต์และเมนูย่อยการตั้งค่าของฉัน เมนูนี้สามารถซ่อนได้อย่างง่ายดายเพื่อเพิ่มพื้นที่หน้าจอให้สูงสุด

ส่วนผู้ดูแลระบบเป็นที่ที่คุณสามารถเพิ่มผู้ใช้แขกและกลุ่ม จากที่นี่คุณสามารถจัดการใบอนุญาตสำหรับผู้ใช้และแขกและดูเซสชันผู้ใช้ ส่วนผู้ดูแลระบบเป็นที่ที่สามารถเพิ่มแม่แบบได้และสามารถกำหนดนโยบายการกำกับดูแลและความปลอดภัยได้ ตัวเลือกนโยบายความปลอดภัยนั้นครอบคลุมไปด้วยข้อกำหนดรหัสผ่านที่ซับซ้อนต่างๆความถี่ในการเปลี่ยนรหัสผ่านและการเลือกการรับรองความถูกต้องสองระดับ (2FA) เพื่อความปลอดภัยสูงสุด

แถบสีน้ำเงินยังมีเมนูแบบเลื่อนลงสำหรับสร้างใหม่แก้ไขและทางลัดสำหรับการใช้แม่แบบ ส้ม "ต้องการความช่วยเหลือใช่ไหม" ปุ่มจะถามคำถามที่พบบ่อย (FAQs) และช่องค้นหาขนาดใหญ่จะโดดเด่นทางด้านขวามือ นอกจากนี้ยังมีลิงก์ไปยังคู่มือ QuickStart สำหรับผู้ใช้ใหม่และไอคอน Task จะแสดงส่วนศูนย์กิจกรรมที่แสดงรายการการอัปโหลดและการแจ้งเตือนล่าสุด

ไอคอนหลักสามไอคอนอยู่ภายใต้โลโก้ Rubex ที่แรกก็คือไอคอนบ้านสำหรับบ้านซึ่งจะสร้างบัญชีของฉันซึ่งมีไอคอนอาคารเพื่อกำหนดธุรกิจ ผู้ใช้สามารถสร้างหลายตู้เพื่อจัดเก็บไฟล์ของพวกเขา; มันเป็นไปได้ที่จะสร้างลิ้นชักซ้อนกันภายในตู้เก็บไฟล์เช่นกัน การสร้างโครงสร้างไฟล์ที่ใช้งานง่ายและมีเหตุผลเป็นสิ่งที่ไม่ซับซ้อน

ไอคอนหลักที่สองคือ My Shares มันประกอบด้วยจุดเชื่อมต่อระหว่างกันและแสดงรายการเอกสารที่แชร์ทั้งหมดและสถานะของพวกเขาว่าพวกเขาเข้าถึงหรือไม่และระยะเวลาที่พวกเขายังคงว่างอยู่ ไอคอนที่สามคือ Briefcase สำหรับ My Portfolios ซึ่งเป็นที่ที่คุณสามารถเก็บเอกสารทั้งหมดที่แนบมากับโครงการหรือไคลเอนต์ที่เฉพาะเจาะจง

ในส่วนบัญชีของฉันมีไอคอนป๊อปอัพทางด้านขวาสุดรวมถึงรายละเอียดความคิดเห็น (ที่ผู้ใช้สามารถออกจากบันทึก Post-It เสมือน), โปรไฟล์และการอนุญาต (สำหรับการสลับการอ่านเขียนและลบสิทธิ์สำหรับ ผู้ใช้และกลุ่ม) มีหน้าต่างป๊อปอัพการกำกับดูแลเพื่อป้องกันไฟล์จากการแก้ไข (หรือลบ), การทำงานอัตโนมัติและบันทึกการตรวจสอบ การกำกับดูแลกลายเป็นคุณสมบัติที่สำคัญเนื่องจากพนักงานจำนวนมากเข้าถึงเอกสารสำคัญ การตั้งค่าการกำกับดูแลที่ดีช่วยให้มั่นใจว่าผู้จัดการสามารถดูไฟล์ที่ถูกลบและใครรวมถึงต้องได้รับการอนุมัติจากผู้จัดการก่อนที่ไฟล์จะถูกทำลายอย่างสมบูรณ์จากระบบ

การผสมผสานระหว่างการนำทางที่ชัดเจนและเลเยอร์และการควบคุมแบบไอคอนทำให้ผู้ใช้งานทุกระดับทักษะคุ้นเคยกับ Rubex โดย eFileCabinet แต่จะมีช่วงการเรียนรู้สำหรับผู้ใช้ที่มาจาก eFileCabinet Online UI รุ่นเก่าซึ่งมีเครื่องมือและตัวเลือกเพิ่มเติมที่พร้อมใช้งานทันที เมื่อเทียบกับ UI ของ eFileCabinet Online Rubex by eFileCabinet นั้นมีรูปลักษณ์ที่เรียบง่าย ในขณะที่ eFileCabinet Online ดูเหมือนและให้ความรู้สึกเหมือนแอพ Microsoft Office สไตล์ดั้งเดิมพร้อมกับ ribbon UI แต่ Rubex โดย eFileCabinet ดูเหมือนแอพมือถือที่ต้องใช้การคลิกอีกไม่กี่ครั้งเพื่อเข้าถึงเมนูบางรายการ ผู้ใช้บางคนอาจชื่นชมรูปลักษณ์ที่สะอาดตา แต่มีข้อได้เปรียบในการมีตัวเลือกเมนูเพิ่มเติมปรากฏอยู่ตลอดเวลา

สหายแอปมือถือ eFileCabinet iOS และ Android เพิ่มความสะดวกสบายให้ผู้ใช้อัปโหลดรูปถ่ายและเอกสารได้จากอุปกรณ์มือถือของพวกเขา อย่างไรก็ตามผู้ใช้หลายคนรายงานว่ามีปัญหาในการลงชื่อเข้าใช้หรืออัพโหลดไฟล์ ฉันใช้แอพ Android ในระหว่างการทดสอบและพบปัญหาในการอัปโหลดไฟล์เช่นกัน

การเพิ่มพลังการค้นหาลงใน DM

การใช้ไอคอนสำหรับตู้ลิ้นชักและโฟลเดอร์จะทำให้การจัดเก็บและจัดระเบียบสำนักงานในโลกแห่งความเป็นจริงเป็นจริง สิ่งนี้ทำให้การทำงานกับ DM คุ้นเคยและเป็นไปได้ในการสร้างโครงสร้างที่จัดระเบียบและซ้อนกันสำหรับไฟล์ หนึ่งในคุณสมบัติที่ใหญ่ที่สุดของ Rubex โดย eFileCabinet คือเอ็นจิ้นการจดจำตัวอักษรแบบออพติคอล (OCR) ซึ่งสามารถสแกนเอกสารและไฟล์ PDF และทำให้สามารถค้นหาเนื้อหาได้ เมื่อคลิกขวาที่เอกสารใน Rubex โดย eFileCabinet คุณสามารถเลือกการตั้งค่า "Make it Searcheable (OCR)" เพื่อเพิ่มเนื้อหาของเอกสารนั้นลงในฐานการค้นหา การใช้ Zonal OCR ซึ่งรวมอยู่ในการสมัครสมาชิกธุรกิจ $ 55 ต่อผู้ใช้ต่อเดือนจะแยกเฉพาะเขตข้อมูลที่สำคัญที่สุดจากเอกสารที่สแกนและจัดเก็บค่าที่แยกในฐานข้อมูลที่มีโครงสร้าง

นอกจากนี้ยังมีความสามารถในการเพิ่มข้อมูลเมตาแท็กและชื่อโปรไฟล์เพื่อช่วยในการจัดเก็บและค้นหาเอกสารได้ดียิ่งขึ้น การค้นหาช่วยประหยัดเวลาได้มากเมื่อปริมาณไฟล์และเอกสารเพิ่มขึ้น ผู้ใช้สามารถตั้งค่าข้อมูลเมตาแท็กและชื่อโปรไฟล์สามารถช่วยปรับแต่งสิ่งที่ค้นหามากที่สุดขึ้นอยู่กับสิ่งที่ บริษัท ต้องการ ฟังก์ชันการค้นหาทำงานได้อย่างรวดเร็วและแม่นยำและยังช่วยค้นหาคำหลักที่อยู่ในเอกสาร PDF ที่สแกน

การแก้ไขเอกสารและไฟล์โดยตรงจาก Rubex โดย eFileCabinet เป็นไปไม่ได้ แต่มีกระบวนการเช็คอิน / เช็คเอาต์ที่ให้ผู้ใช้ตรวจสอบเอกสารและทำการเปลี่ยนแปลงในรูปแบบดั้งเดิมของเอกสาร เมื่อผู้ใช้ตรวจสอบเอกสารกลับมาพร้อมกับการเปลี่ยนแปลง Rubex โดย eFileCabinet จะสร้างเอกสารเวอร์ชั่นใหม่เพื่อการควบคุมและตรวจสอบเวอร์ชั่นที่แม่นยำยิ่งขึ้น Rubex โดย eFileCabinet ช่วยให้ผู้ใช้ใส่คำอธิบายประกอบทำ redact และเอกสาร e-sign ขณะอยู่ในโปรแกรม แต่ต้องทำการเปลี่ยนแปลงจริงนอก

เป็นไปได้ที่จะเพิ่มลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์สำหรับเอกสาร แต่เว็บไซต์จะตีกลับผู้ใช้นอกสถานที่สำหรับการตรวจสอบจาก Citrix RightSignature การรวมกับ DocuSign ก็มีให้เช่นกัน ฟังก์ชั่นการแบ่งปันถูกรวมเข้าไปในเมนูคลิกขวา เมื่อทำการวางเมาส์เหนือไฟล์ในลิ้นชักหรือตู้คุณสามารถคลิกขวาเพื่อเรียกใช้ตัวเลือกเพิ่มเติม เมื่อคุณคลิกตัวเลือกการแชร์จะปรากฏขึ้นเพื่อเปิดหน้าต่างที่ไฮไลต์ไฟล์ที่แบ่งปันและให้คุณป้อนที่อยู่อีเมลและข้อความสำหรับผู้รับ ไฟล์ที่แชร์เป็นแบบอ่านอย่างเดียวโดยค่าเริ่มต้น แต่การคลิกที่แท็บขั้นสูงจะแสดงตัวเลือกต่าง ๆ รวมถึงสิทธิ์ในการอ่านเขียนและลบ อัปโหลดดาวน์โหลดและลบการแจ้งเตือนตลอดจนวันหมดอายุผ่าน UI ของปฏิทินที่ใช้งานง่าย

โซลูชั่นครบวงจรสำหรับธุรกิจขนาดกลางและขนาดย่อม

Rubex โดย eFileCabinet ประสบความสำเร็จในการผสานความอเนกประสงค์ของ eFileCabinet ออนไลน์และการจัดเก็บที่ปลอดภัยและการทำงานร่วมกันของ SecureDrawer และเพิ่ม OCR ที่มีประสิทธิภาพและฟังก์ชั่นการค้นหาที่ครอบคลุม ด้วยการมุ่งเน้นไปที่การจัดระเบียบเอกสารการตรวจสอบง่ายและการควบคุมดูแลระบบ Rubex by eFileCabinet เป็นโซลูชัน DM ที่ครอบคลุมอย่างเป็นธรรมซึ่งสามารถช่วย SMB ให้บรรลุเป้าหมายในการปรับปรุงและพัฒนาสำนักงานไร้กระดาษให้มีประสิทธิภาพ แต่หากคุณต้องการตัวเลือกการทำงานร่วมกันในวงกว้างให้ลองตรวจสอบตัวเลือกบรรณาธิการของเรา Ascensio System OnlyOffice และ Microsoft SharePoint Online ก่อน